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檔案信息化管理論文范文第1篇

首先，各大醫(yī)院應該充分地做好電子病歷檔案的歸檔工作。對需要保存的電子病歷主要內容的結構化信息建立詳細的索引，以便于醫(yī)務人員檢索和醫(yī)院的管理分析。其中檢索的條件，包括患者的住址、姓名、性別、出生日期、住院科室、出院診斷等。

其次，相關人員要及時地反饋信息，補充電子病歷檔案數據信息。比如，醫(yī)院應該保證電子病歷和紙質病歷的同步，實現病歷的雙軌制管理。當患者出院時，系統(tǒng)會自動地將患者的電子病歷進行轉換，傳輸到病歷歸檔服務器，并且進行保存。同時，工作人員還應該做好信息登記工作。

最后，醫(yī)院還應該設置相應的管理部門，加強對電子病歷檔案的管理，定期對電子病歷進行檢查，以保障電子病歷信息系統(tǒng)的安全。如果出現病毒，要及時上報有關部門，采取相應的措施。還應不斷完善電子病歷檔案的內容，以更好地實現病歷檔案的利用價值，為提高醫(yī)院的管理水平服務。

二、提升醫(yī)院病歷檔案管理人員的信息化水平

信息病歷檔案系統(tǒng)的建設還需要不斷地提高管理人員的信息化水平。

第一，醫(yī)院應該定期對病歷檔案管理人員進行專業(yè)培訓。比如檔案管理的專業(yè)知識、計算機實際應用操作知識等，通過不斷提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，提高其信息化管理水平。

第二，病歷檔案信息化管理的相關工作人員還應該不斷地提升自身的職業(yè)道德素質，嚴格地保護好患者的個人隱私，并且及時地防止病歷檔案信息泄漏等。

第三，病歷檔案管理人員還應該具備強烈的責任心，養(yǎng)成認真、負責的工作態(tài)度。對患者的個人信息和病歷信息輸入，要正確及時，核對無誤，以保證病歷信息的準確性。

三、結語

檔案信息化管理論文范文第2篇

［關鍵詞］食品檢驗；檔案信息化管理；人才培養(yǎng)

疾病預防控制中心的主要職責是保障人民群眾的身體健康，維護社會穩(wěn)定，可是近年來發(fā)生的“地溝油”“瘦肉精”“毒生姜”等食品安全事件已對人民群眾的健康造成了嚴重的威脅。因此，作為疾控中心的工作人員我們有責任和使命對食品生產經營行業(yè)進行嚴格監(jiān)管，在強調食品生產經營者必須保證食品安全、承擔社會責任的同時，要了解食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作的重要性，因為它是食品監(jiān)管工作不可缺失的組成部分和重要的輔助工具，對食品生產經營行業(yè)監(jiān)管過程中形成的各種記錄資料進行規(guī)范化管理，能為食品安全監(jiān)管工作的正常、有效運行提供有力的保障。

1食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作規(guī)范化管理的作用

食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作，是指過去和現在的食品安全監(jiān)管部門在從事食品安全監(jiān)督檢查、監(jiān)測、許可等活動中直接形成的對監(jiān)督機關和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作規(guī)范化管理的作用包括以下三個方面。

1．1了解食品生產經營狀況

完整、規(guī)范的食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作包含了食品生產經營者的單位名稱、地址、負責人、經營項目、聯(lián)系方式、許可辦理情況、從業(yè)人員健康檢查情況以及抽樣檢測情況、日常監(jiān)督情況、投訴舉報情況、行政處罰情況等內容。利用這些檔案資料有利于監(jiān)管者了解食品生產經營者的經營狀況，以便及時、準確食品安全相關信息，引導社會公眾進行安全、健康的飲食消費。

1．2掌握食品安全監(jiān)管概況

食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作詳細記載了日常監(jiān)管工作中的各種信息，是日常監(jiān)管工作的真實記錄。通過研究食品安全監(jiān)管工作檔案，可以獲知區(qū)域食品安全監(jiān)督覆蓋率、監(jiān)督頻率、食品相關產品的抽檢合格率等指標，有利于掌握區(qū)域食品安全監(jiān)管情況，從而指導食品安全監(jiān)督機構高效開展食品安全監(jiān)督。

