高校人事檔案管理探析(4篇)
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隨著高校的改革以及人事制度的不斷發(fā)展，高校人事檔案的管理也隨之發(fā)展，高級知識分子和高端人才都集于高校，并且教職員工人數(shù)不在少數(shù)，流動性頻繁，所以做好高校的人事檔案管理重要性不言而喻。檔案的管理不僅僅是關系到在職人員，在某種程度而言可以更好的促進高校的發(fā)展和社會的進步。本文將著重分析高校人事檔案所出現(xiàn)并面臨的新問題，針對這些問題進行具體的分析，然后提出相應的改革措施。
一、高校人事檔案管理所面臨的新問題
1.高校人事檔案管理系統(tǒng)未能升級導致管理系統(tǒng)過于繁瑣。
目前的一些高校還在用傳統(tǒng)的紙質人事檔案進行分類整理，對于高校人事檔案管理的相關檢索、查閱，或者是調取極為不便。關于高校的人事變動及相關資料的變更還采用人工整理收集的方法，這種方式大大耗費了人力、物力以及財力，在保管相關的高校人事檔案的時候也會耗費相當多的人力、物力、財力。所以未能及時的升級高校人事檔案管理系統(tǒng)會給高校人事檔案管理的使用以及保管帶來不少的麻煩。
2.高校人事檔案管理的觀念薄弱。
新聞媒體曾報道過，某大學有24名研究生檔案無緣無故失蹤，而且兩年內校方并未給學生任何通知，直至學生畢業(yè)才發(fā)現(xiàn)本應校方保管的檔案失蹤。經過某大學的檔案部門的調查及翻找也未能找出學生的檔案。檔案的失蹤成為了學生們的就業(yè)最大障礙。其實從這個例子上就可以看出，高校對于高校人事檔案管理的管理觀念相當薄弱。檔案管理人員不能從本質上重視檔案的整理與保存，從而導致檔案的失蹤及學生的不知情。其實為何檔案管理問題頻發(fā)，歸根究底還是因為觀念的薄弱，責任心不強。所以高校人事檔案管理的檔案觀念薄弱也是高校人事檔案管理所面臨的重要問題。
3.未能有效對高校人事檔案進行利用，導致資源浪費。
高校人事檔案管理的普遍應用就是因為高校人事檔案管理對于高校發(fā)展有著十分重要的意義，所以高校的人事檔案應該在一定的范圍內合理的利用資源，按照規(guī)定制度去使用檔案資源，但往往許多高校的檔案還處于一個形式化的層面上，未能真正的利用檔案資源，從而造成了資源的浪費。
4.高校人事檔案無相關備份，一經損毀無法修補。
許多的高校人事檔案并無相關的備份，正常來講，相對比較重要的高校人事檔案應該有正本與副本，來保障人事檔案的完整與安全。檔案室是一個安全隱患比較多的地方，容易引發(fā)失火或是水災。高校許多人事檔案一經損毀便無辦法修補，像一些活動經歷和申請表都無法補辦。這個問題在高校人事檔案管理之中也比較常見。
5.有些高校數(shù)字化人事檔案管理運維不當。
有部分高校采取數(shù)字化、信息化的方式管理人事檔案，更新管理方式是個很好的范例，但同時也要注重人事檔案的管理安全。例如某企業(yè)運用廠家東方飛揚數(shù)字化檔案管理，由于使用不當導致了內網信息泄露等諸多問題，最后采取了更改所有客戶信息密碼加強信息存儲技術的方法。數(shù)字化人事檔案管理很好地方便了高校管理，但與此同時也存在了一定的安全隱患，所以在使用的過程中安全問題也是高校在人事檔案信息化管理過程中所要注意的重要問題之一。
二、對于高校人事檔案管理的新問題提出相關的改革措施
1.強調高校人事檔案管理的規(guī)范化和流程性。
