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內容提要：城市信息化建設和電子政務的不斷推進，對傳統(tǒng)管理模式帶來了的極大沖擊。文章在分析了傳統(tǒng)管理模式不適應性的基礎上，結合工作實踐，論述了城建檔案管理新模式在實際工作中的運行形式與發(fā)展方向。

主題詞：城建檔案管理模式；多元化；并行

在改革開放和社會經濟全面發(fā)展的新形勢下，城建檔案工作發(fā)生了深刻的變化。城市信息化建設和電子政務的不斷推進，深刻影響著人們的生產和生活，逐步改變著我們的工作方式，這一方面為城建檔案工作進一步發(fā)展提供了更廣闊的空間，另一方面也對城建檔案工作提出了更高、更新的要求。面對機遇與挑戰(zhàn)，城建檔案館如何適應社會需求，開拓創(chuàng)新，是擺在我們面前的首要任務。

一、當前城建檔案管理模式的現(xiàn)狀與問題分析

城建檔案館為了適應發(fā)展，一直十分注重運用現(xiàn)代化技術進行檔案管理，致力于將最新的計算機技術運用于檔案工作，無論是早期只能對館藏檔案進行目錄管理的單機運行檔案管理系統(tǒng)，還是對城建檔案館內各項工作和檔案資料進行全方位、多層面管理的檔案信息管理系統(tǒng)，都在很大程度上解決了檔案管理上信息共享、自動化處理以及數(shù)字化檔案的初步要求，但它僅僅是實現(xiàn)了一些新技術的運用，這些檔案管理現(xiàn)代化的模式仍是計算機技術加上傳統(tǒng)的檔案管理模式，實質是傳統(tǒng)檔案管理模式運用新技術的改進，是對傳統(tǒng)檔案管理模式的數(shù)字模擬。并沒從根本上真正改變管理方式。在這種管理模式中，管理仍是圍繞紙質實體檔案進行的，對知識的占有、信息的轉化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎上，不適應信息化建設的發(fā)展及社會對其新的需求。主要體現(xiàn)在：

1、電子文件這一新型載體的產生，給傳統(tǒng)管理模式帶來了的極大沖擊。

20世紀90年代以來，全球范圍內掀起了新一輪的信息化浪潮，“數(shù)字地球”“數(shù)字城市”建設日新月異，信息技術在行政機關辦公活動中，在城市規(guī)劃管理建設過程中廣泛應用，出現(xiàn)了新型載體文件-電子文件，整個社會信息流通的基礎結構發(fā)生了變化?！半娮游募漠a生，決不僅意味著一種新型載體檔案的誕生，而且也標志著人類記錄信息、傳達信息、存留信息的方式發(fā)生了革命。這場革命是紙張產生以來，是近現(xiàn)代檔案學理論誕生以來，文書、檔案工作領域最劇烈的一次變革，他直接影響到檔案工作的運作方式、基本理論乃至思維觀念”。①

2、電子政務的加快推行，對傳統(tǒng)管理模式提出了挑戰(zhàn)。

2002年初國家信息化領導小組，決定把電子政務建設作為我國信息化工作的重點。隨著各級政府機構信息化建設的迅速發(fā)展，電子政務系統(tǒng)逐步成為機關公文處理的平臺，作為政務信息化建設的一個重要內容，電子文件的歸檔問題受到廣大檔案理論專家、電子政務的建設者、以及實際工作者共同關注。

2002年8月，國務院在部署全國政府系統(tǒng)辦公業(yè)務資源網建設工作時，明確提出了加強“電子公文的歸檔”的工作任務，同年國家檔案局制定《全國檔案信息化建設實施綱要》強調檔案部門要積極參與電子政務建設，把電子公文歸檔管理作為電子政務建設的重要環(huán)節(jié)納入其總體設計框架。

檔案理論也沖破傳統(tǒng)的檔案學的束縛，擺脫了傳統(tǒng)的“檔案實體”的狹小的實踐范圍，進入到信息與信息系統(tǒng)領域。針對傳統(tǒng)檔案管理的“一元理論”，提出了檔案實體管理和檔案信息處理并行的“二元理論”，以及將城市建設記錄、文件與檔案集成化和一體化管理的“集成化理論”，這些嶄新的現(xiàn)代檔案學理論，為我們實際工作提供了指導方向。

