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在以紙質(zhì)文件為主要介質(zhì)的檔案管理時(shí)代，我們已經(jīng)有了成熟的、系統(tǒng)的檔案管理流程和管理方法，諸如歸檔項(xiàng)目的確定、歸檔計(jì)劃、項(xiàng)目部門文件收集與預(yù)立卷、按期檢查評(píng)審，檔案部門完成接收、檢查、登記、造冊(cè)建檔及入庫歸檔等檔案管理環(huán)節(jié)。與現(xiàn)在主要使用電子文檔的計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)比較，不僅巨大的紙質(zhì)文件數(shù)量在生成、傳遞、查找、修改、歸檔等環(huán)節(jié)造成工作效率的低下；更重要的是，在進(jìn)行固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的不同階段、不同進(jìn)程時(shí)，對(duì)于不同的單位或部門以及不同的地點(diǎn)，一般都是按照工作計(jì)劃進(jìn)行以串聯(lián)性的工作方式為主的模式，這種串聯(lián)式的工作模式的特點(diǎn)不利于處于后續(xù)環(huán)節(jié)的檔案驗(yàn)收人員及檔案部門人員的提前介入，也不便實(shí)行高效率的并行工作模式或垂直監(jiān)督檢查。對(duì)于固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理來說，容易造成前松后緊的狀況，前期的問題不易發(fā)現(xiàn)，往往到最后驗(yàn)收時(shí)才發(fā)現(xiàn)很多工作沒有做或檔案質(zhì)量不高等問題，由此在很大程度上影響固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。隨著企業(yè)管理信息化時(shí)代的到來，軍工企業(yè)各項(xiàng)管理工作績(jī)效的提升越來越依賴信息獲取的水平，并正以驚人的速度改變著我們工作的各個(gè)方面，也為我們改進(jìn)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作，提高工作效率和檔案歸檔質(zhì)量提供了各種可能。毫不夸張地說，信息化時(shí)代的管理工作提供的改進(jìn)空間是沒有做不到，只有想不到。

一、固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理信息化流程的特點(diǎn)

并行辦公在信息化條件下已成為實(shí)實(shí)在在的可能。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理涉及的單位多、流程環(huán)節(jié)多、辦公地點(diǎn)分布廣、項(xiàng)目時(shí)間長(zhǎng)、專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)，傳統(tǒng)的管理方式很難做到并行辦公，無法有效發(fā)揮并行辦公的優(yōu)勢(shì)，越到項(xiàng)目后期環(huán)節(jié)，檔案管理顯現(xiàn)的前期問題就越多，特別是到最后檔案驗(yàn)收階段，不少問題整改的難度和工作量很大，是老生常談的頑癥。通過對(duì)檔案管理信息化流程再造手段，可以從源頭做起，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目有關(guān)單位之間、項(xiàng)目監(jiān)管部門之間，包括所有上下級(jí)環(huán)節(jié)的所有單位、機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)并行管理或垂直管理。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目涉及的各個(gè)單位、機(jī)構(gòu)，包括最后的檔案驗(yàn)收單位，都可以進(jìn)入這個(gè)信息化檔案管理平臺(tái)進(jìn)行固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的全過程管理，平臺(tái)上的管理者可以實(shí)時(shí)掌控各個(gè)單位每個(gè)流程環(huán)節(jié)的檔案管理情況，可以極大地改善各單位之間信息交互的時(shí)效性，徹底打通老的串聯(lián)式檔案管理方式帶來的管理壁壘。這種信息化的管理模式可以從工作源頭開始，依照檔案管理的整體計(jì)劃，可以使原來后期參與檢查驗(yàn)收的單位，可以隨時(shí)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況，實(shí)施并行檢查和垂直監(jiān)督，可對(duì)尚在初期的項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，確保固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理全過程有效受控。

