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摘要:本文通過(guò)對(duì)物資采辦環(huán)節(jié)內(nèi)控的重要性和必要性的分析,結(jié)合當(dāng)前企業(yè)的普遍現(xiàn)狀,對(duì)建立物資采辦的內(nèi)控機(jī)制進(jìn)行了探討,提出了企業(yè)建立物資采辦內(nèi)控機(jī)制的途徑。

關(guān)鍵詞:物資采辦內(nèi)控機(jī)制

一、加強(qiáng)企業(yè)物流管理,必須建立有效的企業(yè)內(nèi)控機(jī)制

1、物資采辦內(nèi)控的重要性

物資采辦環(huán)節(jié)是企業(yè)物流管理中的最薄弱的一環(huán),一是最容易滋生“暗箱操作”以權(quán)謀私、弄虛作假、舍賤求貴、以次充好、收受回扣;二是最容易“跑、冒、滴、漏”,在許多企業(yè)中,采購(gòu)成本占企業(yè)總

成本的60%以上。

物資采辦作為企業(yè)物流的起點(diǎn),直接影響其后續(xù)的物料管理、裝卸、搬運(yùn)、保管、生產(chǎn)、包裝等各環(huán)節(jié),直接決定了企業(yè)的利潤(rùn)空間,尤其在信息資訊日漸發(fā)展的今天,企業(yè)的利潤(rùn)已更多的集中到降低采購(gòu)

成本上,因此強(qiáng)化企業(yè)的采購(gòu)管理,加強(qiáng)物資采辦內(nèi)控,在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的新形勢(shì)下,有其特別重要的地位及意義。

2、物資采辦內(nèi)控監(jiān)督的必要性

(1)建立健全企業(yè)采辦內(nèi)控是適應(yīng)買方市場(chǎng),降低企業(yè)采購(gòu)成本的需要,石油企業(yè)的物資采購(gòu)成本占企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)總投資的50—70%左右,目前我們的企業(yè)要進(jìn)入低成本發(fā)展階段,降低桶油成本,增強(qiáng)國(guó)際市場(chǎng)

競(jìng)爭(zhēng)力,如果采辦內(nèi)控機(jī)制不夠完善,企業(yè)就不能合理儲(chǔ)備及不能采購(gòu)到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的物資,將大大增加企業(yè)內(nèi)物流成本及生產(chǎn)成本,影響企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量及安全生產(chǎn)質(zhì)量,銷弱企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

(2)建立健全企業(yè)采辦內(nèi)控是規(guī)范物資采購(gòu)行為的需要,近年來(lái),隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建設(shè)和買方市場(chǎng)的形成,加強(qiáng)和規(guī)范企業(yè)內(nèi)部物流的首要環(huán)節(jié)采辦管理已成為一個(gè)日益突出的問(wèn)題,在相當(dāng)一部分企

業(yè)的采購(gòu)環(huán)節(jié)中,由于內(nèi)控機(jī)制不完善,收受回扣和賄賂,舍賤求貴,以次充好,損公肥私的現(xiàn)象十分嚴(yán)重,造成企業(yè)資產(chǎn)的大量流失,腐蝕了一批批的干部,給社會(huì)風(fēng)氣造成不良影響,如果不認(rèn)真解決加以控制

,企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益就難以提高。

(3)建立健全企業(yè)采辦內(nèi)控機(jī)制,是推動(dòng)企業(yè)管理、建立現(xiàn)代化物流管理的需要,現(xiàn)代企業(yè)的管理要求企業(yè)供應(yīng)物流綜合考慮最大限度的滿足生產(chǎn)需要,生產(chǎn)最大限度的滿足銷售需要,銷售要最大限度的滿

足市場(chǎng)客戶的需要。

二、完善傳統(tǒng)型的采辦內(nèi)控機(jī)制

1、信息管理體系。決策是在信息基礎(chǔ)上做出的,沒(méi)有良好的信息環(huán)境就不可能有良好的決策,沒(méi)有信息就沒(méi)有決策,企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)也會(huì)停滯,內(nèi)控也就沒(méi)有了目標(biāo)。作為企業(yè)的各級(jí)決策者,必須掌握信息,

