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第一篇：電子政務(wù)對(duì)檔案工作的影響

1前言

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益普及，在這種形勢(shì)背景下，電子政務(wù)逐漸取代了傳統(tǒng)的政府管理模式，并取得了一系列卓有成效的發(fā)展成果。電子文件大量產(chǎn)生，這給檔案工作帶來了良好的發(fā)展機(jī)遇，也使其面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)?？梢哉f，電子政務(wù)對(duì)檔案工作的影響不僅僅體現(xiàn)在載體改變方面，還涉及工作觀念、工作模式和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等方面的改變。充分借助電子政務(wù)這個(gè)良好契機(jī)推進(jìn)檔案工作的發(fā)展，具有廣泛而深遠(yuǎn)的意義。

2電子政務(wù)給檔案工作帶來的積極影響

2.1對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作的積極影響

在電子政務(wù)活動(dòng)中勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生大量的電子文件，這些文件的儲(chǔ)存、運(yùn)行、傳遞和使用方式都與紙質(zhì)文件有著很大的區(qū)別，電子文件的采集、鑒別、整理和保管方式也與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有著一定的差異性。從收集角度而言，電子檔案的收集工作瞬間即可完成；從整理角度而言，電子政務(wù)語境下的檔案整理工作可以多路徑、高效率地完成；從鑒別角度而言，電子政務(wù)文件在歸檔的同時(shí)也要進(jìn)行細(xì)致鑒定。這一切變化都使得檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)入新的發(fā)展歷程，使傳統(tǒng)工作模式發(fā)生根本改變。

2．2對(duì)檔案信息處理方式的影響

電子政務(wù)尚未實(shí)施以前，各類政務(wù)文件浩如煙海、泛濫成災(zāi)，檔案室承受著巨大的保存文件與載體介質(zhì)的壓力。但是電子政務(wù)辦公自動(dòng)化技術(shù)的不斷普及，為檔案部門辦公自動(dòng)化技術(shù)的運(yùn)用帶來了良好的機(jī)遇。各部門在辦公過程中產(chǎn)生的政務(wù)文件可以與計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)有機(jī)結(jié)合。信息用戶只需要在相關(guān)操作界面上點(diǎn)擊鍵鈕，就可以通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)獲得所需要的信息。同時(shí)，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，政務(wù)文件的形成中可參雜多種信息媒體技術(shù)，滿足不同使用者的需求。

2．3對(duì)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的影響

鑒于電子政務(wù)涉及到政府部門的政務(wù)核心，所以針對(duì)行業(yè)特點(diǎn)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)是必需的。這樣一來，各種系統(tǒng)方能在信息平臺(tái)中有序運(yùn)作，使得資源共享更加便捷。同時(shí)，由于電子政務(wù)當(dāng)中所使用的傳輸格式和數(shù)據(jù)格式都是標(biāo)準(zhǔn)化的，還能根據(jù)原有的數(shù)據(jù)和信息增加新的功能模塊，所以電子政務(wù)的不斷推行，可以對(duì)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)起到推波助瀾的作用，使得檔案部門的檔案工作擁有統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)，從檔案形成、收集再到儲(chǔ)存、利用，都有章可循，有據(jù)可依。

3電子政務(wù)給檔案工作帶來的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)

電子政務(wù)給檔案工作帶來良好發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也使其面臨著一系列挑戰(zhàn)，具體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

3.1意識(shí)問題

毫無疑問，電子政務(wù)的發(fā)展不可能一蹴而就，在此形勢(shì)背景下形成的檔案管理信息化也是不斷發(fā)展的。所以檔案工作者必須意識(shí)到，在電子政務(wù)環(huán)境下進(jìn)行檔案工作，不是一朝一夕就能完成，要抱有“持久作戰(zhàn)”的心態(tài)。

3.2管理問題

在傳統(tǒng)模式下，紙質(zhì)檔案基本采取集中統(tǒng)一管理的方式，但是電子檔案的管理模式還沒有形成一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，雖然檔案工作者做了諸多探索，但是與實(shí)際要求還存在一些距離。

3．3法律問題

檔案的法律約束性主要體現(xiàn)于它的原始性和真實(shí)性，但是電子檔案的可更改性、內(nèi)容與載體的可分離性，使得電子檔案在生成與傳播過程中存在一些不利因素，給鑒定文件的真實(shí)性帶來一定困難。綜上所述不難發(fā)現(xiàn)，電子政務(wù)對(duì)檔案工作的影響是一把雙刃劍。需要檔案工作者理性看待電子政務(wù)的發(fā)展，抓住有利契機(jī)促進(jìn)檔案工作的持續(xù)發(fā)展。

