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檔案合同管理范文第1篇

自身的合法權(quán)益而采取的必要手段。筆者在此結(jié)合實(shí)際工作，簡要的

闡述和分析了合同檔案管理的相關(guān)問題。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目合同；合同檔案；管理

1 前 言

合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。規(guī)范的合同管理是維護(hù)法人單位合法權(quán)益的有力保障。圍繞合同檔案管理，一直存在某些難點(diǎn)問題，如收集歸檔率低，保管期限劃分隨意性大，管理模式與利用需求存在沖突，開發(fā)利用水平低等，制約著合同檔案管理水平的進(jìn)一步提升。

2 合同檔案的有效管理

2.1合同檔案的收集

合同檔案收集難是一個(gè)普遍現(xiàn)象。這與合同的形成方式與一般公文有所區(qū)別有關(guān)。從辦理程序看，在一個(gè)法人單位，不同性質(zhì)和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦，甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經(jīng)歷諸多流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)；受內(nèi)外因素的影響，合同容易出現(xiàn)“中途截流”和分散保管的現(xiàn)象，從而給歸檔部門的收集工作帶來一定困擾，直接影響合同檔案管理質(zhì)量和開發(fā)編研工作的開展。

如何解決這一問題呢? 關(guān)鍵在于抓住合同流轉(zhuǎn)的中心環(huán)節(jié)。按照《合同法》第32 條規(guī)定：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章時(shí)合同成立。”如果在合同用印環(huán)節(jié)即注意對合同建立臺賬并進(jìn)行編號登記，作為追索合同文本的憑據(jù)，有助于提高合同收集歸檔率。

對一個(gè)企業(yè)單位而言，較為科學(xué)有效的方式是建立臺賬并實(shí)行統(tǒng)一格式的合同審批單。待合同簽署成立后，第一聯(lián)供歸檔部門作為合同審批材料，與合同文本（原件）一并歸檔；第二聯(lián)存財(cái)務(wù)部門，作為記賬憑證；第三聯(lián)可由合同部門作為專項(xiàng)資料保留。使用合同審批單既可以真實(shí)直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息，又使得合同管理流程更加規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。采用這一方式，并通過制定配套的合同管理和移交制度，則合同檔案的歸檔率得以有效保證，有助于從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。

2.2 合同檔案的整理

合同檔案按“先問題再時(shí)間”的原則組卷。案卷內(nèi)反映同一個(gè)問題的合同文件應(yīng)排列在一起。如果合同文件數(shù)量多，可按問題組成幾個(gè)卷，按時(shí)間順序或問題重要程度排列。劃分合同保存期限時(shí)，要聯(lián)系合同價(jià)值進(jìn)行綜合分析。

例如，對一般經(jīng)濟(jì)合同而言，合同標(biāo)的、履行期限是重要參考指標(biāo)；可見，盡管鑒定合同價(jià)值并無具體標(biāo)準(zhǔn)可循，劃分保管期限也不宜一概而論，只要善于綜合各方面信息，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)的、法律的眼光和動態(tài)觀點(diǎn)看問題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準(zhǔn)確合理。

2.3 合同檔案的管理

在國家機(jī)關(guān)和企業(yè)檔案分類體系中，都未將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的管理門類。換言之，在立卷歸檔階段，合同一般依據(jù)其性質(zhì)、類別和承辦機(jī)構(gòu)等特征，被分別納入不同的檔案管理門類。但是，隨著合同數(shù)量的激增、合同憑證的頻繁調(diào)用以及合同信息資源的深層次開發(fā)，傳統(tǒng)做法已無法很好地滿足對合同進(jìn)行集中查詢、綜合統(tǒng)計(jì)以及編研開發(fā)的需要，與當(dāng)前的利用需求存在一定矛盾。

另外，在保管方式上，以往不少單位出于業(yè)務(wù)工作考慮，往往指定合同部門或財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理本單位合同檔案，這也給合同檔案管理帶來一定風(fēng)險(xiǎn)性。首先，合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業(yè)知識有限，合同檔案管理水平參差不齊；其次，合同存放于業(yè)務(wù)部門不利于保管使用和到期鑒定銷毀；第三，一旦組織機(jī)構(gòu)或工作人員發(fā)生調(diào)整變動，往往容易造成合同散失。收集、分析合同各階段執(zhí)行情況，加強(qiáng)對風(fēng)險(xiǎn)的控制能力，使動態(tài)管理合同成為一種新的管理形式和需求。