高校人事檔案經常出現(xiàn)丟失的主要原因就是因為高校人事檔案管理存在不夠規(guī)范、隨意化的檔案管理模式，所以針對于此類問題我們要制定嚴格的高校人事檔案的管理制度。相關的具體制度我們可以借鑒企業(yè)的人事檔案管理模式，像《干部檔案工作條例》中對于人事檔案的調取有著嚴格的規(guī)定“如必須借出使用時，要說明理由，經過主管部門負責人批準，并嚴格履行登記手續(xù)，限期歸還?！彼試栏竦墓ぷ鳁l例不僅僅能夠提高這些人事檔案的管理安全性，還能夠通過嚴格的方式來保障人事檔案的真實性及權威性，不允許隨意篡改。檔案的重要性也都源于此，所以強調高校人事檔案的管理的規(guī)范化和流程性至關重要。
2.細化整理類別，提高高校人事檔案管理的專門性及集合性。
通常整理高校人事檔案一旦檔案過多，分類不夠細就會給檔案的翻找增添麻煩，所以細化整理的類別對于提高高校人事檔案管理的專門性及集合性是十分必要的?？梢詮墓ぷ鲉挝恍再|、職責專業(yè)、人員管理權限、職務級別及影響程度甚至是政治面貌、在崗情況及載體形式來進行收集分類。高校人事檔案的分類被細化，其專門性以及專業(yè)性就會被凸顯出來，從而促進高校人事檔案管理的發(fā)展。
3.提高高校人事檔案管理水平及人員配備。
當高校人事檔案的管理不斷細化的同時,也是高校人事檔案的管理水平不斷提高的過程。為了應對人事檔案的管理不斷升級，人員的配備應該更加完整。傳統(tǒng)的高校人事檔案管理中，大都是設立一個檔案部，只配備一到兩名管理人員，有些高校甚至并沒有設立專業(yè)的檔案部門與管理人員，僅僅以教職員工輪班的方式來進行管理。在此類管理方式的背后不僅僅體現(xiàn)了高校的檔案意識的薄弱面，也體現(xiàn)了目前普遍高校在檔案管理這方面的人員配備情況。提高人員配備不僅僅是增加相關管理人員的數(shù)量，并且階段性地要對管理人員進行培訓，確保管理人員的專業(yè)檔案的管理水平。及時進行培訓也有助于高校人事檔案管理的進步性與時效性，從而提高其高校人事檔案的管理水平。在進行人員配備的同時，要明確每一個管理人員的職責，防止檔案管理出現(xiàn)問題互相推諉或是含糊其詞的情況發(fā)生。所以做好工作劃分及人員配備，是有利于高校人事檔案管理水平的提高與發(fā)展的。
4.升級相關高校人事檔案管理的硬件及軟件設施。
高校人事檔案管理上不僅僅要采取傳統(tǒng)紙質檔案的模式，也要適時引進數(shù)字化的檔案管理模式，針對高校人事檔案管理的硬件及軟件上要做到實時性、高效性及安全性。不斷進行更新與升級，不僅可以有效的為高校人事檔案的管理規(guī)避一定的風險，并且大大減少了人物、物力、財力的耗損，提高高校人事檔案使用過程中的效率。無論是從整理收集資料、查閱檔案或者是調取檔案來說，都是可以大大節(jié)約時間并且是十分便利的。也是一所高校緊跟時展的重要體現(xiàn)，更是可以從側面推進校園整體性的數(shù)字化發(fā)展。
三、結語
在高校人事檔案管理方面我們還有很長的一段路要走，要克服傳統(tǒng)的人事檔案管理的弊病，更新相關檔案管理的觀念，要不斷地更新高校人事檔案管理的制度以及硬件與軟件等方面的信息設備，從而簡化高校人事檔案管理的整理、檢索、查閱及調取等。跟上高校教育改革的步伐與時代社會發(fā)展的腳步。重視起高校人事檔案管理，從而能夠推動其高校的發(fā)展與進步
作者：朱琦 單位：包頭醫(yī)學院
第二篇：高校人事檔案信息化建設問題研究
一、地方高校人事檔案信息化建設中存在的問題及原因分析
當前，地方高校人事檔案信息化建設水平參差不齊，存在的問題較多，影響了人事檔案信息化建設積極作用的發(fā)揮。因此，有必要對存在的問題進行梳理，對產生問題的原因進行分析。具體問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
（一）地方高校對人事檔案信息化建設的重視程度不夠
