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摘要：信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，能大大提高檔案管理的效率，提升檔案管理的科學(xué)性以及合理性，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。當(dāng)下檔案管理最主要的問題是檔案信息服務(wù)水平低，阻礙了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，本文將指出這些問題，并為解決這些問題提出建設(shè)性建議。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；建設(shè)；檔案信息服務(wù)

檔案管理在科技急速發(fā)展、信息化時(shí)代到來的背景下已經(jīng)進(jìn)入到一個(gè)新的階段，傳統(tǒng)的檔案管理方式較為落后，造成了一定程度上人力和物力資源的浪費(fèi)。將信息技術(shù)融合在檔案管理中，促使檔案管理走向信息化是當(dāng)下檔案管理發(fā)展的大趨勢(shì)。

一、檔案信息化建設(shè)的意義

目前我國進(jìn)入到一個(gè)大融合的時(shí)代，任何一個(gè)行業(yè)的發(fā)展進(jìn)步都不僅僅限于行業(yè)本身，其與社會(huì)的其他行業(yè)、其他方面都會(huì)產(chǎn)生很大的關(guān)聯(lián)，檔案信息化也是如此。其不僅僅包含行業(yè)本身，而是與經(jīng)濟(jì)、政治、文化相融合之后的檔案信息化，與社會(huì)交流領(lǐng)域有著很大的關(guān)系，正是因?yàn)檫@種行業(yè)融合性在當(dāng)下社會(huì)發(fā)展中越來越頻繁緊密，因此檔案信息化建設(shè)不僅是檔案管理行業(yè)的內(nèi)部要求，更是社會(huì)發(fā)展的客觀要求。檔案管理部門要提高檔案信息化建設(shè)水平，促使檔案信息服務(wù)更好地發(fā)展，就要跟隨時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，確保自身發(fā)展的科學(xué)性、合理性以及智能化。檔案管理與社會(huì)相融合，意味著檔案管理會(huì)受到市場(chǎng)以及發(fā)展環(huán)境的影響，也就意味著，檔案信息服務(wù)是檔案管理中不可或缺的一部分，相關(guān)人員要以用戶的需求為指向，以檔案信息服務(wù)水平提高為目標(biāo)，不斷優(yōu)化檔案資源配置，創(chuàng)新檔案管理模式，不斷推進(jìn)我國檔案管理行業(yè)的現(xiàn)代化進(jìn)程。

二、檔案信息化建設(shè)中的檔案信息服務(wù)中存在的問題

（一）信息化水平低

檔案信息化建設(shè)的起步時(shí)間較晚，同時(shí)行業(yè)內(nèi)部的機(jī)制以及員工思想存在很多問題。在檔案信息服務(wù)這個(gè)過程中，一方面因?yàn)槿狈εc計(jì)算機(jī)相關(guān)的人才，檔案管理的信息速度跟不上計(jì)算機(jī)的發(fā)展速度，另一方面因?yàn)闄n案信息服務(wù)是近幾年新興的一種服務(wù)，行業(yè)內(nèi)部并沒有健全的制度體系，因?yàn)橹贫热笔?，體系不完備，使檔案信息服務(wù)過程中出現(xiàn)了一系列問題。

（二）檔案信息服務(wù)意識(shí)淡薄

檔案管理行業(yè)在過去屬于“文化”行業(yè)，大部門檔案館都采取傳統(tǒng)紙質(zhì)管理方式，不受市場(chǎng)的制約，與其他行業(yè)之間也沒有太大的聯(lián)系，檔案管理人員的觀念較為傳統(tǒng)和落后。盡管檔案信息化建設(shè)是當(dāng)下檔案信息管理的趨勢(shì)，行業(yè)性質(zhì)也發(fā)生了一定的變化，但是部分檔案管理人員一時(shí)間難以適應(yīng)這種轉(zhuǎn)變，在檔案信息服務(wù)過程中存在著態(tài)度不端正、服務(wù)意識(shí)淡薄的問題。

