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摘要：隨著信息時(shí)代的到來，目前許多學(xué)校都已經(jīng)建設(shè)了局域網(wǎng)，IT技術(shù)等到了一定程度的運(yùn)用，電子教學(xué)文件的形成數(shù)量也日漸增長。如果不重視電子文件的管理，就會使有關(guān)學(xué)校的教學(xué)檔案的完成性收到損害，為此加強(qiáng)電子教學(xué)文件歸檔尤為重要。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；電子文件；歸檔工作

一、教學(xué)檔案是檔案的一種，是學(xué)校檔案的一個(gè)組成部分。它與黨群類、行政類檔案一樣，都是歷史的真實(shí)記錄，具有查閱利用價(jià)值和憑證作用，對于一個(gè)學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量、評估、經(jīng)驗(yàn)、理念都起到了支撐作用，完善教學(xué)檔案工作才能保證教學(xué)管理工作的正常進(jìn)行。由于教學(xué)檔案有著時(shí)間劃分特殊、文件來源分散、形成材料多樣化、形成復(fù)雜內(nèi)容豐富等特點(diǎn)，紙質(zhì)教學(xué)文檔向電子文檔轉(zhuǎn)換有利于延長檔案壽命實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化。

二、信息化下高校教學(xué)活動(dòng)模式也發(fā)生著很大的變化，選課、排課、成績、學(xué)籍、教材管理等教務(wù)管理系統(tǒng)軟件已經(jīng)普及，電子文檔、光盤、多媒體等形式成為儲存教務(wù)信息的重要渠道。高校在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、和教學(xué)研究中所取得的成果都能夠客觀的體現(xiàn)在檔案中，其中凝結(jié)著廣大教育工作者的辛勞和智慧。在網(wǎng)絡(luò)普及的時(shí)代背景下，教學(xué)檔案管理需要順應(yīng)時(shí)展。如果不重視電子文件的管理就會使有關(guān)教學(xué)檔案的完整性收到損害[1]。為此應(yīng)當(dāng)適時(shí)的開展電子教學(xué)檔案的歸檔工作，并通過制定相應(yīng)的歸檔管理細(xì)則，明確提出電子教學(xué)文件的歸檔范圍、方式、時(shí)間、手續(xù)等方面的要求，以保證教學(xué)檔案的完整性和教學(xué)“記憶”的清晰性。首先要對教學(xué)檔案要進(jìn)行數(shù)字化加工與處理，教學(xué)檔案數(shù)字化、電子化處理要有規(guī)劃、有目的的進(jìn)行。轉(zhuǎn)換前要對全部教學(xué)檔案認(rèn)真分析，根據(jù)教學(xué)檔案的具體價(jià)值，制定出計(jì)劃確定那些檔案應(yīng)該優(yōu)先那些逐步進(jìn)行[2]。一般而言，教學(xué)檔案中招生管理、學(xué)籍管理學(xué)位工作和畢業(yè)生工作等永久和長期保存的檔案應(yīng)該優(yōu)先電子化，比如，學(xué)生錄取名冊、成績表、畢業(yè)資格審核表、學(xué)位檔案等，是教學(xué)檔案電子化加工的重點(diǎn)；利用率高的教學(xué)檔案則采用邊用邊電子化的方式，邊用邊掃描對檔案而言是比較有效的處理方式；破損或者老化的檔案也要列入電子化處理范圍，在修復(fù)的同時(shí)進(jìn)行電子化加工，以保護(hù)檔案信息資源的留存。其次要制定教學(xué)檔案電子化的標(biāo)準(zhǔn)和制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，特別是要規(guī)范電子化加工的工程，在掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入、圖文編輯和存儲格式等工作流程上嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。例如，電子教學(xué)文件的各種支持文檔，以及表達(dá)其格式和相關(guān)元數(shù)據(jù)的文檔。在信息化建設(shè)中，不同于介質(zhì)數(shù)字檔案的存儲、參數(shù)指標(biāo)和載體形式必須遵照國家規(guī)定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)格式，形成的電子化教學(xué)檔案要注意保持其元數(shù)據(jù)和背景信息的完整性[2]。紙質(zhì)檔案電子化的基本流程主要包括案卷整理、目錄建庫、批量掃描、數(shù)據(jù)處理、信息存儲、檢索利用等工序[3]。文件資料按照要求先立卷后掃描，掃描的內(nèi)容包括案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文件材料、備考表；一般選用jpg或者gif等通用圖片格式，分辨率一般大于等于200dpi，彩色深度24位以上。選擇電子轉(zhuǎn)化的方法針對不用檔案內(nèi)容分別采用計(jì)算機(jī)鍵盤手工錄入、機(jī)器掃描輸入、計(jì)算機(jī)多媒體輸入三種方法[4]。建立基礎(chǔ)目錄數(shù)據(jù)庫、學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)、成績數(shù)據(jù)等索引部分的文件采用手工方式輸入。對于原文件和全文，如教學(xué)綜合文件、學(xué)籍檔案中錄取表、成績單畢業(yè)生照片等采用掃描或者數(shù)碼相機(jī)以圖形方式存入相應(yīng)數(shù)據(jù)庫中；多媒體教學(xué)錄像等采用計(jì)算機(jī)多媒體處理方式轉(zhuǎn)換，在選擇電子化數(shù)據(jù)庫格式標(biāo)準(zhǔn)方面，盡量采用統(tǒng)一、常用的文件格式。電子文件歸檔也有很多需要注意的情況，如利用計(jì)算機(jī)終端直接訪問和利用歸檔的電子教學(xué)文檔，當(dāng)載體處于聯(lián)機(jī)狀態(tài)時(shí)也許不會出問題，這種方式可以分為網(wǎng)絡(luò)傳輸方式歸檔和以介質(zhì)傳遞方式歸檔兩種具體形式[5]。前者是指把符合歸檔條件的電子教學(xué)文檔，經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綑n案管理機(jī)構(gòu)指定的節(jié)點(diǎn)，并存儲在學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)的載體上的過程。介質(zhì)歸檔就是把電子教學(xué)文檔先按檔案管理機(jī)構(gòu)的要求，存儲在一定的物理介質(zhì)上，再向檔案管理機(jī)構(gòu)移交的過程。由于目前電子文件的安全問題尚未得到較好解決，所以各學(xué)?？梢钥紤]采用物理歸檔方式，并注意備份。