鑒于合同檔案所具有的特殊屬性，筆者認(rèn)為合同檔案的管理模式須分層次進(jìn)行。第一層次，實(shí)現(xiàn)合同安全統(tǒng)一管理。建議由計(jì)劃部對合同檔案文本實(shí)行集中管理，統(tǒng)一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作，避免檔案缺散流失。第二層次，開展合同執(zhí)行情況跟蹤管理。由合同部門(或財(cái)務(wù)部門) 負(fù)責(zé)及時(shí)記錄合同履行、變更、廢止等完備信息，并及時(shí)收集相關(guān)交易憑證(票據(jù)) 裝訂備查。當(dāng)然，機(jī)構(gòu)規(guī)模較小的單位也可結(jié)合本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置情況，指定檔案部門行使上述“二合一”的合同管理職能。

3 對變更、撤銷和失效合同的管理

對變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點(diǎn)，容易被忽視。事實(shí)上，由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用，對其變更與解除也應(yīng)慎而處之。

《合同法》規(guī)定，當(dāng)事人協(xié)商一致的，可以變更合同。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)(解除) 登記手續(xù)的，依照其規(guī)定。必要時(shí)還需對履約執(zhí)行情況作出相關(guān)書面說明，雙方確認(rèn)后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失，而造成不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛或損失。

4合同檔案信息資源的開發(fā)

長期以來，合同管理中存在的上述現(xiàn)象制約著合同信息資源的深入開發(fā)和有效利用。積極開發(fā)合同檔案資源，找準(zhǔn)切入點(diǎn)，是檔案編研領(lǐng)域新的增長點(diǎn)。合同管理作為信用體系管理的重要組成部分，應(yīng)當(dāng)與信用體系互動互惠，從而發(fā)揮更大的現(xiàn)實(shí)意義。

檔案合同管理范文第2篇

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理；管理模式；合同化

近年來，隨著建設(shè)領(lǐng)域的市場化和投資主體的多元化發(fā)展，項(xiàng)目管理變得急功近利，建設(shè)領(lǐng)域的“三重三輕”現(xiàn)象日益凸現(xiàn)，即重項(xiàng)目投資、進(jìn)度和質(zhì)量管理輕項(xiàng)目檔案管理；重檔案驗(yàn)收前突擊整理輕項(xiàng)目建設(shè)中對檔案的過程管理；重項(xiàng)目檔案的齊全完整輕對項(xiàng)目檔案進(jìn)行規(guī)范化整理。上述現(xiàn)象導(dǎo)致項(xiàng)目檔案管理中通常采取的“源頭控制”、“全過程管理”等措施因缺乏約束力而收效甚微。因此，亟須創(chuàng)新建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式，提升檔案部門“話語權(quán)”，加大對項(xiàng)目檔案管控力度，補(bǔ)上建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的“短板”。筆者經(jīng)過多年的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐和探索，認(rèn)為建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式有利于實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的科學(xué)、有效管理，下面，從三個(gè)方面進(jìn)行分析探討。

1 建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式的可行性分析

建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式即在合同條款中明確項(xiàng)目檔案的質(zhì)量要求、管理職責(zé)、違約責(zé)任，通過履行合同條款實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的工作機(jī)制。筆者認(rèn)為，合同化管理模式具有可行性和可操作性，原因如下：

1.1 從法定依據(jù)分析?！秶抑卮蠼ㄔO(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）第4.2款明確規(guī)定“在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任”。[1]另外，由于合同是聯(lián)系業(yè)主和參建單位的橋梁和紐帶，項(xiàng)目實(shí)施的過程也是合同履行的過程，項(xiàng)目檔案管理作為項(xiàng)目管理工作的重要組成部分，理應(yīng)通過合同的訂立和履行來實(shí)現(xiàn)。因此，通過強(qiáng)化合同管理來實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理具有法定依據(jù)。[2]

1.2 從業(yè)務(wù)需求分析。項(xiàng)目檔案作為項(xiàng)目建設(shè)的歷史見證，業(yè)主和參建單位都期望進(jìn)行規(guī)范化管理，便于日后查考利用。但由于一些參建人員的專業(yè)技能不能滿足項(xiàng)目檔案科學(xué)管理的需要，需要建設(shè)單位檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。而建設(shè)單位檔案部門由于工作千頭萬緒，不可能在項(xiàng)目檔案管理中事必躬親，需要參建單位擔(dān)負(fù)起項(xiàng)目檔案的收集、整理和歸檔責(zé)任，雙方互補(bǔ)性強(qiáng)，容易對合同中的檔案管理?xiàng)l款達(dá)成共識。

1.3 從預(yù)期效果分析。建設(shè)項(xiàng)目的合同涵蓋設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、采購、環(huán)保、地質(zhì)勘測等種類，涉及所有參建單位，覆蓋所有建設(shè)環(huán)節(jié)，項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的每一份檔案資料均可以通過合同條款的履行實(shí)現(xiàn)無縫管理。不會導(dǎo)致無主檔案或責(zé)任缺失的情況發(fā)生，有利于項(xiàng)目檔案的齊全、完整和有效管理。同時(shí)，因合同具有法律約束力，可以有效規(guī)避傳統(tǒng)管理模式缺乏管控手段的弊端，預(yù)期效果明顯。

