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一、必須進(jìn)一步提高對(duì)人口與計(jì)劃生育檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

人口計(jì)生檔案是人口計(jì)劃生育工作過程中形成的具有保存和查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、音像等不同形式的真實(shí)歷史記錄，是制定人口與計(jì)劃生育政策的重要資料記錄，是搞好人口和計(jì)劃生育工作的基礎(chǔ)。要提高人口與計(jì)生檔案管理水平，就必須對(duì)人口計(jì)生檔案的作用有一個(gè)充分的認(rèn)識(shí)，只有認(rèn)識(shí)到位了，思想重視了，才能把檔案工作搞好。

1．人口計(jì)生檔案可為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)

人口計(jì)生檔案資料是許多人口計(jì)劃生育統(tǒng)計(jì)數(shù)字的來源。在工作中，分析、處理這些數(shù)據(jù)，其結(jié)果可用于統(tǒng)籌計(jì)劃，明確工作重點(diǎn)，量化人口計(jì)劃生育工作目標(biāo)，可為人口計(jì)劃生育決策提供依據(jù)。

2．人口計(jì)生檔案可為育齡婦女提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

利用人口計(jì)生檔案資料，通過從計(jì)算機(jī)中提取《育齡婦女基礎(chǔ)信息一覽表》和申請(qǐng)領(lǐng)取《生育證》資料，可成為對(duì)育齡婦女提供服務(wù)的依據(jù)。

3．人口計(jì)生檔案可為流動(dòng)人口提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

有效利用人口計(jì)生檔案，掌握流動(dòng)人口動(dòng)向，及時(shí)了解流動(dòng)人口的婚育信息，可以滿足流動(dòng)人口計(jì)劃生育與生殖健康工作的需求。利用流動(dòng)人口檔案建立流動(dòng)人口計(jì)劃生育信息交換平臺(tái)，互通信息，既可引導(dǎo)流動(dòng)人口及時(shí)落實(shí)避孕節(jié)育措施，促進(jìn)社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)兩地配合征收，又可防止兩地因?yàn)椤皶r(shí)空差”出現(xiàn)工作疏漏，如發(fā)錯(cuò)證、重復(fù)發(fā)證等。

4．人口計(jì)生檔案可利用群眾需求信息檔案，促使計(jì)劃生育工作方法進(jìn)一步改進(jìn)

讓群眾提出自己在計(jì)劃生育、避孕節(jié)育、生殖保健、優(yōu)生優(yōu)育、政策法規(guī)等方面的疑問、意見及建議，通過信息采集記錄簿收集整理，形成群眾需求信息檔案。人口計(jì)劃生育部門根據(jù)群眾的這些需求，不斷改進(jìn)工作方式、方法，為群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，解決群眾的實(shí)際困難，不斷提高群眾的滿意度。

5．人口計(jì)生檔案可保證計(jì)劃生育執(zhí)法的嚴(yán)肅性

《中華人民共和國人口與計(jì)劃生育法》《流動(dòng)人口計(jì)劃生育工作管理辦法》《計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)管理?xiàng)l例》《社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)征收管理辦法》等法律法規(guī)的相繼實(shí)施，使人口計(jì)劃生育行政部門承擔(dān)的監(jiān)督執(zhí)法任務(wù)越來越重?！缎姓V訟法》《行政處罰法》《行政許可證》的實(shí)施，提高了群眾的維權(quán)意識(shí)，這對(duì)人口計(jì)劃生育監(jiān)督執(zhí)法人員提出了更高的要求，利用人口計(jì)劃生育檔案的真實(shí)信息，為計(jì)劃生育執(zhí)法的嚴(yán)肅性打下了基礎(chǔ)。

6．人口計(jì)生檔案可為人口計(jì)劃生育工作政務(wù)公開和民主管理服務(wù)