1．3提供食品安全措施實施依據

隨著社會的發(fā)展，科學管理和有效利用檔案已成為食品安全監(jiān)管工作的重要環(huán)節(jié)。通過分析食品安全監(jiān)管工作檔案，監(jiān)管部門能對一些食品安全風險進行預測，從而有目的地開展食品污染以及食品中有害因素的監(jiān)測，由此制定預警工作計劃，采取有效的食品安全防控措施。

2食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作規(guī)范化建設存在的問題和困難

2．1制度不健全

食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作制度建設不健全，沒有針對食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作的規(guī)范制度，使得食品安全監(jiān)管檔案工作無法做到標準化、規(guī)范化，其工作開展也得不到有力保證。

2．2歸檔意識不強

一些同志對食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作的檔案重要性認識不深，忽視食品安全監(jiān)管工作檔案資料的收集、整理、歸檔和利用工作，導致食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作歸檔材料內容不全，歸檔形式多樣，而且檔案遺失、損壞等現象時有發(fā)生。

2．3管理水平不高

目前，監(jiān)督員隊伍的專業(yè)素質和工作能力參差不齊，部分人員專業(yè)知識老化，對新知識學習能力不強，計算機操作水平跟不上時展的需要；加之近年來由于機構改革、人員輪崗等原因，致使食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作的管理水平不高，食品安全監(jiān)管工作檔案的延續(xù)性受到了嚴重影響。許多評先評優(yōu)、提檔升級、行政處罰等重要檔案材料未能及時歸檔，使食品生產經營單位的食品安全信息不能全面、準確地顯示出來。

2．4信息化建設不夠

當前，人民群眾對自我保健高度重視，對食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作也提出了更高的要求。如果還停滯在保持紙質檔案的收集階段，面對不斷增多的電子檔案、聲像檔案的收集認識不上去，檔案的開發(fā)利用僅靠傳統(tǒng)的管理方法和落后的技術手段，想迅速準確地查找出利用者所需的檔案材料存在一定困難。因此，只有逐步改變原來落后單一的手工操作方式，代之以現代科學的管理方法和先進的科學技術，開發(fā)食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作的管理軟件數據庫，利用計算機和計算機網絡進行食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作檔案的整理、立卷、編號、制作檢索工具、存儲、查找調閱，才能迅速、準確、全面、系統(tǒng)地管理和提供檔案材料，充分發(fā)揮檔案的作用。

2．5資金投入力度不夠

加快食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作規(guī)范化、信息化建設，需要資金的保證。檔案室、檔案柜、檔案盒，還需要計算機、路由器、掃描儀、打印機、復印機等設備，開通內部局域網，連接外部因特網，進行信息安全防護等等，這些建設都需要大量的資金投入。而當前大部分區(qū)級疾控中心沒有投入資金和人員開發(fā)相應的管理軟件，還是停留在原有的手工管理基礎上，這樣就使得食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作的信息資源不能充分利用，發(fā)揮其應有的價值。

3食品安全監(jiān)管工作檔案規(guī)范化管理應采取的對策

3．1完善制度，加強管理

健全的食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作管理制度是檔案規(guī)范化管理的重要保障。因此，應建立食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作的檔案管理與收集、整理、保護和利用等方面的制度，加強對工作檔案轉遞、歸檔、存檔、保管等各項工作的規(guī)范管理，加快食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作檔案現代化的步伐。

3．2提高認識，加強領導

至今仍有不少食品監(jiān)督員，對食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作檔案管理意識還較淡薄。認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在防病治病中的重要性和必要性。針對上述情況，我中心把檔案管理工作納入重要議事日程，與防病業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展。讓全體職工都能充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，同時，將檔案管理工作納入目標管理，從而促進全員檔案意識格局的形成。使中心的檔案為衛(wèi)生防病工作充分發(fā)揮其社會效益。

3．3更新知識，加強培訓

要加強對食品監(jiān)督員檔案管理相關知識的培訓，使其了解食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作檔案是由哪些類型的文件材料組成的，日常監(jiān)管中哪些資料屬于有保存價值的材料，以及如何進行整理、歸檔等等。同時，食品安全監(jiān)管工作人員要加強對計算機網絡、數據庫等基礎知識的學習，不斷更新知識結構，以適應信息化社會的需要。

