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信息化是中小企業(yè)迎接新經(jīng)濟的挑戰(zhàn)，大幅提高運作效率、降低運營成本、把握新的商業(yè)機會的必由之路。東大阿爾派董事長劉積仁博士認為信息技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)管理的靈魂，它可以幫助企業(yè)進行生產(chǎn)管理、財務(wù)管理、資產(chǎn)管理、客戶管理，乃至幫助企業(yè)進行快速正確地決策。此外，通過運用信息技術(shù)還有降低企業(yè)生產(chǎn)、管理成本，為用戶提供個性化服務(wù)等諸多好處。

中小企業(yè)運用IT技術(shù)實現(xiàn)信息化改造有許多困難。首先是人才問題，中小企業(yè)很難找到一批IT業(yè)的高級人才；其次是中小企業(yè)管理仍未定型，隨著企業(yè)的高速成長，變動也很大，而應(yīng)用軟件在企業(yè)應(yīng)用的前提是管理程序化，這二者間形成了一對矛盾，不易解決；再次是目前市場上的中小企業(yè)信息化解決方案太昂貴，中小企業(yè)承擔(dān)不起；還有是軟件企業(yè)對中小企業(yè)的后續(xù)服務(wù)跟不上。所以實現(xiàn)中小企業(yè)的信息化要根據(jù)自己企業(yè)的實際情況選好突破口，從易到難，循序漸進。在恰當(dāng)?shù)臅r機做恰當(dāng)?shù)氖?，信息化才能成功?/p>

利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)辦公管理自動化

首先中小企業(yè)信息化的目的在于增進信息交流，包括公司內(nèi)的信息交流，這是通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)連通實現(xiàn)的?，F(xiàn)在的企業(yè)購買計算機后主要的目的是進行辦公，在辦公過程中如何實現(xiàn)辦公自動化成為企業(yè)最先考慮的問題。

辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)歷了三個發(fā)展階段，第一是實現(xiàn)個體工作自動化，以個人電腦和辦公套件為主要特征，第二是實現(xiàn)工作流程自動化，以網(wǎng)絡(luò)為中心，以非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的信息流（或工作流）為主要存儲和處理對象。它有利于在企業(yè)內(nèi)部建立通信基礎(chǔ)平臺，不僅提高了辦公的效率，減少了扯皮和內(nèi)耗，還增強了系統(tǒng)的安全性。第三階段以知識管理為核心，其目的在于達到整個企業(yè)的最終目標(biāo)，這就需要依靠先進的管理思想和方法。

辦公管理系統(tǒng)的三個發(fā)展階段中完成了兩個飛躍，即由數(shù)據(jù)處理向信息處理的飛躍，由信息處理向知識處理的飛躍。在辦公管理系統(tǒng)的發(fā)展中，使用辦公管理系統(tǒng)的人員范圍逐步擴大，由企業(yè)行政人員擴展到企業(yè)的管理層，再擴展到企業(yè)的全體員工。另外，在運作機制上，也是從辦公室的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理到企業(yè)內(nèi)部和外部信息的處理，再到有用知識的處理。從簡單的電子郵件、群件，到構(gòu)建Web應(yīng)用等各種方式中獲取、存儲、提煉和再用知識。

實現(xiàn)辦公管理的前提是建立企業(yè)的內(nèi)聯(lián)網(wǎng)和系統(tǒng)平臺，能夠完善地實現(xiàn)交流與協(xié)作。一方面要求硬件平臺的構(gòu)筑要合理，另一方面要求應(yīng)用系統(tǒng)在設(shè)計、規(guī)劃、實施上將交流與協(xié)作作為應(yīng)用的基礎(chǔ)進行考慮，能夠全面、完善的實現(xiàn)知識管理。內(nèi)聯(lián)網(wǎng)建立以后，知識就可以在互相交流中發(fā)展。聯(lián)系越廣越有效，信息就能得到越來越多和越好的共享。

