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目前,隨著高等教育的快速發(fā)展,為滿足人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務、文化傳承等需要,很多高校在新校區(qū)和老校區(qū)開展了大量基本項目建設(shè),高?;n案管理的難點也越發(fā)凸顯?!督ㄔO(shè)項目檔案管理規(guī)范》(DA/T28—2018)(以下簡稱《規(guī)范》)頒布實施后,為參建方做好項目檔案工作提供了很好的依據(jù),對提升建設(shè)項目檔案管理水平發(fā)揮了重要作用。本文以《規(guī)范》為引導,對高校基本建設(shè)項目的檔案管理難點進行分析,并提出具體改進措施。
一、歸檔范圍
近些年,高?;窘ㄔO(shè)項目有教學樓、綜合實驗樓、宿舍樓、圖書館、體育館等,歸檔范圍包括:項目立項文件、采購招投標及合同協(xié)議文件、勘察和設(shè)計文件、征地拆遷及移民文件、項目管理文件、施工文件、信息系統(tǒng)開發(fā)文件、設(shè)備文件、監(jiān)理文件、科研項目文件、生產(chǎn)技術(shù)準備和試運行文件、竣工驗收文件等。
二、檔案管理的難點
1.文件來源廣,歸檔責任單位多
項目歸檔材料包括:在策劃、項目建議書提出、可行性研究、評估、審查、勘察、設(shè)計、采購招標、施工、試運行、驗收等過程中形成的文字、圖表、音像等形式的文件材料。具體涵蓋規(guī)劃、地質(zhì)、氣象、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、園林綠化等多個專業(yè)。涉及政府部門、建設(shè)單位、咨詢單位、招標單位、勘察單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位、檢測單位,以及材料設(shè)備供貨單位等諸多單位,且施工單位、材料供貨單位等有數(shù)十家,歸檔責任單位非常多。例如,南京理工大學體育中心建設(shè)項目的參建單位有40余家;圖書館建設(shè)項目的參建單位有30余家。文件來源廣泛對檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)提出很高要求,責任單位分散也不利于歸檔整合,對高校工程管理相關(guān)部門和檔案管理機構(gòu)帶來很大管理壓力。
2.歸檔周期長,過程管理機制不健全
基本建設(shè)項目從策劃、籌備到竣工驗收的周期,短則一年,長則數(shù)年。南京理工大學體育中心建設(shè)項目的施工周期為4年、圖書館建設(shè)項目的施工周期為4年,加之前期策劃、建議書立項階段則超過5年。項目從策劃到竣工的周期越長,相應歸檔的周期也越長。由此存在2個問題:一是周期越長,檔案人員變更大,很多人員會離開原來項目部或公司,導致需要多次更換人員。檔案人員更替越頻繁,對檔案工作的穩(wěn)定性、檔案收集的完整性越不利,出現(xiàn)檔案未交接或交接不到位的風險越大,文件的收集、整理很難達到歸檔標準。二是周期越長,與建設(shè)相關(guān)的法律法規(guī)、部門規(guī)章、審核標準等政策會出現(xiàn)修訂、廢止的情況。
3.工程變更多,調(diào)整確認不及時
項目建設(shè)過程中會產(chǎn)生一些變更,包括:設(shè)計變更通知、技術(shù)核定單、材料代用核定單等。工程變更是工程施工過程中投資控制、質(zhì)量控制以及進度控制的一個重要環(huán)節(jié),需要盡可能減少變更的發(fā)生。但由于前期可行性研究、初步設(shè)計的不充分,會導致施工過程中變更增多,這對高校投資控制、質(zhì)量控制以及進度控制都十分不利,也給檔案管理工作帶來很多不確定性因素。很多項目在施工過程中未及時對變更進行洽商、確認,并且未及時辦理調(diào)整申報手續(xù),以致后期找不到變更的支撐材料。這既給后期結(jié)算埋下了爭議的伏筆,也給歸檔的完整性、系統(tǒng)性留下了隱患。
4.標準化意識淡薄,未嚴格執(zhí)行管理標準
長期以來,參建各方的檔案工作并未完全統(tǒng)一標準,高校對檔案標準化工作重視程度不夠,未建立檔案管理制度和業(yè)務規(guī)范體系。往往參建單位交什么,就收什么,只關(guān)注基本要素是否齊全,而對于檔案的規(guī)范性、準確性要求并不十分嚴格。有些文件材料書寫潦草,有些未注明日期,有些未簽字或未蓋章;有些采用復印件,有些標注不規(guī)范;有些圖紙破損,或有污漬;有些圖紙未加蓋竣工圖章或竣工圖審核章,無法滿足項目建設(shè)、管理、運行和維護等活動在證據(jù)、責任和信息等方面的需要,直接影響到檔案的準確度和利用價值。
三、推進檔案管理的措施
1.健全基本建設(shè)項目檔案管理體系,強化崗位職責