3、紙質檔案與電子檔案并存的現(xiàn)狀，對改變傳統(tǒng)的管理模式提出了迫切的要求。

城建檔案涉及行業(yè)眾多，其信息技術手段應用水平參差不齊，而“存在了上千年的紙張已經作為一種傳統(tǒng)，深深扎根與人類社會”②，以其載體的穩(wěn)定、信息的可靠等優(yōu)勢，不會輕易退出歷史舞臺。同時電子文件的原始性、完整性、安全性、可讀性等一系列棘手的問題還擺在我們面前。因此電子文件不會在一朝一夕替代紙質檔案，二者的將長期共存。

現(xiàn)實與理論都向我們表明現(xiàn)有的檔案管理模式已很難適應新的需求，面對實體檔案、電子檔案并存，面對社會需求多樣化的現(xiàn)狀，城建檔案館迫切需要建立一套新的管理模式來面對的重大挑戰(zhàn)和發(fā)展機遇。從傳統(tǒng)的管理模式到檔案信息化管理是一場歷史性的轉變，是城建檔案部門發(fā)展的必由之路。

二、新的管理模式的內涵與功能

新的管理模式要求我們從管理思想、管理方式、管理手段上進行變革，不在是老管理加新技術，而是新管理加新技術。我們認為新的管理模式應是一種以檔案實體、及其相關信息為管理對象，采用文件、檔案、信息一體化集成管理的方法，利用現(xiàn)代高新技術，實現(xiàn)對檔案信息的多功能開發(fā)、利用，對檔案實體達到有效保護的一種管理方式。新的管理模式是一種多元化的并行模式，它既是傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館的并行，又是檔案實體與信息的并行，也是傳統(tǒng)檔案載體與電子載體的并行。

新的管理模式將采用現(xiàn)代高新技術和數(shù)碼信息處理技術對城建檔案的收集、整理、利用各工作環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，實現(xiàn)城建檔案資源的合理配置，積極營建城建檔案資源共享的策略與環(huán)境，加快促進城建檔案服務機制的創(chuàng)新，為社會提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質量的城建檔案信息產品，使城建檔案工作更好地為城市的現(xiàn)代化建設服務。

新管理模式將通過管理手段自動化，提高工作效率，簡化工作程序；通過管理內容數(shù)字化，整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實現(xiàn)業(yè)務工作標準化、規(guī)范化，實現(xiàn)對檔案信息資源的最大開發(fā)利用，實現(xiàn)對檔案實體的保護；通過服務網絡化，適應市場需求，實現(xiàn)資源共享。

三、探索與實踐：

天津城建檔案館從2000年開始，著手對這一管理模式的探索思考，并做了以下幾方面嘗試。

1、以法規(guī)、標準為依據(jù)，針對不同類別的城建檔案實體、信息的接收，實行多種方法的前端控制。

檔案接收是檔案管理工作的源頭，新管理模式的實施也必須從源頭作起，確立實體與信息共同接收進館原則。天津規(guī)劃和國土資源局于2000年以規(guī)業(yè)字250號文件下發(fā)了《天津市加強城市建設工程檔案管理規(guī)定》在全市范圍內實施了建設工程檔案登記制度，2000年成立城建檔案管理處，賦予我們管理全市城建檔案工作的職能和依法行政的權利，2003年7月29日天津市政府以市長5號令頒布了《天津市城市建設檔案管理規(guī)定》，對新建工程的登記、規(guī)劃、驗收、備案做了明確的規(guī)定，并將其作為行政許可的條件之一納入規(guī)劃管理程序中。2004年成立塘沽區(qū)城建檔案館，為形成以市城建檔案館為中心的全市城建檔案管理網絡邁出了重要的一步。從法規(guī)建設、行政體制上充分保證檔案接收進館渠道暢通。

2004年我館承接并完成了市建委下達的《建設工程文件歸檔整編規(guī)程》。第一次以地方標準的形式，將建筑工程、市政工程、地下管線工程、及相關照片、錄像檔案的信息著錄工作納入建設單位歸檔整編要求之中。明確檔案實體、檔案信息必須同時進館，使得新模式的實施從源頭有了標準可依。

