高校檔案信息安全
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高校檔案信息安全范文第1篇
一、高校檔案信息安全管理的必要性
高校檔案是國家檔案資源的一個重要組成部分。它主要記載的是有關高校教學管理、科研、以及其他的各項活動方面的信息。檔案記載的信息內(nèi)容可以是多方面的，既可以是文字形式的也可以是聲音或者是圖像等。這些信息內(nèi)容對學校教學活動的開展有積極的作用。在網(wǎng)絡技術還不發(fā)達的過去，高校對這些檔案的管理還是過多地依賴人力來完成。隨著網(wǎng)絡技術的成熟，高校的檔案管理逐步實現(xiàn)了數(shù)字化的管理方式。數(shù)字化的管理可以有效地對高校中檔案資源進行管理和利用，極大地提高管理效率。但是數(shù)字化管理給檔案管理帶來方便的同時也帶來了一系列信息安全方面的問題。這些安全方面的問題能否及時解決直接影響到檔案管理工作效率的高低。然而對檔案信息安全方面進行管理并不是一件容易的事情。首先，檔案信息本身就具有一定的保密性，容不得在管理過程中泄露行為的產(chǎn)生。其次，在開放部分檔案信息的過程中要做好檔案的管理工作，不能讓部分人對其信息進行篡改。因此要想保證檔案信息的安全性和真實性就必須對信息化的管理系統(tǒng)進行安全升級，避免網(wǎng)絡遭受黑客以及病毒的侵害?？v觀國內(nèi)高校對檔案信息安全的管理現(xiàn)狀，大部分的高校管理者對信息安全方面不重視。在管理的過程中不是信息管理系統(tǒng)經(jīng)常性地出現(xiàn)故障，就是檔案信息的外泄，這直接影響著檔案管理工作正常有序的進行。因此，有必要加大對信息安全管理方面的研究，探索出能夠確保管理工作正常進行的有效措施來。
二、高校檔案信息管理方面存在的安全問題
作為現(xiàn)代化的一種管理工具，計算機有著強大的數(shù)據(jù)處理和分析能力。并且在管理活動中有著其他設備無可比擬的優(yōu)勢。在計算機技術的支持下，利用網(wǎng)絡對高校的檔案信息進行開放性和共享性的處理是高?，F(xiàn)代檔案管理的主流方式。信息化的管理給高校師生帶來極大方便的同時也出現(xiàn)了計算機網(wǎng)絡安全方面的問題，這些安全問題增大了檔案信息外泄的可能性?；ヂ?lián)網(wǎng)技術條件下高校檔案信息外泄的可能性比較大，人們往往會采用安裝一些殺毒軟件和防火墻，加大對訪問文件的加密程度以及設置一些必要的訪問權限等措施來對服務器上的信息進行保護。但是有些用戶在查閱檔案信息時習慣于將部分信息臨時保存在瀏覽器的臨時文件夾中，這樣一些黑客以及病毒總是會利用這些漏洞來入侵客戶機上的檔案信息等。因此，我國高校檔案信息管理方面還是存在著很多安全方面的的問題，具體來說這些問題表現(xiàn)在以下幾個方面：
（一）管理人員的保密意識不夠
當前高校的檔案管理方式逐漸由手工管理向數(shù)字化和網(wǎng)絡化方面進行轉(zhuǎn)變。無論是哪種形式的管理方式，管理人員都應有較強的保密意識。特別是在數(shù)字化和網(wǎng)絡化的背景下，檔案信息外泄的可能性更大。另外從檔案信息本身來說，它就具有一種保密性。但是在部分高校的檔案管理工作中，管理人員不遵守檔案館中的工作制度和保密制度，會在領導或者是熟人的要求下私自改動檔案資料。另外對于一些不適宜對外開放的檔案資料，管理人員有意或者無意中會將用戶名以及口令進行外泄造成保密的資料泄露。另有管理人員由于工作上的粗心大意，將檔案資料隨意擺放造成信息的意外泄露等。
（二）數(shù)據(jù)庫建設不完善
近年來，各大高校的檔案數(shù)量和內(nèi)容激增，這給檔案管理工作帶來了一定的壓力，并且對高校教學活動的開展產(chǎn)生了一定的影響。網(wǎng)絡技術在檔案管理中的應用不僅提高了檔案管理的效率，而且增強了不同高校之間信息共享的力度。針對檔案管理的特殊要求，需要管理人員正確地處理檔案信息的開放與保密的關系。隨著來自網(wǎng)絡方面對檔案信息的竊取程度的增強，高校檔案信息的安全成為檔案管理人員需要處理的一個迫切問題。為此各大高校在校園內(nèi)部建立起了檔案信息管理的數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫的建立不僅可以讓管理人員方便地對這些檔案信息進行有效管理，而且在一定的程度上可以規(guī)避那些來自網(wǎng)絡上對檔案信息的攻擊和竊取。數(shù)據(jù)庫的建立是各個高校依據(jù)自身的檔案管理規(guī)模和需要建立起來的，這些數(shù)據(jù)庫無論是在數(shù)量規(guī)模方面還是在數(shù)據(jù)庫的類型、標準化、規(guī)范化等方面都存在著技術上的問題。在數(shù)據(jù)庫建庫的過程中，各大高校的數(shù)據(jù)庫建設沒有統(tǒng)一的標準，他們在建庫時是根據(jù)高校當前的需求來實施的。在建立數(shù)據(jù)庫時，高校的管理人員存在著急功近利的思想，建立的數(shù)據(jù)庫類型較為單一、規(guī)模較小以及標準化程度較低等。當前，各大高校檔案室的數(shù)據(jù)庫類型多屬于條目數(shù)據(jù)庫，這樣的數(shù)據(jù)庫功能不全，缺少必要的多媒體數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，不能滿足師生的多樣化的需求。同時還有部分高校的數(shù)據(jù)庫在建設的過程中存在著技術上的漏洞。
