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一、高校中心工作對檔案工作的需求情況

1.科研項目檔案歸檔驗收是科研項目課題結題驗收的必要條件，是高?？蒲泄ぷ鞯目陀^要求。國家科技部《關于加強“十一五”科技計劃項目總結驗收相關管理工作的通知》規(guī)定，項目課題完成后，要按照專業(yè)分級管理的原則，由相應的檔案管理部門對準備歸檔的科研文件材料進行審查驗收。未經檔案部門審查驗收或科研文件材料歸檔不符合要求的項目課題，不得進行結題驗收。

2.建立相對完整的學生檔案是著眼于未來的長遠需求。一些高校在組織建校周年慶典、畢業(yè)生返校、優(yōu)秀畢業(yè)生介紹乃至教學評估時往往都需要學生在校期間的信息。但目前普遍的做法是學生人事檔案“隨身走”，檔案館只保存其成績、學歷、論文等少量管理信息，在校期間關于生活、學習和參加各種活動的記錄材料、獲獎材料等都被學生帶走，甚至丟掉了，這是很大的損失。許多用人單位已經發(fā)現(xiàn)了這個問題，希望檔案工作能夠進一步關注記錄學生在校期間表現(xiàn)的檔案文件材料的收集，方便日后利用。

3.國家、行業(yè)等有關信息化建設的規(guī)定、標準和要求，以及高校數(shù)字化校園建設，都對檔案信息化建設提出了相應的需求。2002年11月，《全國檔案信息化建設實施綱要》確定了“十一五”期間全國檔案信息化建設的目標和主要任務，即本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標準、分級建設、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設，在部分中心城市建設示范性數(shù)字檔案館，開展公眾網(wǎng)上查詢檔案信息服務，加快推進檔案信息化標準體系、安全保障體系和人才隊伍建設。國家檔案局出臺的《電子文件管理細則》等系列標準，規(guī)定了電子文件形成、交換、歸檔、移交、保管、利用等全過程原數(shù)據(jù)設計、捕獲、著錄的一般要求，為電子政務、辦公自動化、電子文件中心、文檔管理、檔案管理等系統(tǒng)提供了成熟的電子文件全過程管理的要求和設計模式。教育部出臺的《信息技術學習、教育和培訓——高等學校管理信息》行業(yè)標準(報批稿)，旨在規(guī)范定義各業(yè)務領域的數(shù)據(jù)元素，為高等學校管理信息化建設提供重要指導，使高等學校在數(shù)據(jù)建模、信息采集、加工處理、數(shù)據(jù)交換的過程中有統(tǒng)一的標準與規(guī)范，最大限度地實現(xiàn)信息優(yōu)化管理和資源共享，幫助使用者方便、快捷、規(guī)范地建立應用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結構，滿足信息系統(tǒng)的建設需求。

4.樹立檔案證明的權威性是高校和社會的緊迫需求。辦公自動化條件下產生的電子信息具有易復制和易更改性，導致傳統(tǒng)意義上的檔案的原始性和唯一性受到挑戰(zhàn)，嚴重威脅到高校歷史的真實傳承和信息證明的有效性。《高等學校檔案管理辦法》(以下簡稱《辦法》)第三十二條關于“高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構”的要求，就是要維護高校檔案的原始唯一性，樹立檔案證明的權威性?！掇k法》明確了高校檔案形成與出具檔案證明的責任，即高校其他各單位是辦事機構，負責形成檔案；而檔案機構是高校檔案的保管機構，負責出具檔案證明?！掇k法》要求：檔案文件材料一旦形成即歸檔，由檔案機構統(tǒng)一管理；所有檔案證明一律根據(jù)高校檔案機構保存的檔案出具，從根本上抑制電子信息的非預期修改，杜絕偽證的發(fā)生。這是在現(xiàn)代辦公條件下，高校工作對檔案管理的一項十分重要且緊迫的需求。

