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檔案與檔案管理范文第1篇

一、檔案信息化建設的優(yōu)點

1）節(jié)約成本。進行檔案信息化的建設有助于為單位節(jié)省不必要的成本浪費。在計算機信息化檔案管理沒有成為主要的工作模式之前，檔案人員需要花費許多的時間和紙張去進行檔案資料的編寫，在這過程中可能會發(fā)生；漏寫或是漏記的部分，而最后查找需要從頭到尾的查詢，浪費大量的人力和物力。運用計算機進行信息資料的管理可以快速查詢到所需的資料，在保存上相對簡單，不易丟失和缺損。2）提高工作效率。運用現代已經發(fā)展得非常成熟的電腦技術進行現代化檔案的管理工作，以此作為從原有的紙質信息檔案管理到信息化檔案管理的一個過渡。運用成熟的電腦技術為檔案管理部門節(jié)約人力成本。比如說起初檔案管理整理紙質文件需要二至四個人來完成這份工作，運用電腦技術就只需要一個人很好的完成這份工作。這就為整個管理節(jié)約了人力成本，在此基礎之上也提高了相關工作人員的工作效率。

二、信息化檔案管理的現狀

1）缺乏重視。對檔案信息化管理缺乏重視，不僅僅體現在管理部門當中，還包括信息管理人員自身。主要體現在管理部門的管理者遵循陳舊的管理模式，不與時俱進，在快速發(fā)展的電腦信息技術面前，管理者還沒有跟上信息管理的步伐。另一方面檔案管理工作人員，長期以往的工作環(huán)境中，已經養(yǎng)成了一種工作習慣，要在讓他們重新接受另一種工作方法，一時之間心理上難以接受，甚至是抵觸不愿意做出改變。2）管理標準化不足。在進行檔案管理上，沒有完整齊全的管理制度和部門管理系統(tǒng)。比如，房產信息檔案的管理，它應該是擁有專門收集房產資料的人員，分化各級職責，如資料的收集整理人員，其次是立卷檢查人員以及檔案保管人員。而如今大多數還保持著兩三個人員管理信息檔案的工作模式，管理人員之間的職責分工不明確，到位。也沒有設置專門監(jiān)督的責任機構和人員，造成檔案信息管理總體的不足。3）管理人員素質較低。檔案信息人員的素質較低表現在工作責任感不強，具體表現在有的檔案信息管理者道德素養(yǎng)不夠高，將檔案資料據為己有，甚至是私自存放或是拒絕歸檔保管。檔案信息人員素質低下還表現在服務水平不夠高。以房產檔案信息管理為例，房產所有者需要調動存檔的資料進行復印或是作為他用時，管理人員不給予調檔，甚至態(tài)度惡劣，給他人造成事務辦理上的諸多不便。

三、加強信息化檔案管理的措施

1）完善基礎設施。加強信息化檔案管理的先決條件是完善應有的基礎設施，沒有這些必要的設備就只是紙上談兵，沒有實際的意義。建立現代信息化檔案管理首先所需要的設備，計算機是最主要的，其次是復印機，專業(yè)的軟件設備，打印機、掃描儀等等。而建立檔案信息系統(tǒng)是最關鍵和最主要的部分，擁有一項完整的系統(tǒng)可以更加快速的進行檔案的錄入，以及檔案的分類和檔案的查詢以及保管。2）重視檔案信息化的建設與傳統(tǒng)保管。檔案信息化的建設固然很重要，是往現代化信息檔案保管的一個重要過渡，它使得檔案信息形成一項完整的保管系統(tǒng)，也是現代電腦技術運用在檔案管理上的一次飛越。它在很大程度上為我們的工作節(jié)省了時間，提高了工作效率以及工作的效益。但是傳統(tǒng)的檔案保管也不能完全的放棄，比如說房產資料文件的原件是作為房產擁有者所有權的一個證明文件，這些文件都是要作為紙質文件資料長期保存的。3）加強信息安全的管理。在建設現代信息化檔案管理的步伐之上，還必須得加強信息檔案的安全性管理。在電腦科技發(fā)展的同時，一些人利用網絡的便利性以及網絡的漏洞，使用病毒或是黑客軟件對信息管理系統(tǒng)進行攻擊，造成信息檔案管理資料的流失與損壞。在沒有備份的情況下，這些流失與損壞的文件資料不能夠還原，給擁有者以及檔案資料管理部門增加損失。因此，亡羊補牢，為時已晚，檔案管理部門應當加強對信息安全管理的預防與應對。4）提高檔案管理人員的素質水平。這里所說的提高檔案管理人員的素質水平不僅僅包括管理人員的知識水平，更加重要的是道德責任水平。首先是檔案管理人員的知識水平，需要他們明確的知道檔案信息管理的具體內容以及保管措施以及自身職責的具體要求。其次是管理業(yè)務水平，我們知道一些檔案管理需要我們妥善的保管一些紙質資料，隨著時間的延長，紙質資料容易損壞或是陳舊，看不清楚具體內容，這就需要管理人員具備一定的修復能力。道德素養(yǎng)具體體現在自身的責任意識，強烈的職責使命感以及對自身的約束力。

