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摘要：文章主要分析了干部人事檔案信息管理工作的重要性，以及建設(shè)思路和主要內(nèi)容，且闡述了現(xiàn)階段干部人事檔案管理工作存在的不足，并有針對性的提出了如何不斷完善干部人事檔案信息化管理，希望能為相關(guān)部門提供一定的參考意義。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；信息化管理

一、干部人事檔案信息化管理的重要性

（一）檔案查詢更便捷

在紙質(zhì)檔案信息處理的過程中，通過計算機系統(tǒng)的相關(guān)軟件，給檔案內(nèi)容進行保存，能夠讓檔案管理員以及相關(guān)人員快速的對所需信息進行查閱，在一定程度上不僅不需要檔案管理人員從海量檔案中來查閱相關(guān)檔案，同時還大大減輕了檔案管理人員的工作量，提高了工作效率，信息化檔案管理具有一定的智能性，使得檔案的查詢更加方便，因此該方法是值得提倡的。

（二）檔案管理更規(guī)范

在信息化檔案的管理過程中，相關(guān)檔案管理人員必須按照檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范要求，來對檔案內(nèi)容進行填寫，包括字體格式以及內(nèi)容等都有較為嚴格的規(guī)范，大大彌補了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中存在的不足，例如字體格式不統(tǒng)一、字跡難辨認的問題，信息化檔案的規(guī)范化使得檔案管理人員需要掌握相關(guān)的技術(shù)要求，才能有效實現(xiàn)檔案信息等數(shù)據(jù)遷移與共享，大大提高檔案信息的利用率。

（三）檔案保存更安全

在紙質(zhì)檔案的保存過程中，由于紙質(zhì)檔案具有一定的特殊性，因此需要適宜的環(huán)境，對于干燥、濕度、溫度等都有嚴格的要求，即便是有較好的保存環(huán)境，隨著時間的流逝筆墨也會漸漸變淡甚至是消失，紙張的顏色也會出現(xiàn)黃化或是硬化等。而在信息化檔案的管理過程中，實現(xiàn)了檔案信息的數(shù)據(jù)化處理，同時還進行了加密處理。并隨著科技的不斷發(fā)展，只需要定期升級與遷移就能進一步保證信息化檔案的完整性以及及時性，同時隨著云技術(shù)等高科技手段的出現(xiàn)，使信息化檔案變得更加的安全便捷，這也為進一步提高了信息化技術(shù)的安全性。

二、企業(yè)加快干部人事檔案信息化建設(shè)的思路和目標及相關(guān)要求

（一）建立干部人事檔案電子信息化建設(shè)的思路

組織人事部門帶頭，組織相關(guān)檔案管理人員進行專門的業(yè)務(wù)培訓，集中處理與審核，利用計算機等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)將現(xiàn)有的檔案資料進行整理并輸入到相關(guān)軟件中，再利用相應(yīng)的技術(shù)處理，實現(xiàn)將文字圖片或是聲像資料等，轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，從而使檔案具有信息化與數(shù)據(jù)化，更加方便檔案信息的查閱與流轉(zhuǎn)，設(shè)計相關(guān)的管理權(quán)限，建立合理的干部人事檔案區(qū)域網(wǎng)，從而實現(xiàn)對檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。

（二）開展干部人事檔案信息化管理的主要目標設(shè)計

通過建立有效的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的動態(tài)和無紙化管理，利用現(xiàn)代技術(shù)與設(shè)備，將檔案資料數(shù)據(jù)等制作成Word文檔或是PDF文件等，實現(xiàn)干部檔案管理的數(shù)據(jù)與信息化，并通過利用微機化操作對檔案的查閱、借閱以及統(tǒng)計等工作進行管理，大大減少了紙質(zhì)化檔案管理所存在的缺陷，能夠有效實現(xiàn)長期保存以及實施檔案的自動化管理過程。

（三）加快干部人事檔案工作信息化建設(shè)的相關(guān)要求

進一步實現(xiàn)干部人事檔案管理工作的制度化、信息化以及規(guī)范化建設(shè)。通過建立嚴格的執(zhí)行市管干部檔案報送制度，不斷推進干部人事檔案的信息化建設(shè)工作、干部電子檔案建設(shè)工作，信息管理系統(tǒng)等工作，從而大大提高干部檔案的工作效率以及服務(wù)質(zhì)量水平，提高干部檔案工作隊伍建設(shè)水平，做好配齊管檔人員的相關(guān)工作，定期開展相應(yīng)的專業(yè)理論培訓，提高個人檔案管理能力，確保對相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)熟練掌握，從而不斷提高干部檔案工作隊伍的整體水平，有效實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與合理化。實現(xiàn)干部人事檔案管理的數(shù)據(jù)化，有效建立相關(guān)的檔案信息管理系統(tǒng)，并確保能夠得到有效推廣和應(yīng)用，使得干部檔案在公道正派選人用人上的相關(guān)作用能夠得到充分發(fā)揮；做好檔案信息的更新工作，有效保證檔案的準確性；做好相應(yīng)的安全措施，特別是保密工作以及數(shù)據(jù)備份；進一步加強查閱，借閱等程序的規(guī)范性；進一步明確自身職責，確保管理制度的完善性。