2 建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式的基本框架

2.1 規(guī)范招標(biāo)文件，為建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理打好基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)管理模式下，因多數(shù)招標(biāo)文件很少涉及檔案管理的具體內(nèi)容，導(dǎo)致在合同中增加檔案管理?xiàng)l款時(shí)，遭到合同乙方的抵制。為此，經(jīng)與相關(guān)部門充分溝通和協(xié)調(diào)，在項(xiàng)目招標(biāo)書中增加了檔案管理的具體要求，投標(biāo)方需對檔案管理?xiàng)l款進(jìn)行點(diǎn)對點(diǎn)應(yīng)答，作為中標(biāo)單位簽訂合同的依據(jù)，避免了在合同簽訂和履行中出現(xiàn)推諉“扯皮”現(xiàn)象，為項(xiàng)目檔案合同化管理提供了依據(jù)，奠定了基礎(chǔ)。

2.2 固化參建單位職責(zé)，為建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理提供法律保障。合同作為固化簽約方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的載體，合同約定的內(nèi)容直接影響項(xiàng)目檔案管理的效果，因此，合同內(nèi)容既要全面，又要突出重點(diǎn)，既要措施有力，又要具有可操作性，既要權(quán)責(zé)明晰，又要賞罰分明，大體包括以下三個(gè)方面：

2.2.1 質(zhì)量要求。為確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，合同條款應(yīng)對項(xiàng)目檔案的形成、積累、整理、驗(yàn)收、歸檔工作提出具體的質(zhì)量要求：①項(xiàng)目檔案載體及字跡材料要求；②項(xiàng)目檔案的歸檔范圍；③項(xiàng)目檔案的整理規(guī)范；④項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收內(nèi)容及評分細(xì)則；⑤項(xiàng)目檔案的歸檔要求。

2.2.2 管理職責(zé)。合同條款在確定參建單位的管理職責(zé)時(shí)，應(yīng)總分結(jié)合，職責(zé)明晰，形成橫向到底、縱向到邊的項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，便于參建單位各司其職，各負(fù)其責(zé)，共同做好項(xiàng)目檔案管理工作。由于監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對項(xiàng)目進(jìn)行投資、進(jìn)度和質(zhì)量控制，在監(jiān)理合同中明確并落實(shí)監(jiān)理單位在項(xiàng)目檔案工作中的監(jiān)管職責(zé)，是實(shí)現(xiàn)對文件材料實(shí)時(shí)監(jiān)控和全過程管理的關(guān)鍵所在。[3]具體來講，建設(shè)單位負(fù)責(zé)前期依據(jù)性文件及竣工驗(yàn)收后形成的各類文件的收集和整理，勘察設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)勘察設(shè)計(jì)文件的收集整理，施工單位負(fù)責(zé)竣工技術(shù)文件的收集和整理，供貨單位負(fù)責(zé)設(shè)備隨機(jī)資料、安裝調(diào)試、軟件研發(fā)、功能測試等文件的收集和整理，監(jiān)理單位除負(fù)責(zé)監(jiān)理文件的收集整理外，負(fù)責(zé)匯總各單位移交的歸檔文件，并編制移交清冊。

2.2.3 違約責(zé)任。為提高參建單位對項(xiàng)目檔案的重視程度，合同應(yīng)設(shè)立檔案質(zhì)量保證金條款。根據(jù)投資規(guī)模，保證金的比例一般占合同額的0.5%～3%，如果驗(yàn)收時(shí)檔案綜合評定分?jǐn)?shù)在90分以上（含90分），竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)全額退還檔案質(zhì)保金；如果檔案評定分?jǐn)?shù)在60分～90分之間（含60分），則扣除檔案質(zhì)量保證金的30%并要求限期整改；若檔案評定分?jǐn)?shù)在60分以下，則沒收全部檔案質(zhì)保金，將其中一部分作為聘請專業(yè)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行整理的經(jīng)費(fèi)。

2.3 強(qiáng)化項(xiàng)目法人管理義務(wù)，為建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理提供組織保障。建設(shè)單位作為項(xiàng)目建設(shè)的法人代表，是項(xiàng)目檔案管理工作的組織核心，對整個(gè)項(xiàng)目檔案工作負(fù)有組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)的總體責(zé)任。除做好本身的檔案收集、整理工作外，還要對勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、環(huán)保、供貨等單位進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、培訓(xùn)、檢查等，合同條款應(yīng)明確項(xiàng)目法人的權(quán)利義務(wù)：