（三）管理人員的綜合素質(zhì)低
與傳統(tǒng)人工管理檔案方式不同的是，當今檔案信息化的管理需要具有較高綜合素質(zhì)的管理人才。這些綜合素質(zhì)要求檔案管理人員既要具備管理檔案的基礎知識和基本的業(yè)務能力外還要掌握各種相關軟件管理的操作技能。同時他們還需要知道怎樣來對這些系統(tǒng)進行日常的維護來提高檔案信息的安全。當今我國高校的檔案管理人員的素質(zhì)普遍較低。他們的知識結構不完善，管理理念較為陳舊。尤其是在數(shù)字化的管理時代，檔案的管理基本實現(xiàn)了計算機的自動化和數(shù)字化管理。管理人員對計算機的相關應用比較陌生，更談不上對相關的通信技術和網(wǎng)絡技術等的了解和運用。管理人員專業(yè)知識的缺乏和不會熟練利用計算機造成了高校檔案信息的安全形勢不容樂觀。
（四）資金缺乏，硬件設施落后
數(shù)字化的檔案管理需要投入大量的資金來購置相關配套設施，尤其是一些硬件設備、軟件系統(tǒng)等。雖然各大高校在數(shù)字化管理的前期投入了較多的資金購置了網(wǎng)絡信息處理方面的硬件設備，并且建立起校內(nèi)的局域網(wǎng)，但是由于電子設備的更新速度較快，需要在后期投入較大的資金來對這些設備進行維護和更新，以滿足檔案信息的安全的需要。特別是檔案管理實行數(shù)字化管理以后，計算機網(wǎng)絡可能遭受內(nèi)外部的非法訪問以及病毒的侵襲。并且隨著技術的進步網(wǎng)絡病毒種類、數(shù)量越來越多，傳播的速度和危害性也越來越大。因此要想維護檔案信息的安全就要投入大量的資金對硬件設備進行更新和升級。然而高校一方面出于對檔案管理工作的不重視，另外一方面高校的經(jīng)費數(shù)量有限，學校寧可花費大量的資金進行教學領域的科研活動，也不愿意投入資金在這些設備的維護和更新上。久而久之檔案館中的硬件設備和軟件系統(tǒng)都處于一個停滯的狀態(tài)。內(nèi)外部的非法訪問和病毒入侵檔案管理系統(tǒng)的頻率越來越高。檔案館中的一些設備成為了擺設，不能發(fā)揮出應有的作用。這對學校來說，不僅造成了大量資金的浪費而且嚴重阻礙了檔案管理的正常進行。
三、高校檔案信息安全管理策略
（一）提高管理水平、增強保密意識
檔案管理人員的職業(yè)道德對檔案工作的開展會產(chǎn)生一定的影響，尤其是在正確處理保密與開放的關系上。這就需要對管理人員進行職業(yè)道德的培養(yǎng)和教育。首先，讓管理人員學習和理解檔案管理從業(yè)人員的職業(yè)道德原則和道德規(guī)范。讓他們知道在自己的本職工作中該做什么不該做什么，確實為維護檔案信息的安全負責。其次，增強他們的職業(yè)道德情感。讓管理人員能夠在日常的管理工作中意識到自己工作的重要性，進而對檔案管理工作產(chǎn)生熱愛之情。在熱愛本職工作的同時對工作高度負責，為維護信息安全作出自己的貢獻。最后，在管理工作中要求他們堅持原則不動搖，在檔案管理中做到一視同仁。無論是自己的熟人或者是上級領導來查閱檔案都要按照工作流程來進行，不能因為人情或者是權利而失去了工作的原則。
（二）加大數(shù)據(jù)庫建設的力度
高校的數(shù)字化檔案的管理離不開數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。在過去高校的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建立是根據(jù)高校自身的實際和條件來進行，建立起來的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)在標準、種類和功能上都與其他高校成熟的系統(tǒng)有著較大的差距。因此，在加大建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的同時還要考慮系統(tǒng)的標準功能等方面的內(nèi)容。目前，高校的檔案管理部門中的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)采用的程序無非就是DataBase、FoxPro 、FoxBASE等。這些程序只是對一般的操作系統(tǒng)的延伸，并沒有起到實質(zhì)性的改變。他們在單機狀態(tài)下能夠滿足各種管理上的需要。但是對于信息種類較多、數(shù)量較大的情況下這些程序就會顯現(xiàn)出不足之處。因此，在建設新的數(shù)據(jù)庫時，可以考慮采用在網(wǎng)絡環(huán)境下運行并且能夠支持多種操作系統(tǒng)、多種運行平臺的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。同時這樣的管理系統(tǒng)在保留原有系統(tǒng)功能的基礎上還能夠與Web站點建立鏈接。在選擇建立數(shù)據(jù)庫類型的時候可以優(yōu)先考慮SQLServer、Infoemix等。
（三）完善檔案管理人才隊伍
