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［摘要］在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展視域下，國民生活品質(zhì)不斷提升，社會(huì)運(yùn)轉(zhuǎn)結(jié)構(gòu)發(fā)生深刻改變，為辦公室行政管理帶來新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)辦公室管理模式已無法有效適應(yīng)新的發(fā)展形勢(shì)，同時(shí)也暴露出諸多的弊端，對(duì)我國現(xiàn)代化進(jìn)程產(chǎn)生不利影響。辦公室行政精細(xì)化，有利于辦公室行政工作質(zhì)量及效率的提升，對(duì)我國企業(yè)、高校及政府辦公室行政管理具有重要意義。本文結(jié)合行政管理作用及現(xiàn)狀，探析辦公室精細(xì)化管理思路，提出行政精細(xì)化管理的有效措施。

［關(guān)鍵詞］辦公室;行政;精細(xì)化管理

引言

辦公室行政管理工作是企業(yè)、高?；蛘块T行政工作重要組成部分，然而由于辦公室行政工作內(nèi)容復(fù)雜、體量大、涉及部門數(shù)量眾多。在實(shí)際行政管理中難以面面俱到，往往存在諸多漏洞或問題，為企業(yè)或政府機(jī)構(gòu)后續(xù)工作帶來嚴(yán)重的影響。因此實(shí)施精細(xì)化管理，有利于辦公室行政管理的有效推進(jìn)。以其靈活性、創(chuàng)新性優(yōu)勢(shì)能夠更加科學(xué)地將辦公室管理工作做到細(xì)節(jié)化、精細(xì)化，逐漸提高辦公室行政管理效率。

一、我國辦公室行政管理的作用

廣義行政管理是指我國政府運(yùn)用權(quán)力對(duì)社會(huì)各領(lǐng)域內(nèi)各項(xiàng)事務(wù)，實(shí)施針對(duì)性、合理性管理活動(dòng)，以其協(xié)調(diào)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，達(dá)到促進(jìn)國民生活水平提升的目的。狹義行政管理則廣泛指代現(xiàn)代企業(yè)、高校、國有企業(yè)、事業(yè)單位及民營企業(yè)的辦公室行政事務(wù)工作。然而無論行政管理主體屬性劃分如何，辦公室行政管理主要涵蓋辦公用品、日常事務(wù)、文書檔案、車輛、會(huì)議、涉外關(guān)系、人力資源、員工福利等管理工作，與行政主體機(jī)構(gòu)管理運(yùn)營及員工基本利益具有緊密聯(lián)系，擁有顯著的特殊性、敏感性及靈活性。因而辦公室行政管理在實(shí)際管理環(huán)節(jié)中具備以下作用:首先是管理，行政管理部門通過部門特性與其他相關(guān)部門建立直接或間接聯(lián)系，通過落實(shí)上級(jí)工作管理精神，實(shí)現(xiàn)各級(jí)部門相關(guān)管理工作，促進(jìn)行政主體經(jīng)營活動(dòng)能夠正常有序地運(yùn)轉(zhuǎn)。其次是協(xié)調(diào)。根據(jù)面向?qū)ο蟛煌煞譃閮蓚€(gè)層面，其一是內(nèi)部協(xié)調(diào)，通常由于行政主體管理內(nèi)容發(fā)生重大改變，部門與部門間工作對(duì)接、聯(lián)系等環(huán)節(jié)易存在較大問題，因此需要行政管理部門進(jìn)行有效調(diào)節(jié)，從而充分貫穿上級(jí)指示，落實(shí)具體工作環(huán)節(jié)，推進(jìn)各部門發(fā)揮職能作用。其二是對(duì)外協(xié)調(diào)。尤其是政府、企事業(yè)單位及高校行政管理部門，在實(shí)際運(yùn)營中作為行政主體對(duì)外的窗口、紐帶及溝通橋梁，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)外部對(duì)行政主體機(jī)構(gòu)的需求及意愿，進(jìn)而發(fā)揮行政管理工作最大效用。

