前言：本站為你精心整理了人事檔案管理信息建設的路徑分析范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。

摘要：隨著科學技術的不斷更新，信息數(shù)字化建設逐漸成為各行業(yè)領域改善工作效率和調整全局戰(zhàn)略的必由之路。人事檔案管理作為檔案管理的重要組成之一，是單位管理轉向制度化、規(guī)范化、科學化發(fā)展的重要標志，也是不斷提高單位管理水平的基礎需要，因而推動信息數(shù)字化建設對檔案事業(yè)整體發(fā)展至關重要。本文以人事檔案管理為主要研究對象，圍繞人事檔案信息數(shù)字化建設的意義及其實踐路徑進行了綜合分析，以期為進一步優(yōu)化人事檔案管理效率拓展思路，助力單位檔案管理整體水平的提高。

關鍵詞：檔案信息；數(shù)字化；人事檔案；思路

一、人事檔案管理信息數(shù)字化建設的重要意義

數(shù)字時代檔案管理工作已從過去紙質、人工管理模式逐步轉變?yōu)閿?shù)字化、電子化處理模式，以歸檔環(huán)節(jié)為例，在結合信息數(shù)字化處理模式進行檔案分類、資料歸檔時，可按不同類型將規(guī)劃業(yè)務檔案分為不同信息模塊，并按照各自時間線進行排序。即，對于某一年度之前生成的檔案，可用檔案管理軟件進行相關數(shù)據(jù)的錄入后，以傳統(tǒng)案卷方式整理歸檔，并注明“傳統(tǒng)處理”字樣；而對此后年份生成的檔案，則可根據(jù)國家及省市相關部門對檔案管理的規(guī)定，統(tǒng)一轉化為“按件”模式處理，同樣在用檔案管理軟件進行相關數(shù)據(jù)錄入后，備注“簡化處理”字樣，由此極大程度簡化了歸檔流程，也為日后調檔借閱流程奠定了“一鍵完成”模式的基礎。此外，通過運用這種數(shù)字化檔案處理模式，單位檔案系統(tǒng)內每新增一個卷宗，卷內文件目錄便可自動生成，檔案管理人員只需掛接對應原文，系統(tǒng)便能自動檢測原文是否漏掛。由此，不僅能夠保證檔案的完整性，有效節(jié)省整理、錄入和歸檔時間，同時這種分門別類、高速檢索的處理模式還能有效改善檔案利用效率，有益于單位檔案管理工作質量的整體提高。但要注意的是，檔案數(shù)字化建設必須根據(jù)單位業(yè)務檔案卷宗相對固定、對象不同等特點，綜合考慮是否應用卷宗整理“自動化模式”。

二、推動單位人事檔案數(shù)字化建設的可行路徑

人事檔案管理必須確保內容的絕對真實與全面，這就要求在建檔初期，不僅要強化檔案信息錄入，在原有基礎上認真清查、核對信息，及時剔除無效、虛假信息，清除虛假材料，同時還要擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲存，建立與需求對口的人才數(shù)據(jù)庫，為社會企業(yè)及相關單位提供最全面、準確的信息憑據(jù)。而實踐中，如何有效推動并實施檔案數(shù)字化建設，筆者總結工作經(jīng)驗，提出了以下幾點思路：（1）強化檔案數(shù)字化管理意識，夯實管理人員專業(yè)基礎。這就要求人事檔案管理人員在夯實檔案管理專業(yè)知識的基礎上，還要全面學習并掌握當下信息數(shù)字技術，樹立數(shù)字化管理意識，積極參加檔案管理學術交流，將檔案管理理論知識運用到實際檔案管理工作中，以科學化的管理技術知識指導檔案收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統(tǒng)計、編研、利用等系列工作的開展。同時，要基于數(shù)字化建設的工作實際，設定明確、可行的人事檔案崗位職責，健全人事檔案資料安全管理權責機制和檔案資料安全個人責任制，以確保檔案資料的安全儲存。此外，還要端正單位各職能部門對人事檔案管理工作重要性的認識，強化行政、后勤等職能部門相關人員的檔案意識，以保障檔案管理工作自上而下地有序開展，落到實處。（2）健全檔案管理流程標準，提高內部調檔查閱的效率。人事檔案數(shù)據(jù)來源非常廣泛，推行跨系統(tǒng)查詢操作，能夠極大程度提高檢索效率。對此，工作實踐中可結合單位實際，建立與之相匹配的綜合業(yè)務檔案數(shù)據(jù)庫，以實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)、實時更新與維護。比如，可將各類數(shù)據(jù)進行綜合歸檔管理，保障跨系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)的全要素綜合查詢的暢通；同時，合理設置人員權限，健全檔案管理借（查）閱登記制，以保障實體借閱、電子借閱、下載打印等多種形式、多重級別的同步操作，在提高內部檔案使用效率的同時，亦進一步完善人事檔案規(guī)范管理，提高單位整體的行政服務效能。（3）以實際需求為導向，加大數(shù)字化設施投入。人事檔案數(shù)字化建設離不開先進的信息錄入系統(tǒng)和管理系統(tǒng)，也離不開穩(wěn)定、齊全的工作設備。這就要求各單位要結合實際發(fā)展需求，及時配置相應的信息錄入設備，購置檔案柜、檔案盒、切紙打孔機、碎紙機、掃描儀、保險箱、高內存電腦、雙面打印機等，以保障數(shù)字化建設工作開展擁有完備的硬件支撐。同時，以檔案利用實際和單位業(yè)務主導為依據(jù)設計人性化、科學化的檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮數(shù)字技術的智能、高速等特性，以實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化、自動化、網(wǎng)絡化和文檔一體化目標，從被動接收檔案逐步過渡為主動開發(fā)檔案價值。

三、結語

普及信息數(shù)字化管理是社會各企業(yè)及單位檔案管理實現(xiàn)自動化、高效化目標的有力手段和有效工具。在這一發(fā)展形勢下，人事檔案管理應進一步加強信息數(shù)字化建設力度，與時俱進，同期開展一系列革新舉措，以適應市場大規(guī)模的人才需求，助力社會經(jīng)濟蓬勃發(fā)展。但要注意的是，信息技術雖為工作帶來了快捷與高效，但同時也存在檔案信息外泄、個人隱私被公開等潛在風險。因此，在數(shù)字化建設工作開展過程中，各單位及檔案管理人員應增強安全管理意識，強化對數(shù)字信息技術安全的定位，及時發(fā)現(xiàn)并解決網(wǎng)絡系統(tǒng)共享、信息資源公開等程序上的缺漏，以保障人事檔案規(guī)范化、制度化等管理目標的實現(xiàn)。

參考文獻

[1]韓春紅.基于干部人事檔案數(shù)字化有關問題的探究[J].濟南職業(yè)學院學報，2015，（1）：119-121.

 [2]肖欣玲.人事檔案信息數(shù)字化保存問題研究[J].科技展望，2015，（14）：125.

[3]徐昕.簡析人事檔案信息數(shù)字化管理面臨的問題與對策[J].工程技術：全文版，2016，（11）：71.

 [4]彭碧珍.淺談人事檔案數(shù)字化建設的幾點思考[J].科技與創(chuàng)新，2017，（3）：76-77

作者:柯元錦 單位:福建省莆田市秀嶼區(qū)公務員局人事檔案室