四、結語

在迅速發(fā)展的科學技術時代，印證了科學技術是第一生產力。把這種發(fā)達的電腦信息技術運用到檔案信息管理當中，完成從傳統(tǒng)的紙質管理信息系統(tǒng)到現代信息化檔案管理的一個重要過渡。在本文中研究了運用現代的信息化檔案管理模式，突出了它的作用，以及它在檔案管理當中無法比擬的優(yōu)越性。在此同時提出在建立現代信息化檔案管理中所需要注意的問題，為怎樣建立新型的現代化檔案管理模式提供了可供大家參考的建議。

作者:劉洋 單位:天津市市區(qū)不動產登記事務中心

參考文獻：

[1]陸貝貝.關于檔案信息化建設與檔案管理的探索[J].環(huán)球市場,2016,(20).

[2]戴永成.推進財務檔案管理信息化建設的探索與實踐[J].卷宗,2014,(7).

[3]夏滿君,.淺談電子信息技術在檔案管理中的應用[J].卷宗,2014,(11).

檔案與檔案管理范文第2篇

一、紙質檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)缺點

1、紙質檔案管理

紙質檔案管理是用紙張作為檔案信息記錄的載體，一般是對企業(yè)在工作時的信息的記錄。紙質檔案管理較為繁瑣，管理時注意事項較多，尤其是保存時容易發(fā)生破損。這就給檔案保存工作帶來一定的難度，并且在查找上更為不方便，因此在進行紙質檔案管理時要提高警惕，認真對待。

2、電子檔案管理

電子檔案管理是以先進的計算機技術為依托的，在檔案管理上有很大的優(yōu)勢。電子檔案管理由于使用電腦作為處理器，對于信息的處理上更方便，可以對信息進行關聯性操作，實現了信息的高效利用，同時使用虛擬存儲便于信息管理和保存，更利于信息的遠距離傳輸。

3、電子檔案與紙質檔案相比的優(yōu)勢

對于現在的互聯網技術不斷發(fā)展，在進行檔案管理中，電子檔案對檔案信息容納量比較大，沒有儲存空間的限制，電子容量大，并且方便攜帶。與此同時，電子檔案室由計算機處理的，因此對于檔案的分類，立卷工作就很高效，準確了。這就提高了利用的效率。同時實現遠距離傳輸的任務。從另一方面來說，電子檔案比較容易保存，具有很好的復用性質。

4、紙質檔案與電子檔案相比的優(yōu)勢

一般的事業(yè)單位或者是企業(yè)管理中，在進行檔案處理時比較強調原始數據的完整性。保證原始的內容，確保其價值，并且檔案數據一旦得形成，信息不容易更改，相比較而言，電子檔案比較容易更改，同時，紙質檔案比較方便閱讀，并且其中的檔案數據也比較穩(wěn)定。而且，在單位領導進行審核簽字的時候比較不容易更改，具有真實性較強，形成具有法律的證據。在中國甚至今后很長一段時期內，是不可能完全拋開紙質檔案而以電子檔案取而代之的.電子檔案并非完美無缺，與紙質檔案相比也存在自身無法克服的局限。