二、我國辦公室行政管理的現(xiàn)狀

在我國現(xiàn)代辦公室管理體系中，一直沿用傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)式管理模式，管理內(nèi)容、形式及方法一成不變，難以有效推進(jìn)行政主體對(duì)適應(yīng)新形勢(shì)下的行政管理工作的進(jìn)程，不利于行政主體的健康發(fā)展，極大降低行政管理質(zhì)量及效用，分化各部門間的權(quán)利及責(zé)任，為未來管理工作埋下諸多隱患。以管理內(nèi)容及形式層面上進(jìn)行分析，當(dāng)代辦公室行政管理主要有以下三個(gè)方面的問題:首先是制度不完善。管理制度是行政管理關(guān)鍵組成部分，是通過行政化手段，以利用靜態(tài)措施規(guī)范人員行為及言談。管理制度不完善將對(duì)行政主體日常管理工作帶來不利因素，特別在職責(zé)劃分層面、績效評(píng)估層面，無法構(gòu)建完善的管理制度，將導(dǎo)致部門職責(zé)劃分模糊，處理關(guān)鍵事務(wù)時(shí)，部門間或人員間會(huì)存在相互推諉拖沓的問題，不利于上級(jí)任務(wù)及指示的有效落實(shí)，為行政主體管理工作帶來沉重負(fù)擔(dān)。而面臨重大問題時(shí)，又無法有效追責(zé)部門或人員，對(duì)行政主體威信產(chǎn)生嚴(yán)重影響。甚至促使其他相關(guān)管理制度流為形式，增加辦公室行政管理負(fù)擔(dān)。其次是經(jīng)驗(yàn)為主、上者為大、老者為尊，具有明顯官僚氣息。在我國目前辦公室行政管理中，經(jīng)驗(yàn)為主問題尤為嚴(yán)重，在處理具體事務(wù)時(shí)，難以結(jié)合實(shí)際情況及需求，往往以行政管理者經(jīng)驗(yàn)為導(dǎo)向，進(jìn)行相關(guān)事項(xiàng)的行政管理，導(dǎo)致辦公室行政管理計(jì)劃性缺失、目標(biāo)不明確、員工或辦公室人員積極性不足、凝聚力缺位。在新時(shí)代背景下，我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)體系、國民生活觀念發(fā)生巨大改變，如仍舊依托傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)思想，將難以適應(yīng)當(dāng)代的社會(huì)發(fā)展，嚴(yán)重影響行政主體的業(yè)務(wù)發(fā)展及對(duì)外行政力度。最后是辦公室行政管理員工或人員專業(yè)化水平低下、管理意識(shí)匱乏、職業(yè)素養(yǎng)不高、行政管理質(zhì)量及效率有限等。辦公室人員是辦公室行政管理的主體，相關(guān)工作人員不能擁有良好的職業(yè)意識(shí)及能力，將限制行政管理工作推進(jìn)行政主體機(jī)構(gòu)發(fā)展的步伐。

三、辦公室行政精細(xì)化管理思路

(一)細(xì)化考核指標(biāo)

傳統(tǒng)辦公室行政管理內(nèi)容及方法落后，無法促進(jìn)新形勢(shì)下行政主體發(fā)展的要求。促進(jìn)辦公室行政管理精細(xì)化進(jìn)程。首先應(yīng)細(xì)化行政管理的考核指標(biāo)。針對(duì)辦公室管理責(zé)任劃分不清、管理事項(xiàng)模糊、給行政主體運(yùn)行帶來諸多問題。實(shí)施辦公室行政精細(xì)化管理，能有效杜絕此類問題發(fā)生，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。行政精細(xì)化管理主要指將辦公室管理事項(xiàng)進(jìn)行有序拆分，明確每項(xiàng)事務(wù)工作目標(biāo)、工作體系及具體環(huán)節(jié)，以便從全局視角進(jìn)行把控，控制并理清各工作環(huán)節(jié)進(jìn)度，從而通過建立科學(xué)合理的辦公室工作流程體系，提升行政管理的質(zhì)量及效率。其次通過量化各工作環(huán)節(jié)完成質(zhì)量及完成情況，落實(shí)行政主體各項(xiàng)績效制度，從而通過提升整體工作質(zhì)量及效率，推動(dòng)行政主體機(jī)構(gòu)工作的全面發(fā)展。