高校檔案信息安全的管理最終還是要靠人才來實現(xiàn)的。管理人員的素質(zhì)的高低直接影響著信息安全的管理。因此，各大高校要根據(jù)自身的管理人才隊伍以及信息安全的現(xiàn)狀來加大對人才的培養(yǎng)力度。首先，要對現(xiàn)有人員進行摸底考核，摸清他們的業(yè)務知識和技能。在掌握了員工的基本情況的基礎上，可以對部分的員工進行有針對性的培訓。安排管理人員集中學習一些先進的檔案管理專業(yè)知識和相關的信息技術。同時針對檔案管理人員在計算機方面薄弱的現(xiàn)象舉辦計算機知識和應用技能的專題講座，讓他們接受系統(tǒng)的通信技術和網(wǎng)絡技術等，進一步增強他們利用數(shù)字化進行管理的能力。其次，在人才的聘用方面要嚴把質(zhì)量關，要根據(jù)檔案管理的需要聘用一些既有豐富的檔案管理專業(yè)知識，又有熟練應用計算機的能力。再次，在檔案館中實行崗位責任制，明確每個人的權利和責任。讓管理人員在自己的職責范圍內(nèi)行使自己的權利和義務。一旦信息出現(xiàn)安全方面的問題就要追究相關責任人的責任。最后，還要在檔案管理工作中實行績效考核，定期有專人對所有員工進行知識和技能的考核。實行工資與考核結果相掛鉤的薪酬體制。同時對于多次考核不合格的員工可以進行解聘。
（四）加大資金投入、及時更新設備
高校中的檔案對學校的長遠發(fā)展有著積極作用。因此，學校要充分重視對檔案信息安全管理。針對學校資金投入不夠的現(xiàn)象，學校要在努力爭取財政支持的前提下，充分發(fā)揮檔案資源的作用，在滿足學校師生需求的情況下，適當?shù)叵蛏鐣_放。在為社會服務的同時收取一定的費用用來對檔案管理設備的維護和更新上。學校要在保證其他活動經(jīng)費的基礎上適當?shù)叵驒n案管理傾斜，充分利用有限的資金來對檔案館中的硬件設備進行定期地維護和更新，進而確保檔案信息的安全。
四、結束語
高校檔案的管理是一項長期的工作，它與學校的教學活動同時進行并且為教學活動所服務。在檔案數(shù)字化管理的基礎上我們不僅要好好利用檔案資源，同時還要做好對檔案信息的安全管理。
參考文獻：
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高校檔案信息安全范文第2篇
【關鍵詞】高校房產(chǎn)產(chǎn)權 檔案管理 信息化
一、房地產(chǎn)權屬檔案管理的內(nèi)容
1.房地產(chǎn)平面圖
房地產(chǎn)平面圖是一種反映房屋、土地現(xiàn)狀的專業(yè)圖。房地產(chǎn)平面圖是由測繪專業(yè)人員按國家規(guī)定的房產(chǎn)測量規(guī)范、標準和程序勘測和繪制出反映城市房屋和土地的分布、占有、使用等方面情況的專用性圖紙。
2.房地產(chǎn)有關證明和文件
有關證明文件是城市房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)權屬登記、調(diào)查、測繪、權屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權屬管理工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
3.房地產(chǎn)卡片
房地產(chǎn)卡片是對房地產(chǎn)權利人的情況、房屋所有權、土地使用權狀況以及產(chǎn)權來源等情況扼要摘錄而制作的一種卡片。它按房地產(chǎn)產(chǎn)籍地號(丘號)順序,以一處房屋坐落中的每幢房屋為單位而填制的。
4.房地產(chǎn)登記簿冊
房地產(chǎn)簿冊是房地產(chǎn)權屬登記、發(fā)證中根據(jù)工作需要而分類編制的各種表冊的總稱。房地產(chǎn)產(chǎn)籍資料的各項內(nèi)容應該是一致的,并應及時進行異動管理。
二、房地產(chǎn)權屬檔案的特點
1.專業(yè)性
權屬檔案產(chǎn)生于房地產(chǎn)專業(yè)部門。權屬檔案是專業(yè)性材料。房地產(chǎn)權屬管理工作特別是權屬登記工作,面廣量大,政策性強,形成的檔案材料專業(yè)性強。權屬檔案在內(nèi)容和形式上與一般公文有明顯的區(qū)別,內(nèi)容上反映房地權屬狀況和房地位置和面積大小,文件名稱采用房地產(chǎn)專業(yè)術語多,形式上,結構規(guī)范,多為表格式、填寫式。
2.動態(tài)性
權屬檔案的動態(tài)性是權屬檔案最顯著的特點。權屬檔案形成后,房地產(chǎn)權屬和房地情況并不是固定不變的,隨著產(chǎn)權人的變化,房屋的損壞倒塌,城市建設的發(fā)展,房地產(chǎn)市場的活躍,房屋的買賣、交換、繼承、贈與、分析等權屬轉(zhuǎn)移不斷發(fā)生,房屋的拆除、翻改、擴建日趨頻繁,土地分割、合并等房地變更又不可避免。因而房地產(chǎn)權屬處于不斷轉(zhuǎn)移和變更之中,具有極強的動態(tài)性。目前,權屬檔案因產(chǎn)權變更引起異動的每年約有20%。隨著產(chǎn)權人的變化、房屋現(xiàn)狀的變更,權屬檔案體系中的圖、檔、卡、冊必須作相應更改,檔案目錄甚至于檔案材料要作動態(tài)注記,檔案必須及時補充新材料,以確保檔案的真實性、系統(tǒng)性和完整性。產(chǎn)權的動態(tài)性,使權屬檔案成為“活”檔案。
3.真實性
權屬檔案是產(chǎn)權沿革的歷史記錄,這種記錄必須與實際相符,記載的產(chǎn)權人,產(chǎn)權范圍必須清楚,能在產(chǎn)權審核和排解產(chǎn)權糾紛中起憑證和參考作用。真實性是權屬檔案的生命,也是發(fā)揮檔案的現(xiàn)實效用的基礎和前提。
4.完整性
權屬檔案的完整性體現(xiàn)在兩個方面,一是房地結合,二是圖、檔結合。
5.價值性
房地產(chǎn)屬于不動產(chǎn),價值高,在單位和個人的財產(chǎn)構成中占有重要地位。因此,權屬檔案屬于財產(chǎn)檔案。6.法律性