3．4加強檔案信息化人才的培養(yǎng)

檔案信息化管理以計算機技術為載體，需要有檔案管理軟件、網絡技術等方面的人才。檔案信息化工作非一般打字員就能勝任，如果檔案管理人員沒有現代化意識，縱使有一流的管理設施，也不能算檔案管理現代化。因此，要培養(yǎng)復合型的人才，既要通曉檔案專業(yè)知識，又應會計算機操作技能，更要懂得科學的管理方法。所以，要加強培養(yǎng)檔案人員駕馭現代化設備的能力，定期組織檔案人員去參加培訓，學習計算機知識、檔案專業(yè)知識，提高檔案人員的業(yè)務能力；學習探索檔案管理新模式；檔案工作人員更要增強工作責任感，要深刻認識到加強自身素質修養(yǎng)的必要性，面對信息技術帶來的挑戰(zhàn)，努力學習掌握和提高應用計算機、網絡技術的能力和水平，對骨干人才進行重點培訓和繼續(xù)教育。同時，推廣食品安全監(jiān)管及食品檢驗管理系統(tǒng)的運用，推進食品安全監(jiān)管工作檔案綜合目錄數據庫的建設，實現日常監(jiān)管工作信息的電子檢索，只有這樣才能很好地應用管理軟件管理好本單位的食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作檔案，為廣大人民群眾的身體健康提供有力的保障。

4結語

總之，我們食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作人員要肩負起保障人民群眾身體健康、維護社會穩(wěn)定的重任，不斷提高自身素質，深入開發(fā)完善食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作檔案管理信息系統(tǒng)，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，這是保證食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作正常、有效運行的根本對策。

作者:姚春華 單位:長春市南關區(qū)疾病預防控制中心

參考文獻

檔案信息化管理論文范文第3篇

1軟硬件投入難以滿足管理要求

由于經費限制、管理者理念等原因，許多高校在檔案信息化管理中的軟硬件投入上遇到了重重障礙，導致相關設備和軟件難以滿足管理要求。在當今的信息社會，檔案信息不僅是學生、學校的寶貴財富，更是社會的寶貴財富，不能認識到這一點，就不能從根本上轉變觀念。

2服務方式和內容開發(fā)程度不夠

學籍檔案管理人員的專業(yè)素質往往不強，且因循守舊，對于檔案的信息化管理缺少學習和研究，導致檔案服務方式和內容開發(fā)程度嚴重不足，不能做好引導和檔案信息的檢索、輸出工作，難以深入到信息層面，阻礙了由檔案文獻到檔案信息的服務方式和服務內容的轉化。

3檔案信息的安全存在隱患

由于技術的限制，目前檔案信息的安全問題仍然令人擔憂：

（1）網絡本身的開放性存在隱患，容易受到各種攻擊；

（2）電子檔案載體的安全性也存在損毀的風險，一旦保護工作不到位，容易造成信息的丟失甚至毀滅。

二相關對策

1轉變觀念

加快軟硬件建設要全面實現高校學籍檔案的信息化管理，就必須加快軟、硬件建設，配置與管理目標和管理內容相適應的軟硬件設備，主要包括計算機、交換機、路由器、存儲器、服務器等。此外，還應配備或者聘請專業(yè)研發(fā)人員根據本校實際情況，開發(fā)適合本校使用的專門的檔案利用軟件以及數據庫管理系統(tǒng)、便捷的操作系統(tǒng)和高可靠性的信息安全系統(tǒng)。誠然，軟硬件的投入需要不菲的經費。這就需要相關領導和工作人員積極轉變檔案管理觀念，不能再簡單地將檔案資料輸入電腦等同于檔案信息化管理，應認識到其重要意義，主動學習和接受新技術、新流程。這里要重點指出的是，相關領導應對檔案管理信息化建設做一個長遠的規(guī)劃，對檔案管理做戰(zhàn)略性思考，在推進本校檔案信息化管理方面做好總體規(guī)劃，將理論與實踐切實結合起來。如此才能產生加快檔案管理信息化建設的長遠動力，進而加大投入力度，切實保證軟硬件滿足信息化管理的目標要求。