4發(fā)揮電子政務(wù)對(duì)檔案工作積極影響的對(duì)策

4.1大力推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

在電子政務(wù)時(shí)代中，檔案信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)至關(guān)重要，對(duì)電子政務(wù)的實(shí)施效果起著重要作用。有鑒于此，檔案部門要抓住電子政務(wù)的發(fā)展契機(jī)，大力推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。對(duì)于電子文件的歸檔與管理，要使用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。從電子文件的形成、采集、整理、編目、歸檔和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，必須制定和完善具體的管理辦法、實(shí)施細(xì)則和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。使得電子檔案走上規(guī)范化管理的道理，使檔案工作有據(jù)可依。

4.2提升檔案工作服務(wù)社會(huì)的競爭力

在電子政務(wù)環(huán)境下，部門與部門之間的距離越來越小，各部門產(chǎn)生的電子檔案應(yīng)該積極發(fā)揮為社會(huì)服務(wù)的能力。誠然，檔案工作是一項(xiàng)公益性事業(yè)，其存在的價(jià)值就是便于社會(huì)各領(lǐng)域?qū)n案信息資源的利用，多方面滿足社會(huì)需求，使檔案使用者能夠足不出戶就能在網(wǎng)絡(luò)終端上查詢、使用在權(quán)限范圍內(nèi)的檔案資源。檔案部門可以通過開展信息溝通、決策咨詢、技術(shù)服務(wù)等活動(dòng)，積極促進(jìn)政府與社會(huì)之間的知識(shí)流動(dòng)，加強(qiáng)技術(shù)轉(zhuǎn)移，使其轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，為社會(huì)進(jìn)步做貢獻(xiàn)。還可以舉辦主題展覽、成立教育基地等方式，發(fā)揮檔案館的教育、文化功能，使得檔案館的信息服務(wù)走向開放化，發(fā)揮在電子政務(wù)環(huán)境下的積極作用。

4.3采取措施確保檔案信息安全

檔案部門要貫徹落實(shí)檔案信息安全保護(hù)機(jī)制，在建設(shè)網(wǎng)絡(luò)、開發(fā)軟件和加工數(shù)據(jù)的過程中，高度重視檔案信息安全問題，配置獲得國家保密局認(rèn)可的網(wǎng)絡(luò)安全產(chǎn)品。在系統(tǒng)集成過程中，要選擇獲得國家保密局頒發(fā)的《涉及國家秘密計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)集成資質(zhì)》證書的廠商進(jìn)行承建。還要對(duì)檔案信息安全進(jìn)行定期檢查，遏制不安全因素，保護(hù)檔案信息不受自然和人為有害因素的侵襲。比如在網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)方面，要采取漏洞掃描、防火墻和殺毒軟件等技術(shù)；在軟件安全保護(hù)方面，要采取防動(dòng)態(tài)跟蹤、防靜態(tài)分析、防拷貝加密等技術(shù)；在數(shù)據(jù)安全保護(hù)方面，要采取數(shù)據(jù)加密、壓縮、備份等技術(shù)。

4．4加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍的能力建設(shè)

在電子政務(wù)視域下，檔案部門要高度重視人才培養(yǎng)質(zhì)量，這樣才能從容應(yīng)對(duì)電子政務(wù)環(huán)境對(duì)檔案工作提出的挑戰(zhàn)。一方面，促使工作人員樹立終身學(xué)習(xí)意識(shí)，安排他們參加繼續(xù)教育培訓(xùn)活動(dòng)，使他們接受新理念、新方法。另一方面，在內(nèi)容方面，要對(duì)工作人員加強(qiáng)新設(shè)備、新技術(shù)和新方法的培訓(xùn)，對(duì)工作人員重點(diǎn)培訓(xùn)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)，比如檔案管理軟件應(yīng)用知識(shí)、文字處理知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)等。

4.5加強(qiáng)檔案意識(shí)宣傳教育

提高社會(huì)大眾的信息化意識(shí)，促進(jìn)政府與大眾之間的資源共享，是普及電子政務(wù)的重要路徑之一。在電子政務(wù)時(shí)代中，電子檔案涉及到管理、安全、法律等問題，所以檔案部門要對(duì)社會(huì)大眾加強(qiáng)規(guī)范利用行為的教育，使社會(huì)大眾意識(shí)到合理利用電子檔案的重要性。國家相關(guān)部門還要積極制定與電子檔案利用的法律法規(guī)，正確引導(dǎo)信息利用的社會(huì)公德。

5結(jié)語

電子政務(wù)對(duì)檔案工作帶來了巨大影響，檔案工作人員要從容應(yīng)對(duì)各種挑戰(zhàn)，促使檔案工作順利開展，為社會(huì)發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。

