前言：本站為你精心整理了高校檔案管理方法2篇范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。

第一篇：高校學(xué)生檔案管理

1高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

1.1內(nèi)容單一、信息量不足

部分高校在大學(xué)生畢業(yè)離校時才突擊整理學(xué)生檔案，充分反映學(xué)生綜合素質(zhì)的各種材料得不到及時的歸檔，學(xué)生檔案記錄的信息量不足。傳統(tǒng)的歸檔形式一般為：學(xué)生政治表現(xiàn)（黨、團申請、調(diào)查、審批材料，學(xué)生獎懲材料，畢業(yè)鑒定材料）；學(xué)籍和學(xué)習(xí)方面（大學(xué)生高考錄取成績、學(xué)籍變動材料、畢業(yè)成績卡片、各種獎勵證明）；身體狀況方面（入學(xué)體檢表、畢業(yè)體檢表以及各種疾病證明）；其他（家庭政治、經(jīng)濟狀況材料）。在市場經(jīng)濟條件下，以上這些檔案材料顯然已經(jīng)過時和不足，無法滿足信息時代用人單位的信息需求，能吸引用人單位、反映一個學(xué)生綜合素質(zhì)的信息（學(xué)生的個人素質(zhì)、組織能力、團隊協(xié)作能力以及誠信等方面）卻寥寥無幾；甚至把反映學(xué)生時代特色的個性化內(nèi)容（大學(xué)生英語等級證書、計算機等級證書、大學(xué)生心理測試成績等）棄之一邊。用人單位急需了解的信息材料提供不足，從而影響了畢業(yè)生就業(yè)。

1.2師生檔案意識淡薄

高校絕大多數(shù)學(xué)生對檔案有比較正確的認識，但都過于抽象，缺乏對檔案的實質(zhì)性了解，不清楚檔案包括哪些內(nèi)容，對檔案的價值和用途缺乏認識，對檔案與個人職業(yè)生涯的關(guān)系認識模糊。所以，有許多學(xué)生不關(guān)心自己的檔案，認為只要不進國家機關(guān)，要不要檔案無所謂的態(tài)度。在學(xué)生檔案中存在著不少漏洞。有姓名與身份證姓名不符的，有在同一人的檔案中出現(xiàn)不同的姓名和不同的出生日期的，有使用圓珠筆填寫的，有要求蓋學(xué)校公章即蓋院系公章的，有同名同姓的學(xué)生檔案信息難以分辨的。另外，隨著人們就業(yè)觀念和就業(yè)方式的改變，許多學(xué)生畢業(yè)后直接進入社會工作，出現(xiàn)了許多不要檔案的現(xiàn)象，造成人檔分離、無人問津的局面。

1.3檔案管理人員職責(zé)不明確、專業(yè)水平參差不齊

（1）檔案管理人員職責(zé)不明確。多數(shù)高校沒有設(shè)置專職的學(xué)生檔案管理崗位，這些身兼多職的學(xué)生檔案管理人員，工作職責(zé)不明確，責(zé)任不清；加上沒有經(jīng)過檔案專業(yè)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，往往缺乏專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能，專業(yè)水平不高。（2）管理人員隊伍素質(zhì)參差不齊。目前，高校學(xué)生檔案管理隊伍中素質(zhì)參差不齊，這些管理人員中存在著文化程度和專業(yè)素質(zhì)的差別，從而直接關(guān)系到檔案管理的質(zhì)量，真正能夠進行檔案信息深層次的研究和開發(fā)的管理人員嚴(yán)重缺乏。

1.4管理手段落后

目前，高校學(xué)生檔案的管理手段仍局限于傳統(tǒng)的手工操作管理模式，以傳統(tǒng)介質(zhì)、手工勞動為主，沒有一套完整的學(xué)生檔案計算機管理軟件。高校逐年的擴招，學(xué)生檔案數(shù)量劇增，雖然部分高校已開發(fā)推行了學(xué)生檔案管理軟件，但沒有建立上下互聯(lián)的數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致上下級之間、各處（室）之間的學(xué)生檔案信息無法實現(xiàn)有效、便捷地共享。因此，浪費了大量的人力、物力和財力。1.6檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范隨著我國教育事業(yè)的飛速發(fā)展，高校生源由原來單一的高考學(xué)生，擴大到其他性質(zhì)的學(xué)生（如：專升本、對口升學(xué)、社會考生等），來自于不同渠道的學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞途徑難免出現(xiàn)一定的漏洞，導(dǎo)致檔案丟失或交接的脫節(jié)；另外，隨著我國教育管理體制改革和大學(xué)生就業(yè)體制改革的不斷深化，高校學(xué)生就業(yè)領(lǐng)域日益拓展，一些非公有制單位在招聘時不重視學(xué)生的檔案管理，加上檔案轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)復(fù)雜化，導(dǎo)致個別學(xué)生檔案丟失的現(xiàn)象。

