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摘要：近些年，我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，先進技術(shù)在很多行業(yè)和領(lǐng)域都得到廣泛應(yīng)用，檔案管理工作也因此走上了現(xiàn)代化、信息化的道路。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，電子信息的安全防護也逐漸成了各行業(yè)關(guān)注的重點話題，電子文件和檔案的安全與否，和單位發(fā)展有著密切聯(lián)系。但就目前情況來看，很多單位在電子資料管理中都存在著不完善的地方，安全防護工作不到位，很容易受到病毒和黑客攻擊，造成關(guān)鍵數(shù)據(jù)丟失。基于此，本文對電子文件和電子檔案管理中的信息安全問題進行分析，并提出解決對策。

關(guān)鍵詞：電子文件；電子檔案管理；信息安全

電子檔案管理模式是以計算機、互聯(lián)網(wǎng)為技術(shù)的一種檔案管理模式，是基于傳統(tǒng)檔案工作方式的創(chuàng)新。電子文件和電子檔案管理充分發(fā)揮了先進技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，無論是在檔案收集還是管理方面的效率都大幅度提升。但是由于該技術(shù)在我國尚處于初期發(fā)展階段，很多工作還不完善，電子資料的安全性問題就是其中之一。因此，對電子文件和電子檔案的信息安全問題進行分析具有重要意義。

一、電子文件與電子檔案管理的特點

1.多樣化

近些年，我國各行業(yè)和領(lǐng)域發(fā)展迅速，越來越多單位都大力開展信息化建設(shè)，導(dǎo)致資料收集和處理也更為多樣。為更好地順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，很多單位都建立了信息化管理系統(tǒng)，各部門之間的聯(lián)系更為緊密；

2.高效化

傳統(tǒng)文件和檔案管理工作多依靠人工進行，在收集、記錄、編碼、歸檔等各環(huán)節(jié)需要耗費大量時間，且容易出現(xiàn)工作失誤，難以保證工作質(zhì)量。而電子文件電子檔案管理，能夠利用計算機來代替人工進行作業(yè)，既能夠節(jié)約資料儲存空間，以及紙張、人工費用；還大大提升了檔案工作效率。

3.共享化

互聯(lián)網(wǎng)最突出的優(yōu)勢就是資源共享。傳統(tǒng)檔案管理工作模式較為單一，各部門之間的聯(lián)系并不緊密，容易出現(xiàn)“信息孤島”的問題，在資料借閱方面往往要歷經(jīng)多項手續(xù)，十分煩瑣。而在電子文件和電子檔案的輔助下，各部門能夠?qū)崿F(xiàn)無障礙的數(shù)據(jù)傳輸和交流，消除了傳統(tǒng)工作模式的隔閡。

二、電子文件和電子檔案管理工作現(xiàn)狀

由于電子文件和電子檔案管理工作在我國發(fā)展時間并不長，在很多方面依然處于初級發(fā)展階段，面臨著較多問題，具體如下：

1.管理因素

部分單位在日常管理中，沒有授予檔案部門較高的權(quán)限，文書檔案、聲像檔案、干部人事檔案等都分別由不同的部門管理。這種分散的管理模式難以提升檔案管理水平，當(dāng)電子檔案的統(tǒng)籌管理難以落實到位時，部分檔案出現(xiàn)安全問題的可能性也會大大增加。

2.技術(shù)因素

電子文件和電子檔案管理的安全性需要硬件、軟件的有力支持，而如果電子資料在傳輸、提取、歸檔中操作不當(dāng)，或是軟件系統(tǒng)崩潰，就會造成資料泄露和丟失。且當(dāng)前不管是硬件還是軟件，其更新速度都比較快，如果有關(guān)單位并未做到與時俱進，對設(shè)備和系統(tǒng)進行更新，就會對數(shù)據(jù)的安全性帶來影響。

3.制度因素

完善的制度體系是各項工作能夠順利開展的重要保障，有的部門內(nèi)部管理十分混亂，未能及時對制度漏洞進行修改和調(diào)整有的部門在電子文件管理方面，依然沿用紙質(zhì)檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致工作無章可循。