二、固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理信息化的作用

(一)能夠?qū)θ^程固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理。實(shí)行并行管理與實(shí)時(shí)監(jiān)督依據(jù)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的檔案管理制度，明確固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理責(zé)任制，在信息化檔案管理工作中設(shè)立項(xiàng)目檔案初期計(jì)劃、檔案預(yù)立卷、檔案后期驗(yàn)收等管理流程子節(jié)點(diǎn)，按照檔案工作責(zé)任制及檔案工作計(jì)劃，相關(guān)責(zé)任人可以在信息化平臺(tái)中及時(shí)獲取需要完成的工作指令、要求及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等工作依據(jù)，開展檔案收集的具體工作。同時(shí)，在這些信息化檔案管理流程的子節(jié)點(diǎn)中，可以嵌入文件和執(zhí)行的監(jiān)督模塊，項(xiàng)目管理人員或檔案驗(yàn)收人員，包括后期及其他有關(guān)需要參與過程監(jiān)督和指導(dǎo)的有關(guān)機(jī)關(guān)或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)人員，都可以隨時(shí)授權(quán)進(jìn)入檔案信息管理平臺(tái)中進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。也可以根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃或檔案收集計(jì)劃，通過關(guān)聯(lián)檔案文件庫中的屬性信息及文件收集的狀態(tài)信息，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案文件材料的收集或歸檔情況，還可以生成選定的圖表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，檢查工作進(jìn)度及歸檔工作質(zhì)量，并向有關(guān)部門推送。項(xiàng)目管理人員及有關(guān)監(jiān)管人員可以在線監(jiān)管文件材料收集進(jìn)度和檔案收集質(zhì)量，對(duì)這些節(jié)點(diǎn)完成情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，對(duì)文件收集部門或人員進(jìn)行在線績(jī)效考核。這樣的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理信息化系統(tǒng)就可以做到多方參與的并行管理和垂直監(jiān)督，能有效地提高投資項(xiàng)目檔案工作的管理效率和檔案質(zhì)量。

(二)確保固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案收集的完整性和系統(tǒng)性。依據(jù)國(guó)家和行業(yè)相關(guān)的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在檔案管理信息化工作中建立項(xiàng)目文件歸檔完整性數(shù)據(jù)庫，從固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的初期、實(shí)施階段到后期的驗(yàn)收階段等各個(gè)檔案管理節(jié)點(diǎn)，確定需要收集歸檔的文件材料類別和歸檔文件清單，為固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案收集人員提供切實(shí)可行的依據(jù)，避免經(jīng)常出現(xiàn)的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目歸檔文件材料不完整、質(zhì)量不高等問題，且可以避免后期發(fā)現(xiàn)問題又難以彌補(bǔ)的情況，確保固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的質(zhì)量和歸檔文件材料的完整性、系統(tǒng)性。

(三)可以進(jìn)行固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的在線評(píng)審與歸檔。在固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理信息化條件下可以進(jìn)行在線評(píng)審和歸檔工作。文件材料收集人員按照文件歸檔清單收集文件材料，完成線上預(yù)立卷工作，并提交歸檔審查流程，檔案管理人員在線審查歸檔清單、歸檔文件目錄與相關(guān)歸檔要求的符合性、完整性和正確性，審查中出現(xiàn)的問題可以實(shí)時(shí)反饋給提交人員進(jìn)行糾正，直至審查通過。根據(jù)檔案管理計(jì)劃，必要時(shí)可以推送至檔案在線評(píng)審模塊，實(shí)施在線評(píng)審，增加了一種高效的評(píng)審工作方式。對(duì)評(píng)審提出的問題可在線上評(píng)審模塊中進(jìn)行歸零閉環(huán)工作。對(duì)完成審查或評(píng)審流程的檔案提交歸檔流程，在歸檔流程中由檔案人員對(duì)歸檔文件材料完成最終的歸檔程序。在線評(píng)審與歸檔的功能可以有效地提高固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案評(píng)審與歸檔的工作效率和工作質(zhì)量。

(四)有利于改善檔案的利用方式，實(shí)現(xiàn)在線利用，提高固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的利用效率。在固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理信息化條件下可以很快捷使用文件檢索功能，對(duì)關(guān)鍵詞、文件內(nèi)容、日期、涉及單位等要素建立充足的檢索方式。應(yīng)按照《檔案著錄規(guī)則》確定著錄項(xiàng)目，建立線上檔案目錄電子數(shù)據(jù)庫，利用信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以極大地提高檔案檢索效率。計(jì)算機(jī)可以做到一次輸入多次輸出，在輸入時(shí)按照著錄規(guī)則對(duì)線上電子檔案進(jìn)行詳細(xì)著錄便可以具備信息化條件下的多途徑檢索，極大地提高查準(zhǔn)率和查全率。因此，在固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息化工作中，制定固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案目錄數(shù)據(jù)庫是十分必要的。