2高校學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新

2.1實現(xiàn)學(xué)生檔案歸檔材料規(guī)范化

高校學(xué)生檔案是人事檔案的重要組成部分。2008年，國家教育部、國家檔案局發(fā)出第27號令，頒發(fā)了《高等學(xué)校檔案管理辦法》[3]，明確把學(xué)生類檔案列入高校檔案管理的文件材料的歸檔范圍，按照統(tǒng)一立卷內(nèi)容和建檔標(biāo)準(zhǔn)進行規(guī)范管理。（1）統(tǒng)一立卷內(nèi)容：①高考檔案材料（包括高考報名登記表、高考體檢表、家庭情況調(diào)查表等材料）；②大學(xué)檔案材料（包括高等學(xué)校入學(xué)登記表、學(xué)生學(xué)籍異動登記表、學(xué)習(xí)成績表、畢業(yè)生體檢表、黨團組織材料、就業(yè)通知書等材料）。（2）統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn)：即有關(guān)部門應(yīng)制定統(tǒng)一格式，對要求填寫的、簽字的、蓋章的項目和欄目做到齊全清楚，保證不要遺漏。

2.2結(jié)合以人為本思想,擴大檔案材料收集范圍

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，用人單位對人才的錄用標(biāo)準(zhǔn)越來越高，對畢業(yè)生的關(guān)注逐步從傳統(tǒng)的思想狀況、學(xué)習(xí)成績擴大到個性特長、知識技能、身體、心理等綜合素質(zhì)的全面了解。因此，學(xué)生檔案管理人員在歸檔過程中，必須以對學(xué)生高度負責(zé)的態(tài)度，擴大收集檔案材料范圍，充實檔案內(nèi)容。如反映學(xué)生特長的個人作品、發(fā)明創(chuàng)造等材料；還有反映學(xué)生個人實踐能力、人際交往能力、創(chuàng)新能力、組織管理能力、心理素質(zhì)、誠信品質(zhì)等材料。檔案材料越齊全，越能反映一個人的真實面目，更好地為學(xué)生就業(yè)服務(wù)。

2.3提高學(xué)生檔案管理人員的綜合素質(zhì)

為了做好高校學(xué)生檔案工作，就必須配備一支強有力的學(xué)生檔案管理隊伍，培養(yǎng)一批高素質(zhì)的管理人員。一是具有一定的政治素質(zhì)和理論水平，掌握檔案管理工作的基本原則和具體方法；二是精通網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)和信息處理分析能力等。因此，一方面，高校應(yīng)采取多種形式、多種渠道組織學(xué)生檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)和職業(yè)教育，提高他們的專業(yè)技能、溝通能力、協(xié)作能力、職業(yè)道德和高度的責(zé)任感；另一方面，學(xué)生檔案管理人員要加強自身學(xué)習(xí)、不斷提升自身的業(yè)務(wù)能力，拓展視野，在工作實踐中，及時了解學(xué)生檔案工作的發(fā)展動態(tài)，更新觀念，樹立以人為本的思想，更好的為學(xué)校發(fā)展、為學(xué)生成長服務(wù)。

2.4增加師生檔案意識

（1）增強院校領(lǐng)導(dǎo)及全體教師的檔案意識，學(xué)生檔案管理部門必須依托全校職能部門的幫助，如：教務(wù)處、團委、后勤處等形成上下協(xié)調(diào)的局面，從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到一般教師共同為學(xué)生檔案管理出謀獻策，合理利用各種陣地和資源，廣泛、深入地進行檔案知識的宣傳教育，增強學(xué)生的檔案意識。（2）高校通過多種途徑與方式，加強學(xué)生檔案意識的培養(yǎng)。一是利用櫥窗、校園廣播、校報、板報、舉行知識競賽、開設(shè)選修課等多種形式進行廣泛的檔案意識宣傳教育，讓學(xué)生樹立檔案意識，進而激勵他們奮發(fā)向上，不斷進取，以豐碩的成果和良好的表現(xiàn)書寫自己的大學(xué)成長歷史記錄；二是在畢業(yè)生離校前，舉行檔案意識講座或開展班級主題班會等，宣傳畢業(yè)生檔案的作用和去處，為畢業(yè)生能否順利就業(yè)和長遠的切身利益打下良好的基礎(chǔ)。