①審閱監(jiān)理周報(bào)，建設(shè)單位檔案部門應(yīng)通過監(jiān)理周報(bào)對檔案管理工作進(jìn)行動態(tài)監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。②編制項(xiàng)目檔案管理手冊，將有關(guān)項(xiàng)目檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范編制成冊，通過多種形式對相關(guān)人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高項(xiàng)目專兼職檔案人員業(yè)務(wù)技能。③邀請行業(yè)主管機(jī)關(guān)檔案部門或檔案行政管理機(jī)關(guān)對項(xiàng)目檔案的管理情況進(jìn)行檢查指導(dǎo)，加強(qiáng)過程管控，消除隱患，防患于未然。④組織項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收。根據(jù)合同條款中檔案驗(yàn)收評分細(xì)則，對項(xiàng)目檔案的組織管理情況、齊全完整性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、編目整理情況、安全保管情況逐項(xiàng)打分，確定檔案驗(yàn)收等級。

2.4 嚴(yán)格落實(shí)質(zhì)量保證金支付會簽制度，為建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理提供管控手段。為增強(qiáng)檔案質(zhì)量保證金的管控效果，筆者所在單位采取了質(zhì)保金支付會簽制度，即向參建單位支付檔案質(zhì)量保證金，應(yīng)履行項(xiàng)目主管部門、財(cái)務(wù)部門、檔案部門三方會簽制度，只有三方全部簽字同意，方可進(jìn)行款項(xiàng)支付。[4]檔案質(zhì)量保證金是項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐中摸索的行之有效的方法，對提高參建單位對檔案工作的重視程度，提高參建人員的檔案意識，提升檔案部門在項(xiàng)目建設(shè)中的話語權(quán)，提升項(xiàng)目檔案管理水平具有重要意義。

3 項(xiàng)目檔案合同化管理應(yīng)注意的幾個(gè)問題

為讓合同化管理模式切實(shí)取得成效，真正體現(xiàn)出傳統(tǒng)管理模式不具有的法律約束力、經(jīng)濟(jì)管控力等優(yōu)勢，在實(shí)施過程中應(yīng)處理好以下幾個(gè)問題：

3.1 加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)。建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式的順利實(shí)施，需要同很多部門進(jìn)行充分的溝通和協(xié)調(diào)，在取得理解和支持的基礎(chǔ)上，積極促進(jìn)建設(shè)流程的再造，例如：在項(xiàng)目招標(biāo)書的編制中增加檔案部門會審職責(zé)，在合同簽訂中增加檔案部門會簽環(huán)節(jié)，在竣工驗(yàn)收中強(qiáng)化檔案部門的組織管理職責(zé)，在檔案質(zhì)保金支付中賦予檔案部門“一票否決權(quán)”，提高檔案部門在項(xiàng)目管理中的話語權(quán)，以增強(qiáng)管控手段的有效性。

3.2 完善配套制度。單純采用合同控制建設(shè)工程檔案質(zhì)量，容易產(chǎn)生抵觸情緒，必須建立和完善一系列檔案管理制度、項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，[5]在項(xiàng)目檔案的形成、收集、積累、整理、驗(yàn)收、移交歸檔等工作中做到有據(jù)可依，減少管理的隨意性，增加管理的合法性，做到規(guī)范、有序，為合同化管理順利實(shí)施保駕護(hù)航。

3.3 量化考核指標(biāo)。在項(xiàng)目檔案合同化管理中應(yīng)改變“做多做少一個(gè)樣，做好做壞一個(gè)樣”的“大鍋飯”考評機(jī)制，完善正向激勵措施，量化考核指標(biāo)。例如：將項(xiàng)目檔案驗(yàn)收結(jié)果作為建設(shè)單位檔案部門年度績效考核的加（減）分項(xiàng)目，90分以上增加1分，60分以下扣除1分，有利于相關(guān)人員盡職盡責(zé)做好項(xiàng)目檔案管理工作。

3.4 推行項(xiàng)目檔案管理后評價(jià)。建設(shè)單位檔案部門應(yīng)積極推行項(xiàng)目檔案管理后評價(jià)制度，在竣工驗(yàn)收后審視各個(gè)工作環(huán)節(jié)和做法的利弊得失，汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，進(jìn)一步改進(jìn)工作方法，優(yōu)化工作流程，完善作業(yè)模式，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案管理機(jī)制的運(yùn)行活力。同時(shí)，將項(xiàng)目檔案管理后評價(jià)同合同爭議解決結(jié)合起來，在實(shí)踐中摸索管控分歧和解決爭議的有效途徑和方法，并逐步優(yōu)化、完善合同條款，促使項(xiàng)目檔案合同化管理模式日臻完善。

結(jié)論：實(shí)踐證明，建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式有利于提升檔案部門在項(xiàng)目檔案管理中的話語權(quán)，通過合同管理強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理，目標(biāo)明確、措施具體、管控有力，為項(xiàng)目檔案的科學(xué)、有效管理提供一種新的思路和模式。

參考文獻(xiàn)：

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[4]李金峰.項(xiàng)目文檔管理納入合同管理的思考與實(shí)踐[J].檔案時(shí)空，2012（8）：25～26.