作者：付艷美 單位：秦皇島市北戴河區(qū)檔案館

第二篇：電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理策略探析

電子政務(wù)就是政府辦公自動(dòng)化在功能和范圍等方面的延伸，是面向社會(huì)的政府自動(dòng)化辦公。在電子政務(wù)環(huán)境下，公文的起草、審核、簽署和辦理都在電子政務(wù)的操作平臺(tái)中開展，這種歸檔以及管理方式并不是簡單的紙質(zhì)文件歸檔和管理能夠?qū)崿F(xiàn)的，它是于電子政務(wù)系統(tǒng)中嵌入電子檔案的管理功能，使其全過程管理和文檔一體化管理等方式得以實(shí)現(xiàn)。檔案管理在我國是一項(xiàng)非常重要的工作內(nèi)容，隨著電子方案的普及，對(duì)其工作的要求也越來越高。我們應(yīng)當(dāng)針對(duì)檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，制定出具有針對(duì)性的改善措施，以使其作用得到最大的發(fā)揮。

一、電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理的意義

電子政務(wù)是政府機(jī)構(gòu)部門運(yùn)用現(xiàn)代化的信息、通信技術(shù)通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)服務(wù)與管理，并通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使政府機(jī)構(gòu)的工作流程再造和組織機(jī)構(gòu)的重組得以實(shí)現(xiàn)，超越時(shí)間、空間和各個(gè)部門之間的人為限制，使服務(wù)和管理都更規(guī)范、更優(yōu)質(zhì)、更全方位。檔案管理的最終目的是使檔案管理工作的質(zhì)量和效益獲得提高，因此需要采用先進(jìn)的管理模式和信息管理技術(shù)，以便檔案信息資源能為社會(huì)提供更好的服務(wù)?？茖W(xué)的管理模式對(duì)電子政務(wù)的發(fā)展具有積極意義，而電子政務(wù)下的檔案管理可使檔案信息獲得長期儲(chǔ)存，有利于查詢和利用，可有效提高檔案管理工作的效率。

二、電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理所存在的問題

（一）檔案的原始性、真實(shí)性不夠完整。

原始性和真實(shí)性是電子文件檔案的固有屬性。紙質(zhì)檔案在實(shí)際工作中非常容易就可對(duì)其原始性和真實(shí)性進(jìn)行確認(rèn)，而電子文件檔案在其形成和處理過程中，信息的可變性是非常大的，如果在處理過程中刪除或者修改了原始文件，是不易被識(shí)破的。同時(shí)，在電子檔案的處理過程中還具有與信息載體相互分離的屬性，因此，電子檔案很容易在形成的過程中被人修改，對(duì)檔案的原始性、真實(shí)性和可靠性都造成了影響。

（二）檔案難以長久儲(chǔ)存。

硬件、軟件以及環(huán)境等因素都會(huì)在電子檔案的生成、傳輸、應(yīng)用等階段產(chǎn)生影響。在儲(chǔ)存過程中，電子檔案對(duì)載體的性能以及環(huán)境的要求非常嚴(yán)格，加上其使用壽命并不長，儲(chǔ)存載體無法對(duì)自然災(zāi)害或者病毒的侵蝕進(jìn)行有效抵御，操作失誤或者電壓不穩(wěn)都會(huì)嚴(yán)重?fù)p壞或者丟失信息內(nèi)容。因此，檔案信息難以進(jìn)行長時(shí)間的儲(chǔ)存。

（三）檔案的安全性、穩(wěn)定性不高。

隨著信息全球化的發(fā)展，世界各個(gè)角落的人們都能享受到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所帶來的便捷，由于因特網(wǎng)的開放性較強(qiáng)，覆蓋于世界的各個(gè)地區(qū)，因此每個(gè)人都可自由進(jìn)入因特網(wǎng)實(shí)現(xiàn)資源共享。在電子政務(wù)環(huán)境下，重要文件的傳輸大部分是通過因特網(wǎng)來實(shí)施的，在傳輸過程中，電子文件極易遭遇黑客攻擊，導(dǎo)致文件內(nèi)容被偽造或者泄露出來。電子檔案在保存、管理和接收過程中極易受到病毒的影響，目前熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)的黑客較多，就算電腦中安裝了防火墻，簡易防火墻系統(tǒng)也易被其攻破。所以，電子檔案在管理方面還存在較大的安全隱患，安全性和穩(wěn)定性均不高。

