摘要：隨著以辦公自動(dòng)化、社會(huì)信息化為核心的企業(yè)檔案管理模式的深入發(fā)展，檔案在企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展過(guò)程中起著越來(lái)越重要的作用。企業(yè)的不斷改革和發(fā)展，檔案在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的綜合建檔過(guò)程中和檔案管理中由單純的存放走向應(yīng)用、分析的道路，使之更好地為生產(chǎn)服務(wù)，還有很多需要研究和解決的實(shí)質(zhì)性問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；“五個(gè)統(tǒng)一”；信息化建設(shè)

1企業(yè)檔案存在的問(wèn)題

1.1企業(yè)檔案工作缺乏長(zhǎng)期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

企業(yè)檔案工作在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視下進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級(jí)工作。但達(dá)標(biāo)工作作為一項(xiàng)運(yùn)動(dòng)，一次考試在進(jìn)行，整個(gè)過(guò)程加班加點(diǎn)，在短時(shí)間內(nèi)取得了一定的效果，但達(dá)標(biāo)以后，就出現(xiàn)后力不足，沒(méi)有長(zhǎng)期性和連續(xù)性，再由于部分干部對(duì)檔案綜合管理的參與程度不夠，對(duì)檔案在企業(yè)中的重要作用的認(rèn)識(shí)不足，甚至有部分還認(rèn)為檔案室就是資料沒(méi)有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉(cāng)庫(kù)，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無(wú)計(jì)劃；在任務(wù)、無(wú)落實(shí)；有形式、無(wú)效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

1.2檔案工作缺乏制度化的管理程序

隨著以辦公自動(dòng)化、社會(huì)信息化為核心的企業(yè)檔案管理模式的深入發(fā)展，檔案在企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展過(guò)程中起著越來(lái)越重要的作用。企業(yè)的不斷改革和發(fā)展，檔案在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的綜合建檔過(guò)程中和檔案管理中由單純的存放走向應(yīng)用、分析的道路，使之更好地為生產(chǎn)服務(wù)，還有很多需要研究和解決的實(shí)質(zhì)性問(wèn)題。下面，筆者就此略談粗淺幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

一、企業(yè)檔案存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)檔案工作缺乏長(zhǎng)期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

企業(yè)檔案工作在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視下進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級(jí)工作。但達(dá)標(biāo)工作作為一項(xiàng)運(yùn)動(dòng)，一次考試在進(jìn)行，整個(gè)過(guò)程加班加點(diǎn)，在短時(shí)間內(nèi)取得了一定的效果，但達(dá)標(biāo)以后，就出現(xiàn)后力不足，沒(méi)有長(zhǎng)期性和連續(xù)性，再由于部分干部對(duì)檔案綜合管理的參與程度不夠，對(duì)檔案在企業(yè)中的重要作用的認(rèn)識(shí)不足，甚至有部分還認(rèn)為檔案室就是資料沒(méi)有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉(cāng)庫(kù)，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無(wú)計(jì)劃；在任務(wù)、無(wú)落實(shí)；有形式、無(wú)效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

（二）檔案工作缺乏制度化的管理程序

當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過(guò)程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進(jìn)入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過(guò)程中有的沒(méi)有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時(shí)間上，有時(shí)會(huì)累積起來(lái)一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室以一個(gè)班組存在，在行政上無(wú)法對(duì)各大部進(jìn)行管理，在進(jìn)行這項(xiàng)工作時(shí)，須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，本身的各項(xiàng)工作時(shí)間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明一項(xiàng)工作較為困難，各項(xiàng)工作開(kāi)展起來(lái)也較為困難，現(xiàn)在某些部門(mén)自設(shè)資料庫(kù)，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒(méi)有按期歸還。

一、企業(yè)檔案存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)檔案工作缺乏長(zhǎng)期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

企業(yè)檔案工作在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視下進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級(jí)工作。但達(dá)標(biāo)工作作為一項(xiàng)運(yùn)動(dòng)，一次考試在進(jìn)行，整個(gè)過(guò)程加班加點(diǎn)，在短時(shí)間內(nèi)取得了一定的效果，但達(dá)標(biāo)以后，就出現(xiàn)后力不足，沒(méi)有長(zhǎng)期性和連續(xù)性，再由于部分干部對(duì)檔案綜合管理的參與程度不夠，對(duì)檔案在企業(yè)中的重要作用的認(rèn)識(shí)不足，甚至有部分還認(rèn)為檔案室就是資料沒(méi)有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉(cāng)庫(kù)，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無(wú)計(jì)劃；在任務(wù)、無(wú)落實(shí)；有形式、無(wú)效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