由記載房屋所有權歸屬的憑證材料組成的權屬檔案,具有法律效力,是房地產(chǎn)管理部門和人民法院確認房屋產(chǎn)權、處理房地產(chǎn)糾紛的重要依據(jù)。鑒于上述特點,特別是權屬檔案的專業(yè)性和動態(tài)性,表明權屬檔案應由房地產(chǎn)管理部門統(tǒng)一管理并單獨進行保管。權屬檔案不宜與文書檔案、會計檔案等其他門類檔案相混淆。
三、高校房產(chǎn)權屬檔案管理的現(xiàn)狀
我校檔案管理基本上都是停留在紙質(zhì)文件、圖紙的狀態(tài)。房產(chǎn)部門的主要工作是檔案整理、編寫卷宗、存儲入庫、備查立卷等。許多檔案資料處于長期閑置的狀態(tài),沒有及時整理歸檔,更沒有很好的利用。管理人員的管理觀念比較保守,習慣于傳統(tǒng)的手工操作方式來處理文本信息、處理房產(chǎn)檔案信息。這是因為房產(chǎn)管理人員多數(shù)不是專業(yè)對口的管理人員,沒有經(jīng)過正規(guī)的學習、培訓,對檔案知識和技能不熟,只是對收集、整理、立卷、歸檔等一系列工作進行簡單的整理、分類、建檔,而沒有及時準確完整的進行更新;而且管理人員經(jīng)常變動也造成檔案管理資料的保存不連續(xù)不持久,使房產(chǎn)檔案殘缺、間斷,一些數(shù)據(jù)丟失,導致房產(chǎn)檔案失去了歷史資料的功能和用途。
四、高校房產(chǎn)權屬檔案管理信息化的應用
住房制度改革以后,住房由原來的福利分配逐漸向社會化、商品化轉(zhuǎn)變。房屋產(chǎn)權的變動情況越來越復雜,房屋的買賣、繼承、贈與等行為都使房屋產(chǎn)權發(fā)生變化。房產(chǎn)檔案應該全面、及時地反映房屋產(chǎn)權變化的過程。房產(chǎn)檔案作為房屋產(chǎn)權變動的原始記錄,必須隨著房屋及房屋所有權人的變動而變動。但是因為房產(chǎn)檔案管理的信息化程度不高,信息變更速度慢,房產(chǎn)檔案的查詢和使用都很不方便。針對以上情況,建立一套符合學校特點,又方便快捷的房屋檔案管理軟件來提高管理效率是房產(chǎn)檔案管理發(fā)展的必然趨勢。房產(chǎn)管理信息化就是就是要把房屋的有關數(shù)據(jù)、信息、圖紙等存儲到計算機里,建立房屋信息數(shù)據(jù)庫,存儲各種形式的圖形和屬性數(shù)據(jù),把圖形數(shù)據(jù)和屬性數(shù)據(jù)之間以有效的數(shù)據(jù)組織方法聯(lián)系起來,對數(shù)據(jù)的變動及時的更新,以方便于查詢和數(shù)據(jù)整理。
系統(tǒng)以數(shù)據(jù)庫中的房屋的區(qū)位、權益、實物等數(shù)據(jù)為基礎,利用先進的數(shù)據(jù)庫技術實現(xiàn)信息的共享和資料的歸檔和查詢。為了方便查詢、統(tǒng)計可以把數(shù)據(jù)分成公有住房管理、房改售房管理、辦公用房管理、商服用房管理等幾個模塊。這幾個模塊下還可以設定文件、編輯數(shù)據(jù)、工具、系統(tǒng)管理、打印等小模塊。文件模塊是對表格的操作、編輯模塊完成常規(guī)的編輯、工具模塊提供繪制所需的工具。系統(tǒng)管理模塊是對數(shù)據(jù)的備份和恢復進行管理。為了能夠方便查詢,保證數(shù)據(jù)的即時性,有必要建立一個平時用的工作庫,各種數(shù)據(jù)的修改、輸入、計算、統(tǒng)計都在這個庫里進行。
五、結束語
房產(chǎn)產(chǎn)權檔案管理信息化是先進科學技術手段和科學管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機結合,是新形勢下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢。運用現(xiàn)代信息處理技術手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源,必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率,使房產(chǎn)檔案管理的各個方面更加完善。
參考文獻:
高校檔案信息安全范文第3篇
一、檔案信息化概述
檔案信息化就是在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡技術，對檔案信息資源進行配置、管理、開發(fā)和提供利用服務的過程。具體地講，就是依托現(xiàn)代數(shù)據(jù)庫技術，網(wǎng)絡技術等信息技術原理，采用計算機、掃描儀等信息設備，按照一定的技術標準和規(guī)范對檔案文獻進行加工、整理，使之以數(shù)字化的形式有效地組織起來，并且能夠方便、有效地提供給人們利用的過程。
檔案信息化可以從以下幾方面理解：一要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化；二要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；三要實現(xiàn)檔案信息資源的共享；四要引發(fā)檔案管理模式的變革。
二、高校檔案管理的作用與檔案信息化管理的必要性
（一）高校檔案管理的作用
1、在教育評估方面的作用
開展高等教育評估是提高高校教育質(zhì)量的一項重要舉措。然而，評估教育質(zhì)量與檔案利用密不可分。豐富系統(tǒng)的檔案材料，全面準確的檔案信息，是高校開展教育評估工作的基礎和依據(jù)。
2、在教學改革中作用