傳統(tǒng)的紙質檔案管理是實物形式的歸檔，對其管理采用“后控制”思想，采用“業(yè)務指導“的方法進行指導，這種被動式指導對實體檔案是有效的，但隨著電子文件的日益增多，采用“前端控制”方式管理已成為發(fā)展趨勢?！扒岸丝刂剖乾F(xiàn)代文件管理理念的重要內容，他把保障電子文件可靠、完整、安全、可讀的措施附加在文件的形成過程。它是在對電子文件生命周期的全過程通盤規(guī)劃的基礎上，把某些分散在各個業(yè)務環(huán)節(jié)的，帶有一定重復性的工作提前實施，以減少重復工作和滯后工作，最大限度提高工作效率。”③

實行前端控制，電子文件檔案一體化，建立遠程電子文件歸檔系統(tǒng)，在目前受到各種管理體制、技術方法的制約，全面、統(tǒng)一實施這種管理體系，不是一躇而就的事。城建檔案館檔案的來源主要是兩種渠道，一是城市規(guī)劃、建設等管理部門形成的管理類檔案，二是新建工程檔案。我館根據(jù)不同類別城建檔案形成、管理的不同特點，采用兩種不同的前端控制手段。

首先是利用城建檔案館行政隸屬的優(yōu)勢，對城建管理類檔案采用提前介入，參與開發(fā)的手段，進行文件、信息前端控制。

城建檔案館行政隸屬多屬于建委、規(guī)劃局，這兩個部門也是城市建設管理類檔案形成主要部門，天津市城建檔案館隸屬于天津市規(guī)劃和國土資源局。利用這一優(yōu)勢，2002年，結合國家檔案局相關規(guī)定，我館和市規(guī)劃和國土資源局一起制定了《天津市規(guī)劃國土資源局電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，參與開發(fā)了《天津市規(guī)劃國土資源局電子檔案管理信息系統(tǒng)》。城建檔案館不僅參與電子文件生成、運轉、歸檔過程的管理，同時在辦公自動化管理的基礎上，利用業(yè)務管理和檔案管理有序連接，減少傳統(tǒng)檔案整理、錄入環(huán)節(jié)，實現(xiàn)了電子文件從登記、立卷到歸檔、著錄的一體化管理，實現(xiàn)了檔案的自動生成。實現(xiàn)了檔案部門提前介入電子文件的產生運行過程，加強了對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、指導，保證了歸檔電子文件完整、有效、真實。為電子檔案接收進館做好各項準備。其中最重要的是該系統(tǒng)的著錄標準、規(guī)范全部參照城建檔案館提供的標準，這不僅保證了電子檔案管理的科學化、規(guī)范化、標準化。更保證了檔案從源頭的規(guī)范，節(jié)余約了人力物力，提高了管理水平。為實現(xiàn)文件、檔案、信息一體化管理邁出堅實的一步。

另一方面針對形成新建工程檔案的各個建設單位現(xiàn)代化技術應用情況各異，行業(yè)標準不同，實現(xiàn)電子文件、檔案一體化管理時機不成熟的特點，以規(guī)范檔案信息進館標準為突破口，實行信息管理的提前介入。

我館開發(fā)《建筑工程檔案整理著錄程序》，建立標準電子檔案接收數(shù)據(jù)格式，利用《規(guī)程》在全市貫徹實施、推廣應用，將對建設工程檔案的管理前移，實現(xiàn)建設工程檔案信息以電子載體行式與檔案實體同時進館。實現(xiàn)信息管理的提前介入，這既促進檔案形成者、利用者、保管者、管理者之間的合作，共同產生更為優(yōu)質的服務，從而保證我們能鑒定、保存和利用真實、可靠、完整的文件和檔案。又從根本上解決檔案著錄數(shù)量大、時間長、費用高的問題，改變由檔案館來進行數(shù)字化的被動局面，更為將來實現(xiàn)真正意義遠程電子文件歸檔系統(tǒng)奠定了基礎。