2加強培訓

建立復合型人才隊伍復合型人才隊伍在檔案信息化管理中是必不可少的，人才的欠缺是阻礙檔案管理發(fā)展的根本原因。我國目前的檔案管理人員非科班出身的人員占到了一大部分，即使是科班出身也往往在日復一日的工作中丟掉了專業(yè)知識和技能，這對于檔案信息化管理十分不利，因此必須加強培訓和人才引進，建立一支復合型的檔案管理人才隊伍。檔案的信息化管理不僅需要計算機硬件、軟件人才，更需要信息加工、整合、分析與研究人員，數據庫生產與維護人員，而且對管理人員自身的知識結構提出了很高要求，單一的人才隊伍已經難以滿足檔案信息化管理的要求。高校檔案管理部門在進行檔案信息化管理的同時，應建立起一支專業(yè)技術、信息綜合能力都過硬的人才隊伍，能夠嫻熟地進行信息的轉換、存儲、輸出和利用，切實提高檔案服務效率和信息開發(fā)深度。

3內外結合

保障檔案信息安全以上已經提及，由于人為因素和技術因素，檔案信息面臨較大的安全隱患。要保障檔案信息的安全性，必須內外結合，從內因和外因著手。內因方面，主要是指管理人員和檔案使用人員在操作時要遵循規(guī)范，增強檔案安全意識和保密意識，不能在檔案網站上隨意信息，對已的信息進行嚴格審查和管理，杜絕泄密事件發(fā)生；此外，電子檔案信息的存儲載體，如光盤、硬盤、磁帶等必須選用質量好、性能優(yōu)的產品，并按照存儲介質的維護要求進行細心維護，控制好濕度和溫度等，防止人為因素造成的介質損壞。外因方面，面對復雜的網絡環(huán)境和各種破壞程序應提起高度注意，利用訪問控制、加密簽署、防火墻、漏洞掃描技術、入侵檢測等多種手段進行信息安全防范和保護。

三結語

檔案信息化管理論文范文第4篇

在高校學報編輯、出版、發(fā)行的過程中，逐步留存了一系列具有保存價值的檔案資料，這都是高校學報管理工作的重要憑證。隨著網絡技術的發(fā)展，網絡信息化管理模式已經逐漸普及，在高校的學報管理中，盡可能地運用先進的科學管理具有十分重要的意義。首先，運用信息化的手段可以更進一步完善學報檔案資料；其次，從使用期限上開看，數字化的手段可以延長憑證的保存時間，最大限度地發(fā)揮檔案的價值；最后，高校檔案網絡化的前提是標準化。標準化是資源共享的捷徑,可以避免學報人力、物力的重復浪費，方便了相關部門的參考、查詢，把一些難以找到的資料變成大家可以共享的數據資料，因此，為高校學報檔案管理提供完善的信息化管理模式，提高這些檔案資料的再使用價值，已經成為目前迫切需要解決的問題。

1.1目前學報檔案管理中存在的問題

高校學報檔案的信息網絡化管理是當前發(fā)展的必然趨勢，但如何做好這一工作，如何將信息技術與本校的學報檔案管理模式結合起來，利用互聯(lián)網、局域網、計算機、掃描儀、數碼產品等實現對檔案資源的收集、存儲、檢索和管理，是擺在學報管理人員面前的一大難題。針對現狀分析，目前的學報檔案管理中還存在如下問題以及不足之處：

1.1.1管理人員的業(yè)務素質有待于進一步提高

一方面，學報編輯部的主要工作是編輯、出版、發(fā)行，因此也大多數編輯人員把精力重點到學報質量上，對“存檔”工作意識較為淡薄，認為不是“正事”只要做好編輯校對工作就行了。長此以往，造成了管理人員對學報檔案管理規(guī)范不了解，工作不積極的現狀。這一狀態(tài)在很大程度上使學報檔案工作成了整個編輯出版工作中最薄弱的環(huán)節(jié)。另一方面，學校檔案管理部門作為一個教學輔助單位，長期得不到學校的充分重視，往往由非專業(yè)人員構成，因而在工作難免存在不少問題。首先，這個部門的工作人員常常不是學習檔案管理專業(yè)的人員，對這一領域的專業(yè)知識掌握不足，在這一崗位上也不能及時得到相應的正規(guī)培訓，大多都只能做做收集原始資料、整理檔案等初步的工作，對學報檔案簡單地進行整理分類、建檔保存的基本操作，缺乏進一步對其進行綜合開發(fā)利用的專業(yè)素養(yǎng)。其次，由于服從學校的人事安排等原因，高校的學報檔案管理普遍存在管理人員變更頻繁、長期不固定等弊端，這樣往往會導致學報檔案的資料管理工作缺乏一致性，學報檔案殘缺不全、時間上缺乏連續(xù)性等，最終的結果就是等到要調用數據時難以找到原始資料，無從查證。