高等教育體制改革、教學改革、高校教職工隊伍管理改革是普遍的、越來越深化的、涉及我國長遠發(fā)展的重大活動。不管改革從哪一方面下手，進行到何種程度，取得何種成果，都與高校檔案和高校檔案管理水平密切相關。比如，全國教育資源的整合配備，高等教育發(fā)展規(guī)劃的制訂，某些高校撤并、重新組合，乃至某一高校的專業(yè)增加或更新；課程設置、教學計劃安排、師資隊伍建設、教學管理等方面改革，都是形成檔案與利用檔案之過程。而上述改革都需要在依靠檔案信息和檔案數(shù)據(jù)，在總結經(jīng)驗基礎上的方案論證、修改，以確保改革穩(wěn)步推進和最終成功。
3、在科學研究工作中的作用
高校為培養(yǎng)出社會急需、專業(yè)對口、就業(yè)率高的人才，離不開科研工作。一所高校能否具備高精尖科學研究水平，也是衡量該校教育水平、教育質(zhì)量的重要標準。高?？茖W研究工作首先得力于本校科技檔案的利用?？茖W技術是第一生產(chǎn)力?？萍紮n案是具有潛在利用價值的生產(chǎn)力要素。充分發(fā)掘利用高?？萍紮n案資源，將高校科技檔案中的先進科技成果，直接為發(fā)展高?？茖W研究工作，為積累高?？萍紝嵙?，為國家科技發(fā)展、經(jīng)濟建設和社會進步服好務，與企業(yè)合作，走出一條產(chǎn)學研良性互動廣闊大道，都依賴于高?？萍紮n案價值全面、系統(tǒng)與深入發(fā)揮。
（二）檔案信息化管理的必要性
1、高校檔案信息化管理是信息時展的需求
2008年9月1日，由國家教育部和國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的《高等學校檔案管理辦法》明確規(guī)定了高校檔案信息化建設與數(shù)字化校園建設同步進行的重要性。高校檔案信息化管理是響應無紙化辦公模式的推廣，響應數(shù)字化校園建設，適應信息化時代的要求。在信息時代，高校如何充分利用信息技術來提高檔案管理的工作效率，創(chuàng)新高校檔案管理工作模式，是高校檔案管理工作者應當解決和關注的問題，促進高校檔案信息化管理，對于實現(xiàn)高校的長遠發(fā)展有著十分重要的意義。
2、有利于檔案永久保存
近年來，高校發(fā)展規(guī)模越來越大，形成的檔案數(shù)量和門類日益增多，過去以紙質(zhì)檔案為主的管理模式已經(jīng)難以適應高校發(fā)展的新要求。越來越多的紙質(zhì)檔案，不僅整理裝訂的過程中需要大量的人力物力，儲存起來要占用很多庫房，還會受儲存環(huán)境、蟲蝕及火災等諸多因素的影響，很多檔案難以做到永久保存。只有運用現(xiàn)代信息技術，建立以硬盤、光盤等多種載體的多元化、信息化、網(wǎng)絡化管理新模式，才能確保檔案信息的完整與安全。
3、有利于檔案信息資源的高效利用
有效查詢和利用檔案信息，是檔案管理的核心目的。實現(xiàn)檔案信息化管理，將極大提高檔案信息的利用效率和價值。如果實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上共享，檔案利用者將不受時間和空間的限制，只需要一網(wǎng)的計算機，即可進入高校檔案管理系統(tǒng)，查詢自己權限范圍之內(nèi)的所需要的檔案信息，這將使得檔案編研、檔案查閱、利用等工作變得更為方便快捷，能更好地發(fā)揮檔案管理在現(xiàn)代高校建設中的重要作用。
4、有利于科學歸檔和建檔
傳統(tǒng)的檔案歸檔方法，往往是今年歸去年的檔，時間拖得比較長，難免會造成資料的損壞或遺失，檔案的信息化管理，校內(nèi)各有關部門可隨時在檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)上傳送或編輯、錄入檔案，這樣檔案管理人員就有更充足的時間進行數(shù)據(jù)整理、篩選、分析和歸檔，既保證了檔案質(zhì)量，又避免了因時間延誤等原因造成的檔案的不完整。
三、高校檔案信息化管理的主要問題
（一）缺乏檔案信息化管理意識和技能
有些高校對于檔案信息化管理的重視程度不夠，不了解檔案信息化管理的重要性，相應地學校層面對于檔案信息化就缺少資金和政策上的支持，導致檔案管理人員積極性不高；同時也存在一些檔案管理人員沒有認識到檔案信息化管理的優(yōu)勢，仍然墨守成規(guī)，停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)管理的模式下。另一方面，檔案管理人員更新緩慢，既懂計算？機網(wǎng)絡技術又懂檔案管理的專業(yè)人員很少，缺乏檔案信息化管理所需的技能。
（二）信息安全問題和保密問題
檔案信息化管理都是電子檔案的形式，其一，電子文件易復制、易篡改，在檔案的形成、傳輸、存儲的過程中，計算機網(wǎng)絡自身的一些問題可能會導致信息的流失，如一些系統(tǒng)故障、軟件錯誤、病毒、人為惡意破壞等；其二，紙質(zhì)檔案上的單位蓋章和領導簽字具有法律效力，其真實性、合法性比較容易鑒別，而電子檔案由于其易復制、易修改的特點，其真實性、合法性的鑒別受一定條件的制約。在實際工作中，加強計算機、網(wǎng)絡安全保障體系尤為重要，同時還得依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)文件作為原始憑證。高校檔案信息中包含可公開提供給師生瀏覽查閱的資料性檔案信息，也包含涉及機密和按照相關規(guī)定不能公開的信息，可公開查閱的信息在校園網(wǎng)上師生通過普通注冊就可以瀏覽，機密信息根據(jù)保密級別一方面以紙質(zhì)存檔，另一方面可存于計算機但是必須使用特殊密碼或者賬號進行查詢。因此要對檔案進行嚴格分類，切實做好信息安全保護工作。