檔案合同管理范文第3篇

一、 甲方受乙方委托，將其聘用的__________人事檔案存入甲方。

二、 甲方管理責(zé)任

1．負(fù)責(zé)辦理人事檔案接收手續(xù)，保留存檔人員原工作身份，人事檔案調(diào)出甲方時(shí)按原工作身份介紹到新的檔案接收單位（存檔人員為非北京戶籍人員的，與乙方解除聘用關(guān)系后，檔案不得在北京市內(nèi)調(diào)轉(zhuǎn)，其檔案須轉(zhuǎn)回原籍人才服務(wù)機(jī)構(gòu)或變更新的委托單位，重新簽訂存檔合同）。

2．保管人事檔案，負(fù)責(zé)向有關(guān)組織、單位出具檔案中已記載的材料。

3．負(fù)責(zé)按檔案記載以及國家和北京市有關(guān)規(guī)定為乙方提供相關(guān)人事服務(wù)和管理。

4．甲方在未得到乙方的書面通知時(shí)，不得應(yīng)存檔個(gè)人要求改變存檔合同、調(diào)轉(zhuǎn)人事檔案或出具有關(guān)人事證明。

5．甲方不負(fù)責(zé)其它管理及保險(xiǎn)責(zé)任。

三、 乙方管理責(zé)任

1．應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定為存檔人員辦理各項(xiàng)社會保險(xiǎn)。

2．負(fù)責(zé)收集存檔人員在乙方工作期間形成的檔案材料，及時(shí)交甲方歸檔。

3．乙方對聘用的應(yīng)屆大中專畢業(yè)生在見習(xí)期（一年）滿后應(yīng)及時(shí)到甲方領(lǐng)取轉(zhuǎn)正定級表，做出考核鑒定意見后，送交甲方辦理轉(zhuǎn)正定級手續(xù)。

4．存檔個(gè)人到甲方辦理各種手續(xù)時(shí)，乙方應(yīng)為其向甲方出具介紹信。

5．乙方應(yīng)按甲乙雙方協(xié)議規(guī)定支付人事費(fèi)。如發(fā)生欠費(fèi)，須在甲方提供相關(guān)服務(wù)或檔案要求轉(zhuǎn)出時(shí)補(bǔ)齊費(fèi)用。

6．乙方與存檔個(gè)人解除聘用關(guān)系后，乙方應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)，按甲方規(guī)定的書面格式通知甲方，同時(shí)出具存檔人員聘用期間的工作鑒定，交回此合同并注明存檔人員存檔費(fèi)繳納截至?xí)r間。

四、 本合同自雙方簽字之日起生效。

五、 本合同一式兩份，雙方各執(zhí)一份，具有同等效力。

甲方：_________________

（簽字蓋章）

乙方：_________________

（簽字蓋章）

_______年_____月_____日

檔案合同管理范文第4篇

文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)和業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，因此使用這―稱謂對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。也有人把文書檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對而言的各類檔案的統(tǒng)稱，還包括諸如外交、訴訟、會計(jì)、藝術(shù)、教學(xué)等專門檔案和私人檔案。

一、系統(tǒng)分析階段

此階段主要解決系統(tǒng)應(yīng)該“做什么”的問題。用戶與系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員合作，確定該系統(tǒng)的總目標(biāo)，給出系統(tǒng)的功能、要求和條件，經(jīng)過認(rèn)真地分析研究，提出解決問題的方案，并且對可以利用的資源及成本、效益和開發(fā)進(jìn)度做出估計(jì)，進(jìn)行費(fèi)用、效果分析，然后選定最優(yōu)方案，并寫出實(shí)計(jì)劃交上級管理部門進(jìn)行審查。系統(tǒng)分析階段完成的標(biāo)志是可行性研究報(bào)告和開發(fā)計(jì)劃通過審批。系統(tǒng)分析階段是整個(gè)系統(tǒng)中關(guān)鍵的一環(huán)。系統(tǒng)分析階段的組織者即系統(tǒng)分析員是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中最重要的工作人員，一般來說，他們應(yīng)精通電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，而且還要精通文書檔案管理工作，但由于這樣的人才較少，所以，系統(tǒng)分析階段工作應(yīng)由計(jì)算機(jī)專業(yè)人員以及文書檔案管理人員共同參加，以取長補(bǔ)短.共同規(guī)劃出一個(gè)系統(tǒng)。系統(tǒng)分析工作由可行性研究和制定系統(tǒng)的總體規(guī)劃兩個(gè)部分組成。

（一）可行性研究

文書檔案管理人員要根據(jù)文書檔案工作的特點(diǎn)和規(guī)律對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)提出要求，然后在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上進(jìn)行系統(tǒng)可行性分析、對系統(tǒng)提出全面的要求。這是系統(tǒng)分析的第一步，包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：系統(tǒng)具備什么功能，確定系統(tǒng)的性能和使用范圍；進(jìn)行初步費(fèi)用估計(jì)及進(jìn)度估計(jì)；提出對安全性、可靠性、擴(kuò)充性等方面的要求?？尚行苑治鲭A段重點(diǎn)考慮和解決的問題是：