（二）檔案工作缺乏制度化的管理程序

當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過(guò)程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進(jìn)入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過(guò)程中有的沒(méi)有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時(shí)間上，有時(shí)會(huì)累積起來(lái)一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室以一個(gè)班組存在，在行政上無(wú)法對(duì)各大部進(jìn)行管理，在進(jìn)行這項(xiàng)工作時(shí)，須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，本身的各項(xiàng)工作時(shí)間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明一項(xiàng)工作較為困難，各項(xiàng)工作開(kāi)展起來(lái)也較為困難，現(xiàn)在某些部門(mén)自設(shè)資料庫(kù)，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒(méi)有按期歸還。

（三）缺乏運(yùn)用辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理方法進(jìn)行更新改造

實(shí)踐表明，建立企業(yè)綜合評(píng)價(jià)制度，對(duì)促進(jìn)企業(yè)講究經(jīng)營(yíng)道德、提高經(jīng)濟(jì)效益、履行社會(huì)責(zé)任具有重要的推動(dòng)作用。我國(guó)正在進(jìn)行實(shí)行市場(chǎng)體制的各種建設(shè)，其間不可忽視建立嚴(yán)格、有效的企業(yè)綜合評(píng)價(jià)制度。企業(yè)綜合評(píng)價(jià)制度，一般包括評(píng)價(jià)基本目標(biāo)確定、評(píng)價(jià)指標(biāo)體系、指標(biāo)綜合評(píng)價(jià)方法和公開(kāi)評(píng)價(jià)結(jié)果四個(gè)方面。本文專門(mén)研究企業(yè)綜合評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，試圖為統(tǒng)一人們這方面的認(rèn)識(shí)和實(shí)務(wù)做法提供一些基本思路。

一、評(píng)價(jià)模式的基本結(jié)構(gòu)

我國(guó)目前企業(yè)綜合評(píng)價(jià)指標(biāo)體系有四套:一是財(cái)務(wù)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，包括八大指標(biāo)；二是經(jīng)濟(jì)效益評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，包括十項(xiàng)指標(biāo)；三是綜合評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，包括六類十二個(gè)指標(biāo)；四是資本增值保值考評(píng)指標(biāo)體系，包括一個(gè)主導(dǎo)指標(biāo)和若干個(gè)輔助指標(biāo)。前兩個(gè)指標(biāo)體系，由財(cái)政部，第三種指標(biāo)體系是國(guó)家經(jīng)貿(mào)委和國(guó)家統(tǒng)計(jì)局公布的，第四種指標(biāo)體系來(lái)自于國(guó)家國(guó)有資產(chǎn)管理局的規(guī)定。多頭重復(fù)，缺乏嚴(yán)肅性和有效性，這可能是我國(guó)目前企業(yè)評(píng)價(jià)制度存在的比較突出的問(wèn)題。我們姑且不去深究這些評(píng)價(jià)制度實(shí)際效果如何，就各部門(mén)對(duì)比所作的說(shuō)明本身來(lái)看，如此多重的企業(yè)評(píng)價(jià)制度實(shí)無(wú)必要。筆者認(rèn)為，目前多頭評(píng)價(jià)企業(yè)的狀況必須改變。在中國(guó)，對(duì)企業(yè)進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)的指標(biāo)體系，宏觀上只能設(shè)置一套，否則，整個(gè)企業(yè)綜合評(píng)價(jià)將出現(xiàn)無(wú)序混亂、難以規(guī)范的局面。

二、評(píng)價(jià)目標(biāo)

企業(yè)綜合評(píng)價(jià)的主要目標(biāo)，是指建立企業(yè)綜合評(píng)價(jià)指標(biāo)體系及其公開(kāi)考評(píng)制度應(yīng)起到哪些作用?？茖W(xué)、合理、有效的企業(yè)綜合評(píng)價(jià)制度，應(yīng)該能有力地促進(jìn)企業(yè)注重財(cái)務(wù)目標(biāo)、財(cái)務(wù)實(shí)績(jī)和財(cái)務(wù)紀(jì)律。從具體的操作功能上講，企業(yè)綜合評(píng)價(jià)必須具有導(dǎo)向效能，即：它的實(shí)施將使企業(yè)自覺(jué)地兼及長(zhǎng)期發(fā)展和短期利潤(rùn)，并能講求經(jīng)營(yíng)道德和履行社會(huì)責(zé)任，嚴(yán)格做到遵紀(jì)守法。企業(yè)綜合評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的建立，要以充分滿足上述要求為出發(fā)點(diǎn)。

