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摘要:網(wǎng)絡時代我國事業(yè)單位的檔案管理工作不斷引入信息技術已經(jīng)成為趨勢，但是檔案管理的信息化仍然存在許多問題。事業(yè)單位的檔案管理關系著事業(yè)單位的決策，在傳統(tǒng)的檔案管理工作效率低的情況下，完善事業(yè)單位檔案管理的信息化建設，已經(jīng)成為網(wǎng)絡時代檔案管理的重要任務。

關鍵詞:檔案管理;事業(yè)單位;信息技術

檔案管理工作對于事業(yè)單位的正常運作有著非常重要的作用，信息技術的進步使得事業(yè)單位可以將信息技術合理地應用到檔案管理工作中。網(wǎng)絡時代的事業(yè)單位檔案管理工作具備更強的專業(yè)性、技術性和實踐性，也要保證檔案的保密需求，完善信息化的檔案管理工作。

一、網(wǎng)絡環(huán)境下完善事業(yè)單位檔案管理工作的必要性

(一)事業(yè)單位檔案管理制度不完善

事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理體系建設還不夠完善，相關制度也不規(guī)范，具體的管理工作執(zhí)行和落實情況比較差。相關資料收集范圍和歸檔工作的開展都不規(guī)范，工作效率較低。在網(wǎng)絡時代，部分事業(yè)單位對檔案管理內(nèi)部的制度進行了信息化改革，但是落實效果非常有限，缺乏執(zhí)行力度和執(zhí)行的權威性。

(二)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)有限

檔案管理人員的受自身專業(yè)素質(zhì)能力的限制，在網(wǎng)絡時代并不能有效的處理檔案管理中的一些問題。檔案管理隊伍的穩(wěn)定性也受到影響，人員流動和人員配置都不合理，影響了檔案管理的工作效率和效果。由于檔案管理在事業(yè)單位中不受重視，人力資源配備也一直不足，許多事業(yè)單位的檔案管理人員很多都是兼職，主要精力都用在其他工作上，對于檔案的管理只是人工機械地放入檔案袋中，沒有做好檔案的查閱、儲存和管理工作。在檔案儲存中，許多檔案出現(xiàn)資料缺失、查閱困難、資料損毀等問題。

(三)檔案管理的信息化建設缺乏落實

信息化建設在事業(yè)單位檔案管理建設中的落實依然有限。大部分事業(yè)單位的信息化基礎設施都不完善，缺乏完善的軟硬件設施，在檔案存放過程中大部分仍然使用紙質(zhì)檔案，缺乏規(guī)范的數(shù)據(jù)庫處理，也難以做到完善的整理和保存工作。

(四)檔案管理的信息化管理手段落后

部分事業(yè)單位檔案管理工作局限于紙質(zhì)管理，信息化水平不高，檔案的整理、儲存和查閱都使用紙質(zhì)形式儲存，依賴人工處理，部分檔案不能及時歸檔。檔案調(diào)閱都采用人工手工操作，沒有建立相互聯(lián)系的數(shù)據(jù)庫，檔案管理的工作效率低。［2］部分事業(yè)單位沒有專門的檔案儲藏室，導致檔案的儲存和調(diào)用都會出現(xiàn)問題，出現(xiàn)霉變蟲蛀等現(xiàn)象，影響檔案的使用。

二、網(wǎng)絡時代完善事業(yè)單位檔案管理工作的措施

(一)完善事業(yè)單位信息化檔案管理制度

要完善事業(yè)單位檔案管理的信息化制度，就要提高檔案管理的信息化程度，制定合理的信息化整改政策，為檔案工作信息化的開展給予全面的支持和制度保障。檔案管理人員要做好信息化的管理和控制，在內(nèi)部管理機構的設置上，提升檔案管理部門的獨立性，提供軟硬件設施，安排信息技術人員對信息技術在檔案管理工作中的落實進行指導監(jiān)督，建立以信息化為核心的檔案管理體系，在檔案資料的收集整理和入檔等環(huán)節(jié)中都要及時地納入信息化檔案中，將檔案管理工作的信息化程度記入考核檔案，進入考核制度。建立一條完整的檔案收集、整理、保存、查閱等的信息化制度鏈條。

