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檔案管理核心范文第1篇

【關(guān)鍵詞】：水利工程; 檔案管理;核心內(nèi)容;管理措施

【 abstract 】 this paper from the water conservancy project of the archives management of the basic requirements, the core content and management measures three aspects specific analysis and discussion.

【 keywords 】 : water conservancy projects; File management; The core content; Management measures

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：

一、水利工程檔案資料管理的基本要求

水利工程檔案是水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設(shè)階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是國家檔案的重要組成部分，依照檔案法規(guī)要求，做好水利工程檔案工作，是工程參建各方共同的職責(zé)和任務(wù)，是維護國家利益，保護自已合法權(quán)益，提高管理水平和應(yīng)急能力的需要。水利工程檔案是工程建設(shè)審計工作的依據(jù)、是工程驗收的依據(jù)、是質(zhì)量評定的依據(jù)、是工程建設(shè)質(zhì)量查、改的依據(jù)和憑證。

1、檔案管理的依據(jù)和竣工驗收

水利檔案管理的依據(jù)有：《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》（水辦[2005]480號）；《水利工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法》》(水辦〔2008〕336號)；《水利工程建設(shè)項目驗收管理規(guī)定》（水利部30號令）；《水利水電建設(shè)工程驗收規(guī)程》（SL223—2008 ）；《水利基本建設(shè)項目竣工決算審計暫行辦法》(水監(jiān)[2002]370號)；《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》（2000年1月30日，國務(wù)院令第279號）。

竣工驗收主要是資料的驗收：法人驗收，政府驗收，工程檔案資料的驗收﹙要求作專項驗收﹚。工程檔案要求真實、完整、準確、系統(tǒng)。真實是要求沒有虛假的資料；完整是要求工程檔案資料不能缺項，即所有應(yīng)歸檔材料的類項必須齊全；準確是指檔案資料所反映的內(nèi)容要準確，其中包括文字、數(shù)字、圖形都要準確，特別是竣工圖要能準確反映工程建設(shè)的實際狀況；系統(tǒng)是指所有應(yīng)歸檔的文件材料，應(yīng)保持其相互之間的有機聯(lián)系，相關(guān)的文件材料要盡量放在一起，特別要注意工程項目文件材料的成套性。圖片、照片、錄音、錄像和電子文件的歸檔反映建設(shè)項目建設(shè)過程的圖片、照片、錄音、錄像等聲像材料和電子文件材料，都是工程檔案的重要內(nèi)容，應(yīng)做好這部分材料的收集、整理工作，關(guān)鍵是要及時整理，要將不同種類(照片或錄像)的聲像或電子材料分別立卷。

2、水利工程檔案的歸檔范圍與要求

水利工程建設(shè)項目檔案的歸檔范圍與保管期限、按照《水利基本建設(shè)項目（工程）文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件一）執(zhí)行，工程檔案保管期限定為永久、長期、短期三種，永久為50年以上，長期為15-50年、短期為15年以下，長期保存的檔案實際保管期限不得超于工程項目的實際壽命。水利工程建設(shè)項目檔案必須完整、準確、系統(tǒng)，應(yīng)歸文件材料應(yīng)字跡清楚、圖面整潔、簽字手續(xù)完備，所有歸檔材料不得使用圓珠筆、鉛筆和紅墨水等易退色材料書寫，檔案整理應(yīng)有科學(xué)的分類方案，案卷質(zhì)量符合《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）。

3、檔案資料驗收與移交

水利工程建設(shè)項目檔案驗收，是工程竣工驗收的重要組成部分，各級水行政管理部門在組織水利工程驗收時，須通知相應(yīng)的檔案管理部門作為驗收委員會成員負責(zé)工程檔案的驗收工作，工程竣工驗收前，項目法人應(yīng)組織參建單位對所承擔(dān)的工程檔案資料收集、整理、歸檔進行認真檢查，確認已達到規(guī)范要求后，寫出自檢報告，在申請工程驗收時，一并報上。實行總承包的，應(yīng)由總承包單位負責(zé)向建設(shè)與管理單位移交；實行分包的，應(yīng)由各承包單位向建設(shè)單位移交，或由建設(shè)單位委托一個承包單位匯總后，再向建設(shè)與管理單位移交；實行監(jiān)理制度的，應(yīng)由監(jiān)理部門負責(zé)審查合格后，再由各有關(guān)單位向建設(shè)與管理單位移交；審查與移交均應(yīng)履行簽字手續(xù)。

移交與接收工程檔案資料的時間，應(yīng)視工程建設(shè)的實際情況而定。一般情況，單位工程完工后，就應(yīng)完成有關(guān)工程檔案的收集、整理工作，隨后即可進行檔案資料移交與接收工作。