三、電子教學(xué)文檔的歸檔，應(yīng)當(dāng)首先做好必要的前端控制工作，保證電子教學(xué)文檔的齊全完整、格式規(guī)范、備份充足。第一，歸檔的電子文檔一般經(jīng)過著錄和鑒定，這是保證歸檔后的電子教學(xué)文檔的歷史真實(shí)性及其質(zhì)量的必要手段。第二，歸檔的電子教學(xué)文檔必須填寫《歸檔電子教學(xué)文檔移交檢驗(yàn)表》和《歸檔教學(xué)文檔教學(xué)接收檢驗(yàn)登記表》[6]。第三，歸檔的電子教學(xué)文檔應(yīng)搜集齊全，即列入歸檔范圍的電子教學(xué)文檔都要及時(shí)地向?qū)W校的檔案管理機(jī)構(gòu)移交。由于電子教學(xué)文檔的存取具有較強(qiáng)的系統(tǒng)依賴性，所以在歸檔過程中，必須十分注意將有關(guān)的支持軟件和數(shù)據(jù)文檔收集齊全，否則歸檔的文字教學(xué)文檔就可能成為死文檔。第四，歸檔的電子教學(xué)文檔必須真實(shí)有效。目前除了實(shí)行“雙套歸檔制”即同時(shí)歸檔紙質(zhì)文件外，有條件的教學(xué)單位還可以采用電子數(shù)字簽名技術(shù)、水印技術(shù)、加密技術(shù)等，確認(rèn)電子教學(xué)文檔的有效性。第五，歸檔的電子教學(xué)文檔應(yīng)有學(xué)校的檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一的協(xié)調(diào)，規(guī)范電子教學(xué)文檔的格式，以保證其可讀性的實(shí)現(xiàn)。第六，為了保證歸檔電子教學(xué)文檔的安全性和可據(jù)性，凡是采用物理歸檔方式的學(xué)校，均應(yīng)對電子教學(xué)文檔實(shí)行多套制保存。一般情況下，可以將教學(xué)檔案歸檔兩份一份使用一份備案。凡是邏輯歸檔的電子教學(xué)文檔，應(yīng)由形成單位賦予文件以歸檔標(biāo)記，然后計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將自動(dòng)把歸檔信息提示給學(xué)校的檔案管理機(jī)構(gòu)，學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)給歸檔的電子教學(xué)文檔配以分類號、檔案號，之后歸檔的電子教學(xué)文檔及相關(guān)的管理信息可以進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，電子教學(xué)文檔便進(jìn)入了檔案管理狀態(tài)。采用網(wǎng)絡(luò)歸檔方式的電子教學(xué)歸檔，其具體的歸檔手續(xù)與邏輯歸檔相似。在完成上述手續(xù)后，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)按程序設(shè)計(jì)要求生成并打印出《歸檔電子教學(xué)文檔登記表》，該表格經(jīng)過交接雙方核準(zhǔn)認(rèn)定后，作為電子教學(xué)文檔歸檔憑證。

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[3]吳向東.論紀(jì)念館紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程的規(guī)范性[J].黑龍江史志，2008(9).

[4]溫艷成.實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案數(shù)字化目標(biāo)的具體途徑[J].黑龍江史志，2010(9).

[5]史紅梅.淺述電子文件的歸檔[J].蘭臺世界，2010(2).

[6]任紅彬.推動(dòng)電子檔案的管理[J].城建檔案，2007(1).

作者:劉芳 單位:山東工商學(xué)院