企業(yè)財(cái)務(wù)目標(biāo)，規(guī)范意義上說(shuō)是企業(yè)價(jià)值最大化，用我們通常的說(shuō)法，是使企業(yè)有較強(qiáng)的發(fā)展后勁。對(duì)此衡量，一般從兩個(gè)方面入手：1.立足過(guò)去若干年財(cái)務(wù)實(shí)績(jī)指標(biāo)，看企業(yè)是處于發(fā)展、停滯或萎縮狀態(tài)。2.依據(jù)當(dāng)前企業(yè)在技術(shù)、人力、產(chǎn)品市場(chǎng)及信息等資源開(kāi)發(fā)上的投入社會(huì)責(zé)任的履行狀況，看企業(yè)前景好壞。財(cái)務(wù)實(shí)績(jī)是指企業(yè)擁有資源的利用程度和質(zhì)量，一般以資產(chǎn)流動(dòng)性、收益性、安全性等指標(biāo)衡量，這方面國(guó)內(nèi)外已有很多成熟的指標(biāo)體系可資運(yùn)用。財(cái)務(wù)紀(jì)律，這是我們以往企業(yè)評(píng)價(jià)中沒(méi)有得到應(yīng)有重視的一個(gè)方面?，F(xiàn)有的各種企業(yè)評(píng)價(jià)制度之所以沒(méi)有取得多大的實(shí)效，可能與此直接相關(guān)。從理論上分析，企業(yè)綜合評(píng)價(jià)失去了對(duì)財(cái)務(wù)紀(jì)律的導(dǎo)向功能，則財(cái)務(wù)目標(biāo)和財(cái)務(wù)實(shí)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)也就只能是形式而最終失去了積極意義。在實(shí)踐中，一個(gè)企業(yè)若不能很好地執(zhí)行財(cái)經(jīng)紀(jì)律，那么，財(cái)務(wù)實(shí)績(jī)必然是虛假的，財(cái)務(wù)目標(biāo)最終將被架空。因此，離開(kāi)了企業(yè)遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律的評(píng)價(jià)，對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)目標(biāo)和財(cái)務(wù)實(shí)績(jī)的評(píng)價(jià)就肯定是空洞的甚至是毫無(wú)意義的?；诖耍覀冋J(rèn)為，必須把財(cái)務(wù)紀(jì)律納入企業(yè)綜合評(píng)價(jià)范圍?？傊?，一個(gè)科學(xué)合理的企業(yè)綜合評(píng)價(jià)指標(biāo)體系及其評(píng)價(jià)制度，僅要求企業(yè)關(guān)注財(cái)務(wù)目標(biāo)和財(cái)務(wù)實(shí)績(jī)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，而且往往無(wú)法取得積極的效果，應(yīng)該具有強(qiáng)烈的促使企業(yè)自覺(jué)地執(zhí)行財(cái)經(jīng)紀(jì)律的功能。由此，我們明確了企業(yè)綜合評(píng)價(jià)指標(biāo)體系應(yīng)包括的三個(gè)基本內(nèi)容：財(cái)務(wù)目標(biāo)、財(cái)務(wù)實(shí)績(jī)、財(cái)務(wù)紀(jì)律。

財(cái)務(wù)報(bào)告作為企業(yè)綜合財(cái)務(wù)狀況的“代言人”受到了股東、債權(quán)人、政府部門(mén)等相關(guān)利益人的廣泛關(guān)注。作為企業(yè)“形象代表”的財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)具有真實(shí)性和可靠性。然而由于多方面的原因和各種利益因素，財(cái)務(wù)報(bào)告正逐漸失去其本來(lái)面目。從下面一連串觸目驚心的數(shù)字就能看到該問(wèn)題的嚴(yán)重性。震驚世界的安然公司，涉嫌欺詐金額為6億美元，然而與世通和施樂(lè)相比相形見(jiàn)絀。世通公司欺詐金額高達(dá)38億美元，而施樂(lè)則更為驚人——5年虛報(bào)60億美元。我國(guó)的銀廣夏從1995年的造假利潤(rùn)200余萬(wàn)元開(kāi)始，到2000年竟高達(dá)5億多元。這一串串?dāng)?shù)字的背后是國(guó)家經(jīng)濟(jì)的動(dòng)蕩、社會(huì)誠(chéng)信的喪失和投資者的巨額損失。