人事檔案工作非常重要，但在地方高校中的實際地位并不高，體現(xiàn)在地方高校對人事檔案檔案信息化建設的關注與認識明顯不夠。有的認為信息化就是簡單的數(shù)字化，將人事檔案掃描，轉換成電子文件；有的認為就是將人事檔案中的信息錄入Excel文件或者錄入人事檔案信息管理軟件即可。這些認識是不全面的，導致地方高校對人事檔案信息化建設缺乏應有的重視。究其原因，第一，地方高校本科辦學歷史短，很多是最近十多年隨著我國高等教育結構調整，由專科學校合并、升格而來的。學校辦學層次低，發(fā)展任務重，發(fā)展經費不足及地域限制，嚴重影響了學校招生就業(yè)形勢和高層次人才的引進。為了提升學校辦學層次及學校長遠發(fā)展，學校決策層的注意力大多集中在招生與就業(yè)、學科專業(yè)規(guī)劃與建設、人才培養(yǎng)、師資隊伍建設（尤其是高層次人才引進與培養(yǎng)）、科學研究、學生安全與穩(wěn)定、校園基本建設、穩(wěn)定民生等事關學校生存發(fā)展大局的工作上，有限的財力也主要集中在這些領域。學校領導很少有時間與精力去研究人事檔案信息化建設的相關問題。第二，地方高校大多分布在省會城市、直轄市之外，多為三四線城市，具有明顯的地域性。受地域限制，思想觀念保守，眼界不夠開闊。這些都導致人事檔案信息化建設滯后。
（二）地方高校人事檔案信息化建設經費投入不足，硬件設施不完備
地方高校人事檔案信息化建設經費投入有限，硬件設施不完備，有的高校沒有專門的人事檔案室，不利于人事檔案安全保管；有的高校保管條件不達標，庫房簡陋；有的高校僅配置計算機及掃描儀，將人事檔案進行掃描，轉換成PDF文件或JPG文件；有的高校采用Ex－cel軟件進行人事檔案信息錄入與管理；少數(shù)高校購置人事檔案信息管理軟件，運用系統(tǒng)進行信息管理，實現(xiàn)單機管理，但沒有考慮信息共享問題。在人事檔案信息化建設上投入不足主要是由地方高校財務狀況決定的。地方高校收入來源于上級財政撥款，數(shù)額有限，加上學校底子薄，辦學經費嚴重不足，有的還負債累累。學校有限的資金主要投向于影響學校長遠發(fā)展的重點工作，俗話說“好鋼要使在刀刃上”，用于人事檔案信息化建設的經費可想而知。比如，筆者所在的黃岡師范學院，差額撥款單位，省級財政投入有限，所在的黃岡市身處老區(qū)，經濟欠發(fā)達，工業(yè)基礎薄弱，市財政對于學校的經費投入也是愛莫能助。這一點比起部屬院?；蚴僦攸c院校差距較大，部屬院?；蚴僦攸c院校有國家相關部委或省級財政重點支持，經費充足，人事檔案信息化建設有充足的資金保障，這是地方高校不可比擬的。
（三）地方高校人事檔案信息化建設缺少信息化建設的復合型人才
地方高校辦學層次不高，人事檔案管理人員結構不合理，整體素質參差不齊，多以兼職為主，即使有專職人員，檔案管理專業(yè)科班出身也極少，學歷、職稱層次較低，人事檔案管理的專業(yè)理論儲備不足，由于經費有限和受重視程度不高，接受檔案專業(yè)培訓的機會也不多。人事檔案信息化工作得不到重視，難以吸引既懂人事檔案管理業(yè)務又能熟練利用現(xiàn)代信息技術進行人事檔案信息化處理的復合型人才，嚴重阻礙了地方高校人事檔案信息化建設的推進。
二、加快推進地方高校人事檔案信息化建設的必要性
加快推進地方高校人事檔案信息化建設對于地方高校人事檔案管理事業(yè)及人事管理工作都有著積極的促進作用，同時有利于人事檔案當事人知情權的維護，有利于當事人對人事檔案管理工作的監(jiān)督。具體地來講有以下幾方面：
1．加快推進地方高校人事檔案信息化建設
