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摘要：隨著國家政策的不斷變化，人事檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展中的占比也越來越重，逐漸成為單位工作開展中的重要組成部分，因此對事業(yè)單位人事檔案管理工作也愈加重視。在新時期背景下，要不斷創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理工作，加快人事檔案建設進度，有效提升相關(guān)人員的檔案管理水平，保證人事檔案管理能夠在事業(yè)單位的發(fā)展中發(fā)揮關(guān)鍵性的指導作用。本文圍繞現(xiàn)階段人事檔案管理的發(fā)展趨勢，分析人事檔案創(chuàng)新管理的必要性，探討檔案管理工作的創(chuàng)新策略與方法，不斷提升事業(yè)單位人事檔案建設水平，確保人事檔案管理對單位發(fā)展的促進作用。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；創(chuàng)新舉措

人事檔案作為事業(yè)單位優(yōu)化人員配置資源的理論依據(jù)，科學有效的人事檔案管理制度既能為人力資源工作提供有力的支撐，又能促進事業(yè)單位的經(jīng)濟效益最大化發(fā)展。但是，在實際的人事檔案管理中，仍然存在諸多問題，如檔案內(nèi)容不完善、檔案標準不統(tǒng)一、檔案信息化水平不高等，這些問題的存在均阻礙了人事檔案建設水平和管理水平的進步與發(fā)展。因此，為切實保障人事檔案對事業(yè)單位發(fā)展的促進作用，必須對原有的人事檔案管理加以改進和創(chuàng)新，保證各項工作開展的合理性、科學性、有序性、真實性，以及檔案內(nèi)容的數(shù)字化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，進而更好地服務于事業(yè)單位的發(fā)展。

一、人事檔案管理創(chuàng)新的必要性

1.人事檔案是人力資源工作開展的重要依據(jù)

從人事檔案的作用來看，人事檔案是人才選拔、人力資源配置等各項工作的重要依據(jù)。就人才選拔方面而言，事業(yè)單位在錄用人才或者是提拔干部時，必然需要對應聘和提拔的人員有一個全面的了解，此時就需要通過查閱應聘人員和提拔干部的人事檔案，由此了解他們的基本信息、工作歷史等，從而選拔出單位所需的人才。因此，需要加強人事檔案管理，創(chuàng)新人事檔案管理方法，以保障人事檔案信息的完整性、真實性，為人才選拔提供可靠的依據(jù)。另外，通過人事檔案管理創(chuàng)新，也能為人力資源實現(xiàn)最佳配置奠定基礎。人事檔案記錄的是個人的歷史信息，是人事工作中不可或缺的信息資料。加強人事檔案管理，可讓事業(yè)單位更了解人和善于用人，有助于提高人力資源積極作用和效率。

2.人事檔案管理創(chuàng)新是新時期體制變革的必然要求

如今，人事檔案管理在事業(yè)單位工作中的作用日漸凸顯，如何科學有效地管理人事檔案，成為事業(yè)單位進一步發(fā)展的重要內(nèi)容。有些單位的管理人員缺乏對人事檔案管理的關(guān)注，以至于管理工作中存在諸多問題，如檔案標準內(nèi)容不完善、檔案標準不統(tǒng)一、檔案信息化水平不高等，不僅制約了人事檔案建設水平的進步，還阻礙了事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。因此，為確保單位能夠有更高層次的發(fā)展，就必須要做好人事檔案管理工作，重視人事檔案管理的創(chuàng)新，積極引進先進現(xiàn)代技術(shù)，從而提升人事檔案工作效率和質(zhì)量。

二、人事檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1.管理人員缺乏對人事檔案的正確認識

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，在諸多因素的影響下，使得人事檔案管理問題愈發(fā)突出，目前普遍存在基層單位從上到下不重視人事檔案管理的現(xiàn)象，工作重心放在績效考核、項目運營、業(yè)績指標等模塊，忽視人事檔案的管理，特別是在管理崗位的培養(yǎng)工作中，單位負責人沒有制定長遠的培訓規(guī)劃和具體策略，造成檔案管理工作常出現(xiàn)滯后性和不合理的情況。由于管理人員自身的專業(yè)素養(yǎng)不高，對人事檔案管理工作的理解不到位，使其在實際工作中，僅是對人員的信息進行存儲和歸檔，缺乏深入挖掘人事檔案的意識，導致檔案廢棄、人檔分離等現(xiàn)象普遍存在，無法發(fā)揮出人事檔案的價值作用。