二、水利工程檔案管理的核心內(nèi)容和管理措施

建設(shè)工程資料是工程建設(shè)從項目的提出、籌備、勘測、設(shè)計、施工到竣工投產(chǎn)等過程中形成的文件材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等各種形式的信息總和，簡稱為工程資料。主要包括工程準備階段資料、施工資料、監(jiān)理資料和竣工驗收資料等。建設(shè)工程資料，是建設(shè)工程合法身份與合格質(zhì)量的證明文件，是工程竣工交付使用的必備文件，也是對工程進行檢查、驗收、維修、改建和擴建的原始依據(jù)。參建各方都負有收集、整理、簽署、核查工程資料的責(zé)任。為了保證工程的安全和使用功能，必須重視工程資料的真實性、可靠性。因此，我們應(yīng)當(dāng)規(guī)范工程資料的管理，將工程資料視為工程質(zhì)量驗收的重要依據(jù)，甚至是工程質(zhì)量的組成部分。

1、水利工程檔案的核心內(nèi)容

1）工程準備階段資料:是指工程在立項、審批、征地、勘察、設(shè)計、招投標、開工審批及工程概預(yù)算等工程準備階段形成的資料，由建設(shè)單位提供。

2）施工資料:是指施工單位在工程具體施工過程中形成的資料，應(yīng)由施工單位負責(zé)形成。主要包括單位工程整體管理與驗收資料、施工管理資料、施工技術(shù)資料、施工測量記錄、施工物資資料、施工記錄、施工試驗記錄、施工質(zhì)量驗收記錄等。工程竣工后，施工單位應(yīng)按規(guī)定將施工資料移交給建設(shè)單位。

3）監(jiān)理資料:是指監(jiān)理單位在工程設(shè)計、施工等監(jiān)理過程中形成的資料，主要包括監(jiān)理管理資料、監(jiān)理工作記錄、竣工驗收資料和其它資料等。監(jiān)理資料由監(jiān)理單位負責(zé)完成，工程竣工后，監(jiān)理單位應(yīng)按規(guī)定將監(jiān)理資料移交給建設(shè)單位。

4）竣工驗收資料:是指在工程項目竣工驗收活動中形成的資料。包括工程驗收總結(jié)、竣工驗收記錄、財務(wù)文件和聲像、縮微、電子檔案等。

2、工程資料的管理職責(zé)

1）工程資料的形成應(yīng)符合國家相關(guān)的法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量驗收標準、工程合同和設(shè)計文件等規(guī)定。

2）參建單位應(yīng)將工程資料的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)和全過程。

3）工程資料應(yīng)隨工程進度同步收集、整理并按規(guī)定進行移交。資料組卷與資料份數(shù)應(yīng)符合規(guī)定。

4）工程資料應(yīng)實行分級管理，由建設(shè)、監(jiān)理、施工單位主管(技術(shù))負責(zé)人組織本單位工程資料的全過程管理工作。建設(shè)過程中工程資料的收集、整理和審核工作應(yīng)有專人負責(zé)，并按規(guī)定取得相應(yīng)的崗位資格。

5）工程各參建單位應(yīng)確保各自所形成的資料的真實、有效、完整和齊全。對工程資料進行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等現(xiàn)象，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定對相關(guān)責(zé)任人予以處罰，情節(jié)嚴重的，應(yīng)依法追究法律責(zé)任。

3、水保檔案管理的必要性和對策

1）沒有統(tǒng)一的水土保持檔案分類標準和編碼體系, 檔案資料調(diào)閱、調(diào)集或查詢困難, 檔案信息利用率低, 或大部分既有資料未歸檔、建檔。

2）檔案管理制度不健全、管理不規(guī)范、多頭管理現(xiàn)象普遍存在, 檔案資料分布散亂, 。

3）檔案管理人員匱乏 。

4）未實行專業(yè)化管理, 檔案資料保管或存儲的軟、硬件條件差, 檔案資料破損現(xiàn)象嚴重。

5）法制意識不強, 檔案管理工作未引起各地的重視, 也無專項經(jīng)費投入, 制約了檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。

規(guī)范水土保持檔案管理的必要性是水土保持信息化建設(shè)、水土保持決策科學(xué)化、水土保持法制化和規(guī)范化建設(shè)以及提高水土保持行業(yè)管理能力和工作水平的需要。規(guī)范水土保持檔案管理的對策應(yīng)建立水土保持檔案資料庫，進行統(tǒng)一檔案編碼和密級標準, 建立水土保持檔案管理體系，提高檔案法律意識, 建立并完善水土保持檔案管理制度，培養(yǎng)并造就一支高素質(zhì)的水土保持檔案管理隊伍。挖掘檔案資料潛力, 為水土保持及社會公眾提供服務(wù)。

三、總結(jié)

水利工程資料管理必須納入項目管理的程序中，資料員應(yīng)參與生產(chǎn)過程，及時掌握施工管理信息，便于對資料的管理監(jiān)控。工程資料的收集必須與實際施工進度同步。對所提供的資料不符合規(guī)定要求的不予結(jié)算工程款。按質(zhì)量驗收記錄、工程質(zhì)量控制資料核查記錄、施工技術(shù)管理資料、工程安全功能檢驗資料核查和主要功能檢查資料等劃分，同類資料按產(chǎn)生時間的先后排列。根據(jù)實際條件，配備必要的存放資料的箱柜存放資料，并注意做到防火、防蛀、防霉。規(guī)定移交、歸檔。按時移交給公司、建設(shè)單位和城建檔案部門。

【參考文獻】：

[1]梁靜.水利工程檔案管理與發(fā)展J.湖南水利水電,2008,(4):78-79.