四、高校檔案信息化管理的對策
（一）提高高校師生檔案信息化意識，加強檔案信息化管理的人才隊伍建設
要加強對高校師生的現(xiàn)代檔案概念、檔案的利用價值和作用以及檔案法律法規(guī)等的宣傳力度，使廣大師生對檔案信息化建設有全面深入的了解，充分認識檔案信息在實際工作和學習中的重要作用。要做好對各部門專兼職檔案員及全校師生電子文件歸檔辦法、如何利用檔案方面的培訓，讓全校師生有機會切實參加到檔案信息化建設之中，提供豐富有價值的信息資料，并能夠充分利用檔案信息平臺，推進學校的檔案信息化管理。
知識經(jīng)濟時代，人才是最重要的資源。檔案信息化建設本身又是最具有知識經(jīng)濟時代特征的新興領域，具有獨特的專業(yè)特點，因而人才無疑是最重要的建設源，是保證檔案信息化建設持續(xù)發(fā)展的關鍵之一。高等院校是檔案信息化專業(yè)人才的培養(yǎng)基地，具有較強的師資力量，較高的科研水平和完備的教學設施。應以高等院校為中心，培養(yǎng)檔案信息化建設需要的人才。如根據(jù)檔案信息化建設的需要，進行課程改革；在教學計劃中增加信息技術和信息化課程的比重；檔案研究生教育中增設檔案信息化研究方向。通過專業(yè)方向上的變化和課程體系改革，使高等院校的檔案學專業(yè)成為檔案信息化高端研究型人才、宏觀層次人才、管理型人才和技術性人才的搖籃，為檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供人才支持。最后，建立制度化、多元化的檔案信息化繼續(xù)教育體系。面對檔案信息化建設的緊迫形勢，大部分在職人員沒有時間和機會到高校進行系統(tǒng)學習。根據(jù)這一情況，可以采取專題講座、實習培訓、現(xiàn)場研討等繼續(xù)教育方式，具有時聞短、效率高、內(nèi)容?！⑿问届`活的特點。是在職檔案人員新知識、新技術，掌握新技能、新方法，探討新情況、新聞題，及時提高信息素養(yǎng)，培養(yǎng)信息技能的有效途徑。檔案信息化人才建設是一個漸進過程，人才培育制度和人才管理政策必須與時俱進、適時調(diào)整，以適應人才狀況的變化和信息化建設發(fā)展的需要。
高校檔案信息安全范文第4篇
（一）計算機軟件風險。
計算機軟件本身的缺陷，對財務信息安全也產(chǎn)生重要影響。一是軟件管理功能不足，用戶權限設置不合理，存在權限真空，給人為破壞財務信息提供了機會；二是軟件升級更新緩慢，相關漏洞未能得到及時彌補；三是軟件安全性和保密性不夠，沒有操作日志，對數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)缺乏必要的加密措施。財務用戶口令設置簡單，密碼明文存儲在數(shù)據(jù)庫中，保密性差，存在財務信息安全隱患。
（二）服務器環(huán)境風險。
服務器良好運行，是財務信息安全的基礎。出于節(jié)約費用，有些高校的財務服務器運行環(huán)境很不理想，放置服務器的機房選擇或安排比較隨意，易受外部光照或受潮。機房防火、防潮、防塵、防磁、防盜、防斷電及恒溫設備或設施不足或配備不齊，容易導致服務器故障。
（三）內(nèi)部控制風險。
財務信息網(wǎng)絡化的步伐越來越快，有些高校還沒有建立起針對數(shù)字化處理的相應內(nèi)控管理制度，以應對財務管理手段的新變化。對網(wǎng)絡環(huán)境下的財務數(shù)據(jù)處理流程及崗位職責，還沒從制度上進行規(guī)范。對財務信息進行攔截、轉(zhuǎn)移、偽造、隱匿、竊取、刪除、篡改等各種人為破壞及失職行為，不能有效控制與責任追究。
（四）感染病毒木馬風險。
計算機病毒是網(wǎng)絡安全最大的威脅因素，具有隱蔽性高、破壞力強、自我復制、清除難度大、難以防范等特點。高校財務由于業(yè)務需要經(jīng)常與外界進行數(shù)據(jù)交換或信息上報，特別是多校區(qū)辦公，大量的會計信息必須通過公開網(wǎng)絡在校區(qū)之間實時傳送，再加上瀏覽網(wǎng)頁、下載文件、收發(fā)E—mail、使用QQ等，使計算機系統(tǒng)感染病毒木馬的機率大增。而計算機病毒的感染會威脅整個財務計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全。
（五）非法訪問風險。
在網(wǎng)絡環(huán)境下，一切的財務信息都被電子化，理論上都可以被訪問到，除非在物理上斷開鏈接。因此，高校在實現(xiàn)財務網(wǎng)絡化的同時，很難避免非法侵擾。有些人可能出于某種目的，有意或無意地損壞網(wǎng)絡設備，在網(wǎng)絡上對管理系統(tǒng)進行攻擊，一旦侵入將會對網(wǎng)絡財務系統(tǒng)造成極大破壞。
(六)數(shù)據(jù)備份風險。
在財務信息化程度越來越高的環(huán)境下，電子財務檔案是財務管理的主體，其安全的重要性可想而知。目前不少高?；蚨嗷蛏俅嬖谝韵聨讉€問題：1.對數(shù)據(jù)備份缺乏足夠的重視，沒有形成定期備份制度。2.數(shù)據(jù)備份存儲介質(zhì)單一，一旦數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)消磁或遭損壞，數(shù)據(jù)便無法找回。3.財務電子檔案由財務檔案人員兼管，紙質(zhì)檔案與電子檔案托管于一處，數(shù)據(jù)丟失后往往無從考證。4.數(shù)據(jù)備份存儲介質(zhì)存放環(huán)境不良，容易被消磁、受潮、染塵等。