4.人為因素

即便應(yīng)用了信息化的檔案文件管理系統(tǒng)，但很多工作依然需要人工操作來完成。在實際工作中，受到專業(yè)能力、個人情緒、工作態(tài)度等各方面因素的影響，導(dǎo)致電子文件和電子檔案管理工作存在著較多漏洞。部分人員專業(yè)素質(zhì)有待提升，無法靈活運用信息化的檔案管理軟件。還有部分人員工作態(tài)度不端正，無法將資料保密工作落實到位，加大了信息的安全隱患；

5.環(huán)境因素

紙質(zhì)檔案、電子文件、電子檔案對保存環(huán)境、設(shè)備設(shè)施等都有著較高要求，當(dāng)設(shè)備設(shè)施溫度過高，或受到電磁場影響時，會大大增加設(shè)備設(shè)施故障的可能性，造成數(shù)據(jù)丟失。不適宜的環(huán)境會增加檔案工作的難度，例如高溫高濕環(huán)境會影響硬件設(shè)備設(shè)施的使用壽命，頻繁的地質(zhì)災(zāi)害也會導(dǎo)致設(shè)備設(shè)施受損。

三、強化電子文件和電子檔案管理信息安全的相關(guān)措施

1.加強保密技術(shù)

在電子文件和電子檔案管理的安全防護中，利用保密技術(shù)仍然是比較重要的環(huán)節(jié)之一，這也是提升電子文件安全性的重要方式。保密技術(shù)主要包括設(shè)置復(fù)雜的密碼、設(shè)置訪問權(quán)限等，可根據(jù)電子文件和檔案的重要程度，將其劃分為不同的等級，設(shè)置閱讀時間、閱讀人數(shù)，對訪問系統(tǒng)人員的身份、時間、瀏覽痕跡等進行記錄，保留所有信息，以保護電子文件和檔案的安全作為首要目標(biāo)。另一方面，不同的電子設(shè)備、其系統(tǒng)功能也有一定差異，在實際工作中，應(yīng)根據(jù)其類型的不同，有針對性地管理。例如對不同電子設(shè)備維護、及時對軟件系統(tǒng)升級等，從硬件和軟件兩個方面做好保密工作。

2.做好病毒防控工作

目前很多檔案管理部門都大力開展了信息化建設(shè)，在對紙質(zhì)文檔進行掃描即可錄入計算機，通過電子資料的形式進行分類保存。在信息化平臺的輔助下，文件資料傳輸會更加高效，但也正是由互聯(lián)網(wǎng)的特殊性，如果管理系統(tǒng)存在漏洞，檔案數(shù)據(jù)庫會遭到黑客的共計或入侵。在信息安全防護中，應(yīng)重點關(guān)注對病毒和黑客的防御工作。首先，將防火墻作為安全防護的第一道防線，及時修復(fù)系統(tǒng)漏洞，安裝殺毒軟件；其次，深入了解已有的網(wǎng)絡(luò)病毒，制定針對性的防御計劃；第三，在資料傳輸方面，避免系統(tǒng)連接到公共互聯(lián)網(wǎng)，可使用單位的局域網(wǎng)，減少資料丟失、損壞的概率，提升電子文件及檔案信息的安全性。

3.根據(jù)崗位做好授權(quán)

在具備安全防控制條件后，不同單位的信息化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該根據(jù)崗位性質(zhì)、職責(zé)的不同來做好授權(quán)工作，并非每個崗位和部門都能夠查詢到所有的檔案資料。在信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計方面，應(yīng)區(qū)別用戶的信息管理功能，包括分開設(shè)置電子文件和檔案的管理、保密、安全控制等功能；對用戶進行分組、分類的授權(quán)，從而為數(shù)字檔案資源的安全儲存、管理提供保障。根據(jù)我國《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》的相關(guān)要求，信息化檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)對檔案的查詢、借閱、使用等情況進行記錄，形成授權(quán)訪問閉環(huán)，提升信息的安全性。