三、干部人事檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理的認識不足

就現(xiàn)階段檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀來看，大部分企業(yè)單位對干部人事檔案管理工作的認識不夠充分，僅僅只是停留在一種簡單的記錄工作的層面上，同時對企業(yè)單位的未來發(fā)展沒有明確的規(guī)劃和認識，甚至部分領(lǐng)導將干部人事檔案管理建設(shè)工作中所涉及到的的某些資源挪為他用，使得管理工作中所需的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備得不到有效的更新，從而影響了干部人事檔案管理工作的有序推進，最終對管理工作的整體水平造成影響，例如管理工作不到位、信息檔案損壞或是丟失等情況的發(fā)生。

（二）檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊

隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，對干部人事檔案管理工作也提出了更高的要求，它是一項具有專業(yè)技術(shù)性的工作，因此檔案管理人員必須不斷加強自身綜合素養(yǎng)以及技術(shù)水平的不斷提高，才能更好的滿足檔案管理工作的實際需求。但是就現(xiàn)階段檔案管理人員的組成情況來看，其業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，大部分企業(yè)沒有把檔案管理工作放在正確的位置，使得檔案管理人員的配置存在一定的問題，其素質(zhì)能力較為低下，很難滿足現(xiàn)加強干部人事檔案信息化管理全面促進企業(yè)人事管理創(chuàng)新代社會對檔案管理的實際需求。

（三）檔案管理的方法單一，缺乏創(chuàng)新

隨著檔案信息管理工作的不斷推進，其難度也有所提高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法已經(jīng)很難滿足當代檔案管理工作的實際需求，因此必須不斷加強檔案管理工作方法的優(yōu)化與創(chuàng)新，但是在現(xiàn)階段干部人事檔案的管理過程中，依然使用較為簡單的管理方法，管理水平較為低下，很難有效對龐大檔案信息進行處理，導致了大部分的檔案數(shù)據(jù)信息損壞甚至是丟失，從而影響了企業(yè)單位人事檔案的發(fā)展。

四、完善干部人事檔案信息化管理的措施

（一）完善干部人事檔案信息化管理

標準體系建立有效的干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)，加強信息化管理標準。首先，通過相關(guān)信息技術(shù)的利用，根據(jù)統(tǒng)一標準對必須要錄入的檔案內(nèi)容以及格式等進行統(tǒng)一錄入。與此同時在檔案信息化的管理過程中，應(yīng)當進行權(quán)限設(shè)置，確保有權(quán)限的相關(guān)人員才能對檔案進行調(diào)閱，明確寫讀與只讀權(quán)限，對檔案進行保密設(shè)置等等。其次，設(shè)立相關(guān)的標準要確保檔案審核的真實性。充分利用現(xiàn)達的信息技術(shù)來有效防止檔案信息內(nèi)容以假亂真的現(xiàn)象的發(fā)生。建立信息化檔案，通過制定相關(guān)的標準來鑒別電子化檔案的真實性，從而有效保證檔案的真實可靠性。

（二）完善檔案信息的安全保障體系

關(guān)于做好客戶檔案信息的安全保障體系的完善工作，主要應(yīng)當從以下幾方面入手：第一，嚴格遵守國家的相關(guān)法律法規(guī)，確保實現(xiàn)干部人事檔案信息的安全保護。第二，利用現(xiàn)階段最新的科學技術(shù)，對檔案進行加密設(shè)置，例如人臉識別、病毒防護、防火墻、數(shù)字字母加密等技術(shù)，從而有效保證干部人事檔案信息的安全性。第三，除了做好日常的管理工作，相關(guān)檔案管理人員還應(yīng)當對數(shù)據(jù)進行維護與遷移保護等。第四，進一步加強安全保障制度的完善性，盡可能避免干部檔案泄密等事件的發(fā)生，加強自身職責，明確建立嚴格的預(yù)警機制，從而有效減少泄密等不必要事件的發(fā)生。

（三）完善檔案信息的監(jiān)管機制

就現(xiàn)階段干部信息化，人事檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀來看，其相關(guān)的法律法規(guī)的建設(shè)與完善工作還存在著很大的不足，要想不斷提高干部信息化人事檔案的安全性以及完整性，就必須加強檔案信息監(jiān)管機制的完善性。相關(guān)單位應(yīng)當嚴格按照信息化檔案的管理標準，加強對相關(guān)信息技術(shù)的應(yīng)用，從而來有效實現(xiàn)對檔案信息的調(diào)閱記錄以及信息跟蹤等過程，對信息的復制、拍照，等行為實現(xiàn)實時監(jiān)測，并且定期檢查干部檔案信息的發(fā)展情況，當存在一定的違法違規(guī)行為時，一定要嚴格按照相關(guān)規(guī)定追究責任。在嚴格的制度下，才能有效保證干部檔案信息工作的有序開展。

