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編者按：辦公室是一個綜合管理部門，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)結(jié)內(nèi)外，保證各項管理工作正常運轉(zhuǎn)的樞紐，本文就辦公室管理的重要性和辦公室管理的主要內(nèi)容展開討論，其中辦公室管理的重要性包括：辦公室管理直接關(guān)系到上層領(lǐng)導(dǎo)的決策水平、關(guān)系到管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)、直接影響著單位的辦事效率和服務(wù)質(zhì)量；辦公室管理的主要內(nèi)容包括：制度化、程序化、自動化。文章最后總結(jié)辦公室管理的基本要求主要是辦公室自身的隊伍建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。通過問題的探討和管理的分析，可以促進辦公室內(nèi)部穩(wěn)定、健康、和諧的發(fā)展，對外快速、高效的反應(yīng)。本文對于指導(dǎo)辦公室管理人員工作有著深遠的意義。

一、辦公室管理的重要性

(一)辦公室管理直接關(guān)系到上層領(lǐng)導(dǎo)的決策水平

決策是上層領(lǐng)導(dǎo)的主要職責(zé)，決策的正確與否直接關(guān)系到管理的成敗。而辦公室作為輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的主要部門,承擔(dān)著為領(lǐng)導(dǎo)收集信息、傳遞信息和提供咨詢意見的重要任務(wù)，提高辦公室管理，將有助于更好地發(fā)揮為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的參謀咨詢作用和耳目作用，為領(lǐng)導(dǎo)提供全面、及時、準確的信息，促進和提高領(lǐng)導(dǎo)的決策水平。

(二)辦公室管理關(guān)系到管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)

辦公室處于中樞的地位，全局工作能否順利進行、各方面的溝通和聯(lián)系是否順暢，取決于辦公室這個“樞紐”作用的發(fā)揮程度。因此，辦公室管理的科學(xué)化，將會更好地發(fā)揮辦公室的樞紐作用,理順各方面的關(guān)系，溝通領(lǐng)導(dǎo)與部門之間、部門與部門之間的聯(lián)系，促進整個管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)。

(三)辦公室管理直接影響著單位的辦事效率和服務(wù)質(zhì)量

辦公室承擔(dān)著公文處理、會議管理、信息處理、印章管理、信訪工作、機要保密工作、公關(guān)接待工作以及領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作等大量的日常性工作。這些工作繁雜瑣碎，如管理不善，極易造成混亂，導(dǎo)致效率低下、服務(wù)質(zhì)量差。而實行科學(xué)化管理的辦公室，能夠分清輕重緩急，忙而不亂、有條不紊、先后有序地處理日常行政事務(wù)，能夠協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者迅速找出行政執(zhí)行過程中的種種障礙，避免部門與部門之間互相推諉、扯皮現(xiàn)象的發(fā)生，從而大大提高辦事效率和服務(wù)質(zhì)量。

二、辦公室管理主要內(nèi)容

辦公室管理蘊涵著豐富的內(nèi)涵，主要包括辦公室管理的制度化、程序化和自動化。

(一)制度化

辦公室管理的制度化,是指辦公室管理有一套健全而又切實可行的規(guī)章制度,將辦公室的辦事規(guī)程、行為準則以條文的形式確定下來,把辦公室人員的行為納入管理規(guī)范之中,使辦公室的工作有章可循，有法可依。目前，應(yīng)著重抓好如下幾項制度:

1、崗位責(zé)任制。崗位責(zé)任制是機關(guān)工作的一項根本制度，其實質(zhì)是明確辦公室以及辦公室各個科室的職責(zé)權(quán)限的基礎(chǔ)上，劃分每個崗位的權(quán)責(zé)，使辦公室每一個人都各司其職，各盡其能，高質(zhì)量、高效率地完成各自承擔(dān)的任務(wù)。在制定崗位責(zé)任制時，必須堅持以事定崗、以崗定人和精干效能的原則，堅持職權(quán)責(zé)一致的原則，每個崗位都有相應(yīng)的權(quán)力和責(zé)任，每個崗位的權(quán)力、責(zé)任都要規(guī)定得全面、明確、具體，能量化的盡可能量化，以便考核。此外，要制定嚴格的檢查制度和相應(yīng)的獎懲辦法。對成績優(yōu)異者，要給予升級或獎勵;對一般合格者，要鼓勵其繼續(xù)前進;對嚴重失職、瀆職者，則應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重給予適當(dāng)?shù)膽吞帯?/p>

2、會議制度。會議是傳達指示、研究問題、形成決策、部署工作、總結(jié)經(jīng)驗的一種重要形式和管理手段。研究會議管理規(guī)律、提高會議效率已成為當(dāng)今一門新興的專門學(xué)問，是辦公室管理科學(xué)化的重要內(nèi)容。搞好會議管理必須著重解決如下兩個問題：一是嚴格控制會議數(shù)量，建立嚴格的會議審批制度；二是提高會議質(zhì)量和效率。