4.引入電子簽名和認(rèn)證機制

在以往的紙質(zhì)檔案管理環(huán)節(jié)，很多工作人員操作不夠規(guī)范，尤其是在借閱過程中，隨意涂改的現(xiàn)象十分嚴(yán)重，導(dǎo)致檔案不具有權(quán)威性和真實性，也容易造成關(guān)鍵信息的丟失。在電子文件和檔案管理中，要嚴(yán)格按照相應(yīng)的規(guī)范進行?！峨娮游募w檔與電子檔案管理規(guī)范》中有明確要求，電子檔案的背景、結(jié)構(gòu)等不允許被修改，否則要追究有關(guān)人員的責(zé)任。部分電子檔案的標(biāo)題、編號、日期等可視情況調(diào)整，但也要在規(guī)定范圍內(nèi)進行；任何修改和調(diào)整都應(yīng)在日志中詳細記錄。為提升檔案管理的安全性，有關(guān)單位可引入電子簽名和認(rèn)證機制，例如在資料的借閱環(huán)節(jié)，需要有關(guān)人員進行電子簽字，或通過人臉識別、指紋識別等，用于登記借閱人的相關(guān)信息。如此一來，文件是誰產(chǎn)生、經(jīng)過什么樣的流轉(zhuǎn)過程、是否發(fā)生過修改等情況能夠一目了然。

5.完善電子檔案管理制度

電子文件和電子檔案管理工作十分復(fù)雜、煩瑣，尤其是在我國經(jīng)濟發(fā)展進入全新階段的背景下，各行業(yè)及領(lǐng)域都迎來新的發(fā)展機遇，檔案數(shù)量持續(xù)增加，電子文件管理難度大大提升。為了推動該工作的規(guī)范開展，需要以完善的制度體系作為重要保障，對管理人員的行為進行引導(dǎo)和約束。電子檔案管理要有一定的標(biāo)準(zhǔn)，營造良好的工作氛圍，具體可從以下幾個方面進行。（1）加強各崗位和檔案管理部門之間的聯(lián)系，及時更新檔案資料數(shù)據(jù)庫，篩選出有價值的信息，自動過濾無意義的檔案資料，以免浪費空間。各崗位要樹立相互協(xié)作、共同管理的良好工作局面；（2）在電子文件和電子檔案的掃描、上傳、整理、歸檔、銷毀、利用等方面，制定規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，例如以時間、文件資料的大小、檔案性質(zhì)等為依據(jù)分類保存，設(shè)置分級保存系統(tǒng)，越是機密文件，越要做好保密工作，確保信息安全；（3）對借閱人的資質(zhì)、背景、身份進行深入調(diào)查，機密檔案不外借；絕密文件不共享；（4）將《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子文件管理暫行辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》的內(nèi)容嚴(yán)格按照要求落實。以本單位的實際工作情況為主，制定可行的、合理的電子文件及電子檔案管理制度體系，以及相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范。

6.建立檔案備份與恢復(fù)系統(tǒng)

電子文件和電子檔案在開放共享的過程中，不可避免會發(fā)生丟失、損壞等情況，或是因為檔案管理人員操作不當(dāng)而引起的資料遺失。如果電子文件沒有進行備份，對單位帶來的影響是不可估量的。為了解決這一問題，可建立檔案備份與恢復(fù)系統(tǒng)，即便硬件設(shè)備發(fā)生故障，或是在傳輸中數(shù)據(jù)被破壞，只需要在恢復(fù)系統(tǒng)中登錄賬號即可獲取備份，保證了文件資料的安全性，可減少數(shù)據(jù)丟失帶來的損失。

7.提升檔案工作者專業(yè)能力

檔案工作本身具有較強的復(fù)雜性，尤其是在信息化技術(shù)的應(yīng)用下，電子文件和電子檔案管理對從業(yè)人員專業(yè)能力提出了更高要求。因此，有關(guān)單位要注重檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，做好風(fēng)險防控，具體可從以下幾個方面進行：（1）強化風(fēng)險防范意識。先進的思想能夠?qū)π袆悠鸬揭龑?dǎo)作用，想要提升電子文件和電子檔案的安全管理水平，有關(guān)人員就要轉(zhuǎn)變思想理念，筑牢思想防線。檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)充分發(fā)揮模范帶頭作用，優(yōu)化內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，成立專門的檔案安全防護工作小組，明確主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員的職責(zé)及工作內(nèi)容。要將責(zé)任按照要求嚴(yán)格落實到位，以免當(dāng)安全問題出現(xiàn)時互相推卸責(zé)任；（2）提升電子文件及檔案安全管理的工作地位，確保專項經(jīng)費和資金能夠有效落實。有關(guān)人員應(yīng)重點關(guān)注當(dāng)前電子資料管理的薄弱環(huán)節(jié)，定期開展檔案管理安全檢查，落實監(jiān)督工作，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，從而盡可能減少電子文件及電子檔案的安全隱患；（3）全面提升檔案隊伍的思想道德修養(yǎng)以及職業(yè)道德素養(yǎng)，在人員聘用和選拔環(huán)節(jié)，擇優(yōu)錄取思想定力強、覺悟高、愛崗敬業(yè)的職工，為檔案管理團隊注入高素質(zhì)人才；（4）有關(guān)人員要深入學(xué)習(xí)《保密法》《檔案法》《國家安全法》等相關(guān)法律法規(guī)，同時加大內(nèi)部宣傳力度，嚴(yán)格把控檔案泄密關(guān)口，避免一切能夠?qū)е沦Y料外泄的因素發(fā)生；（5）邀請業(yè)界專業(yè)人員前來講座，分享工作經(jīng)驗，提升檔案從業(yè)人員的專業(yè)水平。對于在工作中存在的問題進行交流，解決目前電子檔案管理中的不足，進一步完善個人能力；（6）鼓勵檔案管理人員在工作中勇于突破和創(chuàng)新，可學(xué)習(xí)借鑒其他單位的先進工作理念及方式方法，接受新思想，學(xué)習(xí)新技能，成為社會所需的復(fù)合型、創(chuàng)新型人才。

