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關鍵詞:高校;財務會計;檔案管理;內控制度
當前,國家財務部門對高校的內部控制規(guī)范建設做出了明確的規(guī)定,高校應該積極響應財務部門的號召來建設內部控制規(guī)范。高校財務會計檔案管理是財務管理的重要內容,在學校的內部控制建設中也具有非常重要的作用,成為了高校內部控制的重要防控對象。但是,從實際的高校財務會計檔案管理的現(xiàn)狀來看,內控現(xiàn)狀不容樂觀,這就要求高校要引起高度重視,要積極探索有效的策略來做好內控制度的建設。
一、高校財務會計檔案管理對內部控制中的重要性
高校財務會計檔案是指會計核算過程中產生和接收的會計資料,包括各種圖表形式、文字形式的資料,能夠有效反映高校的經濟業(yè)務事項。1.高校財務會計檔案在內控過程中的重要性。內部控制建設在高校的財務會計檔案管理中具有非常重要的作用,財務會計檔案在高校的內部控制建設中也發(fā)揮著非常重要的作用。財務會計檔案本身形成的過程就能夠有效體現(xiàn)內部控制,財務檔案客觀記錄了高校財務管理等各種經濟活動,全面覆蓋了各類經濟活動的全過程,無論是預算管理、事中核算還是事后的決算、對賬,記錄都非常詳細,并且檔案具有嚴肅性和真實性,不能篡改。因此,會計檔案形成過程的本身就體現(xiàn)了內部控制的過程。2.高校財務會計檔案管理體現(xiàn)了內部控制的原則。高校的財務會計檔案管理過程中體現(xiàn)了內部控制的原則,行政事業(yè)單位響應國家財務部門的號召,注重內部控制,在實施內部控制的過程中要遵循重要性、適應性、全面性和制衡性的原則。因此,在具體的內部控制實施過程中,要對所有的經濟活動和業(yè)務事項進行全面的控制。同時,要記載各種具有保存價值的圖表、文字等會計資料,這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會背景下,高校的財務會計檔案管理要采用不同的方法和模式,例如,在當前信息技術不斷發(fā)展的背景下,高校的財務會計檔案管理也出現(xiàn)了一定的改變,財務會計檔案的記載方式也更加先進和科學,這就體現(xiàn)了內部控制的適應性原則。3.內部控制方法指導高校財務會計檔案管理。內部控制方法中對財務會計控制做出了明確的規(guī)定,指出行政事業(yè)單位要建立完善的財務管理制度,建設會計機構,不斷提升相關工作人員的業(yè)務水平和工作技能,落實會計人員的崗位責任制度,并對會計的基礎工作做出規(guī)范,重視會計檔案管理工作,并對會計憑證處理、財務會計報告處理以及會計賬簿處理程序做出了明確的規(guī)定。高校財務會計檔案管理本身就是內部控制的一種重要途徑和方法,這就要求檔案管理要確保質量,保障所有的會計資料都是準確和客觀的,這樣才能真正落實高校的內部控制。因此,高校內部控制的方法對高校的財務會計檔案管理有重要的指導作用,能夠為高校的財務會計檔案管理提供重要的方向和有效的手段。
二、當前高校財務會計檔案管理內控存在的不足
1.沒有正確認識到高校財務會計檔案管理的功能。高校的財務部門在高校中具有非常重要的地位,可以說高校所有重要功能的體現(xiàn)都離不開財務部門,無論是科學研究還是人才培養(yǎng)過程中,財務部門都發(fā)揮著非常重要的服務作用,是高校的核心部門之一。但是,從實際的情況來看,大部分的高校財務人員都將工作重點放在和財務相關的工作上,包括財務預算、核算和決算等,但是卻沒有充分認識到檔案管理的重要性,對會計檔案的認知程度不夠,這樣就導致在財務會計檔案管理過程中投入的精力和時間比較少,沒有對會計檔案進行有效的管理,領導層和相關的檔案管理人員的檔案管理意識比較薄弱,這和高校的內部控制建設的要求不相符合。2.高校會計檔案管理系統(tǒng)有待升級。近年來,隨著我國高等教育的普及化,導致很多高校都在不斷擴招,學生數(shù)量越來越多,高校的各種經濟活動也越來越多樣化。所以,會計檔案的資源信息也在日漸增多。當前,高校的會計檔案管理系統(tǒng)主要是針對以紙質為載體的檔案信息和數(shù)據(jù)進行管理,隨著信息技術的不斷發(fā)展和進步,這種落后的會計檔案管理系統(tǒng)凸顯出很多的問題和不足,無法對海量的數(shù)據(jù)存儲進行處理。近年來,內部控制規(guī)范建設也在不斷進步,財務核算系統(tǒng)也正朝著電子化建設的方向發(fā)展,由于信息技術的介入,導致檔案信息的儲存介質也變得更加多樣化,而當前高校使用的會計檔案管理系統(tǒng)和其他部門的信息化管理系統(tǒng)還很難實現(xiàn)兼容,存在著信息孤島和兼容性的問題。不僅如此,高校會計檔案管理系統(tǒng)在電子存儲方面還具有一定的提升空間,在對紙質會計檔案進行存檔時雖然比較穩(wěn)定,但是,對于紙質會計檔案的利用和查詢具有較大的難度。