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電子檔案在提高工作效率的同時(shí)實(shí)現(xiàn)資源共享,借閱和使用都具有比紙質(zhì)檔案更為便利迅捷的條件,能夠提供更為全面便捷的服務(wù)。電子檔案突破時(shí)間和空間的限制,實(shí)現(xiàn)檔案共享的便利,便于查閱和利用。但由于電子檔案本身對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備存在高度依賴性,而計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)容易遭到病毒的破壞或黑客的攻擊,電子檔案對(duì)檔案保存的安全性有更高的要求。
(一)高校電子檔案管理的內(nèi)容
高校電子檔案管理的內(nèi)容包括學(xué)校制度性的電子文件、高校主頁網(wǎng)站信息及重大活動(dòng)中所形成的照片或視頻資料、學(xué)校內(nèi)部局域網(wǎng)平臺(tái)的數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的信息資料、學(xué)生的學(xué)籍及成績等,按照類別大致可以分為:學(xué)生檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、黨群行政檔案和人事檔案、基建財(cái)務(wù)檔案、校史及宣傳檔案等類別。事實(shí)上,高校為應(yīng)對(duì)種類繁多、任務(wù)繁雜的檔案管理,基本上是按照類別分別由各歸口部門來管理,作者所在的高校即是科研檔案歸科研處管理、財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)處管理、人事檔案由人事處管理等等,每個(gè)部門由專人兼職管理檔案材料。其中教學(xué)及科研檔案因?yàn)橛性u(píng)估和考核的需要,相對(duì)較齊全外,人事檔案電子化的難度最大。
(二)高校電子檔案管理的問題
目前發(fā)現(xiàn)多數(shù)研究者在分析電子檔案本身存在的安全性和真實(shí)性較低的問題上,指出高校電子檔案管理存在諸如缺乏制度規(guī)范、專業(yè)人員技術(shù)需提高等問題。
1.電子檔案建立過程和查閱過程缺乏制度規(guī)范,沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
一方面電子檔案的存儲(chǔ)制度和標(biāo)準(zhǔn)不完善,歸檔程序不明確,對(duì)于電子檔案的收集、整理、篩選沒有規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。而且電子文檔要經(jīng)過不同部門才最終完成,在電子檔案建立、傳輸、轉(zhuǎn)移和接收的工作過程中,一些檔案管理人員沒有考慮到檔案管理工作的技術(shù)性與特殊性,各部門各自為政,電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備選擇、數(shù)據(jù)格式分類不統(tǒng)一,造成電子檔案資料的損壞與丟失,導(dǎo)致電子文檔的歸檔要么重復(fù)儲(chǔ)存,要么就會(huì)出現(xiàn)缺失。另一方面,一些重要的檔案資料沒有備份資料留存,一旦數(shù)據(jù)丟失或者被篡改,難以復(fù)原。因此,必須建立起一套有效的、完備的電子檔案歸檔和查閱制度,以免造成電子檔案資料的損壞與丟失。
2.電子檔案管理人員的專業(yè)意識(shí)和專業(yè)技能需加強(qiáng)。
高校紙質(zhì)制度性檔案文件一般由校行政辦公室下設(shè)的檔案科專人管理,其他按照類別分別由各歸口部門人員兼職管理,各部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子檔案管理的重視程度因人而異,工作效率和質(zhì)量參差不齊。檔案電子化管理過程對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)技能提出更高要求,各部門專、兼職檔案管理人員缺乏電子檔案管理的相關(guān)培訓(xùn),難免會(huì)降低檔案收集的質(zhì)量,造成電子檔案管理工作整體水平不高。
3.對(duì)檔案電子化過程中投入的資金不足。
部分高校對(duì)電子檔案管理的規(guī)范性重視不夠,有關(guān)規(guī)范性要求落實(shí)不到位。在高校管理資金不足的情況下,在檔案管理上所投入的資金和設(shè)備能省則省,觀念上的疏忽嚴(yán)重阻礙了電子檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè),制約了電子檔案的發(fā)展。
二、加強(qiáng)高校電子檔案管理的措施
(一)強(qiáng)化管理人員專業(yè)意識(shí),培養(yǎng)專業(yè)技能
要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理電子化的必然趨勢。從電子檔案的收集整理開始,建立規(guī)范化的電子檔案管理流程機(jī)制及監(jiān)督管理機(jī)制,出臺(tái)相應(yīng)的績效考評(píng)辦法,考評(píng)專、兼職檔案管理人員的工作量。提高高校電子檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力、工作效率和業(yè)務(wù)水平,滿足電子檔案收集、整理歸檔的需要,從兩方面對(duì)從事檔案管理的專、兼職人員進(jìn)行培訓(xùn),一方面是檔案管理專業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí),另一方面是計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技能。電子檔案的收集、積累等基礎(chǔ)工作不同于紙質(zhì)檔案的收集和整理,電子檔案材料的范圍、方法和要求均不同于紙質(zhì)檔案,整理歸類、建檔上傳、查找查詢等等工作都要求檔案管理人員有較為專業(yè)的計(jì)算機(jī)技能,尤其是其中一些電子文檔、圖像聲音文件的修復(fù)處理、保管保密對(duì)管理人員的能力提出更高要求。因此,要加強(qiáng)對(duì)各個(gè)職能部門的兼職檔案收集人員的培訓(xùn)力度,提供多種教育培訓(xùn)交流的機(jī)會(huì),提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和電子檔案的管理水平。
(二)開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng),加大資金投入
部分高校已開發(fā)了電子檔案存儲(chǔ)的系統(tǒng)平臺(tái),建成了按檔案公開級(jí)別和訪問人員類別的網(wǎng)絡(luò)查詢、查閱系統(tǒng)。這一系統(tǒng)包括硬件系統(tǒng)(輸入設(shè)備、輸出設(shè)備、儲(chǔ)存設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和計(jì)算機(jī))和軟件系統(tǒng)(管理端軟件和查詢端軟件)兩部分。高分辨率的掃描設(shè)備、照相錄制、錄制設(shè)備、輸入輸出設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備等這些硬件設(shè)備需要直接購買投入使用,管理及查詢端的軟件需要設(shè)計(jì)投入。因此,這些設(shè)施的配置需要高校領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的重視,提供一定的資金支持。
(三)提高安全管理意識(shí),保證文檔真實(shí)有效
首先,從數(shù)字化建檔整理到電子文檔的內(nèi)容格式,要保證電子檔案基礎(chǔ)原件的真實(shí)有效。對(duì)重要的、破損嚴(yán)重的檔案材料,要及時(shí)電子化,對(duì)重要錄音錄像資料的建檔立檔原件保存,要有明確的意識(shí),高校主頁網(wǎng)站信息要做好備份工作。其次,由于電子文件檔案很容易被刪改,難以確定材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性,保存保管的規(guī)范性制度的建立和落實(shí)要到位。為了切實(shí)使高校電子檔案安全使用落到實(shí)處,應(yīng)加強(qiáng)安全防范管理意識(shí),以確保電子檔案的安全性和準(zhǔn)確性。有關(guān)電子檔案保全形式到電子檔案使用的規(guī)章制度落實(shí)過程應(yīng)建立一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),確保高校電子檔案管理安全有效的開展。
作者:王學(xué)東 單位:內(nèi)蒙古廣播電視大學(xué)