因?yàn)槿绻宦?tīng)下級(jí)的匯報(bào),那有時(shí)會(huì)得到失真的信息,而做出與實(shí)際情況不相符合的決策;物資采辦面對(duì)市場(chǎng),當(dāng)前市場(chǎng)形勢(shì)瞬息萬(wàn)變,不掌握充分的信息,決策就會(huì)變成武斷?？沙浞掷糜?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及行業(yè)

協(xié)會(huì)等收集相關(guān)信息。

2、決策透明制度。這是公開(kāi)公正的前提條件,建立公開(kāi)透明的決策和管理制度,是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的基本要求,亞星公司采辦的精彩之處,就是把隱蔽的權(quán)利公開(kāi)化,集中的權(quán)力分散化。一是重大事項(xiàng)集

體研究,不搞暗箱操作。二是決策程序公開(kāi)化,決策程序職工看的清清楚楚。三是分級(jí)明確權(quán)限和責(zé)任,根據(jù)物資類別和金額大小,實(shí)行分級(jí)分權(quán)管理,做到?jīng)Q策透明。

3、有效的質(zhì)量監(jiān)督和制約體系。有效的質(zhì)量監(jiān)督和制約是現(xiàn)代企業(yè)管理制度的重要內(nèi)容,完善的管理制度和監(jiān)督程序是保證采辦質(zhì)量的根本途徑,規(guī)范的物資采辦行為,不能只靠個(gè)人的感覺(jué)與覺(jué)悟,根本途

徑是靠制度,使包括經(jīng)營(yíng)者在內(nèi)的所有人都能做到有法可依、有章可循、有據(jù)可查、違者必究,使質(zhì)量保證走上規(guī)范化、制度化。

4、責(zé)任明晰、獎(jiǎng)罰分明的內(nèi)部管理體系。這是采辦內(nèi)控機(jī)制的重要組成部分,建立現(xiàn)代企業(yè)制度,首先要解決的問(wèn)題就是責(zé)權(quán)明晰、獎(jiǎng)懲分明,只有這樣我們的內(nèi)控機(jī)制才能得到貫徹落實(shí),才能發(fā)揮出其應(yīng)

有的作用,充分激發(fā)員工的工作積極性和主動(dòng)性,促進(jìn)企業(yè)本著速度、效益、安全的原則用好、用活采購(gòu)資金,按照必須、合理、節(jié)儉的原則嚴(yán)格控制采辦費(fèi)用,盤(pán)活庫(kù)存資金,加速周轉(zhuǎn),使企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)

競(jìng)爭(zhēng)中充滿活力和保持良好的經(jīng)濟(jì)效益。

5、積極進(jìn)取的團(tuán)隊(duì)精神。這是采辦內(nèi)控監(jiān)督機(jī)制能否得到貫徹的組織保證和基礎(chǔ)。一個(gè)企業(yè),必須建立一個(gè)優(yōu)良的隊(duì)伍來(lái)保證各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利實(shí)施。而隊(duì)伍的團(tuán)隊(duì)意識(shí)是企業(yè)在市場(chǎng)中發(fā)展的關(guān)鍵,也

是企業(yè)的原動(dòng)力。

6、建立優(yōu)良的企業(yè)文化體系,一個(gè)企業(yè)的興衰往往與他的企業(yè)文化息息相關(guān),當(dāng)一個(gè)企業(yè)樹(shù)立了良好的企業(yè)文化,那么創(chuàng)新的內(nèi)控機(jī)制也就已深深扎根到企業(yè)的每一項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)之中。

三、促進(jìn)企業(yè)從傳統(tǒng)到供應(yīng)鏈采辦管理的轉(zhuǎn)變

1、從采購(gòu)管理向外部資源管理轉(zhuǎn)變

準(zhǔn)時(shí)化思想對(duì)企業(yè)的物流管理提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),需要改變傳統(tǒng)的單純?yōu)閹?kù)存而采購(gòu)的管理模式,提高采購(gòu)的柔性和市場(chǎng)響應(yīng)力,增加和供應(yīng)商的信息聯(lián)系和相互之間的合作,建立新的供需合作模式。供應(yīng)