三、電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理策略分析

（一）建立健全的檔案資源數(shù)據(jù)庫。

健全的檔案資源數(shù)據(jù)可為政府提供更可靠、更全面的信息，有利于其查詢與利用。確保檔案信息的全面性、真實(shí)性和完整性是建立健全檔案資源數(shù)據(jù)庫的前提與基礎(chǔ)，因?yàn)檫@樣才能使檔案資源數(shù)據(jù)系統(tǒng)與電子政務(wù)的需求相符。健全的檔案資源數(shù)據(jù)庫不僅能深度挖掘信息數(shù)據(jù)，還能提供更好的服務(wù)為政府決策。

（二）實(shí)施“前端控制”。

檔案管理在電子政務(wù)環(huán)境下的特點(diǎn)是整體性、連續(xù)性和現(xiàn)實(shí)性，要想使其作用得到良好發(fā)揮，就不能長時(shí)間地停留于“后端控制”的服務(wù)階段，必須將這種傳統(tǒng)落后的策略進(jìn)行轉(zhuǎn)換，實(shí)施“前端控制”策略。檔案管理部門主動(dòng)地提前接入對(duì)信息資源的整理、收集和利用工作中的方法就是“前端控制”，這種方法可實(shí)現(xiàn)自身管理工作和電子政務(wù)系統(tǒng)的同步發(fā)展。“前端控制”不僅是電子政務(wù)環(huán)境下的檔案系統(tǒng)管理原理、檔案即時(shí)歸檔和長期利用的要求，也是保障檔案信息安全性的需要。

（三）加強(qiáng)信息安全與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

檔案信息的多樣性和復(fù)雜性使其管理在電子政務(wù)環(huán)境下產(chǎn)生了很多問題，檔案信息的安全和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范問題可保障檔案管理順利進(jìn)行。由于電子政務(wù)系統(tǒng)的安全管理體制尚未完善，導(dǎo)致檔案信息要面臨的問題較多，為了加強(qiáng)在電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理工作，必須對(duì)電子政務(wù)中內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)，這也是管理部門對(duì)檔案進(jìn)行有效管理的重要手段。網(wǎng)絡(luò)安全的保證對(duì)電子政務(wù)下的檔案管理工作具有非常重要的作用。另外，從根本上說，政府部門對(duì)檔案信息的安全管理也體現(xiàn)出國家對(duì)檔案信息的建設(shè)。所以，政府中的檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照國家所制定的信息安全規(guī)范以及框架實(shí)施對(duì)檔案信息的安全建設(shè)工作，從更深層次上解決信息安全中存在的問題。

（四）建立信用檔案模式。

在電子政務(wù)環(huán)境下對(duì)信用檔案模式的建立可將某對(duì)象的信用情況進(jìn)行及時(shí)記錄、反映以及證明。在電子政務(wù)環(huán)境下的信用檔案建設(shè)可為政府機(jī)構(gòu)的聯(lián)合監(jiān)管提供更好的服務(wù)，不管是對(duì)政府檔案信息所實(shí)施的公開決策，還是對(duì)檔案資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)以使其服務(wù)能力擴(kuò)展于社會(huì)中，都是以信用檔案為基礎(chǔ)的。檔案信息管理中的信用檔案建設(shè)使科學(xué)、合理地管理信息資源的目的得以實(shí)現(xiàn)。因此，在電子政務(wù)環(huán)境下，信用檔案的建立對(duì)我國電子政務(wù)的快速發(fā)展具有促進(jìn)作用。

（五）政務(wù)檔案信息實(shí)施公開服務(wù)。

對(duì)國家機(jī)關(guān)的相關(guān)信息進(jìn)行公開就是政務(wù)檔案信息公開服務(wù)，公開國家所運(yùn)行的行政權(quán)利，因?yàn)樵陔娮诱?wù)環(huán)境下的檔案信息是政務(wù)信息的主要組成部分，對(duì)其進(jìn)行公開是非常有必要的。另外，政務(wù)機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)并結(jié)合社會(huì)群眾的利益來公開、公示政務(wù)檔案信息是實(shí)施政務(wù)公開的前提，這樣可有效改善政務(wù)檔案信息的質(zhì)量。

四、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案的數(shù)量也會(huì)越來越多，在實(shí)際的檔案管理工作中也會(huì)遇到越來越多的問題，不利于檔案管理工作的實(shí)施。在電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理會(huì)涉及到各個(gè)社會(huì)發(fā)展領(lǐng)域，檔案管理部門應(yīng)充分利用電子政務(wù)的優(yōu)勢(shì)，為了保障管理工作的質(zhì)量和水平，盡可能地使檔案管理的效率和利用服務(wù)效果得到提高。