3、公文處理的制度。公文的處理是一項政策性強且細致復(fù)雜的工作，為此，必須建立健全公文制度，提高公文質(zhì)量，加速公文運轉(zhuǎn)；準確、及時、安全、保密地完成各道公文處理程序，保證和提高公文運轉(zhuǎn)的效率。

4、接待制度。迎來送往是辦公室日常管理的基本內(nèi)容。其工作的好壞，直接影響到單位的形象和聲譽。因此，辦公室必須重視接待工作，建立健全各項接待制度，對接待的禮儀、規(guī)格、費用標準等作出明確合理的規(guī)定，以便按章接待。

5、安全保密制度。印章管理和保密工作關(guān)系到機關(guān)和企業(yè)的安全和各方面工作的順利開展。因此，必須制定嚴格的印章管理制度、文件保密制度等有關(guān)的安全保密制度，并指定專人負責(zé)和定期檢查。

(二)程序化

實現(xiàn)辦公室管理程序化的關(guān)鍵在于程序的優(yōu)化。為此，制訂程序時必須注意程序的可行性、有序性、系統(tǒng)性和簡捷性?？尚行约闯绦虮仨毦唧w明確，必須以實際上能做到為前提。系統(tǒng)性即程序本身就是一個有機系統(tǒng)，它必須考慮到各方面的因素和主客觀條件，盡量預(yù)見到可能發(fā)生的情況，力求全面周到，統(tǒng)籌兼顧，不能顧此失彼。有序性即程序的各環(huán)節(jié)、各步驟之間必須按一定的次序前后銜接，不可顛倒、重復(fù)或錯亂。簡捷性即程序必須盡量簡化，可有可無的程序一概刪除。

(三)自動化

辦公自動化為辦公室信息的收集和傳遞，公文的處理以及其他管理工作創(chuàng)造了良好的條件，提高了辦事效率，促使辦公室管理由傳統(tǒng)的、經(jīng)驗的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代的、科學(xué)的管理。這是辦公室管理的重大變革。因此，辦公室人員必須高度重視辦公自動化在實現(xiàn)辦公室管理科學(xué)化中的重要地位和作用，努力創(chuàng)造條件，積極促進辦公室自動化進程。

三、辦公室管理基本要求

辦公室管理有多方面的要求。就最基本的要求看，主要是辦公室自身的隊伍建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。

(一)合理配置辦公室內(nèi)部機構(gòu)辦公室處于行政管理的中樞地位，不僅是綜合辦事機構(gòu),而且是領(lǐng)導(dǎo)的參謀部，具有辦事、咨詢、信息、服務(wù)等基本職能，工作任務(wù)十分繁重。如果辦公室內(nèi)部機構(gòu)不健全，人員配備不齊全、不合理或者素質(zhì)低下，勢必影響辦公室管理功能的發(fā)揮。因此，為了實現(xiàn)辦公室管理的科學(xué)化，首先必須合理地設(shè)置辦公室的內(nèi)部機構(gòu)和配備工作人員，使辦公室有一支較高理論水平、政策水平和較好的文字寫作能力、公關(guān)協(xié)調(diào)能力的精干隊伍，以確保辦公室各項工作的順利開展。

(二)要注重業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高,使辦公室人員具有較寬的知識面和較強的工作能力辦公室的工作頭緒多、內(nèi)容雜、聯(lián)系廣、綜合性強，必然要求辦公室人員具有較寬的知識面，能夠掌握辦公室管理的專業(yè)知識和辦公自動化技術(shù)，努力做學(xué)識淵博、視野開闊的“通才”。同時，具有較強的綜合分析能力、組織協(xié)調(diào)能力、文字表達能力、社交能力和干練的辦事能力等，以適應(yīng)辦公室管理科學(xué)化的需要。

(三)領(lǐng)導(dǎo)的支持和指導(dǎo)

因為辦公室人員是在領(lǐng)導(dǎo)的直接指導(dǎo)下開展工作的，其管理的好壞對領(lǐng)導(dǎo)的工作和形象影響極大。因此，領(lǐng)導(dǎo)必須首先在思想上對辦公室管理的科學(xué)化問題予以足夠的重視，對辦公室的地位作用有充分的認識，既發(fā)揮辦公室處理事務(wù)、搞好服務(wù)的作用，也重視其參與政務(wù)的參謀助手作用，并為其作用的發(fā)揮創(chuàng)造條件。其次，對于辦公室管理的制度化、程序化、自動化建設(shè)及辦公室隊伍的建設(shè)給予具體的支持和領(lǐng)導(dǎo)，切實加強對辦公室人員的教育培養(yǎng)。