2.基礎設施建設不完善

由于事業(yè)單位對檔案管理的認識并不全面，缺乏對人事檔案管理的重視，所以在檔案管理基礎設施建設上也缺少投入，增加了新時期人事檔案管理創(chuàng)新和優(yōu)化的難度。事實上，人事檔案管理本身就具備服務性較強的職能，在實際工作中，所涉及的服務對象、服務內(nèi)容較多，而由于一些事業(yè)單位缺乏對人事檔案管理的重視，導致基礎設備設施建設不完善，所使用的軟硬件設備較滯后，同時在信息交流互通時也存在阻礙，使得信息傳遞效率不高，無法滿足新時期人事檔案管理的需求，也不利于人事檔案的完整與安全。此外，有些基層事業(yè)單位的基礎設備設施與人事檔案管理不匹配，管理環(huán)節(jié)存在較多的漏洞和安全問題，如檔案管理部門缺少實時監(jiān)管系統(tǒng)，一旦軟件和系統(tǒng)被不法分子入侵，很可能會出現(xiàn)數(shù)據(jù)被篡改、丟失、失效等情況，造成最終的人事檔案管理信息缺乏真實性和完整性。另外，還有一些單位在實體的人事檔案管理中，防火災、防盜竊、防潮等措施落實不足，導致人事檔案存在諸多安全隱患，難以保障人事檔案的完整性。

3.檔案標準不統(tǒng)一

現(xiàn)階段，人事檔案管理標準不統(tǒng)一的問題也較突出。首先，一些單位并沒有建立完善的檔案標準，導致檔案在傳遞過程中出現(xiàn)材料短缺、遺漏等問題。實際上，檔案隨著人走，在有人員調(diào)動的情況下，人事檔案會在部門間傳遞，倘若沒有統(tǒng)一的管理標準，就難以從源頭上保證檔案的質(zhì)量，不利于保證人事檔案的完整性，也與新形勢下人事檔案精細化管理工作不相適應。其次，在檔案標準不統(tǒng)一的情況下，單位與單位之間也沒有做好妥當?shù)臏贤ê吐?lián)系，各部門之間缺乏一個有效的交接渠道，使得人事檔案在傳遞過程中容易出現(xiàn)遺漏，管理部門在獲取檔案時，有可能是不完整的資料信息，這在一定程度上增加了人事檔案管理的難度。

4.檔案信息化水平不高

目前，許多事業(yè)單位的檔案管理缺乏對信息化技術(shù)的應用，對于本身較復雜且高水平的人事管理工作而言，在缺少相對優(yōu)勢環(huán)境下，并不利于工作效率與工作質(zhì)量的提升。有的單位雖然開展了信息化建設，但只是簡單構(gòu)建了信息儲備庫，且只有少量的信息錄入，與新時期檔案全面信息化的要求不相適應。另外，相關(guān)的檔案信息化管理工作要求工作人員必須具備專業(yè)技術(shù)能力，人員綜合素質(zhì)不高也限制了信息化檔案管理平臺的建設，不利于事業(yè)單位內(nèi)部各項工作的開展。

5.檔案管理人員執(zhí)業(yè)水平不高

新形勢背景下，對事業(yè)單位人事檔案管理提出了更嚴格的標準，檔案管理人員身為各項工作的執(zhí)行者，應不斷提升自身的綜合能力。但從現(xiàn)實情況來看，受到傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，有些檔案管理人員的執(zhí)業(yè)水平和專業(yè)知識儲備不高，缺乏對大數(shù)據(jù)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)的正確認識。由于相關(guān)的專業(yè)技術(shù)訓練和培訓活動較少，不僅阻礙了事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設的進程，而且也容易引發(fā)各種失誤和問題，進而無法為事業(yè)單位的相關(guān)工作及決策提供可靠的數(shù)據(jù)支持。另外，人事檔案管理本身是一項專業(yè)性強的工作，在實際操作中需要具備較強的理論方法以實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范性。根據(jù)大數(shù)據(jù)調(diào)查顯示，現(xiàn)階段人事管理行業(yè)的發(fā)展并不景氣，工作環(huán)境和待遇水平普遍較低，以至于大部分專業(yè)人員不愿選擇該崗位。因此，事業(yè)單位想要彌補管理崗位的空缺，只能降低招聘的要求和條件，或者采用調(diào)換崗的方式，調(diào)用一些經(jīng)驗相對豐富的人員來開展這項工作，也有單位會招聘一些具有類似從業(yè)經(jīng)歷的人員，組建的檔案管理隊伍專業(yè)化水平并不高，很大程度上限制了人事檔案建設水平的提升。6.人事檔案管理效率有待提升隨著國家政策和規(guī)章制度的不斷優(yōu)化，人們普遍認為人事檔案資料有很強的保密性，很多事業(yè)單位忽視人力資源管理存在的必要性，缺乏對人事檔案資源的合理化開發(fā)與應用。在單位內(nèi)部的管理中，人事檔案資料常保存在特定的管理部門，在日常生活中的利用率有待提升，最終導致單位內(nèi)部的資料越來越多，失去原有的應用價值。除此之外，有些檔案的管理方式比較落后，已無法滿足社會經(jīng)濟發(fā)展的需要，使人事檔案資料不具備時效性和適用性，阻礙了人事檔案建設水平的發(fā)展和升華。