內部控制規(guī)范建設工作需要查詢大量的賬目,當前的高校會計檔案管理系統(tǒng)還很難實現(xiàn),這就要求要采用電子查詢系統(tǒng),發(fā)揮電子查詢系統(tǒng)的功能和優(yōu)勢來快速檢索大量賬目,同時還可以調取打印已經成像的原始憑據(jù),并且對于電子檔案還能夠進行加密,能夠確保電子檔案的真實性和可靠性,這就要求會計檔案管理系統(tǒng)要及時升級。3.高校會計檔案管理缺乏健全的制度。當前,大部分的高校會計檔案管理都歸于獨立的檔案管理部門,但是,由于會計檔案管理對管理人員的專業(yè)性要求比較高,所以檔案部門對會計檔案的管理只是流于形式,真正來對會計檔案進行管理的還是財務人員。財務人員對會計檔案進行管理時,一般是以我國的會計檔案管理法來開展工作,高校自行制定的會計檔案管理的制度比較少,這就導致了高校會計檔案管理缺乏健全的制度的情況。高校的財務工作具有特殊性,并非是純粹的行政性也不是盈利性,所以,高校的會計檔案管理在實際的工作中,不知道是按照行政會計來執(zhí)行還是按照企業(yè)會計來執(zhí)行,陷入了兩難的境地。由于高校財務檔案管理的特殊性,導致高校對會計檔案的存檔內容以及檔案的保存標準都做出了獨立的規(guī)定,而很多高校并沒有結合自身發(fā)展的具體情況,來制定健全的財務會計檔案管理的制度,最終導致了會計檔案管理出現(xiàn)各種問題。4.高校會計檔案管理人員的管理水平有待提升。高校會計檔案管理對管理人員的專業(yè)化水平要求比較高,但是,從實際的情況來看,部分高校財務部門并沒有專業(yè)的會計檔案管理人員,并且也只有極少數(shù)的高校在財務部門設置了獨立的檔案管理科室,和其他的業(yè)務科室相比,會計檔案管理受到的重視不夠,缺乏專業(yè)的會計檔案管理人員,很多都是勤工助學的人員或者是其他部門的人員來兼職,導致會計檔案管理的專業(yè)化水平比較低。近年來,隨著信息技術的不斷發(fā)展,檔案管理也朝著數(shù)字化的方向發(fā)展,這就對會計檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。但是,由于會計檔案管理人員的專業(yè)化水平比較低,導致會計檔案的信息化建設和數(shù)字化管理難以實現(xiàn),不符合內部控制建設的要求。
三、高校財務會計檔案管理的內控制度建設
1.重視會計檔案管理的內控建設。高校要對會計檔案管理的內控建設給予高度重視,深刻認識到內部控制貫徹在會計檔案管理全過程的重要性和必要性,重視預算管理,并在預算管理的過程中做好各項經費預算,結合高校往年的情況以及當年的工作計劃和活動計劃來做好預算。在分配經費預算時,一定要將會計檔案管理中的各項必要的支出都充分考慮進去,對于系統(tǒng)維護、設備添置以及平臺建設等各項工作都要做好充足的預算,確?;窘ㄔO有充足的經費,建立經費內部控制的有效機制。制定會計控制內控的規(guī)范,并建立健全的會計檔案管理制度,以制度為導向,讓各項檔案管理的相關業(yè)務都能夠有章可循。高??梢越Y合最新的會計檔案管理辦法來制定會計檔案管理制度和辦法,同時,也要結合高校的實際情況來進行調整,詳細規(guī)定會計檔案的入冊、登記、保管和交接等一系列的工作,形成系統(tǒng)、規(guī)范工作流程,通過有效的會計檔案管理機制來促進會計檔案管理工作的科學性和有效性。2.會計檔案管理實現(xiàn)專人專管。高校會計檔案管理的專業(yè)性比較強,因此,應該由專門的人員來進行專業(yè)管理。高校要對會計檔案管理實施專人專管的制度。在實際工作中,可以由業(yè)務科室的工作人員來做好會計檔案的收集和整理工作,然后由專業(yè)的會計檔案管理人員來審核業(yè)務科室提交的原始數(shù)據(jù),將符合要求的會計檔案入冊并進行裝訂。裝訂之后進行歸檔,歸檔也應該由專業(yè)的人員來進行專管,各個環(huán)節(jié)的專業(yè)管理人員要做好交接工作,交接完之后才能進行下一個流程。在會計檔案的專人專管過程中,一定要充分結合會計檔案的管理制度來完成對應的工作,對于會計檔案的管理要制定崗位責任制,對于每一個環(huán)節(jié)的檔案管理人員的工作職責和工作要求都做出明確的規(guī)定。為了取得更好的效果,可以建立考核機制,通過獎懲制度來調動會計檔案人員的工作積極性和崗位責任意識,從而高質完成對應的工作。3.做好會計檔案管理的組織建設。高校會計檔案管理的內部建設離不開好的組織建設,在會計檔案管理的過程中,如果管理的層級比較多,那么將會導致管理的力量分散,會嚴重影響管理的效果。當前,高校會計檔案在管理過程中,檔案職能在業(yè)務科室,在管理過程以及傳達指令時要經過科室來進行轉達,這樣就導致了會計檔案管理的執(zhí)行力比較分散。