2.5嚴(yán)格畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作

隨著高校畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，畢業(yè)生就業(yè)有了更多的選擇，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞去向涉及面廣，加上時間比較集中，加大了檔案管理人員的工作量，為了防止畢業(yè)生檔案丟失，因此，學(xué)生檔案在轉(zhuǎn)遞過程中，必須認真執(zhí)行檔案轉(zhuǎn)遞制度，并按要求辦理相關(guān)手續(xù)。如：填寫轉(zhuǎn)遞單、轉(zhuǎn)檔登記、嚴(yán)密包封等等。

作者：陸鳳麗單位：廣西水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院

第二篇：高校教學(xué)檔案管理

一.高校教學(xué)檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理制度不健全

高校教學(xué)檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照其基本原則，進行科學(xué)分類集中統(tǒng)一管理。近年來，隨著國家《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規(guī)的出臺，各高校的檔案法規(guī)制度建設(shè)也取得了長足的進步。但就目前各高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀來看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層教學(xué)檔案的管理，缺乏有效的制約機制，存在著諸多問題。如:有些高校沒有建立規(guī)范的部門立卷制度;有些高校各基層部門沒有指定專人負責(zé)文件材料的收集歸檔工作;有些高校頻繁更換教學(xué)檔案管理人員等。

（二）檔案工作隊伍不穩(wěn)定

要做好檔案管理工作，需要有一支比較穩(wěn)定且業(yè)務(wù)能力較強的專、兼職檔案工作隊伍。教學(xué)檔案產(chǎn)生于教學(xué)及教學(xué)管理部門，需要有既懂檔案業(yè)務(wù)、又有責(zé)任心的人員來管理。但目前許多高校都沒有給這些部門配備專職的檔案管理人員，其教學(xué)檔案的管理基本是由各部門的教務(wù)、教學(xué)管理人員兼任，而且這些人員更換非常頻繁。

二.改進高校教學(xué)檔案管理工作的措施

（一）提高對教學(xué)檔案管理工作的認識教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理的重要組成部分，學(xué)校必須把它納入教學(xué)計劃、規(guī)劃、教學(xué)管理制度及其各級人員的管理責(zé)任制中，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。首先，學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該經(jīng)常過問教學(xué)檔案工作，把教學(xué)檔案管理列入學(xué)校的工作計劃，在經(jīng)費、人員、用房、辦公等方面提供便利條件，定期檢查和研究教學(xué)檔案管理中存在的問題。其次，學(xué)校檔案部門必須督促、指導(dǎo)和檢查全校教學(xué)檔案工作，驗收各部門移交的教學(xué)檔案，按照《教學(xué)類檔案工作規(guī)范》要求，做好教學(xué)檔案的整理、分類、保管。

（二）健全教學(xué)檔案管理制度由于認識不到位，致使檔案管理部門缺少相對完善的、系統(tǒng)的管理制度。例如一些教學(xué)檔案資料的收集，保管，借閱等都沒有明文規(guī)定。因此，要健全教學(xué)檔案管理制度，以適應(yīng)高等教育發(fā)展的新形勢?？煽紤]從以下幾方面著手:明確登記制度(目的是及時掌握收集工作情況，避免應(yīng)歸檔材料的遺失、散落)，執(zhí)行時限制度(強調(diào)及時收集，目的是確保歸檔文件材料齊全完整)，履行查對制度、移交制度、索要制度和督察制度等。

（三）打造高素質(zhì)的教學(xué)檔案管理隊伍要建設(shè)優(yōu)質(zhì)高效的教學(xué)檔案管理隊伍，首先要有正確的人才觀，要大力做好檔案人才引進、培養(yǎng)工作，以人才資源推動檔案工作前進的步伐。比如，選拔優(yōu)秀的高校檔案管理專業(yè)畢業(yè)生，給教學(xué)檔案管理隊伍補充新鮮血液，優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)；加大在職檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過召開交流會議、教育培訓(xùn)、學(xué)歷教育等多種形式，提高檔案人員的政治理論修養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平以及現(xiàn)代管理能力，改善檔案管理隊伍的整體素質(zhì)，為高校教學(xué)檔案工作發(fā)展提供高優(yōu)質(zhì)人才保障和智力支持。

（四）實現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理信息化實現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理信息化，是提高高校教學(xué)檔案管理效率的必由之路。檔案信息化是利用信息處理的自動化，達到檔案文件的一體化管理，實現(xiàn)檔案信息的高速檢索，對文字、圖像、音頻、視頻等不同載體檔案進行數(shù)字化存儲，以實現(xiàn)檔案信息遠距離、無障礙的傳遞和交流，達到檔案資源的互通與共享。

作者：宋美霞單位：河南省周口師范學(xué)院外國語學(xué)院