充分利用計算機、網絡等現(xiàn)代技術，突破傳統(tǒng)人事檔案利用中的種種局限，對于無保密要求的人事檔案信息資源進行整理、開發(fā)并提供利用服務，積極有序推進地方高校人事檔案管理事業(yè)現(xiàn)代化。第一，更好地保護人事檔案紙質載體。人事檔案信息查閱一般通過信息管理系統(tǒng)進行，只有當所查閱信息對當事人、本單位有重大影響，或當事人對所查閱信息有異議時，才發(fā)揮紙質檔案的原始憑證作用。這樣就減少了不必要的翻閱，最大限度地保護人事檔案紙質載體，盡量減少后期修復檔案的各項投入。第二，更好地提高地方高校人事檔案信息的安全性。作為信息化建設的配套項目，建立人事檔案信息備份中心，通過對人事檔案的電子檔案和信息進行實時異質異地備份，從而最大限度保證人事檔案信息安全。一旦發(fā)生本地人事檔案或者信息損毀，可以在最短時間內恢復人事檔案信息，避免了重新建設的投入。第三，提高工作效率，更好地提供人事檔案信息利用與服務。人事檔案信息一次錄入可以無限次使用，避免了重復勞動，節(jié)約人力投入；同時大幅度提升人事檔案信息檢索與利用的效率和準確率，從根本上解決了傳統(tǒng)檢索、利用必須手工翻閱實體檔案，既費時又費力的狀況。
2．加快推進地方高校人事檔案信息化建設
根本目的在于更好地服務于人事管理工作，提供第一手準確信息，更好地發(fā)揮人力資源潛力。第一，提高人事檔案信息的準確性、權威性。依據(jù)人事檔案信息化業(yè)務標準，對存在異議的人事檔案信息進行認定并錄入，盡量消除人事檔案信息不統(tǒng)一、不準確現(xiàn)象，避免因為查閱人不同對信息認定的結果造成影響，減少人為因素干擾。第二，提高人事檔案信息實時性和全面性。及時更新信息管理系統(tǒng)，實時反映教職工在學歷進修、科研成果、社會服務、榮譽、獲獎等方面的新變化，全面、準確、動態(tài)地了解每個教職工最新狀況。第三，更好地推進人事管理工作。近十余年，國家人事制度改革穩(wěn)步推進，尤其近年來，高校崗位設置工作不斷深入，教職工管理由原來的“身份管理”變?yōu)椤皪徫还芾怼?。高校里高級知識分子、高級專門人才、高級專家云集，如何積極貫徹落實國家人事制度各項改革，成為高校人事管理工作的重要部分。地方高校要通過人事檔案信息化建設，充分挖掘有限的人力資源的巨大潛力，更好地調動各類高級專家、高級專門人才的積極性，實現(xiàn)崗位和人力資源的優(yōu)化配置，發(fā)揮他們在人才培養(yǎng)、科學研究、服務社會方面的積極作用。
3．加快推進地方高校人事檔案信息化建設
對于維護當事人知情權和對人事檔案管理工作的監(jiān)督有著非常重要的作用。第一，有利于維護人事檔案當事人知情權。通過在人事檔案信息管理系統(tǒng)中設置相應權限，使得當事人在一定范圍和限度內可以查閱本人人事檔案信息。這些信息源于人事檔案，但公開這些信息又不等同于公開人事檔案本身，這樣既保證了信息公開，循序漸進地實現(xiàn)了知情權，又可以避免公開人事檔案本身帶來的隱患，相對來說更容易實現(xiàn)。第二，有利于當事人對人事檔案管理工作的監(jiān)督。當事人最熟悉自身實際情況，一旦當事人發(fā)現(xiàn)人事檔案信息與自身實際情況不一致，可以向人事檔案管理部門反映情況，提供材料，配合信息核實，提高信息準確性，也實現(xiàn)對人事檔案管理工作的監(jiān)督。
三、加快地方高校人事檔案信息化建設的對策
（一）加強宣傳，切實提高地方高校各級領導、人事檔案管理員、校內各部門及廣大教職工人事檔案信息化建設的意識