（四）加強對人才素質(zhì)能力的培養(yǎng)

在干部人事檔案的管理過程中，要想將信息技術(shù)的優(yōu)勢得以充分展現(xiàn)，就應(yīng)當加強對人才的重視度和培養(yǎng)。不同工作崗位所具有的工作內(nèi)容是不一樣的，因此在人才的培訓過程中應(yīng)當結(jié)合崗位的具體需求來有針對性的進行工作人員的培訓工作，不斷提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)以及實踐能力等。在培訓過程中，還需要不斷培養(yǎng)他們對問題的發(fā)現(xiàn)以及解決能力，才能有效提高檔案信息化管理水平，在對檔案管理人員專業(yè)能力的培養(yǎng)過程中還應(yīng)當不斷提高他們對科學技術(shù)的運用能力，全面了解檔案管理過程中所涉及到的各種技術(shù)軟件，并且能夠?qū)ζ溥M行熟練使用，才能不斷提高他們的技術(shù)能力和素質(zhì)水平，從而有效滿足現(xiàn)階段檔案管理工作信息化建設(shè)的實際需求，讓檔案管理人員對自身存在的不足進行及時發(fā)現(xiàn)和完善，進一步推動檔案管理信息化的建設(shè)。

五、干部人事檔案的信息化支持

（一）加快檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，充分滿足需求

要不斷加強檔案信息利用與開發(fā)，使得檔案管理的工作效率得到有效提升，加強對實體檔案的保護度，確保檔案信息體系的功能完善以及技術(shù)先進，不斷加強企業(yè)以及單位對檔案信息的內(nèi)部管理，上級部門和單位之間應(yīng)當不斷加強檔案信息的資源共享。

（二）實現(xiàn)資源共享、構(gòu)建資源平臺

確保人事檔案信息化能夠得到全面實施。首先應(yīng)當在管理機構(gòu)中建立有效的信息中心，加強對人事檔案管理的技術(shù)支持，做好相應(yīng)的信息化指導工作，使得網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用能夠得到充分發(fā)揮，并對資源需求者實現(xiàn)分級開放和查閱授權(quán)，從而不斷提高檔案信息的服務(wù)質(zhì)量水平。

（三）完善檔案信息搜索功能

干部人事檔案的主要功能就是進行查閱以及有效了解干部個人的相關(guān)信息。傳統(tǒng)的干部人事檔案管理主要使用的是紙質(zhì)文件，給查閱搜索帶來了一定的困難。而現(xiàn)階段的干部人事檔案信息化管理加強了搜索功能的完善度，對干部進行統(tǒng)一管理，有效減少了檔案管理人員的工作量，大大提升了管理的工作效率以及查閱效率等。信息化的人事檔案管理，使用鼠標就可以實現(xiàn)信息搜索，加強了數(shù)據(jù)資源的配置優(yōu)化，有效實現(xiàn)干部的合理配置。

（四）對檔案信息實行動態(tài)化管理

對人事檔案實現(xiàn)安全管理，主要是通過利用安全與儲備安全兩方面來實現(xiàn)的，使用相應(yīng)的技術(shù)手段以及有效的措施來建立數(shù)據(jù)的恢復與備份等機制。在檔案信息的安全管理過程中，要有效確保局域網(wǎng)和外網(wǎng)之間的安全連接。相關(guān)管理人員應(yīng)當不斷加強檔案管理工作的日常維護以及動態(tài)監(jiān)管，通過使用現(xiàn)階段先進的技術(shù)手段來有效建立人事電子檔案，并對其進行實時跟蹤和更新，從而不斷提高檔案的利用價值。

（五）提高檔案的真實性以及時效性

加強對人事檔案的及時鑒定及審核工作，有效實現(xiàn)動態(tài)監(jiān)管，及時對沒有價值的信息進行剔除，并且做好干部信息新內(nèi)容的補充工作，從而確保人力資源部門對干部的實際情況能夠及時了解，提高檔案信息量的擴展，不斷加強處理系統(tǒng)和管理體系的完善，使得檔案的整體利用水平得以有效提升。

六、結(jié)語

綜上所述，干部人事檔案信息化管理工作的建設(shè)，具有非常重要的作用，不僅大大提高了工作效率，而且還進一步確保了檔案信息的安全性，我們應(yīng)當就目前檔案管理工作存在的不足進行及時的改正，從而不斷推進檔案信息化管理工作的有序開展。

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作者：郭海琴 單位：山西汾西礦業(yè)集團孝義煤礦管理分公司