檔案管理核心范文第2篇

檔案是全部活動的真實記錄，它體現(xiàn)一個單位成長與發(fā)展歷程，是寶貴的經(jīng)驗財富和重要的信息資源。因此，檔案管理是事業(yè)單位管理工作的重要環(huán)節(jié)，對事業(yè)單位效益產(chǎn)生重要影響，是事業(yè)單位提高績效，增加效益，科學(xué)管理的重要保證。 下面根據(jù)工作的實踐，就如何做好事業(yè)單位檔案管理工作的信息化，談?wù)剛€人的看法。

一、目前所面臨的形勢

實現(xiàn)檔案管理信息化是檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求。檔案信息化是一個以信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為主導(dǎo)，檔案信息資源建設(shè)為核心，信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，信息人才為依托，檔案信息、法規(guī)、政策、標準為保障的綜合體系。它可使事業(yè)單位的檔案管理環(huán)節(jié)更透明，為檔案管理打造一個全新的管理體制，重建檔案管理系統(tǒng)和結(jié)構(gòu)。

提到檔案管理，不少單位認為把檔案資料輸入電腦中就標志著企業(yè)進入信息化管理了。甚至出于思想觀念和知識水平所限，一些人對于新技術(shù)、新流程不去主動學(xué)習(xí)接受，從而產(chǎn)生抵觸情緒。所以在實施信息化的過程中，會遇到人為觀念的影響。

二、阻礙檔案信息化管理的瓶頸

1.檔案軟件缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2.檔案信息缺乏共享。在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3.檔案管理缺乏規(guī)范。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，檔案室業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4.檔案管理技術(shù)缺乏創(chuàng)新。檔案的技術(shù)標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5.檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、如何做好檔案管理工作信息化

在事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)中，要充分利用計算機數(shù)據(jù)存儲量大，檢索速度快等優(yōu)勢，大力開發(fā)適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。要建立嚴格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全，將歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號和著錄信息，利于查閱和管理，并做好數(shù)據(jù)備份工作。有條件的單位，逐步推進數(shù)字檔案室建設(shè)，把分散于不同載體，不同地理位置的信息以數(shù)字化形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規(guī)模、大信息量的分布式數(shù)字信息服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

（1）政府集中優(yōu)勢資源，統(tǒng)一開發(fā)檔案管理通用的軟件系統(tǒng) 。在軟件系統(tǒng)的開發(fā)上，可以考慮借鑒垂直管理部門如國稅系統(tǒng)的經(jīng)驗，由政府集中優(yōu)勢資源開發(fā)部分行業(yè)通用的業(yè)務(wù)軟件，統(tǒng)一下發(fā)給各地檔案機構(gòu)免費使用，這樣做一方面可以極大地減少各地在軟件開發(fā)上的重復(fù)投入，另一方面也可以確保業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)的開發(fā)水平，同時也為以后各單位分布式檔案信息資源庫體系的形成減少障礙。

（2）調(diào)結(jié)構(gòu)，提素質(zhì)。在當(dāng)前形勢下，要不斷提高事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合能力，可以通過引進與培養(yǎng)和結(jié)合的方式調(diào)整檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，引進檔案管理的復(fù)合型人才，對現(xiàn)有管理人才通過培訓(xùn)、在崗自學(xué)等方式進行培養(yǎng)，建立一支掌握檔案管理和信息技術(shù)，知識結(jié)構(gòu)合理的高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍，能夠適應(yīng)檔案管理的發(fā)展需要，有效解決檔案信息開發(fā)利用不足等間題。

（3）健全事業(yè)單位檔案管理安全保密制度，是事業(yè)單位檔案管理信息化工作的核心要素。檔案信息的安全包括檔案管理系統(tǒng)軟硬件自身的安全，還包括檔案信息傳播的安全，即信息不被許可的人知曉、獲得。實行計算機管理檔案之后，除了日常的事務(wù)外，我們還應(yīng)對整個計算機系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作，如計算機病毒的防范等問題。做好了以上工作，我們有理由相信運用計算機管理檔案的工作一定會更好。