作者：唐貴紅 單位：瀘西縣電子政務(wù)管理中心

第三篇：電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理綜合運(yùn)用

隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化、知識(shí)化的不斷深入，對(duì)于信息知情權(quán)的覺悟已經(jīng)成為一種社會(huì)普遍性需求。電子政務(wù)從政府的數(shù)字化、信息化建設(shè)中，將管理和服務(wù)借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來完成，并實(shí)現(xiàn)了對(duì)信息的組織、優(yōu)化和高效管理。檔案信息及檔案服務(wù)工作在電子政務(wù)環(huán)境下，也應(yīng)該從“收藏保管”向“可開發(fā)利用”方向轉(zhuǎn)變。2014年中央下發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》，從創(chuàng)新檔案管理服務(wù)方式，優(yōu)化檔案服務(wù)功能，著力從檔案信息資源開發(fā)上促進(jìn)資源共享。電子政務(wù)環(huán)境下的檔案載體更加多元化，在綜合運(yùn)用上應(yīng)該依據(jù)不同管理層級(jí)關(guān)系，從總體規(guī)劃上做好部署，并從法律上、政策上加以保護(hù)和引導(dǎo)。對(duì)于各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)，以及其他信息服務(wù)部門，應(yīng)該從檔案資源信息的合作與協(xié)調(diào)上，為檔案資源信息多層級(jí)、高效率利用提供技術(shù)保障機(jī)制，切實(shí)從檔案信息資源的綜合開發(fā)上為社會(huì)公眾提供全面的、一體化檔案信息服務(wù)平臺(tái)。

一、電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理綜合運(yùn)用的作用

電子政務(wù)是現(xiàn)代信息技術(shù)與政府機(jī)構(gòu)建立信息資源共享的重要平臺(tái)，既包括信息化資源、信息網(wǎng)絡(luò)、信息化人才，也包括政府信息化建設(shè)中的各類法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系等。在今天，信息資源已經(jīng)成為現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，檔案信息資源尤為關(guān)鍵。就當(dāng)前的檔案信息管理而言，主要有檔案原件以及基于檔案的可利用的信息成果。電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理綜合運(yùn)用，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是從檔案管理的內(nèi)涵及外延上，其包含的信息不斷增多，并呈現(xiàn)社會(huì)化趨勢(shì)；二是電子政務(wù)對(duì)檔案管理的綜合運(yùn)用涉及面更廣、更深。作為現(xiàn)代檔案信息資源開發(fā)的有效平臺(tái)，電子政務(wù)環(huán)境是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來整合各個(gè)信息孤島，以實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)孤立的檔案資源進(jìn)行跨庫連接、信息共享。對(duì)于該平臺(tái)的運(yùn)行及發(fā)展，需要從保障信息資源暢通互動(dòng)中，促進(jìn)各檔案管理機(jī)構(gòu)間的互補(bǔ)、吸收。同時(shí)，借助于檔案信息平臺(tái)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索、整理、閱讀、輸入、輸出以及綜合加工，從其開發(fā)及應(yīng)用上來滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的多種應(yīng)用。如利用4G網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來完成隨時(shí)隨地的接入，實(shí)現(xiàn)快速檢索及應(yīng)用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案及以手工為主的檔案管理方式，局限于區(qū)域性、部門內(nèi)的使用，且在互聯(lián)互通管理上需要花費(fèi)更多的時(shí)間和物質(zhì)成本。電子政務(wù)環(huán)境下突破了時(shí)空局限，并從信息資源、技術(shù)資源和人力資源的協(xié)同開發(fā)上提高了檔案信息管理綜合效益。

二、電子政務(wù)環(huán)境下我國檔案信息綜合運(yùn)用現(xiàn)狀

檔案信息是人類智慧的結(jié)晶，匯聚著認(rèn)識(shí)世界和改造世界的豐富歷史記錄。在電子政務(wù)環(huán)境下，我國檔案管理綜合運(yùn)用工作也取得了一定成就。一是對(duì)于數(shù)字化檔案管理框架基本形成，自1999年開展“政府上網(wǎng)工程”以來，經(jīng)過多年的發(fā)展，對(duì)于電子政務(wù)環(huán)境下的信息資源整合已經(jīng)初具規(guī)模，特別是隨著政府機(jī)關(guān)職能轉(zhuǎn)變和深化機(jī)構(gòu)改革中，各級(jí)政府在信息化資源綜合運(yùn)用中提高了管理的透明度，提升了辦公綜合效率。當(dāng)前，98%的政府機(jī)關(guān)建成了網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)，并在政務(wù)內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的協(xié)同發(fā)展中，最大化地整合了各類業(yè)務(wù)資源系統(tǒng)。如在宏觀管理上，金稅、金卡、金財(cái)、金盾、金審、金農(nóng)等12個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立了關(guān)聯(lián)，以統(tǒng)一化信息平臺(tái)規(guī)范了我國電子政務(wù)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效對(duì)接。二是在政府與公眾之間的溝通與互動(dòng)基本實(shí)現(xiàn)，以檔案管理信息化服務(wù)為主體的電子政務(wù)環(huán)境，將網(wǎng)絡(luò)信息、政府信息公開等檔案資源進(jìn)行了分層開發(fā)，特別是對(duì)政府網(wǎng)站，從對(duì)公眾的開放上，逐步形成了機(jī)構(gòu)政策條文、公告等窗口，這些窗口不僅為公眾提供了檔案信息咨詢機(jī)會(huì)，也從檔案信息服務(wù)中加強(qiáng)了政府與公眾間的互動(dòng)?？梢?，電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息綜合管理，應(yīng)該從構(gòu)建良性的、滿足政府與公眾雙向互動(dòng)的有效平臺(tái)，并借助于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化平臺(tái)，最大化地滿足公眾對(duì)檔案信息資源的需求。如在個(gè)人交稅、護(hù)照辦理、車牌辦理等檔案信息查詢中，提升了檔案資源管理的便捷性和效益性。