所謂財(cái)務(wù)報(bào)告粉飾是指企業(yè)為了滿足特定目的需要，對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)告進(jìn)行技術(shù)處理的過(guò)程。財(cái)務(wù)報(bào)告粉飾是企業(yè)與各相關(guān)利益主體相互“博弈”的結(jié)果。因?yàn)橄嚓P(guān)利益主體是多方面的，企業(yè)進(jìn)行粉飾的動(dòng)機(jī)也不盡相同，但主要有以下幾種：為了獲得上市資格；為了取得配股權(quán)；為了募集資金；為了減少納稅；為了提高經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)；為了避免ST或PT處罰。隨著經(jīng)濟(jì)的日益發(fā)展，各種高科技金融工具及其金融衍生工具層出不窮，財(cái)務(wù)報(bào)告粉飾行為不僅是高智商、高科技、高水平的活動(dòng)，而且還具有高創(chuàng)新、高隱蔽、高發(fā)展趨勢(shì)。所以，有必要對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)告粉飾行為的防范措施進(jìn)行研究。

一、完善上市公司的治理結(jié)構(gòu)

所有權(quán)和經(jīng)營(yíng)權(quán)相分離導(dǎo)致了投資者與管理者之間的信息嚴(yán)重不對(duì)稱，這是產(chǎn)生財(cái)務(wù)報(bào)告粉飾行為的原因之一。由于我國(guó)較大部分上市公司是通過(guò)國(guó)有企業(yè)改組上市的，國(guó)有企業(yè)的所有者缺位、內(nèi)部控制失靈使得該問(wèn)題更加突出。加上國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)者并不具備承擔(dān)資產(chǎn)責(zé)任的能力，他們對(duì)國(guó)有資產(chǎn)支配權(quán)利的獲得不是以自身資產(chǎn)責(zé)任能力為前提，國(guó)家作為所有者將資產(chǎn)支配權(quán)委托出去，最終風(fēng)險(xiǎn)仍由國(guó)家（所有者）承擔(dān)，這樣就助長(zhǎng)了企業(yè)經(jīng)營(yíng)者違法造假的行為的產(chǎn)生。國(guó)有企業(yè)的經(jīng)營(yíng)者多數(shù)由政府和行政主管部門(mén)任命，他們一般對(duì)上級(jí)負(fù)責(zé)，不承擔(dān)資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)責(zé)任。當(dāng)他們不能改變經(jīng)營(yíng)狀況，提升經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)時(shí)就可能通過(guò)操縱會(huì)計(jì)政策粉飾財(cái)務(wù)報(bào)表，以保住自己的位子，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)自身利益最大化。針對(duì)這一情況，國(guó)有企業(yè)應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手：

（一）完善產(chǎn)權(quán)制度。一方面，在16字方針即“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開(kāi)、管理科學(xué)”的指導(dǎo)下，明確國(guó)有企業(yè)管理者的權(quán)利和義務(wù)，對(duì)他們的業(yè)績(jī)不能僅以財(cái)務(wù)指標(biāo)進(jìn)行考核，還應(yīng)考核其領(lǐng)導(dǎo)能力及戰(zhàn)略規(guī)劃能力；另一方面，還要盡快建立起符合我國(guó)國(guó)情的現(xiàn)代企業(yè)管理制度，使企業(yè)各方面的管理都規(guī)范化、程序劃。

（二）建立內(nèi)部控制制度。企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制失靈，勢(shì)必使得財(cái)務(wù)報(bào)告粉飾變得暢通無(wú)阻，因此，引進(jìn)獨(dú)立董事是必要的。獨(dú)立董事應(yīng)保持獨(dú)立性，而不能是一個(gè)虛設(shè)位子，他們不僅要顧及大股東的權(quán)益，更要代表中小股東的利益。另外，認(rèn)真執(zhí)行國(guó)有企業(yè)稽查特派員制度也是完善內(nèi)部控制制度很重要的一個(gè)措施。