三、提升人事檔案建設創(chuàng)新管理策略

1.加大對人事檔案建設的重視，提升對檔案管理的認識

為貫徹落實人事檔案建設水平的提升，事業(yè)單位的負責人必須加強對人事檔案建設工作的重視，增加各環(huán)節(jié)的資金投入，建立健全科學的檔案管理制度，優(yōu)化管理機制，根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展狀態(tài)，制定長遠的戰(zhàn)略目標和規(guī)劃部署。首先，事業(yè)單位應完善原有的管理體系，明確各環(huán)節(jié)工作人員的內(nèi)容和職責，配置專業(yè)的人事檔案信息管理人員，切實保障檔案管理工作的規(guī)范化、標準化和科學化。其次，構(gòu)建科學合理的薪酬激勵機制和績效考核體系，激發(fā)管理人員的工作積極性。將相關(guān)的考核制度落實到工作環(huán)節(jié)之中，逐步建立公平、公正、公開的工作環(huán)境，確保管理人員之間的良性競爭。不定期對人事檔案管理人員展開專業(yè)培訓工作，引導管理人員樹立正確的檔案管理理念。借用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的優(yōu)勢，創(chuàng)設線上檔案管理平臺，不斷拓展人事檔案管理的規(guī)模和渠道，提高人事檔案管理工作效率。

2.優(yōu)化人事檔案管理的資源配置

良好的資源配置能夠有效提升人事檔案管理的建設水平，為事業(yè)單位的發(fā)展注入源源不斷的動力。為順應新時期社會經(jīng)濟的發(fā)展，事業(yè)單位應自上而下地整合內(nèi)部資源，借鑒和參考其他單位或部門的人事檔案管理模式，根據(jù)自身實際的戰(zhàn)略規(guī)劃和發(fā)展目標，不斷對人事檔案管理工作進行創(chuàng)新、優(yōu)化和完善。結(jié)合下一步工作的相關(guān)要求，制定長遠、高效的管理制度和方案，規(guī)范管理人員的工作行為和工作態(tài)度，盡快構(gòu)建現(xiàn)代化的基礎設施建設。通過對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應用，將檔案管理資料信息由紙質(zhì)版向數(shù)字版轉(zhuǎn)變，切實保障信息的完整性、規(guī)范性、科學性和安全性。優(yōu)化內(nèi)部的人力資源配置，組建一支高水平、高素質(zhì)、高技能的管理團隊，建立信息化網(wǎng)絡檔案管理平臺，借助智能設備和軟件，對相關(guān)信息進行數(shù)字化處理，彌補傳統(tǒng)人工錄入的不足，在節(jié)約人力、物力、財力的基礎上，提高人事檔案管理的實效性和實用性，使人事檔案管理工作更加便捷。

3.明確統(tǒng)一的檔案管理規(guī)則，完善人事檔案管理系統(tǒng)