8.強化安全風(fēng)險評估

風(fēng)險評估是電子文件和電子檔案安全管理中不可忽視的重要工作之一，要對文件資料在保密性、完整性、真實性等各方面面臨的風(fēng)險進行精準(zhǔn)識別，對風(fēng)險類別、性質(zhì)等進行準(zhǔn)確評價，從而制訂針對性的風(fēng)險防控計劃。安全風(fēng)險評估能夠為后續(xù)工作的順利開展提供可靠參考依據(jù)，需要引起有關(guān)人員的充分重視，有關(guān)單位應(yīng)以自身實際發(fā)展作為主要依據(jù)，制定完善的評估機制，包括明確的評估內(nèi)容、量化的風(fēng)險評估指標(biāo)、科學(xué)的評估方法等。可將檔案管理部門、監(jiān)管部門、安全風(fēng)險評估小組等結(jié)合起來，明確劃分各方職責(zé)，優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，全面提升電子文件和電子檔案安全風(fēng)險評估水平，在發(fā)現(xiàn)安全隱患后及時解決。

9.做好技術(shù)監(jiān)控

電子文件和電子檔案依賴信息技術(shù)的生成，因此在監(jiān)督管理方面，也應(yīng)該使用先進的安全技術(shù)，對檔案管理的全過程進行監(jiān)管。例如在檔案收集環(huán)節(jié)，應(yīng)篩選出有價值的信息數(shù)據(jù)，自動過濾垃圾文件，以免文件中攜帶病毒對系統(tǒng)造成破壞。技術(shù)人員可設(shè)置專門的監(jiān)控系統(tǒng)，對檔案收集、歸檔、借閱、利用等各環(huán)節(jié)進行管控。在系統(tǒng)設(shè)計中，可使用大數(shù)據(jù)、人工智能等先進技術(shù)，構(gòu)建24小時全天候的監(jiān)管系統(tǒng)。

四、結(jié)語

總而言之，信息化、智能化將會是檔案管理未來發(fā)展的必然趨勢，在先進技術(shù)的應(yīng)用下，檔案管理工作將會更加高效，可利用計算機系統(tǒng)來同時處理海量數(shù)據(jù)信息，能夠保證信息的真實準(zhǔn)確。但是，當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境較為復(fù)雜，如果硬件、軟件管理不到位，很容易因為系統(tǒng)漏洞而導(dǎo)致機密文件的丟失，為單位帶來嚴(yán)重損失。因此要深入分析檔案電子文件和電子檔案管理中的安全問題，以及問題出現(xiàn)的原因，制定針對性的解決對策。要加強保密技術(shù)，做好病毒防控工作，根據(jù)崗位做好授權(quán)，引入電子簽名和認(rèn)證機制，完善電子檔案管理制度，建立檔案備份與恢復(fù)系統(tǒng)，提升檔案工作者專業(yè)能力，強化安全風(fēng)險評估，做好技術(shù)監(jiān)控。從以上多個方面出發(fā)，加大資金和技術(shù)投入，以提升電子文件和電子檔案管理質(zhì)量與信息安全防護作為主要目標(biāo)，推動我國檔案管理事業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

作者:賴永聰