內部控制制度具有制衡性的特點,要按照制衡性的原則來進行管理,而會計檔案的管理當前功能不獨立,沒有形成平等的關系,這樣業(yè)務科室容易對會計檔案管理職能造成一定的影響,使得會計經濟活動等的相關數(shù)據(jù)和信息很難客觀記錄下來,影響了會計檔案的真實性和可靠性。針對這種情況,就要求高校會計檔案要獨立設置科室,由會計管理部門直接領導,會計檔案管理功能科室應該和預決算功能科室、會計核算功能科室、收費功能科室以及資金管理功能科室等形成平等的關系,相互之間能夠平等制衡。4.以內部控制原則來規(guī)范會計檔案管理。在高校的會計檔案管理過程中,一定要嚴格按照內部控制的原則來對會計檔案的管理進行規(guī)范,尤其是要針對會計檔案保管和查閱做好規(guī)范。高校要建立專門的會計檔案管理科室,并選擇2~3人來做好會計檔案管理的專職工作,會計檔案保存和查詢有專門的人員負責,建立臺賬,會計檔案的查閱都要做好登記備案,建立對應的臺賬和查閱制度流程,想要查賬要先提交申請,經過財務管理部門的人員簽字之后才能查賬,并且只能在檔案室查賬和拍照,以此來確保會計檔案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的,一定要經過內部授權審批才能執(zhí)行,會計管理相關的負責人同樣需要簽字,并且要約定好歸還的時間,使用完之后一定要及時歸還。會計檔案管理人員要對相關的會計檔案進行定期的清點和整理。5.升級會計檔案管理系統(tǒng),提升管理人員專業(yè)素質。要做好會計檔案管理的內部控制,升級會計檔案管理系統(tǒng)和提升管理人員的專業(yè)素質是基礎。因此,會計檔案管理部門要對檔案管理系統(tǒng)進行升級,使其和財務核算的平臺能夠相適應,將數(shù)字存儲技術、數(shù)字成像技術、信息化錄入技術以及電子掃描技術等都及時應用到會計檔案的管理過程中,以此來強化內部控制的效果和效率。利用計算機技術來完善存儲設施,不僅要對傳統(tǒng)的紙質檔案進行存檔,同時還應該利用掃描儀掃描原始單據(jù),并進行存檔,這樣在檔案查閱時就更加便捷,只要通過憑證號就能夠快速、準確、便捷地將需要的檔案調取出來。通過電子檔案備份能夠延長檔案的保存期限。另外,還應該提升會計檔案管理人員的專業(yè)素質,加強信息化建設,對檔案管理崗位的會計人員進行計算機信息化培訓和會計電算化培訓,不斷提升會計檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。
四、結語
當前,高校財務部門面臨著新的挑戰(zhàn),在內部控制制度的背景下,財務部門要加強對會計檔案的管理工作,將其當成核心的業(yè)務,并引入內部控制規(guī)范建設來強化會計檔案管理工作,讓會計檔案的管理效率和質量得到顯著提升,以此來適應當前社會的需求和環(huán)境變化。
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(一)不能與時展相適應
伴隨知識經濟時代的到來,在企業(yè)整個資產結構中,以理論為基礎的無形資產占據(jù)重要地位,然而,現(xiàn)階段,在企業(yè)財務管理過程中,并不重視無形資產的管理,使企業(yè)在評估無形資產的過程中,忽視了自身的真實價值。無形資產即企業(yè)內部控制制度,企業(yè)不能夠充分利用內部控制制度,做好財務管理環(huán)節(jié)。
(二)管理制度缺失
在企業(yè)發(fā)展的過程中,財務管理環(huán)節(jié)發(fā)揮重要作用,一個良好的財務管理制度,是企業(yè)得以生存和發(fā)展的基礎。但是,現(xiàn)階段,在企業(yè)財務管理過程中,雖然已經取得一些成效,但是仍舊存在較多缺陷。主要是企業(yè)只注重經濟收益,卻忽視財務會計內控制度的審計,導致企業(yè)財務管理制度缺失,阻礙企業(yè)的發(fā)展進程。
(三)核算制度不健全
現(xiàn)階段,在我國實行的會計法中,從宏觀方面分析,是為了使企業(yè)財務會計與企業(yè)管理能夠相互制約,因此,在企業(yè)發(fā)展過程中,必須按照會計法的相關準則。企業(yè)財務會計制度是指:通過采用與會計相關的理論基礎,并且依據(jù)企業(yè)自身發(fā)展的實際狀況,實行企業(yè)內部管理的方法。但是,現(xiàn)階段,在企業(yè)財務會計內部審計過程中,核算制度不健全,不能夠真實、客觀的反映企業(yè)實際經營狀況,這不利于提高企業(yè)的經濟收益。
二、完善財務會計內控制度審計研究的對策
(一)全面貫徹和落實財務會計內部控制審計制度
