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隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的完善，我國國際交往日趨廣泛，經(jīng)貿(mào)活動日趨頻繁，駐外機構(gòu)和境外企業(yè)日益增多。多年來，各駐外機構(gòu)和境外企業(yè)在有關(guān)部門和主管單位的指導下，從檔案工作的實際出發(fā)，本著“有利于工作、有利于保密、有利于應(yīng)付突發(fā)事件”的原則，根據(jù)各自工作特點開展檔案工作，取得了一定成效。但有些駐外機構(gòu)和境外企業(yè)還存在檔案意識相對薄弱，檔案工作缺乏統(tǒng)一的制度和管理等問題，這在一定程度上影響了工作的正常開展。為了進一步加強駐外機構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作，現(xiàn)提出以下幾點意見。

一、提高認識，增強做好駐外機構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作的責任感

駐外機構(gòu)和境外企業(yè)是我國政府機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位在境外設(shè)立的各類分支機構(gòu)。其在工作中形成的檔案，真實記錄了我國對外交往、經(jīng)貿(mào)活動等重要歷史過程，對當前和今后工作都有著重要的憑證和參考作用，是國家檔案資源的重要組成部分。隨著我國改革開放的不斷深入和經(jīng)濟全球化趨勢的不斷增強，我國駐外機構(gòu)和境外企業(yè)的數(shù)量不斷增加，類型更加多樣化，涉足的領(lǐng)域越來越廣，形成的檔案越來越多。駐外機構(gòu)和境外企業(yè)的檔案在維護國家主權(quán)和領(lǐng)土完整，維護我國企業(yè)和公民的合法權(quán)益，擴大經(jīng)濟與文化交流等方面都發(fā)揮著重要的積極作用。因此，加強駐外機構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作，是我國外交工作的需要，是我國對外經(jīng)濟工作和對外文化交流的需要，也是加強國家檔案資源建設(shè)的需要。各級檔案行政管理部門、駐外機構(gòu)主管部門和境外企業(yè)母體公司應(yīng)高度重視駐外機構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作，增強做好駐外機構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作的責任感和使命感。

二、完善機制，保證駐外機構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作有序開展

駐外機構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作是我國檔案工作的重要組成部分，也是駐外機構(gòu)和境外企業(yè)的基礎(chǔ)工作，檔案行政管理部門要加強監(jiān)督、指導和檢查，各主管部門、母體公司要逐步建立和完善駐外機構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作管理體制。

(一)駐外機構(gòu)和境外企業(yè)的主管部門或母體公司應(yīng)重視和加強對駐外機構(gòu)、境外企業(yè)檔案工作的領(lǐng)導，切實將駐外機構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作納入工作計劃，及時對駐外機構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作提出要求，定期監(jiān)督與檢查。

(二)駐外使領(lǐng)館各內(nèi)部機構(gòu)的檔案工作在遵循其派出單位檔案工作有關(guān)規(guī)定的同時，應(yīng)服從駐外使領(lǐng)館的統(tǒng)一領(lǐng)導。

(三)駐外機構(gòu)和境外企業(yè)應(yīng)明確一位單位領(lǐng)導分管檔案工作，確定負責檔案工作的部門。根據(jù)工作需要配備專職或兼職檔案工作人員，配備必要的設(shè)施和設(shè)備，建立健全檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用等各項管理制度。

(四)駐外機構(gòu)和境外企業(yè)要確保檔案的完整與安全，任何個人不得將有歸檔價值的文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。為預防突發(fā)事件對檔案安全的影響，要制定檔案處理的應(yīng)急預案。

三、嚴格管理，提高駐外機構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作水平

駐外機構(gòu)和境外企業(yè)檔案管理的基本要求是：歸檔材料齊全完整、整理科學合理、保管相對集中、利用方便安全。

(一)駐外機構(gòu)和境外企業(yè)應(yīng)明確本單位的文件材料歸檔范圍，確定歸檔時間。凡工作中形成的對工作具有查考和保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子、實物等文件材料應(yīng)按本單位統(tǒng)一要求歸檔。

(二)駐外機構(gòu)和境外企業(yè)歸檔文件材料的整理方式，可根據(jù)實際和工作需要，由承辦人或?qū)?兼)職檔案人員整理歸檔。

(三)駐外機構(gòu)和境外企業(yè)檔案的保管方式，根據(jù)實際和工作需要，采取相對集中、分級管理的方式。規(guī)模較大的駐外機構(gòu)和境外企業(yè)，長期以上(包括長期)的檔案和涉密檔案由專兼)職檔案人員集中保管；非涉密的短期檔案和業(yè)務(wù)資料可由相關(guān)承辦部門保管。規(guī)模較小的駐外機構(gòu)和境外企業(yè)，其檔案可采用專(兼)職檔案人員集中統(tǒng)一保管的方式。承辦人應(yīng)定期向本機構(gòu)專(兼)職檔案人員移交需集中保管的檔案，或及時移交辦理完畢需歸檔的文件材料。

(四)駐外機構(gòu)應(yīng)按年度將歸檔文件目錄送國內(nèi)主管部門，有條件的可報送電子版目錄。重要檔案要及時將原件送回國內(nèi)主管部門；如駐外機構(gòu)確需留存原件的，應(yīng)將備份件報國內(nèi)主管部門。

(五)境外企業(yè)在向其國內(nèi)母體公司報送檔案時，應(yīng)遵守駐在國家(或地區(qū))的有關(guān)法律和行業(yè)監(jiān)管部門的有關(guān)規(guī)定。在不違反相關(guān)法律及規(guī)定的前提下，境外企業(yè)應(yīng)按年度將歸檔文件目錄送國內(nèi)母體公司，有條件的可報送電子版目錄；重要檔案要及時將原件送回國內(nèi)母體公司；如境外企業(yè)確需留存原件的，應(yīng)將備份件報國內(nèi)母體公司。

(六)駐外機構(gòu)和境外企業(yè)要嚴格檔案利用程序，防止檔案丟失、損壞，防止檔案信息失密、泄密。

(七)駐外機構(gòu)或境外企業(yè)發(fā)生撤銷、重組等情況時，須對檔案文件進行認真整理并妥善保管。

撤銷單位應(yīng)在單位撤銷時對檔案材料應(yīng)認真鑒定，有長期和永久保存價值的檔案，必須送回國內(nèi)，由主管部門或母體公司代管；對失去保存價值的檔案，經(jīng)本單位領(lǐng)導批準，登記造冊，報國內(nèi)主管部門或母體公司審核后方可銷毀，銷毀時須由兩人簽字負責監(jiān)銷。

對重組企業(yè)的檔案，應(yīng)按合同要求處置，或由重組后新設(shè)的企業(yè)管理。

境外國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時，其檔案處置按《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》確定的原則進行。

各主管部門、駐外機構(gòu)和境外企業(yè)要各司其職，認真做好駐外機構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作，把駐外機構(gòu)和境外企業(yè)的檔案工作當作一件大事來抓，切實抓好、抓實、抓出成效，努力開創(chuàng)駐外機構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作新局面。