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0引言
眾所周知,在任何一個(gè)企業(yè)的發(fā)展過程中都涉及到了大量的檔案信息,這些檔案資源的存在和企業(yè)的發(fā)展存在著極為密切的關(guān)系,其也是企業(yè)管理的一個(gè)重要組成部分,加強(qiáng)對(duì)于企業(yè)檔案的管理是極為必要的,只有做好了企業(yè)檔案的管理才能夠更好地保障企業(yè)相關(guān)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的順利進(jìn)行,但是就當(dāng)前我國(guó)現(xiàn)在的企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀來看,其中存在的影響問題還是比較多的,如何有效地解決這些問題對(duì)于企業(yè)檔案管理的影響,進(jìn)而提升企業(yè)檔案管理的水平已經(jīng)成為當(dāng)前很多企業(yè)發(fā)展中極為重要的一個(gè)課題和任務(wù)。
1企業(yè)檔案管理的重要性
所謂的企業(yè)檔案管理主要就是指針對(duì)企業(yè)發(fā)展過程中存在的各種檔案資源進(jìn)行有效地保存、管理和應(yīng)用,進(jìn)而促使這些檔案信息能夠更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù),由此就可以看出,企業(yè)檔案管理最為主要的一個(gè)作用就是能夠促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展,這也是企業(yè)檔案管理最為根本的一個(gè)目的所在,具體來說,企業(yè)檔案管理的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:①首先,加強(qiáng)對(duì)于企業(yè)檔案的管理能夠有助于相關(guān)管理人員加深對(duì)于自身企業(yè)的認(rèn)識(shí)程度,這一認(rèn)識(shí)程度的加深對(duì)于企業(yè)發(fā)展來說是極為重要的,因?yàn)槿魏我粋€(gè)企業(yè)要想獲得更好的發(fā)展不僅僅需要針對(duì)整個(gè)的外部市場(chǎng)環(huán)境進(jìn)行有效的了解和掌握,還應(yīng)該針對(duì)企業(yè)自身的一些發(fā)展條件和發(fā)展優(yōu)勢(shì)進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí),進(jìn)而才能夠更好地為企業(yè)未來的發(fā)展做出最為正確的選擇;②其次,加強(qiáng)企業(yè)檔案管理還有助于相關(guān)人員及時(shí)的發(fā)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展過程中存在的一些弊端和不足,這一優(yōu)勢(shì)也是比較明顯的,只有針對(duì)企業(yè)自身的不足和缺陷進(jìn)行彌補(bǔ)才能夠更好地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步,而針對(duì)企業(yè)所有的檔案資源進(jìn)行充分詳細(xì)的管理也就能夠在較大程度上有助于相關(guān)管理人員技術(shù)高效的發(fā)展一些缺陷或者問題的存在;③最后,企業(yè)檔案管理水平的提升還能夠有助于為企業(yè)未來的發(fā)展指明正確的方向,其實(shí)針對(duì)企業(yè)發(fā)展中存在的不足進(jìn)行完善就是一種企業(yè)發(fā)展方向的確定,此外,企業(yè)通過自身檔案的管理還能夠和外界的市場(chǎng)環(huán)境進(jìn)行必要的協(xié)調(diào)性思考,進(jìn)而能夠促使自身企業(yè)在未來的發(fā)展中更好的迎合市場(chǎng)的需求,進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)更快更好地發(fā)展。
2當(dāng)前企業(yè)檔案管理中存在的問題
2.1重視程度不高
針對(duì)當(dāng)前我國(guó)諸多企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn),其最為基本的一個(gè)問題就是很多的企業(yè)管理人員對(duì)于檔案管理的重視程度不高,沒有切實(shí)體會(huì)到企業(yè)檔案管理的重要價(jià)值,進(jìn)而也就無法對(duì)于企業(yè)檔案管理給予相應(yīng)的資源支持,甚至對(duì)于最為基本的企業(yè)檔案管理制度的建立也存在較為明顯的不足和缺陷,最終就會(huì)導(dǎo)致其整個(gè)的檔案管理工作比較混亂,無法充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值和作用。
2.2檔案管理制度不完善