第一，要加大宣傳力度，使地方高校各級領導切實轉變觀念，認識到人事檔案信息化建設對于地方高校人力資源的開發(fā)與優(yōu)化配置的重要性，充分重視人事檔案信息化建設，提上議事日程，加大力度推進人事檔案信息化建設。第二，人事檔案管理員也要提高對人事檔案信息化建設的認識，增強責任感與使命感，積極參加相關業(yè)務培訓，主動提高業(yè)務水平，成為推動人事檔案信息化建設的主力軍。第三，校內各職能部門也應積極參與其中，充分利用人事檔案信息化建設成果，減少重復勞動，避免人事檔案部門形成“信息孤島”，最大限度實現(xiàn)信息共享。同時，根據(jù)各職能部門業(yè)務范圍，主動向人事檔案管理部門提供教職工教學、科研、社會服務等相關權威信息，幫助人事檔案管理部門完善相關信息。第四，廣大教職工也要認識到人事檔案信息化建設并非只是人事部門、人事檔案管理員的事情，是和每位教職工息息相關的，要積極主動地參與到人事檔案信息化建設中來。根據(jù)訪問權限，主動查看本人人事檔案信息，如有異議信息，應聯(lián)系人事檔案管理人員核實更改；如有不完整信息或最新信息變動，提供相關材料，以便將信息錄入系統(tǒng)，切實提高人事檔案信息的準確性、全面性、實時性。
（二）爭取資金，切實保障地方高校人事檔案信息化建設的經費投入和硬件設施改善
第一，地方高校要積極爭取上級主管部門和地方政府專項資金，多渠道籌措資金，保證人事檔案信息化建設的資金來源。第二，在學?？傮w經費有限的情況下，將人事檔案信息化建設所需的資金列入預算之中，設立專項經費，切實保證資金投入。第三，按照檔案保管相關達標條件建設人事檔案庫房，配備密集架存放人事檔案，根據(jù)檔案庫房管理的“八防”要求，配備防火、防盜、除濕、空調等設備，切實保證保管人事檔案的基礎設施達標。第四，根據(jù)信息化建設要求，添置硬件設施，如高配置的計算機、服務器、大容量的存儲設備、打印機、刻錄機、掃描儀、數(shù)碼相機等，以及人事檔案信息管理軟件，不斷改善信息化建設的物質條件，為人事檔案信息化建設的開展提供必要的物質保障。
（三）引進專業(yè)人才，切實加強地方高校人事檔案信息化工作的人才隊伍建設
第一，通過多種渠道，引進人事檔案信息化建設所需的高素質復合型人才，同時加大對在職人事檔案管理員的培訓力度，提高人事檔案管理員的信息化業(yè)務水平。第二，樹立“人才資源是第一資源”的意識，重視信息化建設人才隊伍的培養(yǎng)與使用，“培養(yǎng)、留住、用好”具有綜合職業(yè)能力和全面素質的專業(yè)人才，做到“人盡其才”。第三，引入競爭機制，實行績效考核，優(yōu)勝劣汰，保證在人事檔案信息化建設一線的管理人員具有相當?shù)臉I(yè)務工作能力。第四，創(chuàng)造條件，鼓勵從事信息化建設的管理人員在本專業(yè)領域內積極進取，從事學術研究，不斷提高自身業(yè)務與理論水平，打通職業(yè)上升通道，提高自身待遇，從內心愿意將地方高校人事檔案信息化建設工作作為自己畢生的事業(yè)奮斗一生。
（四）建立安全保障體系，切實增強地方高校人事檔案信息化建設的安全性
第一，積極推進地方高校人事檔案信息數(shù)字化、網絡化建設，設置訪問權限，在實現(xiàn)人事檔案信息資源共享的同時，務必確保人事檔案信息安全，防止個人信息泄露。第二，加強地方高校人事檔案信息化網絡及服務器的安保設施與安保體系建設，防止黑客攻擊，保證人事檔案信息管理系統(tǒng)的信息安全。第三，建立人事檔案信息備份中心，實現(xiàn)人事檔案信息的實時異質異地備份，做到即便出現(xiàn)服務器損毀或系統(tǒng)崩潰，也能即時恢復人事檔案信息系統(tǒng)的全部信息。通過這些措施，千方百計確保地方高校人事檔案信息的安全性。加快推進地方高校人事檔案信息化建設，全面提升人事檔案信息資源開發(fā)利用水平，實現(xiàn)人力資源開發(fā)與優(yōu)化配置，促進“人才強?！?、“人才強市”戰(zhàn)略的順利推進，全面服務地方經濟社會發(fā)展，也是地方高校人事檔案事業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然選擇。