新時期，事業(yè)單位需要制定落實科學合理的管理制度，結(jié)合我國有關(guān)法律法規(guī)，建立完善統(tǒng)一的檔案標準，做好基本的安全管理標準和規(guī)范。事業(yè)單位想要從根本上解決人事檔案管理工作中的弊端，必須正確認識人事檔案部門的重要性。在日常的人事檔案管理中，以提升人事檔案建設水平為出發(fā)點，不斷完善人事檔案管理系統(tǒng)，明確管理的細則和權(quán)利。在人事檔案資料與信息的歸檔工作中，加大審核、驗收的要求和難度，切實保證檔案內(nèi)容的完整、真實和合理，避免出現(xiàn)信息篡改、丟失的情況。若在人事檔案審核中發(fā)現(xiàn)問題，應嚴格按照相關(guān)規(guī)定及時整改處理，追究相應責任人的責任，確保人事檔案形成的真實性和嚴肅性。除此之外，事業(yè)單位必須制定嚴格規(guī)范的審批制度，增加對資料查閱、借閱、接收、傳遞、上傳、分類、歸檔等細節(jié)工作的監(jiān)督。一旦歸檔資料出現(xiàn)以上的交接工作，必須由專業(yè)人員及時記錄和登記，若沒有管理人員的審核，一律不得查借閱檔案，材料短缺、身份不明確等情況也不得轉(zhuǎn)接。另外，對于人事檔案信息的管理工作，必須嚴格遵守規(guī)章制度，對所需信息及時存儲和備份，最大程度保障人事檔案信息安全性和管理效果。

4.提升人事檔案管理信息化

基于“大數(shù)據(jù)”的互聯(lián)網(wǎng)時代，各種信息的傳輸速度極快，為事業(yè)單位提升人事檔案建設水平提供了有力的技術(shù)支持。針對互聯(lián)網(wǎng)信息共享、資源眾多的特性，事業(yè)單位可以不斷建設與完善人事檔案信息化管理系統(tǒng)，借助電子數(shù)據(jù)平臺，隨時隨地對人事檔案進行高效收集、整理、查詢及檢閱。事業(yè)單位應深入落實信息化管理平臺的監(jiān)督控制工作，明確和規(guī)范人事檔案管理的信息化標準。同時，在搭建信息化管理平臺后，組織人事檔案管理人員開展專業(yè)的實操訓練和技術(shù)培訓，以便工作人員能得心應手地操作電子信息系統(tǒng)，開展現(xiàn)代化的管理模式，借助科學技術(shù)提升工作的效率和效果。另外，為了保證人事檔案管理信息錄入、保管及檢閱等功能實現(xiàn)，全面應用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提升信息化數(shù)據(jù)系統(tǒng)的利用效率。并且，針對人事檔案信息中涉及個人隱私的信息，還需要落實權(quán)限加密技術(shù)，充分保障人事檔案管理工作的真實性和安全性。

5.提高人事檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

事業(yè)單位人事檔案建設水平的提升，離不開檔案管理人員的辛苦付出。因此，單位負責人必須加強對檔案管理人員綜合素質(zhì)的重視，深入了解其職業(yè)需求，不定期對檔案管理人員進行專業(yè)化培訓，在具體的培訓中，不僅要注重人事檔案管理人員專業(yè)基礎知識的培養(yǎng)，還要提升其信息化技術(shù)應用水平。同時，根據(jù)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理信息化的發(fā)展需求，積極引進專業(yè)的高端人才，深入分析和挖掘大數(shù)據(jù)信息，從而提升事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設水平。

6.多措并舉提升人事檔案利用水平

首先，與時俱進樹立科學發(fā)展觀念，用創(chuàng)新的思路及有效的改革措施推進工作，嚴格規(guī)范人事檔案的管理和利用，秉持實事求是的原則，增強檔案利用的規(guī)范性。其次，充分利用電子化、數(shù)據(jù)化等技術(shù)形式，及時更新現(xiàn)有的資料檔案，顯示檔案的使用動態(tài)，以便后續(xù)檔案的開發(fā)利用。最后，基于人事檔案高效利用的基礎上，加強現(xiàn)代化信息技術(shù)的運用，革新固有的管理模式，探索更多檔案管理的服務項目，如將互聯(lián)網(wǎng)平臺與電子檔案信息系統(tǒng)對接，在需要查閱或調(diào)取資料檔案時，可提前預約，之后便可及時在準確的時間內(nèi)調(diào)取。另外，積極開發(fā)應用檢索工具，減少人工查找的工作量，促使檔案信息高度集成，從而提升人事檔案利用效率和水平。

四、結(jié)語

總之，對于事業(yè)單位而言，人事檔案管理尤其重要。事業(yè)單位應重視人事檔案管理的創(chuàng)新，提升人事檔案建設水平，以更好地發(fā)揮人事檔案在服務單位人事工作上的作用，從而更好地保障人事檔案管理的規(guī)范化、科學化、信息化，實現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展。

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作者:呂序翰 單位:濟南市農(nóng)業(yè)綜合行政執(zhí)法支隊