平臺搭建起來后，可以把各部門的主要工作都搬到內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上來，當(dāng)然不能簡單地用計算機代替手工，通過信息化來逐步完善自己的管理。在實施過程中，首先要建立起郵件系統(tǒng)、公共信息系統(tǒng)，然后逐步深入，擴大實施范圍。讓員工在使用過程中體會到利用辦公自動化系統(tǒng)進行知識管理的動力和樂趣，這樣有利于整體系統(tǒng)的進行。

選擇辦公管理系統(tǒng)作為突破口的情況主要針對于那些硬件設(shè)施比較完善，辦公系統(tǒng)已初步建立，通過深入發(fā)揮其功能，促進企業(yè)的知識管理和辦公管理水平。辦公管理系統(tǒng)的實施一般都能成功，通過這種示范作用，讓員工了解信息化的意義，共同關(guān)心信息化進程。

從最基本的財務(wù)管理系統(tǒng)開始

財務(wù)軟件在我國的發(fā)展較早，現(xiàn)在大多完成了從“核算型”向“管理型”的發(fā)展，目前，我國財務(wù)管理信息化事業(yè)正處于大規(guī)模開發(fā)和運用“管理型”財務(wù)軟件的階段。所以在中小企業(yè)推廣財務(wù)管理系統(tǒng)基本沒有風(fēng)險，因為我們的財務(wù)體系比較固定，軟件系統(tǒng)已經(jīng)非常成熟。

但在在實施之前要注意選擇合適的財務(wù)軟件提供商。特別是要考慮提供商的服務(wù)能力，有的提供商提供的系統(tǒng)很先進，但服務(wù)跟不上也會影響系統(tǒng)的實施成功，特別是在應(yīng)用過程中會打擊使用人員的積極性。有的提供商的服務(wù)是免費的，但大多數(shù)服務(wù)是要收一定費用的，你要合計合計，當(dāng)然收費是合理的。還是考慮提供商的技術(shù)水平。這從一些側(cè)面可以獲得，例如看技術(shù)人員的能力可以通過看技術(shù)的學(xué)歷與待遇，看技術(shù)平臺可以看提供商的一些報告和介紹，還可以看外界對該提供商的評論。另外也要考慮其發(fā)展前景，我們不能尋找一家小公司，或許明天它就倒閉了那您企業(yè)就麻煩了。

這種方式適合那些運作還不規(guī)范，急需各項管理正規(guī)化的企業(yè)，因為管理上要變動的太多，財務(wù)管理也起到先行帶動的作用。

在中小企業(yè)實施信息化建設(shè)要主要的幾個問題：

作為中小企業(yè)，能夠投入信息化建設(shè)的資金肯定不會太多，不可能象巨頭一樣燒錢，更不能象國有企業(yè)一樣購進大量信息化設(shè)備后閑置。作為企業(yè)首先要考慮的是少花錢、多辦事。找出最需要信息化的地方進行重點投資，也就是尋找能夠明顯解決問題或能夠大幅度提高工作效率的切入點。正所謂：好鋼用在刀刃上。在設(shè)備和軟件的選擇上遵循好用、夠用、實用的原則。比如說：后臺數(shù)據(jù)庫，作為中小企業(yè)就沒有必要考慮什么DB2、或ORACLE。在考慮成本時絕對不能忽視人力成本和維護成本。

另外中小企業(yè)信息化過程中要讓領(lǐng)導(dǎo)層對信息化給予正確理解和足夠重視，信息化不是趕潮流，更不是一個門面，而是企業(yè)管理的一個有效的工具。在實施過程中要提高員工的素質(zhì)，加強基礎(chǔ)培訓(xùn)，讓所有人員都參與信息化建設(shè)?！肮珓?wù)員之家”版權(quán)所有

對于中小企業(yè)，實施信息管理的關(guān)鍵在于提高效率和效益，但限于企業(yè)規(guī)模，要仔細考慮如何邁出第一步，不能隨意選擇一個小軟件提供商就開始信息化工程。每個企業(yè)都有自己的特點，根據(jù)企業(yè)的性質(zhì)和產(chǎn)品的類別，決定尋找適合自己的突破口，企業(yè)信息化的道路并不平坦，但良好的開端對于全面信息化起著關(guān)鍵作用，所以選擇突破口十分重要。