(二)完善信息化的檔案管理工作方式

加強事業(yè)單位檔案管理的信息化建設，轉(zhuǎn)變檔案管理的工作方式，完善工作流程，應用信息化思路開展檔案管理工作，轉(zhuǎn)變以往以人工為主的操作方式和紙質(zhì)檔案為主的信息承載方式，提高檔案管理的信息化水平。逐步落實信息化政策，完善檔案數(shù)據(jù)庫的建設工作，利用信息化數(shù)據(jù)庫的檢索功能，做好數(shù)據(jù)查閱、對比、分析等工作，為事業(yè)單位的發(fā)展提供更加詳實全面的檔案信息服務。

(三)完善信息化檔案管理的人員配置

檔案管理信息化的程度與檔案管理工作人員自身的綜合素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)有很大的關系。在實際的工作過程中，根據(jù)檔案管理信息化的程度，要配備一套全面的信息化人才體系，針對檔案管理信息化的要求，全面優(yōu)化人才隊伍，引進專業(yè)的信息化人才，加強對內(nèi)部人員的信息化培訓，提高管理人員的整體專業(yè)素養(yǎng)。［3］提高信息技術人才的待遇，對于檔案管理的工作環(huán)境和軟硬件設施做好充分支持，激發(fā)檔案管理工作人員的工作積極性。

(四)加強檔案管理信息化的基礎設施建設

事業(yè)單位要加強檔案管理信息化建設，就要加大對信息化建設的基礎設施投入。不斷引入軟硬件設施，對檔案管理工作配置必要的設備和器具，保證工作環(huán)境的恒溫恒濕。不斷的更新數(shù)據(jù)庫，提高數(shù)據(jù)庫的安全性和信息容量。定期殺滅病毒，做好防火墻建設，注意檔案信息管理的安全性和保密性。

(五)提高對檔案管理信息化工作的重視，轉(zhuǎn)變思想觀念

事業(yè)單位要重視檔案管理的信息化問題。對于檔案管理的信息化的方式和政策要及時進行討論和總結設計，制定信息化方案，將事業(yè)單位的檔案管理信息化工作與事業(yè)單位其他工作同步有序進行，成立專門的檔案管理信息化隊伍，對檔案管理的信息化工作進行調(diào)查，完善檔案管理信息化的方案。加強信息化基礎設施的投入和建設，并設定必要的考核機制，在事業(yè)單位中樹立起重視檔案管理信息化的觀念。

(六)加強對事業(yè)單位檔案的利用

只有利用好事業(yè)單位的檔案，才能使檔案“活”起來，才能使檔案得到更好的保存。在建立的檔案數(shù)據(jù)庫中，加入檢索、查閱等功能，促進事業(yè)單位對檔案資料的調(diào)閱使用，幫助事業(yè)單位做出更加科學精確的決策，使檔案信息不止承載事業(yè)單位的歷史，也能為事業(yè)單位深化改革、優(yōu)化發(fā)展做出貢獻，才能提高事業(yè)單位檔案管理工作的信息化歷程。

三、結語

網(wǎng)絡時代，事業(yè)單位必須開展檔案管理的信息化工作。建設檔案管理信息化體系，構建事業(yè)單位檔案的數(shù)據(jù)庫，培育信息化檔案管理人才，做好事業(yè)單位檔案的管理和利用工作，強化基礎設施建設，增加人力、財力和物資投入，加強檔案的安全性，促進事業(yè)單位檔案管理工作的信息化。

參考文獻:

［1］許長春．網(wǎng)絡時代如何完善事業(yè)單位檔案管理編目工作［J］．城建檔案，2017(3):98-99．

［2］陳其灝．網(wǎng)絡時代如何完善事業(yè)單位檔案管理編目工作［J］．社會科學:引文版，2017(10):66．

［3］席愛芹．事業(yè)單位人事檔案信息管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡化分析［J］．信息與電腦(理論版)，2017(24):189-190.

作者:張琬悅 單位:河北省廣播電視技術中心