（4）轉(zhuǎn)變檔案管理方式。第一，數(shù)據(jù)處理在文件處理階段就可完成，公文處理與檔案管理有機結(jié)合，實現(xiàn)文檔一體化可以自動完成各類檔案資料的統(tǒng)計工作，繪出各類統(tǒng)計報表；第二，檔案信息檢索與提供利用方式的變革。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下將實現(xiàn)自動分類、自動標引、自動編目及自動檢索等工作，多數(shù)檔案資源可通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行查閱和對外提供服務(wù)；第三，檔案指導(dǎo)、編研下作從有形實體向虛擬網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)變等。信息技術(shù)重建檔案管理的運行環(huán)境和作業(yè)環(huán)境，傳統(tǒng)檔案組織機構(gòu)、業(yè)務(wù)流程，管理體系越來越不適應(yīng)檔案管理信息化的趨勢，所以有必要從管理理念到組織機構(gòu)，從業(yè)務(wù)內(nèi)容到業(yè)務(wù)流程進行有效重組，以適應(yīng)變革的要求。

總之，檔案是國家和社會的寶貴歷史資源。因此加強檔案管理的信息化工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各事業(yè)單位尤其是檔案管理部門，應(yīng)從戰(zhàn)略高度來重視和加強事業(yè)單位檔案管理工作，以檔案管理信息化促進事業(yè)單位管理的科學(xué)化、高效化。

參考文獻：

[1]國家檔案局.《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，2002年11月

檔案管理核心范文第3篇

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化管理；轉(zhuǎn)型

檔案文件是組織機構(gòu)業(yè)務(wù)活動的記錄。文件的生成、處理、利用過程中產(chǎn)生丟失、失真、失密、滯后等疏漏可能給組織帶來難以估計的損失。檔案在單位的組織管理、科研生產(chǎn)中發(fā)揮了保障和支撐的作用，隨著信息技術(shù)的普及和應(yīng)用，電子文件管理成為檔案管理的新生事物，也為檔案管理提供了新的機遇和挑戰(zhàn)。

一、信息時代檔案理念的變化

在檔案學(xué)研究領(lǐng)域內(nèi)，近期對電子文件管理的研究不斷深入。電子文件作為依賴計算機系統(tǒng)存取的新型文件，具有傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件所不具備的鮮明特性，如信息的非人工識讀性、載體的可轉(zhuǎn)換性、信息的易變性等。這些特性一方面使其存儲、傳輸、利用上更便利；另一方面也影響了其社會功能的發(fā)揮，如法律憑證性。我國的檔案學(xué)者提出電子文件要遵循前端控制、全程管理的原則。從業(yè)務(wù)流程重組理論出發(fā)，研究出一系列具有操作性的程序、工具和方法。使得檔案管理上升了一個新的高度：即把文檔作為知識管理的手段之一，把電子文件管理作為實現(xiàn)知識管理的前提和基礎(chǔ)，知識管理是電子文件管理的發(fā)展方向。

二、信息化的現(xiàn)狀與檔案管理的位置

目前傳統(tǒng)的檔案文件管理已經(jīng)相當(dāng)成熟?，F(xiàn)有檔案文件從發(fā)展階段來看，在信息技術(shù)的發(fā)展帶動下，檔案的信息化管理已形成一定的規(guī)模，在檔案管理中發(fā)揮了巨大的作用，但還達不到當(dāng)前對電子文件管理的要求。而隨著單位局域網(wǎng)的使用，各類管理業(yè)務(wù)隨之向信息化推進，如計劃管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、儀器設(shè)備管理系統(tǒng)等等，由于這些軟件的開發(fā)只關(guān)注于本業(yè)務(wù)的管理范疇，或受當(dāng)時技術(shù)發(fā)展時期認識的局限性，沒有從檔案文件管理的生命全周期考慮，也沒有從知識管理的角度來統(tǒng)籌設(shè)計，因此，工作中的各類管理信息系統(tǒng)還沒有實現(xiàn)信息的整合、交互和共享，使得各類信息形成一個一個的管理孤島，對今后電子文檔的統(tǒng)一管理、保存、控制等都帶來不便。

三、強化檔案信息化管理的重要性

重視企業(yè)檔案信息管理，不僅體現(xiàn)在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的講話和文件制度中，更應(yīng)體現(xiàn)在實際工作中，體現(xiàn)在企業(yè)適應(yīng)新知識經(jīng)濟時代的有效機制中，體現(xiàn)在新的企業(yè)檔案信息管理方法中，體現(xiàn)在加強企業(yè)檔案信息開發(fā)的行動中。并在實施檔案信息化管理時，注意以下方面：