二、電子檔案管理和紙質檔案管理的融合

隨著現在國家科技水平的不斷發(fā)展，各行各業(yè)也在進行不斷的發(fā)展，這就對有關的檔案管理必須進行細致性的管理，現在的電子檔案相對于紙質檔案管理中具有的優(yōu)勢比較強，但是紙質檔案的管理的真實性是電子檔案無法比較的。因此，對于這兩種檔案管理方式，需要根據具體的情況進行具體的使用。在相關的企業(yè)中，可以將兩者有效結合，一方面反映真實的檔案依據；另一方面，延續(xù)電子檔案的優(yōu)點。在現在科技的不斷發(fā)展中，紙質檔案和電子檔案的管理應該相互融合，互相利用，給自身帶來巨大的利益。

1、建立相對獨立又彼此聯系的兩套管理系統(tǒng)

由于電子檔案在收集時間和方式，以及存儲、保護、利用等方面完全不同于傳統(tǒng)的紙質檔案，在紙質檔案與電子檔案并存期，應根據兩者各自的特點分別建立不同的管理系統(tǒng)，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統(tǒng)之間建立必要的通道，使之很容易地實現從一種文件找到相同內容的另一種文件，以便在有關業(yè)務處理上協調一致，方便利用，即：在電子環(huán)境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保持其原始性、證據性和權益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯網的已開放的紙質檔案錄入，轉化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。

2、實行檔案部門集中管理電子檔案

電子檔案集中管理有利于實現檔案管理的科學化、規(guī)范化、專業(yè)化和檔案信息資源一體化.由檔案部門統(tǒng)一管理電子檔案，不僅可以保證電子檔案從收集到歸檔、從存儲到保護整個環(huán)節(jié)嚴格按照檔案管理程序進行，有效避免非專業(yè)人員管理檔案可能造成的文件丟失和破壞，還能建立有利于歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其他載體檔案之間的有機聯系，并對電子檔案進行專業(yè)性開發(fā)，使之發(fā)揮最大的作用.因此，檔案管理部門應該積極主動地承擔起收集電子文件、管理電子檔案的責任.

3、建立一套科學合理的管理制度

由于電子文件的可復制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護應貫串于電子文件的整個生命周期，在這個過程中，檔案管理的重點是過程而不是檔案本身.因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失.同時，電子文件形成后因載體轉換或格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發(fā)生變化，便難以確認它的原始性和完整性.因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況.

4、提高檔案管理人員的綜合素質

電子檔案管理技術既是檔案管理方法也是一種計算機技術的應用，它存在一定的技術含量，需要一個計算機和檔案管理基礎知識都比較扎實的專業(yè)人員，因此在進行電子檔案管理時，管理人員的素質和工作能力都有較高的要求。為了能夠更好的操作電子檔案管理系統(tǒng)，管理人員還需要有一定的外語基礎。所以檔案管理人員要在紙質的基礎上積極的推進電子檔案的管理方式，促進檔案管理的向前發(fā)展。

檔案與檔案管理范文第3篇

1、建立集中統(tǒng)一的檔案管理網絡

加強對國土檔案工作的集中統(tǒng)一管理、是國土檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。我們遵照統(tǒng)—領導、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一管理的原則。成立了國土檔案工作領導小組、統(tǒng)一協調檔案管理工作。由分局工作人員，兼職國土檔案員，在師局專職檔案員的幫助下，形成了全系統(tǒng)的檔案管理統(tǒng)一模式。同時，完善檔案制度建設，修訂檔案崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明，層層把關。無論是在師國土局發(fā)的文件，都能從上保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化。

2、轉變觀念，超前管理 

長期以來、我們對國土檔案內容和工作范圍的理解偏于狹窄。思想不夠開闊，工作不能創(chuàng)新。對于各類業(yè)務檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識、沒有很好地和師局檔案員聯系。沒有將國土檔案工作滲透到各個環(huán)節(jié)之中。導致各類業(yè)務和檔案管理長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸檔帶來了困難。06年來，我分局意識到檔案工作不是臨時性工作、開始逐步轉變觀念，制定措施，對國土檔案進行超前管理。

3．國土檔案特點，拓寬檔案收集渠道 

從實際情況看、國土檔案是比較復雜的。它分類為九大部分，從每個部分的內容比較來說層次不齊。建設用地類的報批經歷時間長、稍有疏忽、就可能遺漏。聲響材料類形成的文件數量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。為了保證檔案資料收集齊全、完整，我們檔案人員將需要存檔的文件建立了檔案收件簿，檔案管理人員首先了解各類業(yè)務工作存檔的分類程序和流程，對哪些檔案資料、資料的內容、數量做到心中有數。