目前中央對(duì)人口計(jì)劃生育工作總的要求是既要控制人口增長，又要密切黨群、干群關(guān)系，讓人民群眾滿意。為此，要定期搞好人口計(jì)劃生育政務(wù)公開，以公開促公正，求公論，樹形象，維護(hù)群眾合法權(quán)益，促進(jìn)他們自覺實(shí)行計(jì)劃生育，推進(jìn)計(jì)劃生育民主管理和民主監(jiān)督。利用人口計(jì)生檔案提供的育齡婦女信息、流動(dòng)人口信息等及時(shí)進(jìn)行人口計(jì)劃生育政務(wù)公開，提高人口計(jì)劃生育工作的透明度，賦予群眾對(duì)人口計(jì)劃生育工作參與權(quán)、知情權(quán)、監(jiān)督權(quán)，防止和杜絕不公平、不公正的現(xiàn)象發(fā)生。

7．人口計(jì)生檔案可為農(nóng)民致富奔小康服務(wù)

利用人口計(jì)生檔案信息，開辟“現(xiàn)行文件公共閱覽室”和“非保密文件自由借閱”等服務(wù)，使農(nóng)民能夠及時(shí)了解和掌握黨和國家有關(guān)人口與計(jì)劃生育政策、科技信息，幫助農(nóng)民致富奔小康。特別是幫助困難計(jì)劃生育家庭發(fā)展生產(chǎn)，提高生活水平，利用人口計(jì)生檔案信息，為他們傳遞國家對(duì)獨(dú)生子女戶、雙女戶家庭的優(yōu)先優(yōu)惠政策、獎(jiǎng)勵(lì)扶助政策，如農(nóng)業(yè)部門優(yōu)先向貧困女孩家庭提供高產(chǎn)優(yōu)質(zhì)優(yōu)良品種，推廣先進(jìn)技術(shù)；金融部門對(duì)符合貸款原則和貸款政策的貧困女孩家庭優(yōu)先發(fā)放小額貸款等一些優(yōu)惠政策，讓他們充分利用這些優(yōu)惠政策脫貧致富。

只有對(duì)人口計(jì)生檔案的作用在思想上真正認(rèn)識(shí)到位了，在工作上給予足夠重視了，采取了有力的措施，才能為提高人口計(jì)生檔案管理水平打下良好基礎(chǔ)。

二、認(rèn)真分析和解決人口和計(jì)生檔案管理工作中存在的問題

1．存在認(rèn)識(shí)上的偏差

在實(shí)際工作中，有許多同志包括個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)干部仍然沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性：認(rèn)為計(jì)生檔案無實(shí)際意義，檔案與計(jì)劃生育工作無直接關(guān)系，只要職工不發(fā)生計(jì)劃外生育就行了，檔案管不管無所謂；加上計(jì)生檔案管理人員思想松懈，工作敷衍了事，致使檔案資料收集不全、歸檔不及時(shí)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

2．內(nèi)容存在弄虛作假情況

由于實(shí)行計(jì)劃生育“一票否決”，少數(shù)單位在計(jì)生檔案中將單位內(nèi)部用臨時(shí)工的情況隱瞞不報(bào)，停薪留職和下崗人員生育節(jié)育情況沒有管理，出現(xiàn)漏管漏擋、報(bào)喜不報(bào)憂的現(xiàn)象。極個(gè)別單位有造假資料、假文件、假證明現(xiàn)象，損壞了檔案資料的真實(shí)性。

3．監(jiān)督檢查流于形式

檢查組“走馬觀花”似的檢查不能認(rèn)真解決檔案存在的問題，檢查過后人員思想松弛，易造成檔案管理的停滯不前。

4．人員素質(zhì)偏低

大部分單位計(jì)生檔案管理人員多是由老、弱、病的女同志承擔(dān)，文化素質(zhì)不高、檔案專業(yè)知識(shí)缺乏、實(shí)際操作能力差等現(xiàn)象較為普遍，工作上被動(dòng)的多、主動(dòng)的少，影響檔案管理水平的提高。

5．人員不固定

計(jì)劃生育干部多為兼職，在單位內(nèi)部沒有相應(yīng)職務(wù)、職稱，人員變動(dòng)大，頻繁的人事調(diào)動(dòng)使得檔案交接不完全、清理不徹底。造成檔案資料的散失，影響檔案的完整統(tǒng)一。