1.要改變各業(yè)務(wù)系統(tǒng)“各自為政”的局面，電子文件管理模式必須經(jīng)歷從“分散”到“統(tǒng)一”的上升過程。實踐證明，集中不但有利于電子文件信息的長期保存，還可以有效地解決目前普遍存在的檔案信息孤島問題，最大化實現(xiàn)信息資源的共享和傳遞。這是很多企業(yè)當(dāng)前面臨的信息技術(shù)的革命，也是企業(yè)面臨的管理性的革命。這種革命是深層次的，涉及到方方面面，從建立企業(yè)全部電子文件檔案管理，實現(xiàn)企業(yè)全息數(shù)字化管理的角度看，我們還處于起步階段，還需循序漸進地逐步推進。

2.檔案管理形態(tài)要與單位管理形態(tài)相適應(yīng)。檔案管理按形態(tài)劃分有檔案實體管理、檔案信息管理與檔案信息資源管理。采取哪種管理形態(tài)應(yīng)與單位的管理體系相適應(yīng)，不宜盲目追求檔案信息化管理。原有的信息化基礎(chǔ)、設(shè)計和生產(chǎn)水平等，是建立檔案管理形態(tài)要考慮的。當(dāng)然我們最終的追求目標，還是要實現(xiàn)檔案的信息資源管理，實現(xiàn)知識的增值。

3.檔案管理手段要與單位技術(shù)形態(tài)相適應(yīng)。檔案管理中的手工管理、計算機輔助管理、檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理是檔案管理運用現(xiàn)代技術(shù)的不同階段，企業(yè)檔案管理手段應(yīng)緊跟企業(yè)信息化的步伐，但不能脫離企業(yè)技術(shù)管理形態(tài)盲目追求檔案管理手段的更新。

四、實現(xiàn)檔案信息化管理的途徑

（一）樹立全面質(zhì)量管理理念下的檔案管理新意識

現(xiàn)代管理學(xué)認為，如果不對工作過程進行監(jiān)督和評估，提高質(zhì)量管理是不可能的，全面質(zhì)量管理理論也將“關(guān)注過程”作為重要內(nèi)容。為了確保產(chǎn)品檔案的質(zhì)量，就要實行全面的、全過程的、全員參與的管理。由于歸檔材料具有來源分散、種類多、載體多，歸檔工作具有環(huán)節(jié)多，以及部門歸檔的數(shù)量和各門類檔案的收集整理存在難度差異等特點，從文件的形成到歸檔，客觀上、主觀上都存在著復(fù)雜和多方面的質(zhì)量因素。所以對檔案質(zhì)量的要求，既指產(chǎn)品檔案本身的質(zhì)量，也包括工作的質(zhì)量，因此，通過對文件管理過程的控制，使每個環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量都符合標準要求。歸檔的過程，不但是檔案人員和部門的一項管理，也涉及單位的各部門和文件形成者。

（二）完善制度，建立規(guī)范，合理配置資源

根據(jù)電子文件全程管理、前端控制原則及完整性、真實性、可讀性保障原則，參照國家有關(guān)標準，制定本單位電子文件歸檔管理制度。落實工作職責(zé)并納入質(zhì)量管理體系中。由于電子文件內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性強，歸檔前后都要進行修改，如果沒有控制手段，僅靠檔案部門是不能夠保證電子文件完整、準確、系統(tǒng)。只有樹立全員的檔案意識，才能保證電子檔案的質(zhì)量。

統(tǒng)一電子文件歸檔格式。因為沒有標準的制約，任何工作都會帶有隨意性。在工程項目設(shè)計過程中，電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)建立一系列標準，如CAD系統(tǒng)軟、硬件平臺，制圖的編輯軟件、字庫、圖幅、格式，電子文件的數(shù)據(jù)類型、文件種類，電子文件的編號、著錄，電子文件的歸檔范圍和要求，工程項目電子文件光盤的信息組織、刻錄、標識等，只有統(tǒng)一規(guī)范，才能保證歸檔的電子文件齊全、完整、真實、有效，便于長久利用。

合理配置資源還包括設(shè)備和人力資源。電子文件的形成、處理，都是在電子計算機軟、硬件平臺支持下完成的，因此充分配置電子文件管理所需設(shè)備是從事電子文件歸檔管理的前提。電子文件的整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用都要由電子文件管理人員負責(zé)實施完成，因此，配備一定的人力資源來負責(zé)電子文件的管理是工作能順利開展的前提。

（三）打破傳統(tǒng)思維，貫徹前端控制思想

中華人民共和國國家標準《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》中明確要求：“對電子文件的形成、積累、整理、歸檔應(yīng)實施全過程管理，以保證電子檔案的質(zhì)量”。實踐證明電子文件歸檔與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔不同。傳統(tǒng)的做法可以不管文件形成過程中的具體細節(jié)，只要根據(jù)文件的保存價值，在項目結(jié)束后對其進行收集、整理、歸檔、保存，但電子文件沿用這種方法行不通，如CAD設(shè)計圖紙，由于文件系統(tǒng)格式不同，會造成無法使用的情況。因此，在組織的流程設(shè)計和電子文件管理軟件的設(shè)計中，必須將前端控制的思想體現(xiàn)于其中，實現(xiàn)全程的有效控制。如通過文件登記時捕獲的元數(shù)據(jù)來控制電子文件的歸檔，通過訪問權(quán)限元數(shù)據(jù)來控制電子文件的存取，通過核查電子文件的形成、管理和利用過程中形成的元數(shù)據(jù)進行安全審計等，從而有效防范和降低電子文件管理的風(fēng)險。目前，前端控制的理論不僅僅是對于電子文件的歸檔而言，任何類別載體的文件材料，都可以從歸檔源頭上進行質(zhì)量控制，通過網(wǎng)絡(luò)管理平臺，形成部門歸檔質(zhì)量實時監(jiān)控、評價的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