4．制定規(guī)范，及時立卷 

根據國土資源檔案的實際情況、我們制定了《檔案管理規(guī)定實施細則》，建立起檔案管理分類大綱。歸檔范圍。保管期限，檔號分類方法等，將國土檔案共分為九大類：(1)綜合類；(2)計劃財務類；(3)地籍管理類；(4)土地利用規(guī)劃類；(5)建設用地類：(6)土地監(jiān)察類：(7)宣傳科技類；(8)聲像材料類；(9)礦產資源類；并在每一類中確定了基本歸檔范圍。把應該收集歸檔的文件資料進行分類可以裝訂成正規(guī)卷的、及時把它們裝訂成正規(guī)卷、使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學化。

5、強化檔案人員的業(yè)務培訓、提高檔案管理水平

客觀上對國土檔案工作人員的素質提出了更高的要求，從事國土檔案工作的人員，專業(yè)知識與其它單位的檔案人員更單一。為達到國土檔案整理規(guī)范化的要求、兼職檔案管理人員要進行一次正規(guī)的培訓、講解了國土檔案工作中會形成哪些類型的文件材料。哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。同時，按照國土檔案管理要求。對文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化、作詳細的講解。使大家對國土檔案內容提前了解，在工作個有的放矢，注意積累資料。為今后建檔工作奠定了基礎，使檔案的標準化、規(guī)范化有—個切實的保障。

6通過開發(fā)利用檔案信息，促進檔案管理工作 

做好國土檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存國土檔案是為了利用、而更好地開發(fā)利用檔案信息，反過來也會促進國土檔案管理工作。國土檔案的形成是為以后利用起到查詢的作用，通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源、而這些資源又通過檔案工作者提供給工作人員利用。我分在近幾年來實施電腦化管理、將國土檔案資料及時輸入電腦，隨時為各類業(yè)務提供依據，每當業(yè)務人員從利用檔案中獲得信息時、更積極主動地向檔案室歸檔文件材料、從而保證了國土檔案的完整性，促使國土檔案管理更上新臺階。

7、檔案利用過程中的保密工作 

檔案與檔案管理范文第4篇

【關鍵詞】人事檔案糾紛；企事業(yè)單位；管理架構

一、當前我國常見的人事檔案糾紛類型

（一）扣檔。扣檔指的就是當前我國很多企業(yè)為了避免人才流失的情況，以各種理由扣留員工檔案的情況，這種行為會造成極為惡劣的社會影響，同時還對對我國人才的流動以及人力資源市場配置造成比較大的阻礙。這種行為違反法律規(guī)定，如果勞動者因此遇到損失，扣檔單位必須對其進行賠償。（二）檔案丟失。發(fā)生檔案丟失的主要原因基本上都是管理人員的馬虎大意，不嚴格遵守規(guī)定方式和流程進行轉檔導致的問題。在現實生活里面，檔案丟失對當事人的影響是極大的，所造成的糾紛也最為嚴重。因為檔案一旦丟失就很難尋回，當事人過往的所有信息都將徹底消失，必然會對其未來發(fā)展以及相關事務的展開造成極大的消極影響。（三）死檔、遺檔和棄檔。死檔指的是一些勞動者會將自身的戶口以及檔案寄放到人才市場之中，因為很長時間沒有繳納保管費用，檔案就慢慢地變成了死檔。而遺檔指的則是很多勞動人員因為工作轉變的原因，其檔案也一直在發(fā)生著改變，但是因為沒有完成相應變動手續(xù)的及時辦理，最終造成了檔案遺失的情況。棄檔指的則是勞動者將自己檔案拋棄了的行為。這些情況發(fā)生的主要群體就是當代大學畢業(yè)生。除了上述情況之外，當前我國常見的人事檔案糾紛類型還有重建以及假檔情況存在。