當(dāng)前很多企業(yè)具體的檔案管理制度也存在著較為明顯的缺陷,沒有一個(gè)系統(tǒng)合理的檔案管理規(guī)章制度,對(duì)于檔案管理沒有制定相應(yīng)的詳細(xì)流程,進(jìn)而也就無法針對(duì)具體的檔案管理工作進(jìn)行約束和指導(dǎo),甚至對(duì)于具體檔案管理人員的分配也存在著較大的問題,檔案管理人員在數(shù)量上存在著較大的不足,嚴(yán)重的影響著企業(yè)檔案管理的效果,很多具體的檔案管理工作都因?yàn)闆]有具體的負(fù)責(zé)人員而導(dǎo)致無法成行。
2.3檔案管理人員能力不足
就當(dāng)前的企業(yè)檔案管理來說,之所以存在的問題比較多,相應(yīng)的管理水平不高,還和具體的檔案管理人員存在著密不可分的關(guān)系,其最為主要的表現(xiàn)就是具體的檔案管理負(fù)責(zé)人員在能力和素質(zhì)方面存在著較大的缺陷,不能很好地勝任相應(yīng)的檔案管理工作,尤其是隨著當(dāng)前企業(yè)檔案管理中科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高,很多的原有檔案管理人員不能夠很好地適應(yīng)這些新型管理系統(tǒng)和管理手段,進(jìn)而導(dǎo)致在具體的企業(yè)檔案管理中問題頻發(fā),影響著企業(yè)檔案管理的效率和水平。
2.4對(duì)于檔案的應(yīng)用不足
就企業(yè)檔案管理來說,其不僅僅涉及到了企業(yè)檔案的收集和儲(chǔ)存過程,更為主要的是應(yīng)該合理的應(yīng)用這些企業(yè)檔案資源來為企業(yè)的發(fā)展服務(wù),這才是企業(yè)檔案管理最終目的實(shí)現(xiàn)的根本所在,但是就當(dāng)前我國(guó)現(xiàn)行的企業(yè)檔案管理來說,其在具體的應(yīng)用方面仍然存在著較大的問題制約著這一功能和作用的實(shí)現(xiàn),很多的企業(yè)檔案管理人員往往都是把重點(diǎn)放在對(duì)于企業(yè)檔案的收集和分類管理上,但是在保存之后就很少涉及到后續(xù)的應(yīng)用環(huán)節(jié),這樣即使企業(yè)檔案管理手機(jī)和管理的水平得到了相應(yīng)的保障和提升也無法實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的最終目的。
2.5相應(yīng)的新技術(shù)應(yīng)用明顯不足
對(duì)于當(dāng)前企業(yè)檔案管理來說,其管理水平之所以得不到較為明顯的提升,和具體的企業(yè)檔案管理技術(shù)和手段存在著較為直接的關(guān)系,我們都知道,要想提升管理的效率和水平,從具體的技術(shù)手段入手是極為關(guān)鍵的,也是極為有效的一種方式,對(duì)于這一點(diǎn)來說,隨著當(dāng)前各種信息化以及網(wǎng)路化檔案管理技術(shù)和管理系統(tǒng)的不斷出現(xiàn),理應(yīng)在企業(yè)檔案管理中發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值和作用,但是現(xiàn)狀卻并非如此,很多的企業(yè)檔案管理中仍然沿用以往的紙質(zhì)管理模式,對(duì)于信息化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建不夠重視,最終影響了企業(yè)檔案管理水平的提升。
3提升企業(yè)檔案管理水平的具體措施
3.1切實(shí)提高對(duì)于企業(yè)檔案管理的重視程度
要想在今后的企業(yè)發(fā)展中切實(shí)提升企業(yè)檔案管理的水平,應(yīng)該首先從相應(yīng)的重視程度入手,加強(qiáng)企業(yè)管理層對(duì)于檔案管理的重視程度,進(jìn)而對(duì)于具體的檔案管理工作加強(qiáng)相應(yīng)的制度、人力以及財(cái)力的支持,為企業(yè)檔案管理水平的提升創(chuàng)造必要的條件。
3.2完善企業(yè)檔案管理制度
對(duì)于企業(yè)檔案管理制度的完善來說,其對(duì)于企業(yè)檔案管理水平的提升同樣具備著極為重要的價(jià)值和意義,具體來說,這種企業(yè)檔案管理制度的完善應(yīng)該重點(diǎn)從以下幾個(gè)方面入手:①首先,必須加強(qiáng)對(duì)于企業(yè)檔案管理流程的規(guī)劃,即針對(duì)具體的企業(yè)檔案管理過程進(jìn)行明確化和標(biāo)準(zhǔn)化,進(jìn)而對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行必要的約束;②其次,針對(duì)企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行必要的補(bǔ)充和完善,尤其是要針對(duì)當(dāng)前比較缺乏的專業(yè)化檔案管理人員進(jìn)行招聘和引入,保障其檔案管理的人力資源基礎(chǔ);③最后,還應(yīng)該重點(diǎn)針對(duì)相應(yīng)的企業(yè)檔案管理責(zé)任制度進(jìn)行明確,把具體的企業(yè)檔案管理責(zé)任明確到每一個(gè)企業(yè)檔案管理人員身上,進(jìn)而促使其能夠更好地做好自身的工作,保障檔案管理水平的提升。