二、網(wǎng)絡環(huán)境下的財務信息安全風險防范
（一）做好對軟硬件的升級與更新。
財務網(wǎng)絡軟硬件的安全穩(wěn)定運行是保證數(shù)據(jù)準確可靠的基礎。加大對軟件的升級改造與更新，彌補系統(tǒng)漏洞，完善其內(nèi)控與管理功能；對硬件設備應定時清潔與檢查，適時更新，做好日常維保工作。對需要配備的備份、加密等軟硬件，應給予安裝與配備，以保證財務網(wǎng)絡的安全穩(wěn)定運行。
（二）建立良好的服務器環(huán)境。
財務數(shù)據(jù)存放在服務器數(shù)據(jù)庫中，要保證數(shù)據(jù)的安全，需建立良好的服務器運作環(huán)境，選擇合適的房間用作放置服務器的機房，機房應遠離水源、安裝好空調(diào)，鋪設防靜電地板，配備不間斷電源，滿足防火、防潮、防塵、防磁和防輻射及恒溫技術要求。機房應安裝防盜門及防盜警報裝置，以防機房設備被盜。
（三）完善內(nèi)部控制。
只有制訂完善的管理制度和科學、合理的業(yè)務操作流程，明確崗位職責，規(guī)范內(nèi)部控制，才能夠保證高校財務數(shù)據(jù)信息的安全性和可靠性。完善內(nèi)部控制工作主要包括以下幾個方面：1.加強內(nèi)控制度建設，建立健全機房管理制度、計算機硬件使用與維護制度，計算機軟件操作及維護制度、數(shù)據(jù)安全與維護制度等，從制度上進行約束工作人員行為。2.明確財務數(shù)據(jù)處理流程及崗位職責，規(guī)定各崗位人員權限，各司其職，杜絕越權操作。3.加強對數(shù)據(jù)訪問和運用的監(jiān)控，建立安全稽核機制。對系統(tǒng)參數(shù)和狀態(tài)，以及敏感資源進行實時監(jiān)視和記錄。定期查看系統(tǒng)日志，對系統(tǒng)訪問人員的身份與操作記錄，進行安全檢查和評估。
（四）防范病毒及人為惡意破壞，保證系統(tǒng)安全運行。
1.病毒防范。計算機病毒對系統(tǒng)正常運行及數(shù)據(jù)安全產(chǎn)生嚴重威脅，須建立完善的防病毒體系，將所有計算機和NT服務器都安裝殺毒軟件及網(wǎng)絡防火墻，啟動實時監(jiān)控系統(tǒng)；定期升級病毒庫和查殺病毒，杜絕使用盜版軟件；嚴格執(zhí)行防病毒措施，禁止在工作機上安裝及玩游戲，軟件、U盤等存儲介質(zhì)等使用前須通過計算機病毒檢測。2.人為破壞防范。加強計算機網(wǎng)絡安全監(jiān)控，限制非法訪問，防止竊取會計數(shù)據(jù)；加強系統(tǒng)的內(nèi)部控制，防止人為對系統(tǒng)的惡意破壞；嚴格密碼權限管理，杜絕未經(jīng)授權人員進行越權操作，防止會計數(shù)據(jù)泄密、丟失或被非法篡改。
（五）做好數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)安全。
財務數(shù)據(jù)應定期做好備份，備份可采用硬盤、磁帶、移動硬盤、光盤等存儲介質(zhì)，多種方式同時備份，配備專門的備份服務器，甚至還可以在校區(qū)間的服務器上做遠程備份，即使某個校區(qū)的數(shù)據(jù)受到破壞，也能從另一校區(qū)進行數(shù)據(jù)恢復，保證財務數(shù)據(jù)萬無一失。會計檔案應指定專人負責，對備份數(shù)據(jù)的磁盤、光盤等存儲介質(zhì)，按國家規(guī)定的檔案管理辦法進行歸檔及存放，做好防磁、防火、防潮、防塵等工作，謹防外部因素對會計檔案的破壞。
（六）加強高素質(zhì)財務隊伍建設。
高校檔案信息安全范文第5篇
關鍵詞：高校；檔案；信息化建設
一、正確理解檔案信息化建設的科學內(nèi)涵
（一）在高校檔案信息化建設過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法
由于現(xiàn)代信息技術在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學基本理論從未遇到過的新問題。如高校檔案管理機構的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數(shù)據(jù)管理問題、數(shù)字檔案館（室）建設問題、檔案工作參與信息高速公路建設的問題等等。對這些在檔案信息化建設中因新技術運用所引發(fā)的理論問題，高校檔案界都必須做出理性與科學的回答。
（二）高校檔案信息化建設的最終目標是提高檔案信息管理和服務的水平
人類推進信息化進程的理想目標是在建立良好的信息基礎設施的前提下，實現(xiàn)信息的公開與信息利用的社會公平。對高校檔案信息化建設而言，這一目標也具有非常重要的指導意義。檔案信息化建設是一個過程，在這一過程中，伴隨著信息技術水平的提高及其在檔案管理中應用程度的變化，高校檔案信息化建設的階段性目標也要及時做出相應調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會表現(xiàn)出一定差異。因此，在檔案信息化建設中必須認識長遠并立足當前，認真解決檔案信息化建設中當前和今后都會遇到的各個方面的問題。
二、新時期推進高校檔案信息化建設的主要任務
（一）加強電子文件的歸檔和管理