6．管理制度不健全，手段落后

對(duì)建立計(jì)生檔案沒有統(tǒng)一要求，處于放任自流狀態(tài)，不能按照檔案的立卷原則規(guī)范計(jì)劃生育材料的收集，歸檔全部用手工操作，管理水平亟待提高。

7．檔案立卷不規(guī)范

目前計(jì)生檔案管理大多是室藏內(nèi)容龐雜，案卷數(shù)量繁多，時(shí)間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中，計(jì)生檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則；再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個(gè)方面：一是檔號(hào)不規(guī)范，沒有目錄號(hào)，一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多；二是案卷標(biāo)題不規(guī)范，有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素，甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍；三是部分特殊案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于有部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用；四是組卷混亂現(xiàn)象比較多，如有按時(shí)間組卷的，也有按職能部門管轄權(quán)限組卷的，還有按文種組卷的；五是案卷厚薄不一，有的一兩頁紙一文一卷，有的五六百頁紙一類一卷；六是保管不統(tǒng)一，分散在各部門科室現(xiàn)象較嚴(yán)重。

只有認(rèn)真研究和解決好這些問題，才能把計(jì)生檔案工作提高到一個(gè)新的水平。

三、認(rèn)真抓好人口和計(jì)生檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和管理現(xiàn)代化建設(shè)

1．實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高計(jì)生檔案管理基礎(chǔ)工作水平

(1)要提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

(2)要全面普查案卷，去糟取精。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕挠?jì)生檔案由于多年來未作全面的清查，加之劃分保管期限不準(zhǔn)，不可避免地存在許多重復(fù)或無查考價(jià)值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

(3)要重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。

(4)要統(tǒng)一分類號(hào)，保證檢索查全率。計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類，再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。

(5)要規(guī)范題名，保證檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證查索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率還是不行的，還必須保證查準(zhǔn)率。因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。

2．加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)計(jì)生檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案現(xiàn)代化管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程，尤其是對(duì)于那些時(shí)間較長的計(jì)生檔案來講，由于室藏案卷多，著錄工作不僅量大而且復(fù)雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作多、快、好兼而有之的效果。

(1)分輕重緩急，循序漸進(jìn)。計(jì)生檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為計(jì)劃生育工作所用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高計(jì)生檔案的利用率。在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各案卷重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況對(duì)所有檔案進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開放的核心檔案和利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

(2)分級(jí)次著錄，省時(shí)省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄；對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄；而對(duì)那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力，又提高了效率。

(3)分門另類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對(duì)那些特殊形式的檔案如“病歷檔案”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

(4)用關(guān)鍵詞替代主題詞，簡化查找時(shí)間。主題詞存在著查找煩瑣、效率較低的弊端，怎樣取其利避其弊，可以采取以關(guān)鍵詞替代主題詞的做法，即從題名或文件主題中用靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯——關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)識(shí)，待錄入計(jì)算機(jī)后，利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。

四、提高檔案管理人員素質(zhì)，提高檔案管理水平

檔案工作者掌握知識(shí)和技能的水平，直接影響到檔案工作水平，必須做好檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作，努力提高檔案的水平。

1．重視高素質(zhì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)

信息時(shí)代檔案工作的特點(diǎn)要求檔案人員應(yīng)該是既善于檔案管理，又具有較高的計(jì)算機(jī)水平和良好的信息處理能力、合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高素質(zhì)“通才”。為此，檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作應(yīng)該著重提高檔案人員的管理能力、創(chuàng)新能力和對(duì)新技術(shù)的吸納、整合能力，在提高全面素質(zhì)上下功夫。

2．重視檔案人員的在職培訓(xùn)

提高人員素質(zhì)的根本途徑是抓好培訓(xùn)和繼續(xù)教育。因此要積極組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和新技術(shù)學(xué)習(xí)班，提高檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平，并注重增強(qiáng)檔案信息觀念和提高檔案信息服務(wù)的能力。在實(shí)施教育培訓(xùn)時(shí)，要采取多形式、多層次的辦學(xué)模式，突出針對(duì)性和實(shí)用性，在培訓(xùn)內(nèi)容上做好需求調(diào)研，將培訓(xùn)內(nèi)容與實(shí)際工作相結(jié)合，針對(duì)不同崗位人員的工作職責(zé)和素質(zhì)要求，制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案，加大計(jì)算機(jī)知識(shí)的比例，強(qiáng)化與圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)等相關(guān)學(xué)科的聯(lián)系，重視網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用，并適當(dāng)設(shè)立檔案專業(yè)的課時(shí)，傳授檔案的新知識(shí)、新技術(shù)、新技能，使檔案人員及時(shí)了解檔案界的研究動(dòng)念、檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)及現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的運(yùn)用，進(jìn)一步拓展學(xué)習(xí)領(lǐng)域，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)。