三、固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

(一)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理信息化流程再造的框架設(shè)想。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)包括：工作流程設(shè)計(jì)、信息化平臺(tái)架構(gòu)設(shè)計(jì)、信息化功能設(shè)計(jì)和系統(tǒng)開發(fā)。工作流程設(shè)計(jì)要考慮固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目涉及的所有單位需要建立的檔案，從工作源頭開始，在項(xiàng)目歸檔管理計(jì)劃、文件來源渠道、文件歸檔完整性與有效性、文件收集與歸檔的過程檢查、評(píng)審和驗(yàn)收等方面進(jìn)行業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)。信息化平臺(tái)架構(gòu)設(shè)計(jì)的內(nèi)容應(yīng)包含：網(wǎng)絡(luò)層、原始數(shù)據(jù)層、數(shù)據(jù)采集層、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)層和應(yīng)用層。其中網(wǎng)絡(luò)層涉及網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)設(shè)計(jì)、平臺(tái)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、平臺(tái)訪問設(shè)計(jì)、安全檢測(cè)設(shè)計(jì)等內(nèi)容。原始數(shù)據(jù)層涉及數(shù)據(jù)來源的確認(rèn)和分類，可分為外來文件、個(gè)人本地文件、工作業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、外來采集數(shù)據(jù)以及云數(shù)據(jù)來源等。數(shù)據(jù)采集設(shè)計(jì)對(duì)數(shù)據(jù)來源進(jìn)行分類，設(shè)計(jì)相應(yīng)的數(shù)據(jù)采集對(duì)策。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)層是按照元數(shù)據(jù)和文件資源數(shù)據(jù)對(duì)采集的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行分類存儲(chǔ)和集中管理。應(yīng)用層涉及面向用戶的顯示界面設(shè)計(jì)，應(yīng)包含信息化的各類功能模塊。信息化的功能設(shè)計(jì)應(yīng)考慮檔案建立的工作流程，包括項(xiàng)目檔案管理、檔案收集管理、檔案管理監(jiān)控、問題預(yù)警與反饋、文件數(shù)據(jù)采集、檔案評(píng)審與驗(yàn)收管理、多單位多層次的實(shí)時(shí)信息交互溝通等。信息化建設(shè)的開發(fā)應(yīng)選用兼容性強(qiáng)、擴(kuò)展性好的軟件開發(fā)框架，根據(jù)單位用戶的辦公網(wǎng)絡(luò)兼容情況選用通用型數(shù)據(jù)庫，做好信息化開發(fā)的過程管控，及時(shí)進(jìn)行信息集成測(cè)試工作。

(二)對(duì)軍工涉密固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案實(shí)施加密技術(shù)。在固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理信息化工作中，做好涉密項(xiàng)目檔案的保密安全是必不可少的工作要求。信息安全保密技術(shù)有多種選擇。首先，可以使用加密技術(shù)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，為了確保軍工涉密固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息的安全性，對(duì)一些涉密信息進(jìn)行加密處理是最常用的辦法之一，可以有效地防止涉密檔案信息的泄露。其次，在信息化環(huán)境下，為了確保涉密信息的安全，有必要進(jìn)行認(rèn)證技術(shù)的運(yùn)用，具體包括兩種方式。一是數(shù)字信封，利用這一技術(shù)可以對(duì)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的電子檔案信息進(jìn)行加密。只有對(duì)特別限定的檔案信息，使用者才可以查看到有關(guān)信息的具體內(nèi)容。二是數(shù)字摘要技術(shù)，是運(yùn)用特殊的編程方法建立相應(yīng)的編碼，需要經(jīng)過特殊的變換運(yùn)算來使用，從而確保涉密檔案信息的安全性。