一是高校作為建設(shè)單位,對項目檔案工作負總責,業(yè)務上接受檔案行政管理部門和上級主管部門的監(jiān)督和指導。學校針對每個項目建立以檔案管理機構(gòu)為核心、工程管理相關(guān)部門和參建單位參與的項目檔案管理工作網(wǎng)絡,成立檔案工作小組,建立溝通協(xié)調(diào)機制,各單位配備專人或指定人員負責項目文件管理工作,建設(shè)期間不得隨意更換。二是高校與參建單位簽訂合同、協(xié)議時設(shè)立專門章節(jié)或條款,明確項目文件管理責任,包括文件形成的質(zhì)量要求、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔套數(shù)、整理標準、介質(zhì)、格式、費用及違約責任等內(nèi)容。監(jiān)理合同條款還應明確監(jiān)理單位對所監(jiān)理項目文件和檔案的檢查、審查責任。三是對參建單位進行合同履約考核時,對項目文件管理條款的履行情況進行評價,合同款支付審批時審查項目文件的歸檔情況,將項目文件是否按要求管理和歸檔作為合同條款支付的前提條件。
2.緊盯政策變化,加強人員管理和文件歸檔的跟蹤管理
一是緊盯政策變化,不僅要關(guān)注檔案管理規(guī)范、規(guī)章等的變化,還要關(guān)注與建設(shè)相關(guān)的其他法律法規(guī)、部門規(guī)章、標準規(guī)范以及審查審批的相關(guān)政策變化。近年來,從中央到地方出臺了很多關(guān)于推進建筑業(yè)改革發(fā)展的文件。如《國務院辦公廳關(guān)于促進建筑業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的意見》從“深化建筑業(yè)簡政放權(quán)改革”“完善工程建設(shè)組織模式”“加強工程質(zhì)量安全管理”“優(yōu)化建筑市場環(huán)境”“推進建筑產(chǎn)業(yè)現(xiàn)代化”等方面提出了意見。各地根據(jù)以上文件出臺了符合當?shù)貙嶋H情況的文件,能取消的審批事項予以取消,能縮減的進行縮減,能并聯(lián)的并聯(lián),大大精簡了審批事項。這些政策的變化為建筑業(yè)持續(xù)健康發(fā)展創(chuàng)造了有利條件,也對檔案管理工作提出了新的要求,有些歸檔范圍和項目文件管理需要適時調(diào)整。二是加強對檔案人員的管理。檔案人員需要定期參加培訓,在了解相關(guān)工程技術(shù)專業(yè)知識的基礎(chǔ)上,了解行業(yè)內(nèi)最新發(fā)展動態(tài),掌握檔案業(yè)務知識和檔案工作要求。檔案人員應保持相對穩(wěn)定,各參建單位的檔案人員應在高校工程管理相關(guān)部門進行備案,過程中確需更換,須提前申請,并做好檔案交接。三是加強文件歸檔的跟蹤管理。項目開工前,學校檔案部門須對參建單位進行項目文件和歸檔交底,提出檔案工作方案。建設(shè)過程中,學校專職檔案人員須主動并經(jīng)常深入施工現(xiàn)場,開展階段性項目文件歸檔跟蹤檢查,并為參建單位提供業(yè)務指導和培訓。對于建設(shè)周期比較長的項目,可以開展歸檔工作的年度檢查或績效評價,對建設(shè)周期比較短的項目,開展中期檢查,一方面及時發(fā)現(xiàn)、解決歸檔過程中遇到的難點,另一方面檢查結(jié)果可以作為支付工程款的依據(jù),從而也督促參建單位不斷提高歸檔的質(zhì)量和水平。
3.控制建設(shè)項目工程變更,相關(guān)材料及時歸檔
首先應從源頭控制變更,即在可行性研究、初步設(shè)計階段充分論證項目建設(shè)內(nèi)容和投資概算,減少后續(xù)變更的可能性。過程中確有變更,應及時辦理洽商、確認,并加蓋工程變更確認章。相關(guān)支撐材料要及時歸檔,避免遺失或長期不確認導致遺忘,實時同步管理,為后期歸檔的完整性、系統(tǒng)性創(chuàng)造有利條件。
4.制定項目文件管理制度,強化規(guī)范化管理
項目開工前,高校工程管理相關(guān)部門和學校檔案部門應在檔案交底時,提出包括項目文件管理流程、文件格式、編號、歸檔要求等,以及竣工圖的編制單位、編制要求、審查流程和責任等的項目文件管理業(yè)務規(guī)范內(nèi)容。要求參建單位項目部制定與之相適應的項目文件管理制度和業(yè)務規(guī)范。項目前期文件、管理性文件應符合國家有關(guān)法律法規(guī)、相關(guān)行業(yè)規(guī)定,工程技術(shù)文件應符合國家、行業(yè)有關(guān)技術(shù)規(guī)范和標準的規(guī)定。在參建單位編制工程實施進度計劃的同時,編制與工程進度相適應的歸檔進度圖,這樣使參建單位既能獲得建設(shè)周期內(nèi)歸檔的薄弱環(huán)節(jié)和關(guān)鍵要素,也能為歸檔提供標準化流程。
5.運用信息化技術(shù),推動項目檔案數(shù)字化工作
隨著高校智慧校園建設(shè),高校工程管理部門和檔案館都可以依托校園網(wǎng)的統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺,運行專門的項目檔案管理系統(tǒng)。有些施工單位也建立了檔案信息管理系統(tǒng)。通過信息化管理,可以提高歸檔工作效率和檔案的利用效率,為檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和安全管理提供有效管理手段。
作者:鄧吉平 李海燕
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