（1）本單位對文書檔案自動化管理系統(tǒng)的需要及其緊迫性。（2）自動化管理系統(tǒng)建立之后能提高工作效率多少，建立一個(gè)系統(tǒng)需花費(fèi)多少人力、物力、財(cái)力，如何用較少的花費(fèi)建立一個(gè)能獲得最大經(jīng)濟(jì)效益的系統(tǒng)。（3）本單位及文書檔案部門現(xiàn)有條件如何，如文書檔案工作的基礎(chǔ)、資金、設(shè)備條件、人員技術(shù)條件等，能否在現(xiàn)有條件下順利地開發(fā)系統(tǒng)。（4）系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)將會出現(xiàn)哪些問題，是否具備了解決這些問題的條件。（5）對其他單位研制的系統(tǒng)或應(yīng)用系統(tǒng)的軟件進(jìn)行分析、評價(jià)和比較，提出適于本單位的代選方案。

（二）制定系統(tǒng)的總體規(guī)劃

（1）確定系統(tǒng)的目標(biāo)和功能。系統(tǒng)的目標(biāo)是系統(tǒng)設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上確定系統(tǒng)的功能。系統(tǒng)的功能包括服務(wù)功能、建立功能和維護(hù)功能。其中系統(tǒng)的服務(wù)功能是指系統(tǒng)的應(yīng)用；建立功能包括系統(tǒng)初始化和建立數(shù)據(jù)文件或數(shù)據(jù)庫，并把數(shù)據(jù)裝入相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)文件中，以便使用和處理；維護(hù)功能指對數(shù)據(jù)進(jìn)行增加、修改、插入、刪除的功能以及數(shù)據(jù)的保密和安全方面的功能。

（2）選擇硬件。要求硬件具有足夠大的存儲量，以存儲大量的文件檔案信息。具有較高的運(yùn)算速度，以滿足快速檢索的要求，特別是聯(lián)機(jī)檢索的要求，因?yàn)橐话懵?lián)機(jī)檢索系統(tǒng)要求每一提問的響應(yīng)時(shí)間應(yīng)在1秒鐘之內(nèi)，最多不超過5秒鐘；具有較強(qiáng)的比較和邏輯判斷能力；有靈活使用的漢字處理系統(tǒng)。此外，還要考慮計(jì)算機(jī)是否具有適應(yīng)環(huán)境的能力，如維修是否方便，是否有服務(wù)支持，是否具有擴(kuò)充內(nèi)存、變化組合的能力。

（3）軟件設(shè)計(jì)。要求軟件具有以數(shù)據(jù)管理為中心的操作系統(tǒng)或管理文件；具有可靠性、簡明性、可移植性等特點(diǎn)；系統(tǒng)的應(yīng)用軟件應(yīng)對用戶使用語言的限制少，并且有自動引導(dǎo)功能，輸出格式能讓用戶自由選擇。

（4）機(jī)房設(shè)置。要求能夠防塵、防靜電、隔音；有相對穩(wěn)定的濕度，一般濕度為50%―70%，室溫15―30℃。

（5）配備人員。應(yīng)配備系統(tǒng)分析員、系統(tǒng)設(shè)計(jì)員、著錄標(biāo)引員、操作員、硬件及軟件維護(hù)員等工作人員，要求其精通業(yè)務(wù)，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。

制定系統(tǒng)的總體規(guī)劃必須是在文書檔案部門對自動化系統(tǒng)的實(shí)際需要的前提下，根據(jù)本單位的經(jīng)費(fèi)、人員等多方面的情況，考慮國內(nèi)硬件生產(chǎn)、引進(jìn)的條件及本單位軟件設(shè)計(jì)的能力進(jìn)行開發(fā)，不能不顧客觀條件盲目開發(fā)，以致造成資金的浪費(fèi)。在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)采用培訓(xùn)與調(diào)入相結(jié)合的辦法培養(yǎng)多層次的系統(tǒng)管理人員，并應(yīng)進(jìn)行人才儲備。

系統(tǒng)分析階段結(jié)束時(shí)，應(yīng)產(chǎn)生系統(tǒng)說明書和可行性研究報(bào)告。系統(tǒng)說明書是通過系統(tǒng)分析員同文書檔案人員不斷交流研究而對問題的看法達(dá)成一致后形成的文件。可行性報(bào)告又可稱為實(shí)施計(jì)劃報(bào)告，它應(yīng)對系統(tǒng)的實(shí)施方案進(jìn)行粗略描述，開發(fā)進(jìn)度、使用的資源、人員投入計(jì)劃及組織形式等。