（四）紙質(zhì)文件與電子文件同步歸檔

檔案管理核心范文第4篇

【關(guān)鍵詞】電力企業(yè) 檔案管理 管理水平

隨著科技的進步和智能電網(wǎng)的發(fā)展，電力檔案包含的信息容量也越來越豐富龐大，電力檔案巨大的利用價值也越來越被社會認識和發(fā)現(xiàn)。電力作為國民經(jīng)濟的基礎(chǔ)設(shè)施行業(yè)，在服務(wù)國家經(jīng)濟發(fā)展、服務(wù)百姓民生等方面有著特殊的地位。如何及時有效地管理并利用這一龐大的資源，更好地為電力工業(yè)的科學(xué)決策、生產(chǎn)經(jīng)營和科學(xué)研究提供及時、全面、準確的服務(wù)，已成為電力檔案工作面臨的一項緊迫任務(wù)。以下結(jié)合本企業(yè)檔案管理，談?wù)剬﹄娏ζ髽I(yè)檔案現(xiàn)代化管理的認識。

一、企業(yè)檔案管理概況

隨著科技的進步和計算機網(wǎng)絡(luò)的深化應(yīng)用，公司十分重視檔案信息化管理的應(yīng)用。 通過檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，公司建立了計算機檔案數(shù)據(jù)庫，利用計算機編制了檔案案卷目錄、分類目錄、專題目錄、全引目錄等多種檢索工具，實現(xiàn)了檔案計算機網(wǎng)絡(luò)檢索。同時有效地實現(xiàn)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如辦公自動化系統(tǒng)、設(shè)計院工程竣工圖紙管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等）的無縫連接，及其電子文件的實時物理歸檔，極大地提高了檔案的利用率。為公司開展企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、運行分析、設(shè)備檢查、勘測設(shè)計、工程施工、編史修志、維護企業(yè)合法權(quán)益等各項生產(chǎn)經(jīng)營活動發(fā)揮了積極、重要的作用。

二、企業(yè)檔案管理的存在問題剖析

電力行業(yè)是資金、技術(shù)密集型的行業(yè)，雖然隨著時代的發(fā)展電力企業(yè)在檔案管理取得了一些成績，但由于歷史、人為、技術(shù)及管理方在面的原因，與現(xiàn)代企業(yè)檔案管理及今后電力發(fā)展的需要還存在著一些差距和不足。

（一）企業(yè)檔案管理與電力技術(shù)發(fā)展還不能有機融合。

電力服務(wù)涉及千家萬戶，電力從生產(chǎn)、傳輸、運行，到銷售、計量、使用、結(jié)算、管理是一個十分復(fù)雜繁瑣的過程，為實現(xiàn)管理需要，電力企業(yè)建立了一系列各種專業(yè)的計算機管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)承載著大量的電力企業(yè)管理信息，并且隨著電力的發(fā)展而快速的更新。但一些系統(tǒng)在先期開發(fā)時并未考慮與檔案系統(tǒng)相融合，檔案管理人員如果不進入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分或基本接收不到檔案。

（二）電力企業(yè)對檔案管理的重要性認識不足。

“電”是工業(yè)革命的產(chǎn)物，中國電力的大發(fā)展也就近幾十年時間，一直以來，電力企業(yè)只注重加快電力工程的建設(shè)，而忽視了企業(yè)的檔案建設(shè)。再加上部分企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作不夠重視，工作責(zé)任心不強，直接導(dǎo)致原有一些檔案資料的缺失，電力企業(yè)庫藏檔案資源不夠豐富，影響了日后為企業(yè)的發(fā)展提供檔案服務(wù)和工作支持，使企業(yè)對于檔案的需求和對檔案的利用難以取得預(yù)期效果。

（三）企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化體制機制還不健全。

電力企業(yè)內(nèi)部分工較細，未形成檔案管理部門與各業(yè)務(wù)部門工作的有效聯(lián)動，在工作過程中形成的材料歸檔還比較難，導(dǎo)致電力企業(yè)的檔案管理工作與其它工作相比相對滯后。