現(xiàn)階段,在企業(yè)制定內部控制基本規(guī)范的過程中,是由多個部門共同合作、努力制定,并且已經受到國資委員會的強力支持,因此,企業(yè)在發(fā)展的過程中,能夠得到這些重要部門的關注以及支持,是企業(yè)財務會計內部控制審計的關鍵。因此,我們可以看出,要想不斷強化企業(yè)內部控制審計,就應得到政府的大力支持,這就要求政府應當做到以下幾個方面:首先,政府各個管理部門應明確承擔的具體職責,做好自身管轄范圍內的工作,不斷關注企業(yè)在發(fā)展過程中,財務會計內部控制的建設以及審計環(huán)節(jié),并且全面落實財務會計內部控制審計制度的實施,加快企業(yè)的發(fā)展進程。其次,當?shù)卣块T在評價企業(yè)信用等級過程中,應使員工利益與內控評價有機的結合在一起,充分發(fā)揮審計機構的職能,從而建立健全企業(yè)內部控制制度。
(二)加大力度宣傳內部控制審計制度
調查顯示,大部分企業(yè)在發(fā)展的過程中,認為企業(yè)在實施內部控制制度的過程中,需要花費很多的經濟成本,并且不能夠獲得更多的經濟收益。部分企業(yè)領導還認為,內部控制制度的實現(xiàn),會威脅到自身的權威。因此,基于以上問題,我們可以看出,企業(yè)并不能夠積極主動的建立內部控制審計管理機制。因此,這就要求政府應發(fā)揮自身的宏觀調控職能,加大宣傳力度,宣傳方式應由單一化轉變?yōu)槎鄻踊?。例如,政府可以組織專家講座、座談會議、交流會議,轉變企業(yè)管理人員的認知結構,使企業(yè)管理人員能夠認識到企業(yè)實施內部控制審計對企業(yè)發(fā)展的重要性。此外,通過開展宣傳活動,還應使企業(yè)管理人員認識到內部控制制度的實施,會提高企業(yè)的管理水平,強化企業(yè)防范風險的能力,維護市場經濟發(fā)展秩序,能夠為企業(yè)獲得更多的經濟收益,加快企業(yè)的發(fā)展進程。
(三)改進和完善內部控制審計指引
現(xiàn)階段,在企業(yè)發(fā)展的過程中,審計部門與咨詢業(yè)務應獨立行使各自職權,依據(jù)會計法的相關規(guī)范,會計師事務所行使內部控制審計,對于被審計單位,會計師事務所不能夠為其提供咨詢業(yè)務,應確保會計師事務所的獨立性。但是,事實上,大部分事務所在發(fā)展的過程中,雖然已經成立了單獨咨詢機構,但是,卻由事務所投資并且控制,他們之間仍舊存在密切的聯(lián)系。并且被審計單位在咨詢審計師過程中,通常情況下,會采納審計師的意見,在此階段,審計師會建議被審計單位選擇自己成立的咨詢機構,進而為咨詢機構獲取更多的經濟收益。因此,相關管理部門應重視管理此類現(xiàn)象,并且制定科學、合理的管理方案,對于違反相關規(guī)定的會計師事務所,應當加大懲處力度。
(四)提高注冊會計師的專業(yè)技能與專業(yè)素養(yǎng)
醫(yī)院財務的內部控制在方方面面中影響著醫(yī)院的管理工作,并直接關系到醫(yī)院的生存與發(fā)展。為順應醫(yī)改要求,近年來在新會計制度的指導下,我國醫(yī)院財務內控工作在管理與控制、信息與核算方面已逐步科學合理化,但在部分工作領域仍存在著一定的不足。如何完善財務內控工作仍然是目前醫(yī)院管理需要考慮的一個重要問題。
1 新會計制度的特點及對醫(yī)院財務內控的要求
不同于傳統(tǒng)會計制度適應能力低、決策可行性差等特點,新會計制度在管理與控制、信息與核算上更成體系化,合理注重財務的收支平衡、對成本預算實行嚴格監(jiān)控,不僅使財務工作更加便捷透明化,還為今后醫(yī)院工作的開展提供了保障。
1.1 管理與控制方面
對整體而言,新會計制度對醫(yī)院財務的控制和管理較之以往更加嚴格與明確,在收支核定、金額補助和結余清算等方面都嚴格把關,要求在嚴格控制成本預算的前提下,盡可能地全面收納醫(yī)院運行過程中的所有收支,明確資金的去向與流動情況,以避免灰色開支、挪用公款等違紀現(xiàn)象的發(fā)生,從根本上達到了預算的科學化與完整化。在細節(jié)實施上,新會計制度明確了醫(yī)院各級部門的工作職責,規(guī)定了醫(yī)院審批、核查、監(jiān)督、評價等財務環(huán)節(jié)的具體流程與所需遵循的制度規(guī)范,為醫(yī)院工作構建出更加規(guī)范化與成體系的運營模式。
1.2 信息與核算方面
除了管控工作的強化與明確外,新會計制度還要求對醫(yī)院的資產信息和收支核算進行完善和歸類。資產負債信息的收集與完善有利于上級管理層對醫(yī)院運營情況的隨時掌控,對醫(yī)院接下來的項目制定有著極其重要的影響。而對醫(yī)療、科研、教育等收支核算的明確歸類不僅能清晰地反映醫(yī)院財政的流向,還能為今后的財政預算提前進行合理規(guī)劃,為資金的充足供給提供了保障。此外,新會計制度還對醫(yī)院的財務科目和報告體系進行了完善,增設了“零余額賬戶用款額度”等多個新科目,并對報表的格式與報告體系進行了統(tǒng)一規(guī)范,有效滿足了醫(yī)院內部各管理部門對信息的需求。
2 新會計制度下醫(yī)院財務內控出現(xiàn)的問題
隨著醫(yī)改的逐步推進,我國大多數(shù)醫(yī)院都在新會計制度的指導下進行著醫(yī)院財務內控工作的革新與調整。但由于施行時間短,部分醫(yī)院的財務內控工作在實踐過程中仍有問題存在。