三、電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息綜合運(yùn)用中的問題及改進(jìn)方向

電子政務(wù)環(huán)境為實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化資源整合創(chuàng)造了基礎(chǔ)條件，但在檔案信息整合與電子政務(wù)信息資源互聯(lián)互通上，還存在一些問題。一方面從信息資源的內(nèi)容上來看具有重合性，特別是傳統(tǒng)政府機(jī)構(gòu)在政務(wù)活動(dòng)中對(duì)各類文件的存儲(chǔ)與記錄，既有法律法規(guī)等政策性文件，還有涉及各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)的統(tǒng)計(jì)類信息，這些信息在數(shù)字化過程中又產(chǎn)生了更多信息衍生資料，在鑒定其政務(wù)信息價(jià)值上增加了難度；另一方面在信息互通中面臨共同的數(shù)字化難題，隨著政府信息化建設(shè)及各類檔案館信息化建設(shè)的加快，其信息資源都面臨著數(shù)字化的共同難題，如數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字化掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)，以及紙質(zhì)文件與聲像圖文文件的歸檔問題等等，這些系統(tǒng)化資源在重組及編制上因數(shù)據(jù)源的差異性，還存在較多的標(biāo)準(zhǔn)化難題；再者，對(duì)于政務(wù)信息與檔案信息在信息化分層管理上，依據(jù)全宗理論，對(duì)于隸屬不同信息部門的檔案信息資源需要結(jié)合時(shí)間、價(jià)值、內(nèi)容等不同標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類，從而實(shí)現(xiàn)信息資源共享的智能化管理。另外，電子政務(wù)環(huán)境下數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中，由于經(jīng)費(fèi)等因素的影響，整個(gè)建設(shè)進(jìn)度較為緩慢，對(duì)于已經(jīng)建成的檔案類網(wǎng)站，其互通能力受到影響，特別是一體化建設(shè)規(guī)劃缺乏明確性，多數(shù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)采用相關(guān)站點(diǎn)的簡單鏈接，以致于分散性、孤立性較強(qiáng)。對(duì)于檔案信息數(shù)字化規(guī)范及轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)的制定相對(duì)混亂，其因素源自社會(huì)各檔案信息所有者，未能從建設(shè)伊始就加強(qiáng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一化管理，以致于檔案信息結(jié)構(gòu)模式較多，格式不統(tǒng)一，如異構(gòu)數(shù)據(jù)庫現(xiàn)象嚴(yán)重、對(duì)于各檔案信息網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)缺乏有效的規(guī)范，也加劇了檔案信息資源重組整合的難度。隨著網(wǎng)絡(luò)化、開放性互聯(lián)環(huán)境的形成，對(duì)于電子政務(wù)環(huán)境下的檔案信息資源管理中的安全問題尤為突出。開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境使得檔案信息收到更多的網(wǎng)絡(luò)安全威脅，如病毒、黑客入侵、各類間諜行為等，對(duì)于檔案信息資源的破壞及竊取行為的打擊是確保檔案資源安全穩(wěn)定的關(guān)鍵。從我國檔案信息管理綜合運(yùn)用實(shí)踐來看，需要從三個(gè)方面加以應(yīng)對(duì)。一是做好數(shù)字化檔案信息資源的有效整合，特別是從法律、制度、規(guī)范等方面進(jìn)行整合，優(yōu)化電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源管理需求配置不均衡問題。如對(duì)于數(shù)字化檔案信息特點(diǎn)及作用的明確，從數(shù)字化檔案信息管理中構(gòu)建統(tǒng)一的信息資源交換平臺(tái)，切實(shí)從分散異構(gòu)的檔案信息資源庫中進(jìn)行技術(shù)優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)有效組合和銜接，增強(qiáng)檔案信息資源的可控性、動(dòng)態(tài)性和可持續(xù)性；針對(duì)檔案信息資源與社會(huì)其他信息的集成問題，要從信息資源配置體系上，積極協(xié)調(diào)各檔案信息管理部門間的融合，利用統(tǒng)一用戶界面及檢索方法，實(shí)現(xiàn)各類用戶隨時(shí)隨地獲取有效信息，發(fā)揮數(shù)字檔案信息的服務(wù)效益。二是注重對(duì)檔案信息部門與圖書、情報(bào)信息的融合，對(duì)于數(shù)字檔案信息資源在統(tǒng)一建設(shè)中，不僅要從自身進(jìn)行整合，還要兼顧電子政務(wù)環(huán)境下，圖書、情報(bào)信息的資源整合，以構(gòu)建政府行政與檔案信息一站式服務(wù)格局。同時(shí)，針對(duì)信息資源整合中，政府檔案信息與檔案館、各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)、檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)以及圖書、情報(bào)機(jī)構(gòu)間數(shù)字化信息的非統(tǒng)一現(xiàn)狀，要強(qiáng)化各部門間的互通與交流，著力從信息收集、整理、分工、協(xié)同、統(tǒng)一中，強(qiáng)化信息交換，構(gòu)建暢通的信息資源共享機(jī)制，以便于各類檔案信息數(shù)據(jù)庫的有效融合與集成。三是要強(qiáng)化對(duì)數(shù)字檔案網(wǎng)站與政府網(wǎng)站的銜接與整合，隨著各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)自身網(wǎng)站建設(shè)的推廣，在對(duì)外進(jìn)行檔案信息服務(wù)的同時(shí)，應(yīng)該多與政府網(wǎng)站建立信息共享，特別是在提供政府信息服務(wù)及網(wǎng)絡(luò)辦公方面，要從現(xiàn)階段政府網(wǎng)站與數(shù)字檔案網(wǎng)站的有效對(duì)接中，提升民眾對(duì)檔案信息資源的便捷、快速、有效檢索的水平。