二、我國企事業(yè)單位人事檔案管理架構優(yōu)化策略

（一）健全完善檔案的移交管理制度。檔案是一個人過去發(fā)生情況的有效記錄，也是人們進行過去回顧以及未來展望的重要依據。其必須科學、完整、真實以及可靠，并且保證能夠完成對其的合理利用。到現在為止，因為管理架構傳統(tǒng)落后的原因，檔案濫用以及遺失情況更是層出不窮，給我國經濟發(fā)展以及現代化建設都造成了極大的消極影響。我國屬于人口大國，怎樣完成這些人力資源的有效利用對中華民族偉大復興中國夢的實現有著至關重要的影響。特別是在當前這個社會主義現代化發(fā)展建設的關鍵階段，企事業(yè)單位必須要對自身的檔案移交管理制度進行健全完善，這樣才能夠有效避免檔案丟失等情況的發(fā)生，為檔案管理工作的順利展開提供更有力的支持和保障。（二）加快檔案管理的信息化發(fā)展腳步。要想有效避免“遺檔”“死檔”以及“棄檔”情況的頻繁發(fā)生以及這種情況造成的消極影響，企事業(yè)單位應該提升數字信息技術在檔案管理應用中的重視，加快檔案管理的信息化發(fā)展速度，這樣才可以有效解決紙質檔案查詢效率低、花費資源大的問題，并通過網絡有效完成檔案的流通，進而有效避免“失檔”“檔案重建”以及“扣檔”等糾紛的出現，為企業(yè)單位人力資源管理工作的順利進行貢獻更大的力量。（三）更新改革人事檔案收費制度。現在我們國家在檔案管理上采用的是“以檔養(yǎng)檔”的手段，但是因為負責檔案管理的人力資源部門屬于政府下轄的非營利機構，人事檔案又是因為國家需要才建立的，勞動者基本上都沒有權利翻閱自己的檔案，所以由他們交納相應的管理費用明顯是有問題的，并不符合公平的要求，這種情況也是導致“遺檔”“死檔”以及“棄檔”情況層出不窮的最主要原因。要想有效避免這種情況發(fā)生，政府財政部門應該專門劃撥出一部分資金來為人事檔案管理服務，并慢慢實現人事檔案管理零收費的目標，這樣才可以杜絕“遺檔”“死檔”以及“棄檔”等情況的發(fā)生，為我國的經濟發(fā)展以及現代化建設起到更大的推動作用，也為企事業(yè)單位人才選拔提供更為真實可靠的依據。

三、結束語

總而言之，人事檔案對我國企事業(yè)單位人才選拔有著至關重要的影響，其關系到企事業(yè)單位招聘人員的質量情況。但是，因為受到種種因素的影響，現在我國人事檔案管理發(fā)生了一定的問題，各種因此產生的糾紛事件更是層出不窮，給社會主義和諧社會的建設都造成了比較大的消極影響。要想有效改變這種情況。企事業(yè)單位必須對自身的人事檔案管理架構進行更新優(yōu)化，轉變相應的管理觀念，采用相應的信息技術推動檔案的數字化發(fā)展，這樣才可以為相關工作的順利開展作出更大的貢獻，進而為中華民族偉大復興中國夢的實現起到更大的推動作用。

【參考文獻】

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檔案與檔案管理范文第5篇

[關鍵詞]辦公自動化；電子文件；檔案；計算機

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.138

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）18-0-01

隨著計算機技術在社會各個領域的不斷發(fā)展，辦公自動化迅速在各行各業(yè)中普及，產生了大量電子文件，如何管理和利用好這些電子文件，發(fā)揮其優(yōu)勢，提高工作效率，有著非常重要的意義。2002年國家檔案局頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中電子文件的定義是“在數字設備及環(huán)境中生成，以數碼形式存儲，以磁帶、磁盤、光盤等為載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”。通過計算機管理的文檔系統(tǒng)，可以方便地查詢、閱讀和修改文檔內容。

1 辦公自動化與檔案管理

辦公自動化（Office Automation，OA）是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。以計算機為中心，采用一系列現代化的辦公設備和網絡通信技術，全面、迅速地收集、整理、存儲和使用信息，使學校內部人員方便快捷地共享信息，提高行政效率。通過實現辦公自動化可以優(yōu)化現有的管理組織結構，調整管理體制，增強協同辦公能力，強化決策的一致性，提高決策效能。一套完整的辦公自動化體系包括信息的收集、傳遞、修改和保存4個環(huán)節(jié)，主要工作是向辦公人員提供所需的信息。

