檔案業(yè)務口徑管理意見
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（一）綜合檔案館館藏檔案分類問題
1、文書檔案為一個大類，大類內按全宗管理；
2、專門檔案為一個大類，原屬科技檔案的建設項目檔案、設備檔案、科研檔案等放入專門檔案內，分別作為其中的一類，不再使用“科技檔案”類別名稱；
3、名人檔案作為一個大類，大類下按人頭管理。
（二）有關館藏
計算公式的問題
檔案館工作標準中的二.（二）．1中的“館藏計算公式”是指該館文書檔案的收集總數(shù)。二．（三）．1中的“館藏檔案”是指文書檔案的總數(shù)。二.（七）.1的“鑒定”，包含開放檔案的鑒定。
二、關于“單件歸檔”方法問題
（一）單件歸檔方法的適用范圍問題
學校中的教學文件材料，企業(yè)的黨群、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術文件材料等，能采用單件歸檔的方法歸檔的，建議都采用新的方法歸檔。
（二）對已實行文件材料歸檔方法改革的單位，其歸檔質量原則上按《關于實施文件材料歸檔改革的主要做法》的要求進行檢查。
（三）會議記錄必須編制頁碼。
（四）關于轉發(fā)件的歸檔
1、轉發(fā)件按“轉發(fā)件正本—轉發(fā)件定稿—被轉發(fā)件”的順序排列。
2、轉發(fā)件正本中所含的被轉發(fā)件的復制（眷?。┘?，可歸檔或不予歸檔。
（五）單份文件裝訂方法，允許采用不銹鋼釘?shù)姆椒ㄑb訂，但須確保不銹鋼釘?shù)馁|量；短期檔案可以保留原裝訂材料不變；除《關于實施文件材料歸檔改革的主要做法》提出的裝訂方法外，各區(qū)還可以探索采用其他方法裝訂文件。
（六）關于文件處理單的歸檔
收、發(fā)文的文件處理單均應保存；其排列位置視處理文件時的實際情況而定，可排在文件的前面，也可排在文件的后面；處理單應計入文件總頁數(shù)中；處理單的幅面小于16開的，也可不要求托裱。
（七）關于歸檔文件目錄
如已采用規(guī)范的檔案管理軟件，以計算機為主要檢索手段的，文件盒內不要求放置歸檔文件目錄。
（八）關于盒號的問題
原則上不要求編制檔案盒的盒號。
三、機關單位檔案工作問題
關于編制書本式專題目錄的問題：
如機關檔案管理已使用經(jīng)過國家檔案局測評的優(yōu)秀軟件，將全部黨政工團檔案或主要專門檔案以文件級條目錄入電腦，同時專職（或專責）檔案人員會使用該軟件，可不做書本式的專題目錄。
四、科技檔案工作問題
（一）科技檔案的分類問題
1、與工程項目關系密切的管理性文件的類別歸屬
申請立項的報告與批復、列入基建年度計劃的請示與批復、征地拆遷材料等，原件原則上應歸入科技檔案整理。
2、負責基建項目管理臨時機構文件材料的類別歸屬
負責基建項目管理臨時機構如指揮部、基建辦等，在行政管理（含黨、政、工、團）工作中形成的文件材料，歸入本單位的文書檔案。從籌建、報建、征地、施工管理、到設計變更、竣工驗收等文件，則歸入該項目的基建檔案。
（二）科技檔案的整理方法
1、采用文字材料裝訂，圖紙不裝訂的方法整理
（1）文字材料和圖紙盡量分開立卷、裝盒，一卷材料少者，可用薄盒裝放。
（2）原為圖、文同盒（卷），并已整理編號完畢者，應將文字材料單份裝訂，一盒視作一卷，統(tǒng)一編卷內目錄，每份文件及圖紙的首頁右上角加蓋檔號章。
（3）一個類別內的文字材料和圖紙皆很少時，可采用圖、文同卷的方法，具體方法為：同一卷內，反映同一問題的文字材料在前，圖紙在后，以單份文件裝訂，卷內編“件號”。
（4）以一盒為一卷且不裝訂的科技檔案，盒內可放或不放軟卷皮（案卷封面），但檔案盒正面、脊背項目內容和卷內目錄、備考表等必須填寫完備。
（5）檔案形成時已經(jīng)成本冊且有封面和目錄的（盡管封面格式不同于檔案卷皮），不需要再加檔案軟卷皮，只需在原封面上加蓋檔號章即可歸檔。
2、工程聯(lián)系單、修改通知單的組卷方法
（1）按文種或專業(yè)立卷，卷內按原編號排列，并按每張“聯(lián)系單”的“事由”錄入卷內目錄條文。
（2）修改通知單數(shù)量少者，可放入被修改圖紙同一卷內立卷。
3、施工原始記錄、竣工圖的歸檔份（套）數(shù)
施工原始記錄、竣工圖，一般各歸檔兩套。
4、基建檔案竣工圖的責任者
基建檔案竣工圖的責任者一般為施工單位。
5、圖紙目錄頁碼的編制
利用原來圖紙目錄作為卷內目錄者，卷內目錄不必編頁碼。另有卷內目錄，原圖紙目錄作為一份文件裝訂，并在首頁加蓋檔號章。
6、圖紙折疊要求
（1）按A4幅面規(guī)格大小折疊；
（2）圖標外露；
（3）圖面向內，手風琴式;
（4）折疊方法一致。
7、城建檔案“移交單”的處理
城建檔案“移交單”放本單位的全宗卷內歸檔，保管期限為永久。
（三）跨區(qū)域項目基建檔案的驗收與接收
跨市、區(qū)的基建項目應根據(jù)需要收集、形成多套檔案；如屬重大建設項目，由市檔案行政管理部門組織檔案專項驗收，并由市檔案館接收一套完整的竣工檔案；所有跨市、區(qū)的基建項目除移交建設單位、使用（含管理）單位外，項目主管部門可根據(jù)管理需要，接收有關部分；牽涉城市規(guī)劃、建設、管理方面者，由市城建檔案館接收。