（四）檔案隊伍的素質(zhì)與電力的發(fā)展還不相適應(yīng)。

由于歷史原因，許多單位檔案管理崗位屬于人員安置型，造成目前電力檔案隊伍中整體素質(zhì)不高，檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不能很好地適應(yīng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的發(fā)展需要。

三、如何加強電力企業(yè)檔案管理的認識

（一）融入企業(yè)主體，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或到少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。新形勢下，檔案工作應(yīng)積極參與到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個方面，在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。在各個系統(tǒng)的設(shè)計和運行過程中就應(yīng)主動介入，加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。

（二）管理機制健全是做好檔案管理的保證。

要按照國家檔案局新頒發(fā)執(zhí)行的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，結(jié)合電力企業(yè)檔案工作的特點，制定并完善檔案工作的各項規(guī)章制度，建立并貫徹落實部門立卷責(zé)任制，切實將檔案工作的"三納入"、"四參加"、"四同步"納入到企業(yè)各項工作流程，嚴格責(zé)任分工、規(guī)范過程管控、形成閉環(huán)管理。同時要建立檔案管理機構(gòu)負責(zé)，企業(yè)所有部門參與的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，形成專兼職檔案員相互配合、上下聯(lián)系，部門和檔案室相互貫通、左右協(xié)調(diào)、縱橫結(jié)合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

（三）提高對檔案工作重要性的認識。

領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。要讓企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和決策者充分認識到企業(yè)檔案是"企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分"，是企業(yè)管理的重要組成部分，是一項需要人人參與的重要工作。要將檔案工作納入企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動的工作計劃上，擺上領(lǐng)導(dǎo)的重要議事日程，納入職工崗位責(zé)任考核的制度中，對檔案工作做到有領(lǐng)導(dǎo)分管，有部署、有檢查、有總結(jié)、有獎懲，使這項工作得到持續(xù)健康發(fā)展。

（四）加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。

在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，電力檔案管理人員除了掌握歸檔和電力專業(yè)的基本知識外，還要了解一些文秘、歷史學(xué)、目錄學(xué)、社科情報等相關(guān)學(xué)科知識，在檔案管理工作中應(yīng)具備有積極主動的組織協(xié)調(diào)能力、觀察和分析能力、處理業(yè)務(wù)水平的能力及應(yīng)用現(xiàn)代手段的管理能力。所以企業(yè)必須將檔案人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)納入單位人才培養(yǎng)計劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)再教育、進修學(xué)習(xí)等方式全面提高檔案管理人員提高業(yè)務(wù)能力和知識水平。

檔案管理核心范文第5篇

關(guān)鍵詞：新時期背景；人事檔案；管理；利用

隨著我國經(jīng)濟的迅速發(fā)展，人們生活水平的不斷提高，“企業(yè)”這一名詞被人們廣泛提及，企業(yè)之間的競爭力有所增加，關(guān)于企業(yè)人事檔案工作的管理和利用這一問題，企業(yè)的人事檔案管理工作有些不得當(dāng)?shù)牡胤?，筆者就企業(yè)人事檔案管理出現(xiàn)的問題進行分析，探討新時期背景下人事檔案工作的管理和利用問題。

一、新時期背景下人事檔案工作是完善企業(yè)競爭策略的先決條件

一個企業(yè)想要更好的提高自身的核心競爭力，就要進行企業(yè)的競爭策略建設(shè)，在企業(yè)競爭策略建設(shè)中，人事檔案工作的管理和利用是企業(yè)提高核心競爭力的先決條件。進行企業(yè)競爭策略建設(shè)，實現(xiàn)提高企業(yè)核心競爭力的目標，使企業(yè)在優(yōu)勝劣汰的市場競爭中立足。學(xué)習(xí)和實踐企業(yè)人事檔案工作的管理和利用是一件必須長久持之以恒的事情，對于正在發(fā)展的企業(yè)集團而言，人事檔案工作的管理和利用取得成功的最大障礙就是急于求成的浮躁心態(tài)，即使企業(yè)人事檔案工作的管理和利用可以在短期內(nèi)取得顯著的效果，但人事檔案工作是沒有止境的，由于企業(yè)間競爭環(huán)境是不斷變化的，企業(yè)必須堅持“持續(xù)改善”的原則，完善新時期背景下人事檔案工作的管理和利用，靠企業(yè)自身的團隊學(xué)習(xí)和實踐。

二、人事檔案管理工作是推進企業(yè)核心管理的關(guān)鍵

在目前我國企業(yè)發(fā)展中，我國企業(yè)在發(fā)展時間和能力的積累上都相對落后，我國企業(yè)管理層面都或多或少存在一些問題，一些企業(yè)的人事檔案管理者的管理能力和素養(yǎng)有待提高，管理技術(shù)需要強化掌握，企業(yè)人事檔案管理者在發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、獨自處理能力上面有所欠缺，在這些問題之上，企業(yè)的人事檔案管理理念落后，這就需要企業(yè)實施人事檔案精益化管理，以促進企業(yè)人事檔案管理工作的完善，企業(yè)人事檔案管理工作的實現(xiàn)需要實施企業(yè)管理改革，對企業(yè)人事檔案管理者進行先進管理理念的培訓(xùn)。