2、信息處理的多元化。對館藏檔案的信息處理采用提取原始信息，加工特色信息、編研專題信息的多元化處理方式。

天津城建檔案館2000年開發(fā)完成《城建檔案信息管理系統(tǒng)》，對檔案的原始信息進行著錄，系統(tǒng)建立十三類檔案數(shù)據(jù)庫，對各類檔案進行三級著錄，系統(tǒng)的著錄功能打破了傳統(tǒng)的分離式三級著錄方式,以建筑工程項目為主線，采用層次著錄法，保持工程項目、單項工程、案卷、文件之間的內在聯(lián)系，在檢索查詢時通過工程名稱、案卷、查詢到文件級，并可直觀地看到掃描后的文件和圖紙原貌，全面準確揭示了檔案的原始信息。

同時根據(jù)城建檔案的特性，通過建立特色檔案數(shù)據(jù)庫，建立各類檔案的關聯(lián)，實現(xiàn)跨庫查詢的方式對特色檔案、利用率高的檔案進行信息加工。系統(tǒng)在查詢功能上除了支持任意條件的快速查詢、組合查詢、模糊查詢外，還突出了各類城建檔案、多種載體檔案互相的“關聯(lián)技術，將建筑工程檔案,建筑管理檔案,建設用地檔案,照片錄像檔案等各類城建檔案通過一定的關聯(lián)號,將其關聯(lián)起來,只要查詢到其中的一類檔案就能同時找出其他各類檔案的所有信息。使之成為一個整體,達到“牽一發(fā)而動全身”,來滿足社會各部門多層次對城建檔案信息的綜合需求。既提高了查詢率,查準率,又為不同的利用者提供了綜合信息。實現(xiàn)高效、快捷的服務。此外還通過強大的信息統(tǒng)計匯總功能，對城建檔案信息可進行全方位統(tǒng)計。

此外我們還通過對檔案信息的深度開發(fā)利用，編輯出版了《天津市城市歷史地圖集》《天津市城市建設大事記》《北運河、衛(wèi)津河改造圖冊》等多項專題編研成果，為城市規(guī)劃、建設提供了超前服務。實現(xiàn)檔案信息處理的多元化。

3、服務方式的多元化

隨著公眾利用檔案意識的增強，城建檔案開放力度的加大，社會對城建檔案需求呈多元化趨勢，傳統(tǒng)的檔案利用服務模式面臨新的挑戰(zhàn)。到檔案館來翻閱檔案原件以獲取相關信息的方式，隨著信息時代的到來，將被改變。檔案館不在是簡單的實體保管員，而應成為概念、知識的提供者。為了應對檔案信息多元化的挑戰(zhàn)，更好地滿足社會公眾的檔案信息的需求，實現(xiàn)檔案館的社會功能，檔案的利用模式必須進行變革。

一方面要優(yōu)化傳統(tǒng)的服務方式，傳統(tǒng)的提供利用是提供檔案的一份份原件，或是提供專題匯編，而專題匯編又是一份份文件的匯集:都屬于實體性檔案信息服務，而對文件的深加工作的很少，隨著社會信息化程度的提高，這種服務的有效性和適應性便出現(xiàn)問題，新的服務方式要開展信息的深加工，提供信息資源的范圍和載體要比以往廣泛的多，，檔案館將從文獻資料的收藏者和提供者，轉變?yōu)樾畔a品的生產者、開發(fā)者和提供者，要主動接近檔案用戶，以用戶為中心，結合城市建設的進程，編研出信息成果進行提供利用，要利用城建聲像檔案的優(yōu)勢，用專主題片、照片接片等方式解決規(guī)劃、設計人員必須到現(xiàn)場的問題，從內容、形式上實現(xiàn)完全不同與以往的主動服務。

另一方面在延續(xù)面對面的服務方式的同時，利用網絡環(huán)境為我們提供的得天獨厚的良好機遇，為社會提供優(yōu)質服務的。努力實現(xiàn)不同服務方式之間的優(yōu)勢互補。網站“不僅能實現(xiàn)大量館藏信息資源的的廣泛共享，更加快速、深入、低成本地完成檔案信息服務于社會的職能，而且可以直接迅速地獲取反饋信息，準確掌握用戶的需求，，提高服務質量，密切與社會公眾的聯(lián)系，提高自身的形象，”④2004年天津市城建檔案館網站正式開通，該網站具有管理功能強大，速度快，可擴充能力強等特點?？蛇M行檔案查詢、信息、網上辦公等，即將開通基于數(shù)據(jù)庫的即時的在線查詢系統(tǒng)，用于各類信息的實時，是一個突出本行業(yè)特點，高度互動的網站。是城建檔案館由被動服務變主動服務的一個主要途徑，成為城建檔案館為社會提供優(yōu)質服務的一個重要窗口。