鏈管理就是現(xiàn)代企業(yè)物流管理的新思想。即系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、集成性、同步性,外部資源管理是實(shí)現(xiàn)上述思想的一個(gè)重要的步驟。在傳統(tǒng)的采購(gòu)模式中,供應(yīng)商對(duì)采辦部門(mén)的要求不能得到實(shí)時(shí)的響應(yīng)。另

一方面,關(guān)于產(chǎn)品的質(zhì)量只能事后把關(guān),不能進(jìn)行實(shí)時(shí)控制,無(wú)法實(shí)現(xiàn)同步化運(yùn)作,而外部資源管理就是將事后把關(guān)轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮锌刂频挠行緩?使企業(yè)參與供應(yīng)商的產(chǎn)品設(shè)計(jì)和質(zhì)量控制過(guò)程,共同制定有關(guān)

產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等,使需求信息能很好地在供應(yīng)商的業(yè)務(wù)活動(dòng)中體現(xiàn)出來(lái),實(shí)現(xiàn)同步化運(yùn)營(yíng)。同時(shí),也是實(shí)施精細(xì)化生產(chǎn),零庫(kù)存生產(chǎn)的要求,是在生產(chǎn)控制中采用基于訂單流的準(zhǔn)時(shí)化生產(chǎn)模式,即努力實(shí)現(xiàn)生

產(chǎn)過(guò)程中的零缺陷、零庫(kù)存、零交貨期、零故障、零(無(wú))紙文書(shū)、零廢料、零事故、零人力資源浪費(fèi)。

2、從為庫(kù)存而采購(gòu)向?yàn)橛唵味少?gòu)轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的采辦模式是為了補(bǔ)充庫(kù)存,即為庫(kù)存而采購(gòu),因此制定的采購(gòu)計(jì)劃艱難適應(yīng)生產(chǎn)需求的變化,在供應(yīng)鏈管理模式下,客戶需求訂單驅(qū)動(dòng)生產(chǎn)訂單,生產(chǎn)訂單驅(qū)動(dòng)采購(gòu)訂單,采購(gòu)訂單再驅(qū)動(dòng)供應(yīng)商,這種準(zhǔn)

時(shí)化的訂單驅(qū)動(dòng)模式得以準(zhǔn)時(shí)響應(yīng)用戶的需求,從而降低了庫(kù)存成本,提高了物流的速度和庫(kù)存周轉(zhuǎn)率。

為了企業(yè)能夠更好的推廣應(yīng)用現(xiàn)代化(ERP)管理,做好企業(yè)內(nèi)部物流的供應(yīng)鏈管理,實(shí)現(xiàn)為訂單而采購(gòu)的轉(zhuǎn)變,當(dāng)前必須注意協(xié)調(diào)做好以下方面工作:

首先,企業(yè)必須站在戰(zhàn)略的高度考慮其供應(yīng)商,并與其建立戰(zhàn)略同盟,使各供應(yīng)商成為企業(yè)供應(yīng)鏈上的節(jié)點(diǎn),實(shí)現(xiàn)企業(yè)在供應(yīng)鏈競(jìng)爭(zhēng)上的領(lǐng)先地位。其次,對(duì)企業(yè)物流進(jìn)行流程再造。采辦與供應(yīng)的重點(diǎn)放在

協(xié)調(diào)各種計(jì)劃的執(zhí)行,實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈精細(xì)化運(yùn)作。再次,建立完善合理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng),使企業(yè)信息及時(shí)準(zhǔn)確、全面,在供應(yīng)鏈上信息資源共享,以利于供應(yīng)鏈上的各方實(shí)現(xiàn)同步化運(yùn)營(yíng),徹底改變企業(yè)信

息流程。最后,做好各方面的協(xié)調(diào)工作,在企業(yè)內(nèi)部,采辦部門(mén)的作用主要是做好與生產(chǎn)環(huán)節(jié)的溝通,協(xié)調(diào)供應(yīng)與生產(chǎn)的關(guān)系,在企業(yè)外部,采辦部門(mén)應(yīng)主動(dòng)參與供應(yīng)商的協(xié)調(diào)計(jì)劃,在資源共享的前提下,保證