辦公自動化產生了電子文件，從檔案學的角度來看，檔案管理是文書管理的后續(xù)階段，辦公自動化已可以準確記錄從信息錄入到信息保存的全過程，經過檔案工作人員的整理核對，形成電子檔案。辦公自動化的發(fā)展決定著檔案管理的發(fā)展方向，而檔案管理也影響著辦公自動化技術的發(fā)展，很多單位在選擇辦公自動化軟件時都要考慮是否和本單位的檔案管理系統(tǒng)對接。

2 檔案管理自動化是檔案管理發(fā)展的方向

檔案管理自動化是檔案管理發(fā)展的方向，這使檔案管理工作更加便利，有助于檔案的收集、管理。建立一套完整的檔案管理系統(tǒng)，首先要加強檔案管理業(yè)務的基礎建設，其次要加強檔案數據庫建設。對于高校而言，大部分檔案都屬于開放性檔案，高校的辦公自動化應與檔案業(yè)務同步進行，各個部門與檔案部門聯網，使用計算機通過網絡進行檔案的調閱利用，縮短檔案的查詢時間，提高檔案的利用率。

檔案管理與辦公自動化聯網，大大提高了檔案部門的工作效率。目前，檔案部門大多局限于檔案的接收和保管，使用辦公自動化系統(tǒng)后，文書部門的文件登記和著錄目錄工作就能有機的結合，可通過計算機進行整理、排序和分類，便于及時利用。檔案管理自動化有利于實現部門立卷，檔案工作者可提供給學校各個立卷部門獨立的用戶名密碼，確保立卷制度的有序執(zhí)行，也可幫助立卷人準確分類，保障部門立卷質量，對于不合格的案卷可利用計算機和網絡通過檔案管理系統(tǒng)軟件及時更改，這不僅可提高立卷部門的辦公效率，有效防止歸檔文件遺漏，也能保障檔案的完整性。檔案管理與辦公自動化聯網后，可實現檔案信息的實時更新和信息資源共享，使學校各部門的決策者能及時掌握準確的、盡可能多的檔案信息，為其正確決策提供更多依據。實現檔案管理自動化后，可使檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，提高工作效率，減少差錯率，提升服務質量和服務水平。

3 辦公自動化對檔案工作提出更高要求

3.1 檔案的規(guī)范化、標準化要求更高

辦公自動化的應用，使得檔案工作必須做到標準化、規(guī)范化，只有標準化、規(guī)范化的檔案信息才能通過計算機進行檔案管理，才能實現信息共享。因此，在辦公自動化系統(tǒng)中從檔案信息的收集、修改、整理和保存這一系列基礎工作開始必須實行規(guī)范化、標準化管理。同時，辦公自動化形成了新型的特殊載體的檔案，它和傳統(tǒng)的紙質檔案有所不同，這要求使用者在查閱檔案時要遵守相關管理制度。為防止檔案信息被修改、泄露，應對電子檔案的內容性質和閱覽者的權限做出限定。國家檔案局頒發(fā)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中提出了4條措施：①建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權限控制；②設置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目及內容等；③對電子文件采用防錯漏和防調換的標記；④對電子印章、數字簽署及數字加密等采取防止非法使用的措施。對電子檔案的保存要求也很高，除具備一般檔案庫房所具備的防火、防潮等條件外，對防磁和溫度的要求也很高。

3.2 文件處理與檔案管理要求一體化

實行辦公自動化后，各個部門在文件處理和檔案管理方面應形成一個連續(xù)的過程。如辦公室人員在接到公文后，不但要使用計算機對其特征進行掃描著錄，還要分析文件的內容和主題，完成檔案管理系統(tǒng)中要求填入的著錄項，以實現文檔一體化。這種新型的管理模式大大減輕了檔案管理工作者的勞動強度，簡化了工作程序，提高了工作效率，提高了檔案利用率。

3.3 對檔案管理人員綜合素質要求更高

實現檔案管理與辦公自動化一體后，由于檔案載體多樣化、管理方式現代化，對檔案管理人員的綜合素質提出了更高要求，在辦公自動化的大環(huán)境下，不僅要加強檔案專業(yè)知識和計算機技術的學習，還應盡快改變知識結構，努力學習新技術，掌握新知識，提高檔案管理水平，只有這樣才能更好地適應現代化的檔案管理工作。

主要參考文獻

[1]王燕.檔案管理的辦公自動化初探[J].三門峽職業(yè)技術學院學報，2012（2）.