3．積極支持、鼓勵(lì)檔案人員不斷學(xué)習(xí)，注重知識(shí)積累

很多檔案人員雖然已認(rèn)識(shí)到提高自身素質(zhì)的必要性，但往往過于倚重各類培訓(xùn)而忽視自身的學(xué)習(xí)和積累。事實(shí)上，自學(xué)也是提高素質(zhì)的重要途徑。檔案人員應(yīng)積極主動(dòng)學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)知識(shí)，掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力，注重學(xué)習(xí)過程中的積累與探索，把理論與實(shí)踐有機(jī)結(jié)合起來。各級(jí)檔案部門要為檔案人員提高自身素質(zhì)營造支持的工作環(huán)境，為他們學(xué)習(xí)、使用新技術(shù)創(chuàng)造條件，并積極引進(jìn)競爭機(jī)制，注入拼搏活力，使大家通過競爭，增強(qiáng)危機(jī)感和使命感，激發(fā)檔案人員充分發(fā)揮才能和特長，營造創(chuàng)優(yōu)爭先的良好氛圍。

4．合理調(diào)配人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)

將不同專業(yè)、學(xué)歷、年齡、職稱的檔案人員進(jìn)行科學(xué)整合，充分發(fā)揮各類人才的整體優(yōu)勢(shì)，形成合理的人才結(jié)構(gòu)。由此可以使不同層次的檔案人員互相配合、互相影響，以利于整體效能的發(fā)揮。

五、進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)人口和計(jì)生檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)

人口計(jì)劃生育部門領(lǐng)導(dǎo)要更新觀念，充分認(rèn)識(shí)人口計(jì)生檔案在人口計(jì)劃生育工作中的重要作用，把人口計(jì)生檔案管理工作擺到與宣傳教育、政策法規(guī)、科技服務(wù)、計(jì)劃生育協(xié)會(huì)等人口計(jì)劃生育業(yè)務(wù)工作同等重要的位置，納入主要議事日程，給予必要的投人，解決所需經(jīng)費(fèi)，為檔案工作改善環(huán)境創(chuàng)造良好的條件。各級(jí)人口計(jì)劃生育部門檔案管理人員要更新觀念，從人口計(jì)劃生育工作法制化、規(guī)范化、制度化的高度出發(fā)，做好人口計(jì)生檔案管理工作。根據(jù)人口計(jì)劃生育工作深入發(fā)展的需要，選準(zhǔn)人口計(jì)生檔案信息開發(fā)利用的突破口，開展有效的服務(wù)，創(chuàng)造盡可能多的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，為人口計(jì)劃生育工作的深人開展和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的加快發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

[摘要]隨著人口和計(jì)劃生育工作向法制化、規(guī)范化、制度化發(fā)展，對(duì)人口計(jì)生檔案管理工作提出了更高、更嚴(yán)、更新的要求。人口和計(jì)劃生育檔案管理工作還存在著認(rèn)識(shí)有偏差、內(nèi)容有弄虛作假、人員素質(zhì)偏低、管理制度不健全、管理手段落后、檔案立卷不規(guī)范等問題。提高人口和計(jì)劃生育檔案管理水平的主要對(duì)策有：進(jìn)一步提高對(duì)人口與計(jì)劃生育檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)；認(rèn)真抓好計(jì)生檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和管理現(xiàn)代化建設(shè)；加強(qiáng)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，提高檔案管理人員素質(zhì)；進(jìn)一步加強(qiáng)人口與計(jì)劃生育檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。

[關(guān)鍵詞]人口；計(jì)劃生育；檔案管理；對(duì)策