二、系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段

此階段主要解決系統(tǒng)“如何做”的問題。它是系統(tǒng)的應(yīng)用軟件設(shè)計(jì)，內(nèi)容包括數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、代碼設(shè)計(jì)、程序語言的選擇、輸入輸出的形式和格式、數(shù)據(jù)存儲技術(shù)的自動選擇、操作費(fèi)用估算等。擔(dān)任系統(tǒng)設(shè)計(jì)的人員稱作系統(tǒng)設(shè)計(jì)員，主要由經(jīng)驗(yàn)豐富的軟件人員來擔(dān)任。

三、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)階段

又稱系統(tǒng)實(shí)施階段。指最終實(shí)現(xiàn)文書檔案自動化管理系統(tǒng)的階段。主要工作有：硬件購置、人員準(zhǔn)備、軟件編制及測試、數(shù)據(jù)淮備。

檔案合同管理范文第5篇

關(guān)鍵詞：綜合檔案管理；信息化建設(shè)

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：

項(xiàng)目背景

我院自90年代開始進(jìn)行電子文件成果整理歸檔以來，實(shí)現(xiàn)了以計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)的電子化檔案管理。目前我院通過引進(jìn)和開發(fā)系統(tǒng)，管理著包括建筑、規(guī)劃、市政、測量、巖土以及院文書檔案等超過2000項(xiàng)工程、23萬個(gè)各種文件格式的電子檔案。盡管我院檔案信息化建設(shè)工作取得了不俗的成績，但仍存在兩個(gè)亟待解決的問題：

檔案的管理工作由不同的系統(tǒng)完成，如建筑市政專業(yè)使用建筑圖檔管理系統(tǒng)，規(guī)劃專業(yè)使用gzpi規(guī)劃成果數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，文書檔案使用超越2000文件檔案資料綜合管理系統(tǒng)等，數(shù)據(jù)信息被分割，無法實(shí)現(xiàn)共享，而且檔案管理人員在日常工作中需要切換不同的系統(tǒng)重復(fù)操作，工作效率低下，阻礙了檔案整體工作效率的提高。

檔案日常借閱流通管理只部分實(shí)現(xiàn)了以條形碼管理為核心的流通管理機(jī)制，大量的檔案借閱管理工作還停留在原始手工記錄階段，工作十分繁瑣。

以科學(xué)、規(guī)范的管理機(jī)制，利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段管理我院海量、格式多樣的電子檔案，提升檔案管理水平，提高檔案管理效率，是十分有意義的。

1項(xiàng)目目標(biāo)

將我院不同的檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行整合，以統(tǒng)一、規(guī)范的管理模式實(shí)現(xiàn)對不同專業(yè)檔案進(jìn)行管理；實(shí)現(xiàn)以條形碼管理為核心的檔案借閱流通機(jī)制。

建設(shè)內(nèi)容

我院綜合檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目的建設(shè)內(nèi)容包括：（1）實(shí)現(xiàn)對科技、文書檔案進(jìn)行管理；（2）對我院現(xiàn)有的建筑圖檔管理系統(tǒng)進(jìn)行升級、結(jié)構(gòu)重組及開放接口；（3）實(shí)現(xiàn)圖紙批量打印出圖功能；（4）將我院泰坦系統(tǒng)數(shù)據(jù)及規(guī)劃成果等歷史數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換導(dǎo)入到綜合檔案管理系統(tǒng)。

項(xiàng)目組根據(jù)我院對電子形式存在的圖紙和文檔的管理要求，以及我院各專業(yè)檔案資料的借閱流程等，在原有的建筑設(shè)計(jì)專業(yè)圖檔管理系統(tǒng)《智慧2000圖檔管理系統(tǒng)》的基礎(chǔ)上進(jìn)行系統(tǒng)升級，經(jīng)升級后能滿足我院的需求，具體如下：

系統(tǒng)用戶

綜合檔案管理系統(tǒng)面向全院工作人員開放，權(quán)限設(shè)置參考下表所示：

軟件安全控制

綜合檔案是我院寶貴財(cái)富，為保證數(shù)據(jù)安全，采取如下手段對數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)：

1、角色權(quán)限控制，按照角色級別對用戶劃分“下載”、“修改”、“上傳”權(quán)限，防止檔案信息被盜取或篡改。

2、對檔案數(shù)據(jù)每月備份一次，保證遇到意外事故能迅速恢復(fù)。

3、對所有下載、修改、刪除等敏感操作進(jìn)行日志記錄，便于追溯。

系統(tǒng)維護(hù)方案

根據(jù)工作計(jì)劃安排，綜合檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行后，檔案資料室、信息辦及其它相關(guān)職能生產(chǎn)部門共同參與綜合檔案管理系統(tǒng)的更新與維護(hù)工作，建議如下：