作者：張麗娜 單位：黃岡師范學院人事處
第三篇：高校大學畢業(yè)生人事檔案管理
大學畢業(yè)生的人事檔案是由其學籍檔案轉化而來，記錄著其求學期間（包括中學階段）生活、學習、參與社會實踐的主要經歷及政治面貌、品德作風等情況，具有全面性、真實性和現(xiàn)實性，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，也是大學生就業(yè)及今后的單位選拔的重要依據(jù)。
一、大學畢業(yè)生的人事檔案構成及內容
一份完整的人事檔案，按個人經歷劃分，應包含三個階段的內容，即中學時期、大學時期和工作時期。中學時期的材料就是學籍表；大學時期的材料包括學員登記表、學習成績表、畢業(yè)登記表、授學位的材料、學歷證明書、培訓結業(yè)成績登記表、學習鑒定材料等；工作時期的材料有履歷、自傳、組織鑒定、自我鑒定、專業(yè)技術職務任職資格申報表、專業(yè)技術職務考績材料、聘任專業(yè)職務的審批表和晉升專業(yè)職務(職稱)審批表、錄用和聘用干部職工工作中形成的錄用和聘用審批表、聘用干部職工合同書、政審(考核)材料、續(xù)聘審批表、解聘辭退材料、組織材料等。
二、大學畢業(yè)生人事檔案的流轉程序及過程
檔案從中學進入大學，學校有專人統(tǒng)一辦理。大學畢業(yè)后，檔案去向有二，一是離校時已與用人單位簽訂勞動合同，其要在規(guī)定時間內將檔案與報到證交與用人單位的人事部門。如有遷戶需要，入職后，經單位批準（需要從檔案室借出報到證和合同原件），可將戶口遷入單位集體戶。二是離校時未與用人單位簽訂勞動合同，由于學校無責繼續(xù)保管檔案（畢業(yè)后個人檔案由學校免費保管兩年），個人要按照學校建議，把檔案轉到指定的人才交流中心，爾后人才中心會按期為個人辦理轉正定級等手續(xù)。當個人解除合同、辭職或調離原單位時，切記要及時把自己的檔案轉入新單位或戶口所在地的人才服務中心。檔案轉入新單位后，人事部會嚴格審驗檔案，要求本人填寫履歷表，并與勞動合同書一并裝入本人檔中，交由檔案室妥善保管，待到見習期滿了，轉正定級表、技術資格認定、專業(yè)技術職稱認定表及有些人的繼續(xù)教育材料會被人力資源部交檔案室，裝入本人檔案。
三、檔案流轉產生的問題及注意事項
筆者從事檔案管理工作多年，依據(jù)個人實踐經驗，大學生畢業(yè)生從離校到入職，檔案形成和轉接過程中最易發(fā)生的一個突出問題就是沒有及時做到“檔案隨人走”，很多大學生在畢業(yè)時忙于找工作，都會忽視檔案的保管和轉接，從而造成檔案丟失、材料缺項，給個人今后的工作、社保、升職等各方面造成了不利影響?！皺n案沒有隨人走”多發(fā)生在離校時沒有簽訂用工合同，或用人單位無人事管理部門而是由人才服務中心統(tǒng)一管理的情況下。檔案一定要跟著本人走，要及時托管在用人單位所在地區(qū)的人才服務中心，這樣便于和人才中心及時聯(lián)絡，完善各種資料。檔案從學校轉出后應及時交于用人單位，切記自己不要私人保管。學生檔案內容不全或者丟失，工作后用人單位就無法辦理給個人辦理各項社會保險，補辦手續(xù)極為繁瑣，會給個人造成很大損失。個人工作發(fā)生變動，應及時要把檔案轉入新單位，在原單位辦手續(xù)時，需認真核對個人信息，謹防同名同姓，提取錯誤。常見的問題是人事材料沒按時裝入檔案，檔案里沒有認定表，待到評職稱時，即使有證書，新單位也會不予認可，再返回原單位尋找便會徒添難度。