二、高校檔案工作服務高校中心工作存在的問題

1.一些主管機關沒有把國家、行業(yè)有關項目檔案的要求納入到相關的規(guī)定之中。

2.一些高校檔案管理體制、機制和檔案管理網(wǎng)絡不健全。檔案的收集、積累、立卷、歸檔制度不完善，檔案管理職責及分工不明確，導致各類檔案歸檔率、歸檔文件材料的完整率和有效性與歸檔要求嚴重不符。一些文件材料散存在檔案形成部門或個人手中，甚至有一些文件材料嚴重丟失或損毀。在接受評估、檢查、認證時，學校不得不投入大量的人力、物力和財力進行檔案的收集、整理，有時需要以補記和追記的方法補充文件材料，更為嚴重的問題是編造材料，嚴重影響了檔案的真實性。

3.部分高校檔案工作者的基本素質不能適應新時期檔案工作的要求。一些學校的檔案人員對學校中心工作的內容、流程和方法不了解，對上級的要求標準不掌握，不能適應不斷發(fā)展變化的工作需要，在開展檔案工作中還處在“基層歸啥我收啥”、“我有啥提供啥”、“缺東少西都與我沒關系”、“看堆守攤”的狀態(tài)，無法按要求和規(guī)范完成檔案管理相關工作任務，這勢必嚴重影響檔案工作服務學校中心工作的效果。

4.一些高校領導和信息化管理部門對電子信息易復制、易更改的特點認識不到位。電子文件、電子信息的這些特點會導致傳統(tǒng)意義上檔案的原始記錄性、真實有效性和法律唯一性被顛覆，造成高校對外信息和歷史留存信息的不一致，嚴重威脅高校檔案佐證歷史的有效性。

三、高校檔案工作更有效地服務學校中心工作的建議

高校檔案工作應全面貫徹落實國家檔案法律法規(guī)、業(yè)務標準規(guī)范和相關要求，完善頂層設計，建立健全檔案工作服務學校中心工作的管理機制。

1.高校的各級主管部門要按照《高等學校檔案管理辦法》的要求，認真履行監(jiān)管職能，建立高校檔案工作監(jiān)督檢查長效機制，對高校檔案管理體制機制的建立情況、檔案管理隊伍和檔案工作網(wǎng)絡建設情況、檔案管理規(guī)章制度制定情況、檔案資源建設情況以及檔案工作服務學校中心工作的情況等進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。要把檢查結果作為評價高校辦學水平和能力、考核高校工作成果和業(yè)績的重要指標和條件加以應用，全面提升檔案工作的地位，使之更好地發(fā)揮服務高校中心工作的作用。

2.高校要貫徹落實國家、行業(yè)和地方有關項目檔案管理的規(guī)定和要求，把項目檔案驗收納入各主管部門負責管理和驗收的固定資產投資項目、科學研究項目等項目管理的規(guī)章制度或工作要求中，使之成為項目驗收的必要條件之一加以約束和控制。必要時可以制定項目檔案驗收的專門規(guī)定，使項目檔案驗收科學、規(guī)范、客觀、公正。

3.高校要把檔案信息化建設和數(shù)字檔案館(室)建設納入數(shù)字校園建設，統(tǒng)一規(guī)劃，同步建設。要進一步加強對電子文件的全過程控制，既要保證定稿文件準確、及時歸檔，又要保證定稿文件生成過程的源代碼、日志等原始數(shù)據(jù)的同步歸檔，確保辦公自動化條件下形成的檔案齊全完整，維護檔案的原始記錄性。要全面落實“高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構”的要求，維護高校信息的真實有效性和檔案證明的權威性，維護高校歷史的真實性。

4.引進、培養(yǎng)人才，加強檔案隊伍建設。數(shù)字化和網(wǎng)絡化已成為檔案管理的必由之路，這對檔案管理人員的素質提出了更高的要求。應加強對高校檔案人員的計算機應用、信息網(wǎng)絡等知識和技術的培訓，強化電子檔案制作、接收、保管、應用等方法和技術的學習，以應對信息技術的迅猛發(fā)展和廣泛應用。

作者：祁欣單位：黑龍江省教育廳