四、以某高校為例來探討檔案信息管理的綜合運(yùn)用對(duì)策

在進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)及綜合運(yùn)用上，高校憑借其自身信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)及電子政務(wù)信息化發(fā)展契機(jī)，通過多方調(diào)研和利弊分析，逐步形成了多層次、多任務(wù)、高效率的檔案信息管理模式。其主要舉措表現(xiàn)在五個(gè)方面。

（一）注重專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，深化校企合作

2008年江蘇鹽城師范學(xué)院檔案館通過參觀考察等活動(dòng)，立足自身檔案信息化管理實(shí)際，從構(gòu)建高效數(shù)字化檔案資源建設(shè)中，積極組建專業(yè)隊(duì)伍，并成立了由館長為首的數(shù)字檔案管理開發(fā)與建設(shè)小組。一方面組織人員參加專業(yè)培訓(xùn)，強(qiáng)化對(duì)信息化檔案業(yè)務(wù)知識(shí)及技能的學(xué)習(xí)，提升團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)水平；另一方面注重與軟件公司及政府檔案管理部門建立協(xié)作，通過技術(shù)服務(wù)來優(yōu)化工作重心，促進(jìn)整個(gè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的有序進(jìn)行。

（二）積極組建軟硬件平臺(tái)，創(chuàng)造檔案信息化管理綜合運(yùn)用環(huán)境

檔案信息資源綜合管理工作離不開先進(jìn)的軟硬件平臺(tái)環(huán)境的支撐，在硬件平臺(tái)建設(shè)上，該院檔案館全面分析當(dāng)前檔案管理業(yè)務(wù)需求，配置了2臺(tái)HP服務(wù)器，1臺(tái)Juniper防火墻，3臺(tái)Cisco路由器，高性能計(jì)算機(jī)8臺(tái)，多功能一體機(jī)3臺(tái)，A3、A4掃描儀各2臺(tái)，復(fù)印機(jī)2臺(tái)，為全校檔案信息化建設(shè)提供了硬件保障。在軟件建設(shè)上，結(jié)合當(dāng)前高校檔案管理實(shí)際，從軟件的先進(jìn)性、靈活性、可移植性等方面開發(fā)了新系統(tǒng)，使其體系結(jié)構(gòu)更加開放，系統(tǒng)維護(hù)更加安全、可靠，特別是在功能模塊設(shè)置上，以現(xiàn)代數(shù)字化信息管理綜合運(yùn)用為指導(dǎo)，涵蓋檔案的采集、處理、歸檔、存儲(chǔ)、利用和管理，并支持文件批量處理，PDF格式轉(zhuǎn)換與利用，以多字段為檢索條件的模塊化結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，既兼顧了傳統(tǒng)用戶的使用習(xí)慣，又可以滿足未來用戶的自定義需求。