檔案資料室：對現(xiàn)存檔案室的資料進(jìn)行系統(tǒng)管理，及時(shí)添加、更新綜合檔案管理系統(tǒng)中的案卷級、卷內(nèi)級條目；指導(dǎo)并督促各生產(chǎn)部門及相關(guān)職能部門按要求進(jìn)行電子文件上傳歸檔工作。

信息辦：協(xié)助配合檔案資料室收集反饋的系統(tǒng)技術(shù)問題并加以解決；對數(shù)據(jù)庫安全備份，并對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)。

相關(guān)職能生產(chǎn)部門：按照我院電子文件歸檔的要求（具體見《關(guān)于實(shí)施《技術(shù)資料歸檔實(shí)施辦法》（修訂版）暨啟用電子文件歸檔的通知》，及時(shí)上傳應(yīng)歸檔的電子文件至綜合檔案管理系統(tǒng)；系統(tǒng)技術(shù)問題反饋給信息辦。

系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)模式

由于系統(tǒng)用戶覆蓋面較廣，客戶端點(diǎn)數(shù)較多，同時(shí)，從系統(tǒng)維護(hù)的簡易性角度出發(fā)，也考慮到與現(xiàn)有的信息大廳的整合，采用了B/S的設(shè)計(jì)模式。首先登錄到信息大廳，再通過菜單鏈接進(jìn)入本系統(tǒng)。

系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫選型

系統(tǒng)采用主流的MSSQL2005數(shù)據(jù)庫，具有良好的數(shù)據(jù)處理及響應(yīng)速度，適合B/S模式開發(fā)。

開發(fā)平臺選型

系統(tǒng)采用JAVA平臺進(jìn)行開發(fā)，開發(fā)效率高，安裝部署容易，系統(tǒng)維護(hù)簡便。

技術(shù)亮點(diǎn)

1、描述：由于我院各生產(chǎn)專業(yè)科技檔案以及院內(nèi)文書檔案的成果電子文件歸檔方式不統(tǒng)一，文件格式也不統(tǒng)一，電子文件的存放介質(zhì)也是多樣的，造成檔案資料室對電子文件的系統(tǒng)管理上的困難。

技術(shù)亮點(diǎn)：增加了在線電子文件歸檔方式，明確了歸檔電子文件格式和命名規(guī)則，并通過生成模板進(jìn)行了電子文件歸類。

解決方法：通過對我院相關(guān)生產(chǎn)部門、職能部門放開上傳電子文件的權(quán)限，由相關(guān)部門直接向系統(tǒng)進(jìn)行電子文件的上傳工作，并通過生成模板按內(nèi)容進(jìn)行電子文件的分類，由檔案室進(jìn)行審核。電子文件格式和命名規(guī)則參照全質(zhì)辦的《歸檔電子文件數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)》。

2、描述：我院的檔案資料借閱流程是通過手寫登記進(jìn)行的，不利于統(tǒng)計(jì)，工作效率也較低。

技術(shù)亮點(diǎn)：利用工作卡號識別我院職工姓名、所屬部門等屬性，利用條形碼功能提取檔案資料的目錄號、案卷題名等屬性。

解決方法：在檔案資料人員立卷過程中，打印案卷封面時(shí)，系統(tǒng)自動生成條形碼并打印在封面上。日常借閱中，通過條形碼掃描，能在系統(tǒng)中生成對應(yīng)案卷的借閱記錄。條形碼掃描識別的功能，能提高檔案管理人員的工作效率，減少失誤，也更方便了借閱記錄的統(tǒng)計(jì)與查詢。另外，通過與我院人事部門的全院職工人員數(shù)據(jù)庫對接，在系統(tǒng)的用戶數(shù)據(jù)庫中錄有職工工作卡號，在借閱過程中，通過輸入卡號進(jìn)行人員識別。

項(xiàng)目總體評價(jià)

項(xiàng)目按預(yù)期完成，建立院內(nèi)各專業(yè)、不同文件格式數(shù)據(jù)庫及系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子文件的在線歸檔以及院內(nèi)共享；

軟件分別在檔案資料室、信息辦及建筑專業(yè)進(jìn)行了功能驗(yàn)證（其中建筑專業(yè)圖檔系統(tǒng)已在第一期驗(yàn)收完畢，并投入了使用），共有9位檔案管理人員、系統(tǒng)管理員參與，其中通過驗(yàn)證人員數(shù)為9人，通過率為100%，所發(fā)來書面意見同意使用該軟件；

軟件的設(shè)計(jì)總體上符合我院對電子文件資料的歸檔要求，為多專業(yè)、不同文件格式的電子文件歸檔利用提供了方便，保證了實(shí)物資料與電子文件資料的一致性。上傳的模塊設(shè)置基本符合電子文件的歸類要求，在一定程度上提高了我院電子文件歸檔的效率，達(dá)到了成果管理的目標(biāo)；