2.1 會計科目不合理
一些醫(yī)院的會計科目設置的不夠合理,仍保留著一些傳統(tǒng)的劣勢科目,科目陳舊落后、適應能力差、不能很好地與時代接軌,造成了醫(yī)院財務不能準確核算、財務報表無法直觀反映醫(yī)院財務現(xiàn)狀的問題,嚴重影響了醫(yī)院工作的決策與進一步實施。
2.2 財務內控體系不健全
缺乏完善的財務內控體系,不僅會影響到醫(yī)院財務工作的可持續(xù)發(fā)展,導致財務成本失控,還可能影響財務控制的工作效率,阻礙醫(yī)院的正常運行與進一步發(fā)展。然而遺憾的是,現(xiàn)如今我國大部分的醫(yī)院恰恰缺乏完善的財務內控體系,在財務控制的分析評價和成本核算上缺乏全面系統(tǒng)的控制制度,導致了如今財務工作只注重事前預算與事后核算,沒能在事中做好輔助管理與控制的重要工作。
2.3 工作人員素質不達標
人才是工作成功的根本與關鍵,這一準則對醫(yī)院財務部門也不例外,高業(yè)務水平、具有良好職業(yè)道德的高素質財務工作人員不僅能提高工作效率,還對保障財產支出的安全負有全責。不同于傳統(tǒng)會計制度下醫(yī)院財務工作人員做好財務核算就萬事大吉的做法,新會計制度在工作內容、行事思維、核算方法上都對工作人員有了更高的要求標準,因此提高財務工作人員的素質成了現(xiàn)在醫(yī)院管理亟待解決的一個重要事項。然而就目前情況而言,不少醫(yī)院的財務工作者還未能完全理解新會計制度的責任內核,在財務工作中仍沿用傳統(tǒng)的工作套路,導致了財務控制制度無法得到相應的更新與變革。
3 新會計制度下醫(yī)院財務內控的完善措施
針對目前醫(yī)院財務內控的問題,我們應做到正確認識,不能因出現(xiàn)問題就裹足不前,而應建立健全醫(yī)院財務的內控制度、加強監(jiān)督力度以及提高工作人員的素質與加強其內控意識,以求醫(yī)院財務內控工作的與時俱進與不斷發(fā)展。
3.1 建立健全醫(yī)院財務內控的制度
醫(yī)院財務內控工作工作性質特殊,不但關系到醫(yī)院資金的流向,還關乎醫(yī)院的生存與發(fā)展,因此,醫(yī)院除了必須嚴格遵循衛(wèi)生與財政部門頒布的各項規(guī)章法則外,還必須從醫(yī)院自身的實際情況出發(fā)健全醫(yī)院財務內部控制的規(guī)章制度。另外,在電算化高度發(fā)達的今天,運用計算機等先進工具與軟件程序辦公,不僅能建立高效的工作運營機制,還能通過設置和更新操作的密碼與權限,保護醫(yī)院財務信息的完整與保密性,明確各個崗位的職責,以防止某些居心不良的財務工作者偷竊信息、非法操作的現(xiàn)象發(fā)生。
3.2 加強醫(yī)院財務內控的監(jiān)督力度
配合相應的財務內控制度,醫(yī)院還可成立監(jiān)督小組,以醫(yī)院的高層管理人員擔任組長,按照制定的規(guī)章制度按時進行監(jiān)察,做到及時發(fā)現(xiàn)問題,查找原因,最終解決問題,以便糾正醫(yī)院財務工作過程中的偏差與失誤。此外,所制定的規(guī)章制度應包括合理的獎懲措施,以激勵財務工作人員積極工作、隨時反省。監(jiān)督管理部門對財務部門的監(jiān)督控制都是在一定的內部控制環(huán)境中進行的,控制環(huán)境的好壞直接影響到財務工作部門的工作效果,良好的內部控制監(jiān)督環(huán)境除了整體工作氛圍的融洽外,還包括公正廉潔的財務工作作風。
3.3 加強工作人員內控意識,提高從業(yè)人員工作素質
工作人員的素質與服務水平是新會計制度的要求標準之一,加強醫(yī)院財務部門工作人員的內部控制意識和提高從業(yè)人員的工作素質是確保財務內控得以正常施行的前提條件,因此,加強財務工作人員內控意識、提高其工作素質必須提上醫(yī)院的管理日程。內控意識的增強與工作素質的提升與上級部門的宣傳和專業(yè)性的培訓是密不可分的。換言之,醫(yī)院應定期組織相關人員進行綜合技能的培訓,及時將最新的財務知識與工作思維灌輸給財務工作者,以提高其工作素質與服務水平,使他們盡快適應財務工作的發(fā)展變革,更好地為醫(yī)院財務工作服務。要加強專業(yè)性培訓,除了要定期展開學術知識講座外,還要在實踐中隨時教育工作人員,在工作中使從業(yè)人員的能力得到潛移默化的提升。在講座中,要求每個員工都要參與其中,加強交流聯(lián)系。講座內容應涉及財務內控工作的各項注意事項,而主講人員可以是醫(yī)院的領導干部,也可以是經驗豐富的財務科工作人員。講座結束后,還可以組織討論與交流,成員之間相互探討工作經驗與培訓體會,以鞏固所學知識。而在平常實踐工作中對財務科工作人員進行教育也是必不可少的一項培訓任務。財務科部門內部應定期組織專業(yè)技能考核評比,使工作人員隨時警惕財務內控工作可能出現(xiàn)的問題,注意審核工作的規(guī)范性,嚴格監(jiān)控自己的行為,按照規(guī)章制度進行工作,以便將新會計制度的施行真正落到實處。