1.1.2管理人員的思想觀念亟待轉變

由于高校的主要任務在于教學和科研，因此學報檔案管理人員往往會認為自己是教輔人員，工作即使再努力，也不會得到領導重視。這種思想觀念的存在也很大程度上影響了相關工作人員的工作熱情，經常出現人員“在崗并不愛崗，在職并不盡職”的現象。這種情況常常會導致兩方面的問題：其一，相關人員難以安心本職工作，忽視本職工作的重要性，容易產生職業(yè)倦怠情緒。其二，在崗人員缺乏上進心，因而也就缺乏鉆研業(yè)務的精神動力，學習新知識的動力不足，難以適應日新月異的知識更新。這一職能部門的主要工作是將學報檔案整理歸類并編寫卷綜等存儲備查，可以說，人員觀念的陳舊保守和不思進取是高校學報檔案管理存在的最大問題，在思想上習慣于傳統(tǒng)的簡單管理模式，業(yè)務上依賴于手工操作方法，對信息化管理認識不足。由于許多人員還沒有充分認識到檔案管理信息化的重要性，收集到的檔案資料長期束之高閣，很少有人問津，既沒有很好地分檔歸類，信息化處理文本信息、學報檔案信息更是無從談及，難以充分發(fā)揮檔案資料的價值。就現狀來看，許多高校學報檔案管理工作囿于種種原因，大多仍然停留在收集、分類、歸檔、保管等基礎層面上，無論是檔案管理計算機軟件的開發(fā)應用以及從業(yè)人員的業(yè)務培訓方面都存在巨大的發(fā)展空間，同時也具有較大的難度，有待進一步提升?？梢哉f，提高學報管理的整體水平已經是當前高校管理工作的當務之急，不容忽視。

1.2信息化學報檔案管理的優(yōu)勢

學報檔案的信息化管理，有助于宏觀信息的掌握及領導階層的決策分析。只有正確的數據資料才能導向科學合理的決策。隨著國家對高?？蒲谐晒倪M一步重視，學報檔案的重要性也得到近一步體現。學報檔案是學報發(fā)展歷史演變軌跡的一種定格；所以，學報管理工作要得到不斷的改進與完善，就少不了檔案作為支撐材料和參考依據。學報資料都有作為檔案保存的價值。從學報檔案的性質來分析，信息化管理具有重要的優(yōu)勢。（1）學報檔案具有一次性建立、長期使用的價值。學報管理部門為學校建起信息化的學報檔案，學校即可多次、長期使用。（2）學報檔案的信息化管理更有利于科學管理。數字化和信息化的檔案資源的在存儲和調用方面的優(yōu)勢是傳統(tǒng)的紙質文本所無法比擬的。（3）系統(tǒng)完善的檔案也便于數據分析，在需要時，可以為校方及更高層領導決策層提供更為全面真實、準確可靠的數據資料。在網絡技術迅猛發(fā)展的大數據時代，高?？梢岳酶咝W報資源與當地政府、企業(yè)加強聯(lián)系，積極拓寬融資渠道。例如，幫助地方政府、企業(yè)出專刊,為學校的信息化建設尋求足夠的資金來源。這一切，都依賴于學報檔案的信息化管理。由此看來，運用信息技術來處理、保存學報檔案已經是一種勢在必行的發(fā)展趨勢，這一舉措有利于提高檔案資源的利用效率，使學報檔案管理的整體水平得到明顯提高。

