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一、加強(qiáng)新農(nóng)合檔案管理的重要性與迫切性

新農(nóng)合檔案是指在新農(nóng)合工作中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)、個(gè)人具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的文件材料的總稱，是新農(nóng)合工作過(guò)程的歷史真實(shí)記錄和原始憑證。以黑河市愛(ài)輝區(qū)新農(nóng)合為例，2013年全區(qū)累計(jì)住院補(bǔ)償4,082人次，住院醫(yī)療總費(fèi)用3,097萬(wàn)元，住院補(bǔ)償支出共計(jì)1,396萬(wàn)元。2014年1—10月份全區(qū)累計(jì)住院補(bǔ)償3,612人次，住院醫(yī)療總費(fèi)用2,796萬(wàn)元，住院補(bǔ)償支出共計(jì)1,242萬(wàn)元。僅2013、2014近兩年的新農(nóng)合補(bǔ)償人數(shù)就達(dá)到了7,694人，補(bǔ)償支出2,638萬(wàn)元，形成了大量記錄新農(nóng)合工作開(kāi)展過(guò)程的重要檔案。因此，如何有效保護(hù)新農(nóng)合檔案，利用好新農(nóng)合檔案，促進(jìn)新農(nóng)合檔案管理健康發(fā)展，保障新農(nóng)合資金的安全，是新農(nóng)合檔案管理亟待解決的重大問(wèn)題。根據(jù)筆者的新農(nóng)合工作經(jīng)歷，當(dāng)前新農(nóng)合檔案存在的主要問(wèn)題有：無(wú)專(zhuān)人管理，零散混亂，整理方式不規(guī)范，不具備保管條件等。因此，建立健全新農(nóng)合檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制，督促各相關(guān)單位為新農(nóng)合檔案建好檔、管好賬，是目前新農(nóng)合檔案管理的首要問(wèn)題。

二、完善制度規(guī)定確保將新農(nóng)合檔案管理工作落到實(shí)處

完善的制度是將具體工作落到實(shí)處的的保證，新農(nóng)合工作作為一項(xiàng)涉及千家萬(wàn)戶參合農(nóng)民切身利益的大事，必須由嚴(yán)格的制度作為其工作指南，而檔案管理工作又是新農(nóng)合工作的一項(xiàng)重要工作，尤其要有完善的制度進(jìn)行規(guī)范。

1.檔案歸檔范圍

新農(nóng)合管理經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和參合農(nóng)民在新農(nóng)合活動(dòng)中形成的不同形式和載體、具有保存價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍，包括各級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)印發(fā)的各項(xiàng)方針政策、規(guī)章制度、協(xié)議，和上級(jí)主管部門(mén)印發(fā)的貫徹實(shí)施的文件材料，下級(jí)新農(nóng)合部門(mén)重要的報(bào)告材料等；參合農(nóng)民登記、變更、注銷(xiāo)及其他證明材料、繳費(fèi)存根等；門(mén)診、住院報(bào)銷(xiāo)結(jié)算審核的醫(yī)療文書(shū)，住院登記和補(bǔ)償審核材料等；各類(lèi)報(bào)銷(xiāo)依據(jù)、憑證、賬簿、決算等會(huì)計(jì)審核文件材料；記錄和反映新農(nóng)合工作、有保存價(jià)值的不同載體的光盤(pán)、磁帶、膠片、證書(shū)等實(shí)物。

2.規(guī)范檔案分類(lèi)

新農(nóng)合檔案可分為公務(wù)文書(shū)檔案、參合檔案、醫(yī)療文書(shū)檔案、醫(yī)療會(huì)計(jì)檔案、科技檔案。其中參合和醫(yī)療文書(shū)是新農(nóng)合職能活動(dòng)中形成的業(yè)務(wù)性檔案，它是新農(nóng)合系統(tǒng)檔案的主體，包括接診、采集病史、制定診療方案、觀察病情演變，以及重復(fù)擬診和院后保健等，涵蓋了病人進(jìn)入醫(yī)院大門(mén)直至出院的全部過(guò)程，然后再按類(lèi)別劃分。參合類(lèi)可以鄉(xiāng)或村為單位劃分若干類(lèi)，醫(yī)療業(yè)務(wù)類(lèi)可按門(mén)診、住院劃分種類(lèi)；住院類(lèi)又可按省、市、縣級(jí)定點(diǎn)醫(yī)院分類(lèi)。通過(guò)整體到局部層層分解，不但分成若干類(lèi)目，且形成一個(gè)具有一定平行和隸屬關(guān)系的類(lèi)目體系。

3.檔案管理監(jiān)督、檢查

要把檔案管理工作納入新農(nóng)合工作重要內(nèi)容，要將其納入主要負(fù)責(zé)人的目標(biāo)管理責(zé)任制，納入新農(nóng)合管理經(jīng)辦機(jī)構(gòu)職責(zé)范圍，明確領(lǐng)導(dǎo)分管，明確保管責(zé)任人，并為工作的開(kāi)展提供必要的經(jīng)費(fèi)和保管設(shè)備，使新農(nóng)合檔案工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

三、新農(nóng)合檔案管理需要注意的問(wèn)題

由于新型農(nóng)村合作醫(yī)療制度涉及面廣，參保人數(shù)眾多，使得新型農(nóng)村合作醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案數(shù)量大，因此在檔案管理工作中要注意以下幾點(diǎn)：

1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。要從管理人員、檔案庫(kù)房、必備設(shè)施等方面為新農(nóng)合檔案管理創(chuàng)造必要的條件，各級(jí)新農(nóng)合管理部門(mén)在加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時(shí)，創(chuàng)造條件吸引和培養(yǎng)一批具有現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能的人才。

2.強(qiáng)化檔案室的硬件建設(shè)。設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)化檔案室，逐步配備照相機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，并采用檔案管理系統(tǒng)專(zhuān)用軟件進(jìn)行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等工作，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強(qiáng)各部門(mén)之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足多方面的需求，從而推動(dòng)新農(nóng)合事業(yè)的發(fā)展。

3.做好檔案的收集整理。加強(qiáng)收集，確保新型農(nóng)村合作醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案齊全完整，同時(shí)科學(xué)地進(jìn)行分類(lèi)整理，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案的系統(tǒng)化。重視業(yè)務(wù)檔案的分類(lèi)工作，系統(tǒng)地加以分類(lèi)、排列，使其系統(tǒng)化，便于日后查考利用。

4.建立檔案移交制度。做好借閱登記，檔案管理人員變動(dòng)時(shí)，必須辦理檔案資料交移手續(xù)。

5.定期鑒定銷(xiāo)毀。根據(jù)新農(nóng)合檔案具有量大和保管期限不同的特點(diǎn)，定期對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，及時(shí)將其中失去保存利用價(jià)值的加以銷(xiāo)毀。

作者：隋福香單位：黑河市愛(ài)輝區(qū)衛(wèi)生局