[關鍵詞] 供電企業(yè);財務風險;內部控制;制度完善
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 007
[中圖分類號] F275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194(2017)11- 0015- 03
0 前 言
電力企業(yè)在我國經濟發(fā)展中起著重要作用,隨著我國電力資源的整合,供電企業(yè)有了更廣闊的發(fā)展空間,業(yè)務量及業(yè)務范圍也不斷擴大,而供電企業(yè)中存在的財政風險也隨之突顯出來。于此同時,由于供電企業(yè)在市場上壟斷的經營方式,使得成本的管理難以控制,加上管理體系不健全,更是增加了其中的財政風險。電力企業(yè)要持續(xù)健康發(fā)展,就必須重視其中的財務風險問題,加強內部管理制度,防范風險發(fā)生。
1 目前我國供電企業(yè)財務上存在的風險
供電企業(yè)的改革,企業(yè)體制的轉變,都對企業(yè)的管理模式提出了新的要求。供電企業(yè)的壟斷地位,使得其防患風險的意識低,加上管理制度的不完善,都使的企業(yè)內部的財務風險增大,下文主要分析其中存在的幾點財務風險。
1.1 政策方面存在風險
我國電力企業(yè)屬于壟斷經營企業(yè),由國家直接調控,國家的政策影響著企業(yè)的發(fā)展和利益。國家制定的電力價格若過低,將影響企業(yè)的利潤和發(fā)展空間,但電力價格若過高,則會影響社會經濟的發(fā)展。國家支持大型企業(yè)及特殊企業(yè)的發(fā)展,所以電力企業(yè)在電力價格上給了這些企業(yè)很多的優(yōu)惠,這就使得電力企業(yè)的經濟效益降低,從而由于資金不足影響了企業(yè)的技術更新、發(fā)展建設。電力企業(yè)資金周轉困難,設備得不到到及時更新、投資力度無法加大,電力資源不足,電力輸出安全得不到保證,進而影響了人們的工作和生活。因此國家政策的調控對企業(yè)的發(fā)展及經濟效益影響很大,是電力企業(yè)財務風險增大的原因之一。
1.2 投資方面存在的風險
我國經濟高速發(fā)展,對電力的需求量越來越大,電力企業(yè)現(xiàn)有電網規(guī)模已滿足不了經濟發(fā)展的需要,因此,不斷的擴大企業(yè)規(guī)模成為必然趨勢。電力企業(yè)要擴大建設,就必須加大人力、財力的投入,巨大的投資額必然給電力企業(yè)帶來一定的財務風險。企業(yè)的收益受到很多不確定因素的影響,實際收益率和期望收益率之間可能會存在較大的偏差,投資風險也因此加大。因此,投資的風險影響著電力企業(yè)的經濟效益及持續(xù)發(fā)展。
1.3 財務管理制度的風險
由于我國供電企業(yè)體制的改革,管理模式升級,但內部控制系統(tǒng)還不完善,財務部門責任制不明確,工作內容沒有得到細化,人力資源結構不合理,致使管理風險的能力不強。除此之外,供電企業(yè)風險控制力不強的其中重要原因是:對財務關系的界定不夠明確。供電企業(yè)在對會計內部的控制不到位,致使債務糾紛案時常發(fā)生,甚至出現(xiàn)財務資金被惡意透支、擅自挪用的現(xiàn)象,這些財務風險都直接影響著電力企業(yè)的發(fā)展。
1.4 自然災害引起的風險
我國的自然環(huán)境復雜,致使自然災害頻發(fā),大量設備在災害中遭到損壞。例如北方經常發(fā)生的雪災,不僅危及人們的生命安全和造成財產損失,對電力設備也產生了嚴重的影響,由于設備損壞,致使多處地區(qū)發(fā)生停電現(xiàn)象。自然災害中損壞的設備必然需要維修、管理,且還需不斷提高設備抗災害的能力,這就需要供電企業(yè)投入大量的資金,從而加大了其中的財務風險。
1.5 營銷中引起的財務風險
營銷風險是所有企業(yè)普遍存在的風險,主要存在于供應市場、營銷需求及體制改革中,電力企業(yè)財務風險體現(xiàn)在處理企業(yè)生產中的經濟關系。抄表、收費、核算是電力企業(yè)營銷的主要環(huán)節(jié)。電力營銷部門的工作包括電費的收費及核算,如果結算上缺乏獨立性,電費的收取率將成為影響電力企業(yè)發(fā)展的財務風險。
2 如何完善供電企業(yè)的會計內部控制制度
2.1 建立科學的財務管理體系