所以，在離職時，一定要留下有效、準確的聯(lián)系方式及相關個人信息，便于人事材料后續(xù)移交。檔案轉出后，原單位檔案室人員會給新單位開具檔案轉遞通知單，新單位檔案室接收人員會仔細核對檔案內容，在回執(zhí)單（此回執(zhí)上面錄有檔案轉入時間、地點，以備以后萬一出現(xiàn)檔案丟失等情況時，可以追究新舊兩個單位之間的責任，確保自己的檔案管理有據(jù)可查）上蓋章、簽字，此回執(zhí)應由本人務必要交回原單位。
作者：孟青春 單位：陜西建工第三建設集團有限公司
第四篇：高校干部序列人事檔案管理研究
1干部人事檔案管理出現(xiàn)的問題
1.1意識薄弱
大部分高校對干部人事檔案管理工作重視不夠，對干部人事檔案管理工作在選拔干部、任用人才，晉職晉級中的作用認識不足。對檔案工作所需的基礎設施、人員、經費投入不夠，檔案工作所需的基本設備、工作環(huán)境不能達到國家要求。教職工缺乏檔案意識，歸檔材料不用規(guī)定的筆填寫，材料項目填寫不全，年度考核等材料內容抄襲，套話、空話較多。新參加工作人員對于檔案是否已到工作單位，不聞不問，有的已工作幾年了但檔案還沒有到工作單位。這些問題直接影響到干部人事檔案管理工作水平。
1.2素質較低
高校干部人事檔案管理人員配備的數(shù)量少，未能達到1000卷檔案室1個人的標準。且大部分人員學歷層次較低、年齡偏大、知識結構不合理，大部分管理人員主要是從教學一線淘汰下來的，對干部人事檔案材料的收集、分類、排序、整理、歸檔立卷、檔案轉遞等業(yè)務不了解，基本上未經過相關專業(yè)培訓就直接上崗工作，檔案專業(yè)畢業(yè)的或具有相關學歷的人員甚少，這些人的素質較低，很難適應高校干部人事檔案管理工作的需要。近幾年，雖有新分配的大學生充實到管理隊伍中平，但專業(yè)對口的較少，他們認為在高校搞檔案工作發(fā)展前景不好，沒有人重視，工作很難干出成績，不安心檔案工作，總是伺機跳槽，也就談不上提高檔案業(yè)務能力了。
1.3歸檔渠道較窄，材料不規(guī)范
現(xiàn)階段，高校干部人事檔案的歸檔材料主要是來自組織、人事、工會、紀檢等部門形成的干部任免、工資、職稱、年度考核、入黨、獎懲等材料。而對于新規(guī)定的黨委、人大、政協(xié)委員的簡歷材料，報告?zhèn)€人有關事項材料，反映個人有科研學術水平的材料等收集較為困難。歸檔材料中項目填寫不全，不按規(guī)定用筆，基本信息填寫與檔案有出入，缺少像片等現(xiàn)象經常發(fā)生。由于國家對于碩士研究生、博士生的學歷材料沒有統(tǒng)一的規(guī)定，各培養(yǎng)學校形成的相關材料內容不規(guī)范，用紙規(guī)格不統(tǒng)一，常常不能達到干部人事檔案材料歸檔要求，這些問題給干部人事檔案管理工作帶來了很多困難，影響了檔案質量。
1.4制度執(zhí)行不力
現(xiàn)行的干部人事檔案管理制度較為規(guī)范，但是具體執(zhí)行時得不到應有的貫徹落實。檔案材料形成部門積壓或滯留檔案材料，不符合歸檔要求限期補辦的材料超期；《查閱干部檔案審批表》填寫不規(guī)范，查閱檔案材料與復制材料混淆，有的審批不簽名；個別工作人員責任心不強，造成借閱的檔案材料丟失；外借檔案超期不還，不辦理續(xù)借手續(xù)，至使干部人事檔案長期在外；檔案轉遞過程中，未能將回執(zhí)及時郵寄回檔案發(fā)出單位等現(xiàn)象時有發(fā)生，不能嚴格地按干部人事檔案管理制度辦事，影響到了檔案管理部門的工作，威脅到了干部人事檔案安全。
1.5人檔分離、棄檔現(xiàn)象時有發(fā)生