3.3加強(qiáng)對(duì)于企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)
針對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案管理人員自身能力和素質(zhì)的問題來說,在今后的企業(yè)檔案管理中應(yīng)該重點(diǎn)進(jìn)行必要的培訓(xùn)和指導(dǎo),這種培訓(xùn)和指導(dǎo)必須具備較為明確的目的,即針對(duì)性要強(qiáng),培訓(xùn)和指導(dǎo)的內(nèi)容必須是企業(yè)檔案管理人員所需要的,也必須是有利于企業(yè)檔案管理水平提高的,對(duì)于具體的培訓(xùn)和指導(dǎo)形式來說,除了常規(guī)的傳教式的模式之外,還可以通過企業(yè)之間的交流學(xué)習(xí)來達(dá)到共同提升的目的,還可以向國(guó)外一些檔案管理水平較高的企業(yè)學(xué)習(xí),結(jié)合自身的企業(yè)檔案管理實(shí)際,提升自身的檔案管理能力。
3.4加強(qiáng)企業(yè)檔案信息的應(yīng)用
企業(yè)檔案管理水平的提升還應(yīng)該重點(diǎn)針對(duì)其應(yīng)用水平的提升采取必要的措施進(jìn)行加強(qiáng),著重加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員對(duì)于檔案信息應(yīng)用的重視,在具體的企業(yè)發(fā)展方向和相關(guān)決策的制定上,充分意識(shí)到檔案信息的重要性,并且針對(duì)具體的檔案信息進(jìn)行充分的參考,以實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息應(yīng)用效果的最大化。
3.5充分應(yīng)用各種新型管理技術(shù)手段
對(duì)于各種新型管理技術(shù)手段的應(yīng)用也是提升企業(yè)檔案管理水平的一個(gè)重要途徑,對(duì)于這一點(diǎn)來說,首先應(yīng)該更新檔案管理人員的管理理念,摒棄傳統(tǒng)的檔案管理模式,在具體的企業(yè)檔案管理中充分的應(yīng)用各種信息化技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù),進(jìn)而提升企業(yè)檔案管理的科學(xué)技術(shù)水平,與此同時(shí),完善相應(yīng)的硬件支持也是必不可少的。以神華煤制油化工有限公司為例,公司本部設(shè)在北京,若在北京建設(shè)一座1200平方米的實(shí)體檔案館需3600萬元;目前公司實(shí)體檔案室設(shè)在內(nèi)蒙古自治區(qū)鄂爾多斯地區(qū),現(xiàn)有面積1200平方米,投資約為286萬元;定制虛擬檔案館信息管理系統(tǒng),投資47萬元,可以滿足公司人員流動(dòng)、異地辦公的需要。兩者相抵,可節(jié)約固定資產(chǎn)投資成本約3267萬元。另外,實(shí)現(xiàn)無紙化辦公,每年可節(jié)約辦公成本10萬元;通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)查詢文檔信息資源,實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公,每年可節(jié)約差旅費(fèi)約635萬元。
4結(jié)束語
綜上所述,對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)的發(fā)展來說,相應(yīng)的檔案管理都是必不可少的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié),在今后的企業(yè)檔案管理中,首先應(yīng)該明確企業(yè)檔案管理的重要地位,進(jìn)而對(duì)于企業(yè)檔案管理加大傾斜力度,從人力資源到財(cái)力資源都應(yīng)該進(jìn)行必要的支持,然后建立有效地檔案管理制度來針對(duì)具體的檔案管理工作進(jìn)行約束和指導(dǎo),并且提升相關(guān)企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)和能力,確保相關(guān)檔案管理工作的落實(shí)效果,最后,隨著各種新型檔案管理技術(shù)的不斷出現(xiàn),加強(qiáng)對(duì)于這些信息化以及網(wǎng)絡(luò)是檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用也是為了企業(yè)檔案管理發(fā)展的一個(gè)重要方向。
作者:范艷秋 單位:福建寧德核電有限公司