供應(yīng)商不至于因?yàn)橘Y源分配不平的矛盾,保證供應(yīng)鏈的正常運(yùn)行。

3、逐步實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)時(shí)制采購(gòu)

準(zhǔn)時(shí)制采購(gòu)是為了消除庫(kù)存和不必要的浪費(fèi)而進(jìn)行持續(xù)性改進(jìn),要進(jìn)行準(zhǔn)時(shí)化生產(chǎn)必須有準(zhǔn)時(shí)的供應(yīng),供應(yīng)鏈管理需要準(zhǔn)時(shí)化采購(gòu)來(lái)保證供應(yīng)鏈的整體同步化運(yùn)作。因此,準(zhǔn)時(shí)化采購(gòu)是必然的要求,它和傳

統(tǒng)的采購(gòu)管理有許多不同,其中關(guān)于供應(yīng)商的選擇(數(shù)量與關(guān)系)質(zhì)量控制是其核心內(nèi)容,要實(shí)施準(zhǔn)時(shí)化采購(gòu),必須首先考慮做到一些工作,包括:

建立準(zhǔn)時(shí)化采購(gòu)團(tuán)隊(duì)。其主要職責(zé)是認(rèn)定和評(píng)估供應(yīng)商的信譽(yù)、能力、或與供應(yīng)商談判簽訂協(xié)議,及發(fā)放免檢證書(shū),負(fù)責(zé)供應(yīng)商的培訓(xùn)與教育;在這個(gè)準(zhǔn)時(shí)化采購(gòu)團(tuán)隊(duì)中采辦人員職責(zé):尋找貨源、商定價(jià)格,

發(fā)展與供應(yīng)商的協(xié)作關(guān)系并不斷改進(jìn)。

從產(chǎn)品質(zhì)量、供貨情況、應(yīng)變能力、地理位置、企業(yè)規(guī)模、財(cái)務(wù)狀況、技術(shù)能力、價(jià)格與其他供應(yīng)商的可替代性等,選擇最佳的供應(yīng)商,并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行有效的管理。

有步驟地實(shí)施準(zhǔn)時(shí)化采購(gòu),制定采購(gòu)策略,改進(jìn)當(dāng)前的采購(gòu)方式,減少供應(yīng)商數(shù)量,正確評(píng)價(jià)供應(yīng)商,向供應(yīng)商發(fā)免檢證。準(zhǔn)時(shí)化采購(gòu)和傳統(tǒng)的采購(gòu)方式的一個(gè)不同之處是買方不需要對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品進(jìn)行比較多的

檢驗(yàn)手續(xù),需要供應(yīng)商做到提供百分之百的合格產(chǎn)品,需要實(shí)現(xiàn)從預(yù)測(cè)的交貨方式向準(zhǔn)時(shí)化適時(shí)交貨方式轉(zhuǎn)變。

有效的開(kāi)展試點(diǎn)工作。在試點(diǎn)過(guò)程中取得企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)及領(lǐng)導(dǎo)的支持是很重要的,通過(guò)試點(diǎn)總結(jié)經(jīng)驗(yàn),為正式推廣實(shí)施準(zhǔn)時(shí)化采購(gòu)打好基礎(chǔ)。

做好供應(yīng)商的培訓(xùn)工作。確定雙方共同目標(biāo),只有供應(yīng)商也對(duì)準(zhǔn)時(shí)化采購(gòu)的策略和運(yùn)作方法有了認(rèn)識(shí)和理解,才能獲得供應(yīng)商的支持和配合,通過(guò)培訓(xùn)取得一致的目標(biāo),相互之間就能夠很好地協(xié)調(diào)。

結(jié)束語(yǔ):

現(xiàn)代化企業(yè)必須高度重視和完善采辦內(nèi)控機(jī)制,這樣才能做好企業(yè)供應(yīng)物流管理,直至做好企業(yè)的供應(yīng)鏈管理,轉(zhuǎn)變企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)為企業(yè)的供應(yīng)鏈之間的競(jìng)爭(zhēng),實(shí)現(xiàn)以合理的費(fèi)用,優(yōu)質(zhì)的服務(wù),最大限度地

滿足客戶的需要,在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中求自下而上謀發(fā)展。