2信息化學報檔案管理策略分析

2.1建立健全機制促進人員素質的提高

信息化的學報檔案管理模式，首要的是提高相關工作人員的業(yè)務能力。從建立相應的創(chuàng)新激勵機制入手，從進人用人制度、工資分配制度、獎金獎懲制度等入手，將個人業(yè)務素質的提高作為考核職工的重要指標，有效激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)造性，使其充分發(fā)揮潛能。管理人員的業(yè)務素質是信息化檔案管理效率高低的關鍵，也是起決定作用的因素。只有轉變觀念，摒棄那種認為檔案管理部門就是一個消化、安排閑置人員的部門的觀念，從引進人才的業(yè)務能力開始作出明確要求，并加強在崗人員的培訓，不斷提高人員的檔案管理知識、信息資源的處理能力，使其掌握現代信息技術，具備相關崗位需要的專業(yè)技能。

其次，學報檔案信息化也是社會進步發(fā)展的客觀要求，順應現代社會發(fā)展的總體趨勢，忽視不斷學習就無法適應學校發(fā)展的要求。就學校的檔案管理人員而言，要想適應新時期對這一工作的要求，就不能安于現狀，需要正視個人在知識結構、業(yè)務能力等方面的不足，抓住時機，不斷充實自己的檔案學專業(yè)知識和網絡化管理知識，提高檔案管理的能力，才能更好地適應本職工作。應注重將計算機網絡與檔案管理相結合，提高個人對專業(yè)軟件的應用能力，注重學報檔案信息資源的收集、存儲、處理、調用、分析等綜合能力的培養(yǎng)，條件具備的人員還應該積極參與學報檔案系統(tǒng)管理軟件的開發(fā)、調試，建立稿件數據庫、作者數據庫、審稿專家數據庫等，提供準確、快捷數據資料，給學校管理部門，檔案的信息服務作用得以充分發(fā)揮。

最后，做好高校學報檔案的信息化管理，尤其要重視管理制度建設。完善的管理制度是做好工作的基本前提和有效保障，作為約束人們行為的有效準則，健全有效的規(guī)章制度保障了我們相關工作的順利開展。因此建立一套完整的工作制度可以規(guī)范各方面的行為，例如學報檔案原始數據的收集、制作、整理、歸檔、保管等，電子登記簿登記內容的規(guī)范性及統(tǒng)一性等。有些問題在傳統(tǒng)的檔案管理過程中已經積累了豐富的經驗，然而有一些問題卻是隨著信息化的過程逐步產生的，都需要相關工作人員的及時處理，因而有效的制度保障至關重要。

2.2利用信息技術完善學報檔案信息

高校學報檔案的信息化管理，首先重視信息的標準化。關于檔案管理的標準化，李杰在相關論文中指出：“是指在實現檔案實體管理逐步轉向信息管理的過程中所必須依賴的業(yè)務規(guī)范和技術標準。其內容歸納主要有以下五個方面：（1）檔案信息采集標準化；（2）檔案信息存儲標準化；（3）檔案信息管理標準化；（4）檔案信息網絡標準化；（5）檔案信息管理軟件標準化。”這五個方面是學報檔案信息化管理的前提和基礎。與以往的歷史檔案不同的是，隨著高校學報的發(fā)展，高校的學報檔案也呈現了不少新的特征，主要表現為：在使用過程中，很多檔案數據資料需要及時更新和增加是高校學報檔案的一個特點。這就要求相應的學報檔案數據庫的管理要實現保證學報檔案信息的實效性，檔案信息與學報期刊發(fā)行同時更新，同時，還要利用計算機強大的檢索功能，將期刊發(fā)行時間、卷數、期數等檔案管理中的各個要素都作為檢索條件，來編制有效的檢索工具，最終實現提供高效、便捷的查詢服務的目標。如果在管理上不采用信息化的手段，傳統(tǒng)的手工編制的文本信息很難做到同步調整、更新，更無從談及及時的資源共享。這就要求學校學報檔案管理人員學會使用各種現代化的辦公設備，及時收集各類檔案資料，及時錄入，及時更新數據，才能保證資料的時效性和使用價值。