(三)云技術(shù)平臺(tái)助力檔案信息化建設(shè)。目前信息化的發(fā)展正在加速云技術(shù)的成熟運(yùn)用，云技術(shù)平臺(tái)是IT運(yùn)營(yíng)商為企業(yè)、機(jī)構(gòu)提供的一種高效的信息技術(shù)資源平臺(tái)，具有廣泛的應(yīng)用前景。云技術(shù)數(shù)據(jù)平臺(tái)是一種允許大量的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)共享的數(shù)據(jù)平臺(tái)，可以為企業(yè)提供以最小成本、最便捷方式建立自己信息資源的新模式，同時(shí)可以獲得完善的IT技術(shù)支持服務(wù)，為企業(yè)用戶節(jié)約大量的IT基礎(chǔ)建設(shè)和軟件資金投入。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的檔案管理從項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目實(shí)施，直到最終項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，一般要涉及多個(gè)企業(yè)和管理部門，而且項(xiàng)目大多復(fù)雜、資產(chǎn)投入多、過程周期長(zhǎng)、檔案信息數(shù)據(jù)量龐大，很適合利用云技術(shù)平臺(tái)的服務(wù)。在確保涉密項(xiàng)目信息安全的前提下，利用云存儲(chǔ)的技術(shù)服務(wù)可以極大地緩解固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)的成本和周期，并提高檔案信息化技術(shù)運(yùn)用的便捷性和效率，使固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理涉及的所有單位都能夠從中受益。項(xiàng)目檔案的有關(guān)單位通過互聯(lián)網(wǎng)和云技術(shù)平臺(tái)鏈接及云存儲(chǔ)方式將大量的信息內(nèi)容分片、適度冗余并分散存儲(chǔ)，這種存儲(chǔ)方式幾乎是可以無限擴(kuò)展的，通過先進(jìn)的分布算法，在存儲(chǔ)量規(guī)模增長(zhǎng)的同時(shí)仍可以保證信息檢索的高效率，并在使用海量數(shù)據(jù)的同時(shí)，大大降低各單位的檔案管理成本。通過云技術(shù)運(yùn)用，可以在數(shù)秒之內(nèi)處理數(shù)以千萬計(jì)甚至億計(jì)的信息，有效緩解網(wǎng)絡(luò)擁堵風(fēng)險(xiǎn)。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，云服務(wù)用戶可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)、文檔、圖片、視頻、音頻等內(nèi)容的集中存儲(chǔ)和資源共享。云服務(wù)的這些特征符合固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)的要求，在妥善做好涉密項(xiàng)目有關(guān)信息保密的前提下，可以充分發(fā)揮信息云服務(wù)的優(yōu)勢(shì)為檔案信息化助力。我們有理由相信，云技術(shù)的開發(fā)和利用，必將有力推動(dòng)未來檔案管理信息化的飛速發(fā)展。在企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)中僅僅用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)去模擬原手工管理方式，并不能從根本上提高固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的檔案管理信息化水平，重要的是要重組檔案信息管理流程，運(yùn)用信息化處理技術(shù)，對(duì)現(xiàn)有的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的檔案管理流程進(jìn)行全系統(tǒng)跨單位的信息化過程再造，重新進(jìn)行檔案管理流程設(shè)計(jì)，這是提高檔案管理質(zhì)量和管理效率的重要途徑。在信息化技術(shù)迅猛發(fā)展的時(shí)代，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新才能跟上信息化時(shí)展的步伐，才能夠滿足固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的需要。因此，積極踐行并強(qiáng)化固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理信息化工作，創(chuàng)新檔案管理模式和方法，是企業(yè)檔案工作者的重要責(zé)任和義務(wù)。我們要有緊迫感，樹立創(chuàng)新意識(shí)，提高自身能力，努力探索實(shí)踐，全面提高企業(yè)檔案管理信息化水平，真正有效地提高固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]賈偉軍，王濤，董宇環(huán).固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理指南[M].北京：中國(guó)宇航出版社，2018.12：7-10

作者:蔣國(guó)義 董智文 單位:北京無線電測(cè)量研究所 檔案室北京無線電測(cè)量研究