（三）檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)與實(shí)施

依據(jù)全宗管理理念，對(duì)于檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)流程進(jìn)行全面優(yōu)化，特別是針對(duì)全宗館藏檔案信息進(jìn)行清理與統(tǒng)計(jì)，借鑒各兄弟院校的檔案管理成效和對(duì)策，結(jié)合自身實(shí)際來進(jìn)行靈活運(yùn)用。如針對(duì)歷屆新生錄取名錄進(jìn)行逐年掃描與統(tǒng)計(jì)，對(duì)歷屆畢業(yè)生的學(xué)習(xí)成績、登記表進(jìn)行掃描與統(tǒng)計(jì)，對(duì)相關(guān)文件的索引目錄進(jìn)行掃描與統(tǒng)計(jì)，完成數(shù)據(jù)的銜接與管理。在信息檢索上，借助于檔案信息數(shù)據(jù)庫技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)模糊查詢。如輸入學(xué)生信息上的某一關(guān)鍵詞，將會(huì)顯示與之相關(guān)的錄取名冊(cè)、畢業(yè)登記表及成績等信息。對(duì)院校相關(guān)的各類重要文件、項(xiàng)目文檔等資料進(jìn)行掃描并統(tǒng)一管理，便于各部門管理人員進(jìn)行快捷檢索與應(yīng)用。需要強(qiáng)調(diào)的是，在新數(shù)據(jù)庫建設(shè)上，針對(duì)舊數(shù)據(jù)庫中的信息與館藏紙質(zhì)文件的對(duì)照與核實(shí)，依據(jù)《高等院校檔案實(shí)體分類法》要求，分別對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)庫資料進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和轉(zhuǎn)換，特別是對(duì)于原館藏資料中未錄入的紙質(zhì)案卷，重新進(jìn)行整理與核實(shí)，以實(shí)現(xiàn)館藏信息資源的全面數(shù)字化。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案信息管理應(yīng)用與學(xué)校OA系統(tǒng)的在線對(duì)接

檔案管理系統(tǒng)軟件平臺(tái)建設(shè)，在與院校OA系統(tǒng)的拓展與對(duì)接上，更好地實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享與開發(fā)。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)與OA接口的開發(fā)，并通過構(gòu)建中間庫來滿足校園內(nèi)外其他系統(tǒng)對(duì)檔案信息資源的檢索與訪問。特別是中間庫技術(shù)的應(yīng)用，便于檔案管理員從定期采集的檔案信息臨時(shí)庫中進(jìn)行篩選，直接存儲(chǔ)到檔案管理信息庫中。新軟件系統(tǒng)平臺(tái)在提升檔案資源利用效率上，更好地將各類信息資源進(jìn)行了全面整合，突破了傳統(tǒng)采編人員低效、重復(fù)的工作強(qiáng)度限制，利用計(jì)算機(jī)輔助技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的選題、材料加工、利用，為整個(gè)編研工作節(jié)省了時(shí)間，降低了勞動(dòng)量，提升了工作效率。

（五）構(gòu)筑安全、可靠的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫平臺(tái)

檔案信息綜合運(yùn)用對(duì)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全性提出更高要求，為了確保檔案信息資源的真實(shí)性、可靠性和完整性，需要從檔案管理業(yè)務(wù)部門的實(shí)際需求分析上，進(jìn)一步梳理檔案信息管理流程，構(gòu)建全面的檔案信息應(yīng)用過程監(jiān)控體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化文件的全面管理。如利用權(quán)限分配技術(shù)，針對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)中的用戶進(jìn)行分配不同的權(quán)限，所有用戶的使用都在軟件的監(jiān)控下進(jìn)行，為檔案信息服務(wù)平臺(tái)提供了安全保障。

五、結(jié)語

檔案信息資源綜合運(yùn)用的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)，而數(shù)據(jù)庫技術(shù)需要從軟硬件平臺(tái)的合力中保障檔案信息的采集、存儲(chǔ)、管理、應(yīng)用服務(wù)的滿足。作為回溯性資源，對(duì)于檔案信息資源的原始性、記錄性，應(yīng)該從信息管理的及時(shí)性、靈活性上來開發(fā)，增強(qiáng)檔案信息資源的服務(wù)能力，并在保障檔案信息資源安全、穩(wěn)定、可靠基礎(chǔ)上，最大化地降低管理成本，發(fā)揮最大的管理效益，更好地促進(jìn)檔案信息資源的社會(huì)化服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)。

作者：章鄴 單位：鹽城師范學(xué)院