電子文件歸檔和管理是檔案信息化建設的重中之重，是當前迫切需要解決的問題。檔案部門要以國家的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》為依據(jù)，加強檔案網(wǎng)絡建設，實現(xiàn)網(wǎng)絡環(huán)境下的電子文件的實時接受、歸檔、管理和利用，確保有價值的電子文件及時、完整、真實、有效的保存在檔案部門，為“電子公文和紙質(zhì)公文一樣得到科學保管和有效利用”奠定基礎。
（二）加快館藏檔案的全文數(shù)據(jù)庫建設
高校檔案管理要從提高檔案管理現(xiàn)代化水平、方便利用這出發(fā)，不能僅僅滿足于目錄及的檢索和下載一個表格等，而應當提到新的高度，要適應信息化的需要、現(xiàn)代化管理的需要、提高利用效率的需要，保證查得快、準、全。要在建立科學的檢索體系上下功夫，做好原有館藏檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設工作的同時，加強機讀目錄數(shù)據(jù)庫的建設，加快實現(xiàn)手工檢索向計算機全文檢索的全面過渡，為檔案利用提供最大方便。作為實施的領導要充分意識到數(shù)字信息資源是根本而硬件是手段，要把有限的資金重點用在信息資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)換、全文錄入、系統(tǒng)設計等環(huán)節(jié)上，特別要優(yōu)先對一些重要的、珍貴的、容易受損的、利用頻率高的檔案進行數(shù)字化加工。
（三）建立檔案信息安全保障體系
在檔案信息化建設中，安全保障包括兩方面：一是檔案信息存儲安全，一是檔案信息利用安全。在信息存儲安全方面，要增強檔案信息安全和網(wǎng)絡安全意識，采取切實有效的技術手段和管理措施，做好身份認證和密鑰管理，加強計算機網(wǎng)絡管理系統(tǒng)的監(jiān)控，存儲檔案信息的設備要加裝有效的防毒軟件，內(nèi)部局域網(wǎng)要與一切外部網(wǎng)實行物理隔離，各種數(shù)據(jù)庫要及時進行備份，保存到符合保管要求的脫機載體上，確保檔案信息的安全保密和系統(tǒng)運行安全可靠。在利用安全上既不能只強調(diào)利用而忽視保密，將不該上網(wǎng)公開的內(nèi)容公開或未設置訪問權限，又不能只強調(diào)保密而限制利用，使可利用的檔案信息過少，應堅持利用和保密并重的原則。
三、有效推進高校檔案信息化順利實施的必要條件
（一）基礎設施建設
檔案信息化基礎設施建設是一項十分重要的工作，關系到檔案信息化建設的成敗和整體水平。基礎設施主要包括計算機、交換機、路由器、服務器、存儲器、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等。檔案信息化基礎設施建設的整體規(guī)劃包括了檔案信息化的整個硬件平臺和網(wǎng)絡，信息化建設的基礎在網(wǎng)絡，關鍵在軟件。
計算機軟件分為系統(tǒng)軟件和應用軟件。系統(tǒng)軟件是利用計算機本身的邏輯功能，管理計算機系統(tǒng)的各種資源，便于用戶使用和管理。包括：計算機的監(jiān)控管理程序、調(diào)試程序、語言翻譯程序、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、存儲和安全管理系統(tǒng)以及操作系統(tǒng)。應用軟件是解決某些具體應用問題的程序，如：檔案信息管理軟件、電子文件管理系統(tǒng)軟件等。在基礎設施建設中，要注意平衡好硬件建設和軟件建設的關系，應用軟件的設計和開發(fā)，務必精益求精，追求完美。只有做好基礎建設，才能穩(wěn)步、健康、高效地推進檔案信息化建設。
（二）高校檔案館的經(jīng)費投入
經(jīng)費不足是影響檔案館走向網(wǎng)絡化的最大障礙。加大投入取決于學校領導對現(xiàn)代化檔案館地位和作用的認識程度。通過internet、cernet網(wǎng)可以看到，網(wǎng)絡化的優(yōu)越性和作用是巨大的，作為學校信息服務中心的檔案館，其地位和作用更加突出，學校領導和有關部門要充分認識到檔案館信息化建設的重要性和緊迫性。領導的重視，預示著經(jīng)費的加大投入。檔案館自身也要通過多種創(chuàng)收渠道增加收入，增強造血功能。近年來，許多高校撥專款給檔案館購置了性能較好的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、激光打印機等設備，基礎設施建設得到了極大改觀，大大提高了工作效率。
（三）加強檔案信息化人才建設
檔案工作人員整體素質(zhì)如何，關系到高校檔案信息化建設的進程。檔案人員是檔案信息資源與用戶之間相互聯(lián)結的橋梁和紐帶，檔案的信息化、網(wǎng)絡化管理需要一大批具有高素質(zhì)的人才。檔案人員必須掌握現(xiàn)代信息技術，熟練地應用計算機進行檔案信息現(xiàn)代化的管理和應用，否則就無法適應檔案信息化管理的要求，也根本無法介入到電子文件的收集和管理中去，更不可能高質(zhì)量地實現(xiàn)檔案信息化、網(wǎng)絡化的管理和服務。所以，高校不但要為檔案部門配備計算機專業(yè)人才，還要采取多種方式加強檔案管理人員的在職培訓工作，使他們的知識結構及業(yè)務水平適應高校檔案信息化建設和發(fā)展的需要，優(yōu)化檔案隊伍整體結構，為創(chuàng)建高校檔案工作新模式提供有力的人才保障。
參考文獻：