(二)深化制度管理

辦公室制度體系是辦公室行政精細(xì)化管理落實(shí)的基礎(chǔ)，需要辦公室主管人員以嚴(yán)格的規(guī)章制度形式構(gòu)建出詳細(xì)的工作流程，從而指明各工作環(huán)節(jié)的具體要求，明確辦公室相關(guān)人員責(zé)任及義務(wù)、從而規(guī)范工作流程、提升辦公室行政管理的效率及質(zhì)量。在構(gòu)建合理科學(xué)的工作流程的前提下，需根據(jù)辦公室實(shí)際需求，制定相關(guān)工作環(huán)節(jié)完成標(biāo)準(zhǔn)，包括工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、具體操作方法標(biāo)準(zhǔn)等。相關(guān)主管人員應(yīng)落實(shí)規(guī)則制度，嚴(yán)格依據(jù)工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行相關(guān)辦公室人員日常工作的監(jiān)督及評(píng)價(jià)，從而保障相關(guān)工作的有序進(jìn)行。由此可見，辦公室行政精細(xì)化管理需以制度為依托，實(shí)施各工作環(huán)節(jié)細(xì)分化、標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而從全局視角對(duì)各項(xiàng)工作完成情況及質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把控，促使辦公室行政管理質(zhì)量及效率的提升。

(三)強(qiáng)化內(nèi)部溝通

行政精細(xì)化管理需要協(xié)調(diào)行政主體各部門間的工作流程及環(huán)節(jié)，只有強(qiáng)化部門間溝通，建立有機(jī)的聯(lián)系，才能有效推進(jìn)行政精細(xì)化管理進(jìn)程。特別在相關(guān)規(guī)章制度層面上，辦公室行政管理不應(yīng)局限于單一層面上，應(yīng)將視角置于公司、高?；蚱笫聵I(yè)機(jī)構(gòu)各部門整體運(yùn)行中，結(jié)合各部門實(shí)際工作情況及需求，科學(xué)而合理地構(gòu)建出符合各部門實(shí)際狀況的規(guī)章制度。而強(qiáng)化部門間內(nèi)部溝通，能有效促使行政管理部門深化對(duì)各部門間的運(yùn)作、業(yè)務(wù)、管理等諸多事項(xiàng)的認(rèn)知，進(jìn)而能夠有效地將行政管理工作滲透到各部門日常工作體系中，最終通過各部門間通力合作，形成行政管理系統(tǒng)化、協(xié)調(diào)化、時(shí)效化及有序化。此外，在進(jìn)行各部門工作協(xié)調(diào)及溝通時(shí)，應(yīng)有效控制相關(guān)運(yùn)作成本，以行政主體利益為核心，降低不必要的費(fèi)用支出，從而將辦公室行政精細(xì)化管理工作做到位，提升各部門及各項(xiàng)工作質(zhì)量。

四、辦公室行政精細(xì)化管理措施

(一)加強(qiáng)文化建設(shè)