高校學報檔案要實現真正意義上的信息化管理，還需要注重數據信息的及時性。一方面在于信息的采集，要求利用掃描儀、數碼相機等將原始資料轉化成數字化檔案資料，數字化存儲是檔案信息化的基礎，要使檔案信息能夠及時實現數字化轉換，這就要求學報檔案的管理人員能夠熟練操作各種現代化的設備、儀器，及時采集各種檔案資料，制作并錄入電腦中，形成數字化學報檔案。只有這樣，才便于利用計算機進行分類、檢索、分析，建立起完整、準確的檔案數據庫。另一方面要注意信息的維護和及時更新，檔案管理的關鍵在于數據庫資料要隨著學報狀況的變動而同步更新，最終達到通過互聯(lián)網及校園局域網等實現對學報信息的統(tǒng)一管理。

原始檔案經信息化處理之后，再利用計算機建立數據庫，利用校園網來實現數據信息的傳遞與共享，這就要求必須建立完整的學報檔案的電子數據，便于專業(yè)人員能夠對這些數據進行加工、整理、運算、分析，運用現代信息技術來管理，最大限度地提高學報檔案的利用效率。學報檔案信息要為高校的管理者提供科學的決策依據，以便決策者能夠從多角度對相關數據進行分析，以便相關職能部門能夠及時獲取信息、準確把握科研和教學的發(fā)展成果，為管理部門的科學決策提供資料。

2.3利用校園網真正實現信息一體化

隨著信息技術的深入發(fā)展和計算機網絡的普及，網絡資源日益朝著豐富和多樣化的方向發(fā)展，“信息集成自動化程度將迅速提高，電子化、數字化、網絡化是未來全球信息服務發(fā)展的基本標志。”網絡技術的發(fā)展和普及也使高校辦公自動化得以現實，因此在高校學報檔案管理工作中，有必要利用先進的數據庫以及網絡技術實現高校學報檔案信息的資源共享，利用數據庫和網絡技術實現區(qū)域內的信息共享和數字化輸入輸出，在保障信息安全和資料保密的前提下，實現和國家主管機關、各院校之間的信息自由交流、查詢、下載，這將是高校學報檔案管理發(fā)展的必然趨勢。要真正實現這一目標，高校學報檔案的管理就必須要注重兩個方面的問題：其一是要遵循國家標準，并借鑒社會上相關行業(yè)的管理標準和經驗，不能因為自己是高校，就忽視了行業(yè)內信息化的發(fā)展；其二則是要借用學校其他部門的技術力量，辦公自動化要與檔案信息化建設同步進行，檔案部門自身的力量難以解決信息技術問題，因此，搞學報檔案管理不能閉封自守，要打破高校檔案工作的僵化封閉局面，尤其是注重利用現代化的設備和信息傳輸技術，實現檔案資源共享。在充分滿足學報檔案管理基本要求的前提下，在校園網上及時公開學校期刊出版、發(fā)行情況，這一做法，有利于全校師生對本校學報資源的關心和了解，也有利于增強師生各方對學?？蒲泻徒虒W成果的關注和關心，對于構建和諧校園、促進關愛學校等校園文化的建設，將起到不可估量的作用。

3結語

檔案信息化管理論文范文第5篇

［關鍵詞］數字化；檔案管理；信息安全

一、檔案信息數字化的主要內容

檔案數字化主要包括檔案目錄信息的數字化，建立檔案目錄數據庫，以多種類型的檢索關鍵字為基礎以便于快速檢索；載體檔案的數字化，是檔案信息數字化的主體對象，如紙質檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計算機技術、掃描與信息處理技術、數據庫等新技術進行數字化，最后以數字化的形式存儲、與網絡化的形式互相聯(lián)結，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個具有有序結構的檔案信息庫，及時利用，實現資源共享。