企業(yè)財務管理體制的完善程度直接影響著財務風險的高低。特別是在我國基層電網集約化、電力資源整合后,管理模式一定要改革,才能順應市場形式的變化。完善的管理體制體現(xiàn)在以下幾個方面:第一,做好財務計劃及預測。投資決策、融資方案都是依據(jù)財務預測來制定的,銷售預測則是財務預測的基礎和起點,電力產值的預測即為供電企業(yè)的銷售預測。生產中的資金投入、負債及相關利益都在財務預測內。第二,加強籌資管理。企業(yè)的生存發(fā)展依賴資金支持,籌資是企業(yè)財務活動的重要內容,是電力企業(yè)會計內部控制的重要環(huán)節(jié)。短期籌資是應用得較廣泛的手段之一,電力企業(yè)也可以用這種方式來籌資,如預收賬款、應付票據(jù)及應付賬款等。當企業(yè)資金寬裕時,可以利用長期負債及股票籌資等方式為今后的生產籌集資金。第三,進行合理投資,企業(yè)融資、投資、運營是企業(yè)重要的經營活動,也是財務管理的范疇。其中證券投資和固定資產投資是企業(yè)投資的兩大類別。企業(yè)選擇的投資方式需要根據(jù)實際情況進行分析和管理。例如施工設備是租賃還是購買,固定資產是換購還是改造,都需要企業(yè)從其折舊稅及經濟壽命等方面綜合分析。
2.2 建立完善的財務預算系統(tǒng)
經濟的發(fā)展促使社會對電力的需求量越來越大,電力企業(yè)要不斷擴大規(guī)模,就需要大量的資金投入,所以墊資問題成為電力企業(yè)面臨的大問題。要解決這一問題,電力企業(yè)必須做好籌資預算。財務預算是財務控制的標準,是財務管理的手段及方式,其貫穿于生產經營活動中的每一個環(huán)節(jié)。財務預算影響著企業(yè)的經濟效益、資源利用率及資金壓力,所以供電企業(yè)要不留余力地搞好財務預算工作。財務預算主要包括成本預算、收入預算、損益預計表、現(xiàn)金流量預計表及資產負債預計表。全面預算圍繞著資金投入及經濟收益兩方面進行,人力、財力、供銷都應全部納入財務預算范圍內。
2.3 建立科學合理的用人機制
財務人員的工作能力決定著財務工作能否順利展開,所以企業(yè)應重視人才的引進、培養(yǎng),建立科學合理的用人機制。企業(yè)要加強對財務人員的教育培訓工作,不斷提高財務人員的專業(yè)知識、技術能力、個人素質,培養(yǎng)出利于企業(yè)發(fā)展的復合型人才。同時,企業(yè)還應建立激勵機制,用于提高財務人員的工作積極性,激發(fā)其創(chuàng)造性。此外,企業(yè)還應落實責任制,提高財務人員責任心,促使財務人員在工作中最大限度發(fā)揮其價值。
3 制定會計內部控制制度的原則
會計內部控制是對財政風險控制的有效手段,在制定會計內部控制制度時要堅持其中基本原則。第一,會計內部有效管理及控制是企業(yè)資產安全的保證,事前和事中控制應是會計內部控制的主要依據(jù),會計監(jiān)督應是財務管理的主要方式。第二,科學監(jiān)控、管理相關決策、籌資、調配物資等企業(yè)生產活動。不斷總結經驗教訓,才能有效的進行內部控制及財務管理。第三,完善內部信息管理。完善電子信息系統(tǒng),輸入、保存好相關數(shù)據(jù),加強網絡安全管理。用專業(yè)性強、自動化高的系統(tǒng)進行管理,從而減少人為失誤造成的財務風險。第四,要建立嚴格的考核制度及合理的獎罰制度,考核成績直接影響其薪資,從而提高財務人員的工作積極性。財務風險綜合性強,加強風險控制可以降低生產成本,保證經濟效益,促進電力企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。
由于我國對電力企業(yè)的體制進行的改革,讓電力企業(yè)的發(fā)展面臨著巨大的機遇,如何在發(fā)展中更好的進行企業(yè)財務管理,是電力企業(yè)經營管理中非常重要的一方面。在電力企業(yè)中,企業(yè)的內部會計控制制度是為了保障企業(yè)可以順利的進行各項經濟活動,同時也提高企業(yè)的會計信息質量,也可以保證企業(yè)的資產完整安全。但是在實際工作中還需要防范企業(yè)的經營風險和財務風險,嚴禁在經營中的舞弊和欺騙,保證企業(yè)的經營活動符合國家的各項法律制度,也保證企業(yè)的會計制度有序高效的執(zhí)行。
1 電力企業(yè)內部財務會計控制含義
內部會計控制指的是企業(yè)的經營活動者依據(jù)國家相關的會計法律法規(guī)與企業(yè)自身的經營特點、實際管理需要和企業(yè)經營特性,為了保證企業(yè)財務活動合法的進行、企業(yè)的財務資產完整和安全以及會計信息的可靠性和真實性而對企業(yè)進行的控制,而這個控制涉及企業(yè)會計事項相關的各方面業(yè)務。在企業(yè)的會計控制中主要運用會計的處理程序以及其他的會計手段,同時還要注意遵循會計的科學性、嚴謹性、及時性、準確性等基本的會計原則,對企業(yè)進行紀律控制、實物控制以及基礎控制。
2 電力企業(yè)進行內部會計控制重要性
2.1 是貫徹落實會計法的需要