針對(duì)以經(jīng)驗(yàn)主義為主導(dǎo)的傳統(tǒng)辦公室行政管理模式，應(yīng)以政府機(jī)關(guān)文化或企業(yè)文化建設(shè)為前提，通過營造良好的文化環(huán)境，潛移默化中轉(zhuǎn)變辦公人員辦公思想及觀念，特別是處于辦公室主管層次及資歷較老的工作人員，以引導(dǎo)其改觀傳統(tǒng)思維模式，轉(zhuǎn)變當(dāng)前辦公室行政管理內(nèi)容及方法，接受當(dāng)代先進(jìn)的管理理念，從而落實(shí)辦公室行政精細(xì)化管理進(jìn)程。首先在構(gòu)建企業(yè)或政府機(jī)關(guān)文化時(shí)，應(yīng)注重行政主體機(jī)構(gòu)核心思想，理清行政管理的主體方向，從而結(jié)合當(dāng)前管理狀況及人本管理思想，營建出以推進(jìn)辦公室行政管理核心的文化氛圍。其次，應(yīng)選取精細(xì)化管理模式，落實(shí)到辦公室行政管理各個(gè)環(huán)節(jié)，將精細(xì)化思維貫徹到各部門工作當(dāng)中，提升其對(duì)精細(xì)化管理理念的認(rèn)識(shí)，深化部門日常管理、業(yè)務(wù)及行政等各項(xiàng)工作。

(二)構(gòu)建制度體系

首先，辦公室行政精細(xì)化管理應(yīng)以深化制度管理理念為前提，制定符合當(dāng)代社會(huì)發(fā)展、科學(xué)合理的管理制度，對(duì)監(jiān)督、考勤、評(píng)估、調(diào)研及財(cái)務(wù)等相關(guān)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)了解，使辦公室行政管理劃清職責(zé)歸屬，明確各環(huán)節(jié)工作內(nèi)容及具體風(fēng)險(xiǎn)，從而實(shí)現(xiàn)員工工作的有責(zé)可循、有據(jù)可依。其次，營建辦公室行政管理制度的前提，不僅要將各部門工作精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化，更應(yīng)明確個(gè)部門之間的工作重心及工作目標(biāo)。通過合理的監(jiān)督制度制定，有效督促各部門發(fā)揮相應(yīng)的職能作用，以便為行政主體機(jī)構(gòu)可持續(xù)發(fā)展提供充分的驅(qū)動(dòng)力量。進(jìn)而提升辦公室行政管理凝聚力，激發(fā)辦公人員工作的積極性及主動(dòng)性。

(三)加強(qiáng)人員培訓(xùn)

辦公室行政管理人員是行政主體機(jī)構(gòu)管理的核心，行政人員職業(yè)素養(yǎng)、辦公觀念及處事風(fēng)格對(duì)辦公室行政管理工作具有極大的影響。因此行政機(jī)構(gòu)應(yīng)強(qiáng)化對(duì)辦公室行政管理人員培訓(xùn)力度。首先應(yīng)以思想理念培養(yǎng)為主，提升相關(guān)人員工作態(tài)度，思想覺悟，促成相關(guān)行政管理工作責(zé)任感及使命感的形成，以身作則，以個(gè)人修養(yǎng)及修為營造出良好的環(huán)境氛圍。其次，應(yīng)加強(qiáng)辦公室主管人員管理能力、管理方法及相關(guān)行政能力的培訓(xùn)?？山Y(jié)合西方先進(jìn)行政管理理論，從營建文化環(huán)境入手，以精細(xì)化思想為導(dǎo)向，促進(jìn)辦公室主管人員各項(xiàng)業(yè)務(wù)能力及行政能力的提升。

五、結(jié)語

在新形勢(shì)視域下，我國傳統(tǒng)辦公室行政管理理念已無法適應(yīng)社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，更難以促進(jìn)行政主體機(jī)構(gòu)提升相關(guān)行政管理工作的質(zhì)量及效率。辦公室行政精細(xì)化管理旨在將辦公室工作目標(biāo)精細(xì)化、環(huán)節(jié)具體化、制度目標(biāo)化，進(jìn)而提升辦公室工作人員工作效率，促進(jìn)政府、高校、企業(yè)及事業(yè)單位辦公室行政管理的發(fā)展。

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作者:劉倩倩 單位:東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院