五、企業(yè)檔案工作問題
（一）企業(yè)檔案原已進行規(guī)范化管理，新形成的企業(yè)管理性文件，即黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術四大類檔案可合并為一類，稱為“企業(yè)管理”類，其類別號沿用原黨群檔案的類別號，其他類別號不變。
（二）企業(yè)檔案剛開始進行規(guī)范化管理，企業(yè)管理性文件（即黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術檔案）稱為“企業(yè)管理”類，其類別號用“1”或“A”，其他類別號按順序接排。
六、科技事業(yè)單位檔案工作問題
（一）科技事業(yè)單位的考績檔案問題
科技事業(yè)單位原未建立干部考績檔案者應建立干部考績檔案，這類檔案可獨立成類，若在人事部門管理得好者，也可放在人事部門管理。
（二）醫(yī)院的病歷檔案問題
醫(yī)院的病歷檔案，作為一個大類，獨立進行整理和管理，醫(yī)院統(tǒng)計檔案數(shù)量時，不包括病歷檔案數(shù)量，但在醫(yī)院檔案管理辦法中應將其作為醫(yī)院全部檔案的一個組成部分。
七、會計檔案的管理問題
（一）會計憑證的整理要求
要折疊整齊，裝訂牢固，憑證封面各項目填寫齊全，在空白處蓋上檔號章，并按要求將檔號章各欄目填寫清楚，憑證起止張數(shù)是指記賬憑證數(shù)。
（二）會計賬簿的整理要求
以自然形成的一本作為一個案卷。固定賬薄不要拆去原封面；活頁賬薄可拆去原封面和空白頁，用“三孔一線”的方法裝訂；會計賬簿應在啟用頁上方空白處蓋上檔號章。
（三）財務報告的整理要求
財務報告保持原樣，除去會生銹的金屬物，按年度、季（月）分別組卷，整本折疊。
八、照片檔案的管理問題
（一）照片檔案的整理
照片檔案可沿襲區(qū)分保管期限、按“類別—年度”分類編號的方法整理，也可按以下方法進行整理：
1、不要求區(qū)分保管期限，僅分為歸檔與不歸檔兩部分，歸檔的照片保管年限為長期以上。
2、照片按“年度—問題”進行分類，在同一年度內按照片的問題結合形成時間排列。
3、按“類別號—冊號—張?zhí)枴钡哪Ｊ綄φ掌M行編號。
（二）重要的數(shù)碼照片應同時沖洗紙質照片歸檔，歸檔時應標明互見號。
（三）歸檔的數(shù)碼照片應刻錄成光盤，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。
（四）照片檔案的編目
1、以照片的自然張或若干張（一組）為單位著錄成為照片檔案目錄的條目張?zhí)枺ǖ?張）
冊號（第5冊）
二級類目代號（照片）
一級類目代號（特殊載體檔案）
。
2、以一組照片為單位著錄時，題名應根據(jù)題名擬寫要素，簡明概括、準確反映一組照片的基本內容。
3、以一組照片為單位著錄時，照片號、底片號、頁號均應著錄起止號；時間應著錄起止時間；參見號、攝影者可以著錄多個。
（五）大幅照片的管理
1、對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號順序排列。如豎直放置，應首先將照片固定在專用的紙板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超過5cm。以豎直放置為宜。
2、對大幅照片的說明可另紙書寫，與照片一同保存。一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，應隨該組照片一同在冊內編號，填寫單張照片說明，并注明其存放地址。
3、對于大幅照片、底片，應在備注欄內注明“大幅”和存放地址。
（六）底片號的編制方法
底片號編在底片袋上，除“F1”與“F2”的區(qū)分外，其余與照片同號，無底片者，在備注欄說明。
九、關于機關檔案綜合管理考評
（一）如市檔案局委托各區(qū)檔案局（館）進行檔案綜合管理升級預評，需按有關要求評出預評分。
（二）需加入以下有關檔案計算機管理及電子文件管理的考核內容：
l、檔案管理軟件的配備情況；
2、錄入檔案條目的數(shù)量、比例（近五年的主要業(yè)務檔案）；
3、電子文件的收集和管理情況（*年以來的電子文件）；
4、檔案人員對計算機的熟悉情況。
十、其他業(yè)務問題
（一）關于建立全宗卷問題
1、各類型單位，包括企業(yè)、事業(yè)、機關等，特別是撤銷單位，應按行業(yè)標準《全宗卷規(guī)范》的要求，建立全宗卷。
2、全宗卷應視為一個大類，“全宗卷”內的材料以“卷”稱呼，在大類內大流水排列。
（二）從電子郵件中接收到的上級來文，如屬針對本單位的批復、答復，對本單位在相當時期內有指導意義的規(guī)定、辦法、行政規(guī)章等文件，應以紙質文件的形式歸檔，其余可以電子文件的形式歸檔。