近幾年，隨著國家高等教育的快速發(fā)展，各高校為了提升師資隊伍水平，不斷加大人才引進力度，高學歷人員在單位之間“跳槽”頻繁，有的單位為了留住人才，采用了扣留人事檔案的辦法，造成了人檔分離。而有的人干脆放棄自己的檔案，使檔案長期滯留在原單位無人問津。大部分高校不同程度地存在這些現(xiàn)象，導致干部人事檔案材料不完整，更談不到檔案材料的準確真實了。
1.6信息化程度較低
由于投入較少，高校的干部人事檔案管理大部分還停留在以手工操作為主的工作模式上，雖然配備了計算機等設備，但大部分僅僅是利用計算機編一些姓名索引、個人檔案目錄，與數(shù)字化、信息化管理的要求相差甚遠，工作效率較低，一定程度上影響了檔案的利用。
2對高校干部人事檔案管理工作的建議
2.1普及干部人事檔案知識，增強檔案意識
絕大部分高校已經建立了校園網絡，干部人事檔案部門應充分利用校園網絡陣地，宣傳普及干部人事檔案管理的收集范圍、分類、排序、提供利用、檔案轉遞、保密等基本知識。定期深入到各二級學院、部處對教職工、學生進行干部人事檔案相關知識的講座、培訓。經常舉辦一定范圍的干部人事檔案知識競賽，從而普及檔案基本知識，增強教職工、學生的檔案意識，提高干部人事檔案管理工作水平。
2.2建立責任制，完善管理制度建設，加強執(zhí)行力度
應建立以單位主要領導為組長的干部人事檔案工作領導小組，切實發(fā)揮作用，加強對干部人事檔案工作的檢查、督促、指導。應依據(jù)干部人事檔案管理制度，制定適合本校實際情況的各項管理制度、辦法，特別是干部人事檔案材料的收集辦法，拓寬收集渠道，確保材料質量，從源頭上提高干部人事檔案的質量。應建立相應責任制，明確各級各類人員、干部檔案管理人員的責任，獎懲分明，從而確保干部人事檔案的各項管理制度得到落實。
2.3培訓管理隊伍，提高業(yè)務能力
管理人員的業(yè)務能力，直接影響干部人事檔案的管理水平。應保證經費，參加業(yè)務培訓，學校應加大投入力度，使檔案管理人員能經常參加業(yè)務主管部門舉辦的培訓。應提倡自主學習，檔案管理人員應充分利用互聯(lián)網進行自主學習，學習檔案管理的制度、法規(guī)，學習干部人事檔案管理的最新動態(tài)，發(fā)展方向等。同時應學習國家的干部政策、人事、勞資等相關知識，從而更好地對收集的檔案材料進行鑒別，提高干部人事檔案質量。應建立干部人事檔案上級主管部門、各高校之間的網絡工作群，利用網絡上下溝通、交流工作經驗、取長補短，提高業(yè)務能力。學校應注意保持管理人員的相對隊伍穩(wěn)定，使他們安心工作，定期對管理人員進行業(yè)務考核，促使他們提高業(yè)務能力。
2.4加快高校人事制度改革
高層次人才在高校之間、各單位之間經常性地流動已經成為一種趨勢，現(xiàn)行的人事制度已經不適應形勢發(fā)展的需要，國家應制定相應的人才管理與干部人事檔案管理辦法，避免“人檔分離”、“棄檔”現(xiàn)象的出現(xiàn)，允許人才的合理流動。
2.5增加投入，加快信息化、數(shù)字化建設
干部人事檔案的信息化、數(shù)字化建設是發(fā)展方向，學校應加大投入力度，配備必要設備，研究開發(fā)相應管理軟件，利用現(xiàn)代辦公手段管理干部人事檔案，力爭早日實現(xiàn)干部人事檔案管理的信息化、數(shù)字化?？傊?，如何解決現(xiàn)存問題，提高干部人事檔案管理水平，加快信息建設，以適應高?？焖侔l(fā)展的需要，是干部人事檔案工作者需認真研究的課題。
作者：張翀 單位：西北政法大學勞資科
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