企業(yè)人事檔案工作的管理和利用首先是一種科學(xué)的企業(yè)人事檔案管理方法，企業(yè)人事檔案工作的管理和利用能夠?qū)⒂邢薜馁Y源發(fā)揮到最大效能，企業(yè)人事檔案工作的管理和利用是一種管理理念，體現(xiàn)了組織對管理的完美追求，貫徹了人事檔案管理嚴謹化、精益求精的思想。企業(yè)人事檔案工作的管理和利用基于企業(yè)戰(zhàn)略清晰化、資源效益最大化、企業(yè)檔案內(nèi)部管理規(guī)范化的基礎(chǔ)上進行，企業(yè)人事檔案工作的管理和利用能夠?qū)⒍唐诶媾c長期利益相結(jié)合，是企業(yè)短期利益和長期利益的綜合需要。

三、人事檔案工作的管理和利用之人事檔案基本信息構(gòu)建

企業(yè)人事檔案工作的管理和利用中的人事檔案基本信息構(gòu)建是指建立、管理與企業(yè)人事檔案管理工作息息相關(guān)的基本信息，人事檔案基本信息的構(gòu)建優(yōu)點在于既可以用來指導(dǎo)企業(yè)逐步完善人事檔案管理和利用體系，以便充分的做好企業(yè)人動之前的準備工作；又可以為企業(yè)運營管理過程中的人事檔案工作決策和指導(dǎo)工作提供人動后的人事檔案管理恢復(fù)工作提供有力的信息上的支持。

四、確保新時期背景下人事檔案工作管理人員的專業(yè)化

建設(shè)高素質(zhì)的人事檔案管理隊伍，不僅是新時期背景下企業(yè)人事檔案管理工作自身發(fā)展的內(nèi)在需要，也是新形勢下人事制度改革的必然要求。新時期背景下企業(yè)人事檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)具備合理的知識結(jié)構(gòu)和過硬的業(yè)務(wù)技能，實現(xiàn)由“專才”向“通才”的轉(zhuǎn)變。一要具備較強的綜合素質(zhì)。以科學(xué)發(fā)展觀為統(tǒng)領(lǐng)，認真貫徹黨的路線、方針、政策；不斷學(xué)習(xí)新時期人事制度改革的文件和有關(guān)規(guī)定，準確把握政策標準；熟悉人事工作相關(guān)業(yè)務(wù)，如工資政策、考錄、調(diào)配、編制業(yè)務(wù)和人才開發(fā)、員工管理等業(yè)務(wù)。二要提高現(xiàn)代管理能力?，F(xiàn)代人事檔案管理人員不僅要熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理技能，還要善于運用計算機進行檔案的信息化管理，并進行檔案信息資源的開發(fā)利用。三要提高理論研究能力。善于總結(jié)工作經(jīng)驗，認真開展理論研究，積極探索，開拓創(chuàng)新，不斷提高理論聯(lián)系實際的能力。

五、確保企業(yè)人事檔案工作的管理和利用手段的現(xiàn)代化

一是建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，實施動態(tài)管理。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備，將人事檔案資料整理輸入計算機，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，推進人事檔案信息化進程，以實現(xiàn)檔案查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作的無紙化操作。人事檔案數(shù)據(jù)庫的建立，不僅能夠全面反映員工的基本情況、工作履歷等固定信息，還可以記錄員工工資、職級、學(xué)歷、崗位變動等動態(tài)信息，一旦員工基本情況發(fā)生變化時，可以隨時準確地將最新信息錄入計算機，保證員工信息的時效性、真實性和準確性。二是實現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。建立員工人事檔案局域網(wǎng)，在安全保密的基礎(chǔ)上，通過局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)結(jié)，實現(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，保證各級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)不同的工作需要，隨時調(diào)閱所需檔案資料，從而提高人事檔案信息利用的效率。

結(jié)束語：

新時期背景下企業(yè)人事檔案工作的管理和利用是企業(yè)提升核心競爭力的必然趨勢，現(xiàn)代的企業(yè)市場競爭走企業(yè)人事檔案工作管理和利用的道路。推進企業(yè)人事檔案建設(shè)是完善企業(yè)競爭策略的先決條件。本文介紹了新時期背景下人事檔案工作是完善企業(yè)競爭策略的先決條件，提出了人事檔案管理工作是推進企業(yè)核心管理的關(guān)鍵、人事檔案工作的管理和利用之人事檔案基本信息構(gòu)建、確保新時期背景下人事檔案工作管理人員的專業(yè)化以及確保企業(yè)人事檔案工作的管理和利用手段的現(xiàn)代化。

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