四、新的管理模式給城建檔案工作帶來的變化

1、觀念的轉變

新模式下，受到沖擊的首先是我們的思想觀念?！笆袌鼋洕鐣拢魏涡袠I(yè)的發(fā)展必須從自身肩負的社會使命出發(fā)，通過有效的履行自身的社會職責換取自身發(fā)展所需的外部社會環(huán)境，與此同時從社會獲取自身發(fā)展所需的外部動力?！币虼酥挥袕乃枷肷险_認識城建檔案館自身的社會使命，確立正確的指導思想，實現(xiàn)觀念的轉變，才能適應新形勢下的城建檔案管理模式。天津城建檔案館密切結合我市城市建設實際，積極探索城建檔案管理新路子，提出了城建檔案工作要從經濟行政手段向依法管理轉變，檔案實體管理向信息管理轉變，檔案管理手段由手工向技術型轉變，檔案服務由單一向綜合型服務轉變。思想觀念的轉變，不斷推進檔案管理和服務工作的開展。超級秘書網

2、工作內容、目標的轉變。

新的管理模式下，我們的工作中心從過去單一的建設傳統(tǒng)紙質檔案館，轉變?yōu)榻⒁粋€多元化的、適應現(xiàn)展需求的數(shù)字城建檔案館。建立一個具備數(shù)字化檔案的管理能力，具備數(shù)字化信息的處理能力，具備數(shù)字化信息的傳輸能力的數(shù)字城建檔案館成為當前城建檔案館的一項主要工作。2003年“天津數(shù)字城建檔案館”項目正式啟動，項目對原有信息管理系統(tǒng)進行升級，提升了信息查詢、數(shù)據(jù)存儲等多項功能，開發(fā)了業(yè)務辦公、行政辦公自動化系統(tǒng)，建立了網站。實現(xiàn)了館藏檔案的信息化、文檔管理一體化、保管智能化和服務現(xiàn)代化、辦公自動化。通過館藏檔案資源的合理配置和有序高效的開發(fā)利用，滿足社會各方面的利用需求。目前該項目被列入建設部信息化建設示范項目，我館被列為天津市數(shù)字化檔案館示范單位。

3、人員需求的變化。

傳統(tǒng)檔案工作以紙張為工作對象，新模式下大量新技術、新設備的應用，信息系統(tǒng)開發(fā)，對人員素質的需要發(fā)生極大改變。尤其是存儲介質的不斷變化，在同等設備的情況下，其工作效率的高低取決于檔案工作者的操作技術，每個環(huán)節(jié)的技術問題都會影響到工作的進度。綜合性人才的需求，特別是計算機人才的需求更加強烈。人才匱乏成為新模式下檔案館面臨的一個嚴峻的問題。

城建檔案館必須樹立“以人為本”的觀念，從對檔案館人員需求的多樣性，和變化性出發(fā)，培養(yǎng)一只高素質人才隊伍。才能從更本上保證新的管理模式的順利實施。

多元化并行的模式是文件載體轉換時期，必經的一個階段，盡管目前全國數(shù)字城建檔案館建設發(fā)展迅速，但主要是針對紙質檔案的數(shù)字化處理，真正接收、管理電子檔案還都剛剛起步，在電子文件管理中一些關鍵性的問題未解決之前，傳統(tǒng)的紙質檔案管理因其固有的優(yōu)勢不會輕易退出歷史舞臺，多元化并行的管理模式也將在實踐中不斷完善發(fā)展。

參考文獻：

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②張大偉《關于大管理概念及其對策研究》檔案科技與現(xiàn)代化113期

③張志敏、高宏山王淑珍《再論數(shù)字城建檔案館及其建設》城建檔案2003.5

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