二、檔案信息數字化存在的安全隱患

（一）制度建設層面缺失。依據《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關法律、法規(guī)規(guī)定，要求在開展檔案信息數字化建設時，必須制定相應健全的管理制度，以確保檔案信息數字化工作中的各個環(huán)節(jié)有據可依。但是在實際工作中，一些單位對制度建設不重視，使得在檔案信息數字化建設中，沒有建立相應的管理制度用于規(guī)范工作行為，使其在檔案數據采集與加工、檔案數據存儲及管理、檔案數據查詢利用過程中責任主體不明，無章可循。（二）技術上的不安全因素。1.使用國外技術和產品帶來的安全隱患。目前我國大多數的檔案信息系統(tǒng)所需要硬件、軟件均沒有實現國產化。我國數字化信息管理還處在較低的水平，這些國外的產品和技術特別是操作系統(tǒng)和應用系統(tǒng)都存在一定的安全風險和安全隱患。2.計算機網絡的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性，以計算機為終端，采用局域網和互聯(lián)網并用的方式是一個很好的解決方案。不同應用系統(tǒng)（管理系統(tǒng)和利用系統(tǒng)）之間的網絡系統(tǒng)處于相對隔離的狀態(tài)，而且設有必要的防護措施，但是這樣也無法完全保證檔案信息的絕對安全，檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時刻存在。3.安全漏洞帶來的安全隱患。俗話說：“道高一尺，魔高一丈”，計算機病毒、黑客攻擊是一個世界范圍內的信息安全難題，雖然近年來我國計算機安全技術領域有了長足進步，但它們或多或少在技術上還存在不完善的地方，在維護檔案信息安全上還存在著一些漏洞。（三）管理人員的因素。無論是檔案管理還是利用，實施這個過程的主體都是人，而人為的因素有很大的不確定性，這會影響到檔案數據的安全。例如，人為的操作失誤，導致數字化檔案誤刪、泄密；少部分人員職業(yè)操守欠缺，為私利對數據有意地篡改，將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露；管理人員責任心不強造成備份數據丟失、損毀等，這些都對檔案信息安全構成威脅。

三、檔案信息數字化安全的具體措施

（一）制度建設層面完善。依據《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關法律、法規(guī)規(guī)定，制定切實可行的信息安全管理標準。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲、信息與利用等方面的安全管理規(guī)章制度和操作規(guī)程。在制度中，要根據工作人員不同的專業(yè)特長，進行合理的工作安排，要有明確分工、明確責任主體、權限分明，做到在檔案信息數字化過程中的各個環(huán)節(jié)都有人負責。發(fā)生泄密或其他事故時要有相應的倒查機制。明確電子文件的歸檔范圍，明確電子文件的管理人員；明確數字檔案信息記錄備份要求，對備份時間、格式、份數有明確記錄，備份要有專人管理；明確定期對檔案數據進行檢查的內容和時間標準，指定檢查的人員。（二）提高技術層面安全防護能力。檔案信息數字化安全防護能力在技術層面上的提高是包括硬件設施、軟件設計、網絡防護、通信安全的一個綜合性課題。（1）應提高我國具有自主知識產權硬件及軟件的使用率，在核心設備上可以用國產替代的，要堅決使用國產設備。（2）應保障存儲設備的安全，建立符合標準的電子設備信息機房。（3）對內部局域網和外部互聯(lián)網要進行物理隔離，防止外部網絡對內網的非法訪問。（4）應長期跟蹤軟件的使用效果，發(fā)現并及時修補軟件的安全漏洞，并按要求配備經國家有關部門認證的防火墻和殺毒軟件。（5）按照制定的備份機制與規(guī)范，及時做好數據的備份。（6）建立嚴格的數字化檔案信息的安全防范機制，包括信息登錄訪問控制、用戶權限控制、信息分類與安全控制。（7）在檔案信息傳輸使用進程中建立數字化檔案傳輸安全控制，包括網絡監(jiān)測和鎖定控制、網絡端口和節(jié)點的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人員培養(yǎng)。無論是制度建設還是技術手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養(yǎng)方面應注意：（1）做好檔案管理人員專業(yè)技能培訓，提高其業(yè)務能力。（2）加強職業(yè)道德培訓和相關法律法規(guī)的學習，使相應的人員具備較高的職業(yè)操守和較強的法紀意識。（3）結合檔案數字化管理自身的特點，通過定期的培訓提高從業(yè)人員的信息化水平。數字化檔案信息的安全管理是一項系統(tǒng)工程，在檔案信息數字化實施過程及后期的管理、應用中，需要從制度、技術、人員三方面入手，以制度的建立健全為綱，以人員管理為主線，以軟硬件設施的不斷完善為基礎，確保檔案信息數字化應用的安全。

作者:楊玉宏 單位:內蒙古烏蘭察布市微波總站