首先,對電力企業(yè)實行內部控制是貫徹落實《會計法》的要求,也是對財務會計工作規(guī)范秩序的要求。我國的新的《會計法》中的會計監(jiān)督中規(guī)定,各個單位需要建立健全內部的會計監(jiān)督制度。而對單位內部的會計財務制度進行控制也是保證企業(yè)的會計工作依法有序進行的一個關鍵環(huán)節(jié)。在電力企業(yè)中只有完善企業(yè)內部的監(jiān)督管理機制,對企業(yè)在發(fā)展過程中的薄弱環(huán)節(jié)才會有較好的把握,才能有效的防止經濟犯罪,促進企業(yè)的健康持續(xù)的發(fā)展。
2.2 是加強企業(yè)內部管理、保證國家資產完整的需要
其次,這是企業(yè)加強其內部經營管理的需要。電力企業(yè)只有對單位內部的會計控制加強控制,并且建立起科學可控的內部管理機制,才可以有效的對企業(yè)的資源進行優(yōu)化,并且針對企業(yè)在管理過程中發(fā)生的各種浪費現(xiàn)象進行控制,從而提高企業(yè)的經濟效益,也提高企業(yè)的市場競爭力。企業(yè)內部的會計控制工作的重要組成部分就是對財務會計的控制,所以,在企業(yè)內部建立健全有效科學的財務會計的控制制度,就可以有效的保證企業(yè)的財務會計信息的質量,防止企業(yè)的一些浪費,從而可以保護企業(yè)的財產完整安全,提高企業(yè)自身的經濟效益。另外,在電力企業(yè)中建立健全財務管理制度,還可以有效的保證企業(yè)的資產安全。在實際中對會計核算的整個過程進行監(jiān)督管理,具體來說就是在企業(yè)中運用一定的財務收支的審批制度、采購結算的控制制度以及相應的監(jiān)督制度等,對電力企業(yè)加強資金貨幣管理,從而來保證國家的資產安全完整。
3 電力企業(yè)進行內部財務會計的控制方法
要想實現(xiàn)電力企業(yè)的內部會計控制,首先就需要建立健全企業(yè)的內部會計控制制度,對內部的會計控制的程序進行嚴格的審核,其次還要實行合理科學的內部控制方法。具體對電力企業(yè)的內部會計控制需要做到:對電子信息的技術控制、對會計的內部報告的控制、對財務的風險控制、對企業(yè)的財產保全控制、對企業(yè)的預算控制、對會計系統(tǒng)的控制、對發(fā)生的的經濟活動的授權批準的控制以及對企業(yè)的發(fā)生的不相容的職務業(yè)務要進行分離控制。但是隨著經濟的發(fā)展,電力企業(yè)也在不斷地發(fā)展,而對企業(yè)的內部財務控制也要不斷地改進和完善,促進企業(yè)的良好發(fā)展。
4 加強電力企業(yè)內部財務會計控制的措施分析
4.1 建立健全企業(yè)的內部財務會計控制,實行現(xiàn)代化的
管理方式
建立健全企業(yè)財務會計控制制度,需要建立起企業(yè)管理的現(xiàn)代化制度,切實發(fā)揮其企業(yè)的相關負責人在對財務會計控制中的作用。另外,合理科學的企業(yè)內部會計控制包含的經濟活動的方面比較多,而涉及的經濟業(yè)務環(huán)節(jié)也比較多,尤其是對企業(yè)的資產管理、資金的管理和籌集、企業(yè)的費用和成本、對外投資、預算管理、企業(yè)的收入與利潤分配以及企業(yè)的財務報告分析管理制度等,都需要完善建立起來,還在在實際發(fā)生進行財務管理時進行完善和修改,而這些制度同時也對企業(yè)的財務管理控制有著重要的推動作用。
4.2 建立國有電力企業(yè)內部會計控制的檢查和評價機制
企業(yè)進行內部會計評價中一個很重要的部分就是檢查和評價,而企業(yè)的內部會計控制評價和檢查由企業(yè)內部的審計部門來負責。但是需要注意的是評價和檢查只是為了發(fā)現(xiàn)企業(yè)在日常經營管理中的一些問題,是為了督促企業(yè)的各相關負責人可以認真地執(zhí)行企業(yè)的內部會計控制制度,以促進電力企業(yè)的會計控制工作可以真正的落實,發(fā)揮出實際效果,并通過不斷地對其進行完善,提高企業(yè)的管理水平,實現(xiàn)企業(yè)的經營目標。
4.3 健全電力企業(yè)的成本控制制度
要對國有電力企業(yè)的成本進行預算管理。在分級管理、統(tǒng)一領導的原則上,在企業(yè)要逐漸完善企業(yè)的成本管理體制,具體形成企業(yè)從點到面、從上到下的網絡管理式成本費用預算管理。具體來說首先就是要根據(jù)電力企業(yè)年度電量的銷售指標、市場狀況以及電網建設的維護情況等,來對企業(yè)的年度成本費用實行科學的預測,并且在預算基礎上來提出各費用的預算,在由企業(yè)進行全面的平衡。其次是對電力企業(yè)發(fā)生的月、季度以及年度成本進行細化管理,把成本管理全面的分配到公司的各個部門,讓每個部門對成本都進行合理的控制,并且落實相關的責任,進行嚴格的成本控制。第三是要對月、季度以及年度的成本費用進行仔細的分析,并總結經驗,根據(jù)實際情況來制定成本管理的具體措施。最后是對費用進行報批制度,對發(fā)生的各項費用支出進行嚴格的控制。