三、提高檔案信息化建設(shè)中的檔案信息服務(wù)的策略

（一）完善制度體系

檔案管理行業(yè)盡管是我國一直存在的行業(yè)，但是新的時(shí)代，行業(yè)需要迸發(fā)新的活力，需要建成新的、完備的檔案管理體系。過去的檔案管理以行業(yè)本身需要為出發(fā)點(diǎn)，工作內(nèi)容呈橫向趨勢(shì)，雖然工作量較大但是工作形式單一，并不牽涉其他方面，也不受市場(chǎng)的控制。但是當(dāng)下的檔案管理行業(yè)工作內(nèi)容呈縱橫發(fā)展的趨勢(shì)，從橫向上來講，檔案管理人員的工作量不降反升，這是因?yàn)楫?dāng)下的檔案管理行業(yè)趨向邊緣化，專業(yè)的檔案管理人才越來越少，行業(yè)需要發(fā)展，就需要少量的人才承擔(dān)起大量工作。從縱向上來講，包含以下兩個(gè)方面：1.檔案信息化。建設(shè)對(duì)于檔案管理人員提出了新的要求，過去的檔案管理以紙質(zhì)檔案為主，檔案管理人員的工作內(nèi)容主要以歸檔、查找為主，但是檔案信息化建設(shè)，檔案管理人員除了需要具備專業(yè)的檔案管理能力之外，行業(yè)發(fā)展對(duì)檔案管理人員的信息技術(shù)運(yùn)用能力也提出了新的要求。2.因?yàn)闀r(shí)代發(fā)展的要求，檔案信息?；ㄔO(shè)成為檔案管理行業(yè)發(fā)展的必由之路，檔案管理行業(yè)的發(fā)展開始與社會(huì)的多方面融合，受市場(chǎng)的制約，檔案信息服務(wù)就是這個(gè)過程中最顯著的表現(xiàn)，新的發(fā)展形式和發(fā)展趨勢(shì)就需要新的制度、新的體系。檔案信息服務(wù)除了檔案的準(zhǔn)確性、簡(jiǎn)潔性之外，最重要的就是檔案的保密性。尤其在當(dāng)前背景下，檔案管理開始與市場(chǎng)掛鉤、與用戶掛鉤，要更好地建立服務(wù)體系，檔案管理部門就必須要保證用戶信息的隱秘性。體現(xiàn)在制度上，就需要檔案管理部門在員工入職時(shí)就與其簽訂保密協(xié)定，并在日常工作中反復(fù)強(qiáng)調(diào)這一點(diǎn)，最大程度地保障用戶的信息安全。同時(shí)要建立完備的檔案信息服務(wù)體系，就必須要建立統(tǒng)一的檔案信息平臺(tái)。平臺(tái)設(shè)置應(yīng)當(dāng)包含多個(gè)方面，檔案管理部門只有擁有大量的檔案數(shù)據(jù)，才能建立起信息平臺(tái)。這個(gè)信息平臺(tái)的建立要以小單位開始，之后到市到省進(jìn)行匯總，最后建立成一個(gè)全國性的檔案管理信息平臺(tái)，確保檔案信息服務(wù)項(xiàng)目能更好地開展。

（二）提高員工服務(wù)能力

檔案管理人員是檔案信息化建設(shè)中最重要的一方面，只有檔案管理人員具備良好的檔案信息服務(wù)意識(shí)，檔案信息服務(wù)能力才會(huì)有一個(gè)質(zhì)的提升。1.從思想方面對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，最主要的就是要摒棄傳統(tǒng)檔案管理行業(yè)的觀念。過去檔案管理人員只需做好檔案的整理以及歸檔，必要的時(shí)候進(jìn)行查檔等工作。要轉(zhuǎn)變檔案管理人員的這種意識(shí)，特別是資歷較老、年齡較大的檔案管理員，一時(shí)間很難適應(yīng)這種身份的轉(zhuǎn)變，這就需要檔案管理部門在思想上進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案管理人員在檔案信息化時(shí)代讓自己適應(yīng)從“文化”行業(yè)向“服務(wù)”行業(yè)的轉(zhuǎn)變，培養(yǎng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)。培訓(xùn)形式可以以會(huì)議或者講座的方式呈現(xiàn)。檔案管理行業(yè)無論是處于過去的“文化”行業(yè)，還是處在當(dāng)下的“服務(wù)”行業(yè)，都需要檔案管理人員具備良好的保密意識(shí)，特別是在檔案信息服務(wù)行業(yè)，“守口如瓶”是檔案管理人員工作的基本宗旨。因此，保密意識(shí)也是檔案管理部門需要著重對(duì)管理人員進(jìn)行培養(yǎng)的，這不僅需要部門對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，也需要部門在進(jìn)行招聘的時(shí)候，多次進(jìn)行篩選，選擇出具有強(qiáng)烈的社會(huì)責(zé)任感以及職業(yè)道德素養(yǎng)較高的員工，避免因?yàn)闄n案管理人員的原因造成用戶信息泄露的問題出現(xiàn)。2.檔案信息化建設(shè)，要求檔案管理人員不僅要具備良好的檔案管理能力，還需要能更好地運(yùn)用信息技術(shù)。對(duì)于老檔案管理人員，檔案管理部門要加大對(duì)其信息技術(shù)運(yùn)用能力的培訓(xùn)力度，促使其能在最短時(shí)間內(nèi)能將自己檔案管理能力與信息技術(shù)完美融合。對(duì)于新補(bǔ)充的血液，因?yàn)檫@些新的檔案管理人員擁有較為豐富的理論知識(shí)，但是實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)欠缺，這就需要單位多進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，增加他們的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)。檔案信息服務(wù)是近些年檔案管理新興的一個(gè)方面，對(duì)于新老檔案管理人員而言，都是一個(gè)嶄新的領(lǐng)域，老檔案管理人員要將精湛的管理能力與服務(wù)水平更好地結(jié)合，創(chuàng)新自身的管理方式以及服務(wù)方式，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程；新檔案管理人員要樹立良好的服務(wù)意識(shí)，用自己的思想以及新穎的服務(wù)形式帶動(dòng)部門的服務(wù)氣氛，促使檔案管理行業(yè)更好地發(fā)展。檔案管理已經(jīng)進(jìn)入到一個(gè)信息化時(shí)代，部門內(nèi)部除了需要專業(yè)的檔案管理人才之外，還需要專業(yè)的信息技術(shù)人才。同時(shí)精通這兩方面的人才非常稀少，但是信息技術(shù)的穩(wěn)定在部門正常運(yùn)行中占據(jù)著非常重要的位置，當(dāng)信息技術(shù)系統(tǒng)出現(xiàn)問題，比如系統(tǒng)漏洞、病毒入侵、信息缺失等問題出現(xiàn)的時(shí)候，如果數(shù)據(jù)不能及時(shí)恢復(fù)，會(huì)對(duì)檔案管理部門產(chǎn)生很大的影響。特別是在檔案信息服務(wù)方面，信息服務(wù)涉及的都是用戶的隱私問題，如果用戶的重要信息被泄露或者因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的緣故丟失，會(huì)造成檔案管理部門的信任危機(jī)。

（三）拓寬服務(wù)領(lǐng)域

檔案信息服務(wù)既然已成為當(dāng)下檔案信息化建設(shè)的重中之重，服務(wù)的人群就要從過去單純的企事業(yè)單位轉(zhuǎn)變?yōu)槿鐣?huì)，還可以向特定行業(yè)進(jìn)行特定的項(xiàng)目服務(wù)，滿足社會(huì)各方面人群對(duì)于檔案信息的需求。同時(shí)，檔案管理要發(fā)展，就必須進(jìn)行革新。革新不僅僅體現(xiàn)在行業(yè)意識(shí)的轉(zhuǎn)變上，還應(yīng)該體現(xiàn)在產(chǎn)業(yè)意識(shí)的樹立上。具體可以體現(xiàn)在檔案信息服務(wù)為企業(yè)服務(wù)的時(shí)候，可以在信息服務(wù)之外幫助企業(yè)進(jìn)行科技開發(fā)、技術(shù)引進(jìn)等，將自身檔案管理的能力運(yùn)用到與企業(yè)的合作之中，促進(jìn)雙方合作的廣度以及深度。當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息共享以及“信息爆炸”的時(shí)代，各個(gè)部門的管理都離不開檔案信息，社會(huì)要突破行業(yè)局限，建立一個(gè)系統(tǒng)的、完整的社會(huì)檔案管理體系，促使檔案管理邁向一個(gè)新的階段。檔案信息化建設(shè)是檔案管理行業(yè)進(jìn)步的主要表現(xiàn)，其不僅是檔案管理行業(yè)發(fā)展的機(jī)遇，同樣也是檔案管理行業(yè)發(fā)展的挑戰(zhàn)。檔案信息服務(wù)在如今的檔案管理中占據(jù)著非常重要的位置，檔案信息化建設(shè)要進(jìn)入到一個(gè)新的階段，就需要檔案管理人員的檔案信息服務(wù)的水平不斷提高，這對(duì)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)、服務(wù)水平以及檔案管理行業(yè)的制度和體系都提出了新的要求。檔案管理行業(yè)以及檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷提高對(duì)于檔案信息服務(wù)的重視程度，不斷提高自身水平，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)代化進(jìn)程。

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作者:梁蓓蘭 單位:福建省泉州第一中學(xué)