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一、《辦法》增設(shè)“學(xué)生類”檔案是科學(xué)發(fā)展觀的具體體現(xiàn)

《辦法》中增設(shè)“學(xué)生類”檔案，突破了一直以來高校檔案的界定范圍，從而拓寬了高校檔案的內(nèi)涵和范圍，意義深遠(yuǎn)。

1．彰顯了“以人為本”和重視民生檔案的理念?？茖W(xué)發(fā)展觀的本質(zhì)是實現(xiàn)經(jīng)濟社會全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展，惠及民生，其核心是“以人為本”。這是我們黨在十六屆三中全會上明確提出來，并在黨的十八大上被確定為全黨的指導(dǎo)思想。國家檔案局依據(jù)所學(xué)發(fā)展觀，在十六屆三中全會后，提出了“人的檔案最重要，最有價值”的新理念。在高校中，占主體地位的是學(xué)生，而不是領(lǐng)導(dǎo)，更不是校長，是學(xué)校主體中的重中之重，因此學(xué)生檔案最重要，最有價值。增設(shè)“學(xué)生類”檔案是對過去傳統(tǒng)的檔案管理觀念的徹底否定，它有利于學(xué)生對其個人檔案的查詢和利用，突出體現(xiàn)了“以人為本”的價值理念。眾所周知，在相當(dāng)長的一個歷史時期內(nèi)，我國的人事檔案是處在一種極度封閉的狀態(tài)，過分強調(diào)保密，公民個人根本無權(quán)查看自己的檔案，在高校中，學(xué)生也無權(quán)查看自己的檔案，對于自己檔案中的內(nèi)容處于一無所知的狀態(tài)，一些學(xué)生檔案中的不實之詞致學(xué)生在走向社會后，得不到公正對待而貽誤發(fā)展前途，以致影響一生的情況多有發(fā)生，而本人并不知曉其原因?！掇k法》明確提出并列舉了學(xué)生檔案包括的一些基本內(nèi)容，并強調(diào)學(xué)生本人是檔案形成的主體。對自己的檔案享有知情權(quán)。符合現(xiàn)代社會人事檔案必須陽光化的趨勢，從這個意義上來講，也彰顯了“以人為本”和重視民生檔案的理念，體現(xiàn)了科學(xué)發(fā)展觀的本質(zhì)特征。

2.有利于高校學(xué)生檔案管理體制的規(guī)范。《辦法》實施五年來，縱觀各高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀，用一句話概括，仍呈比較混亂的狀態(tài)。從表面上看，有的高校學(xué)生檔案由各院（系）管理，有的是研究生檔案由研究生院管理，本科生檔案由學(xué)生處管理，有的由學(xué)校檔案部門管理。這種不統(tǒng)一性必然使學(xué)生檔案管理混亂，但這只是一種表象，而本質(zhì)問題則是由于管理體制不規(guī)范而造成的。因此，《辦法》在分析了高校檔案管理混亂原因的基礎(chǔ)上，明確提出了高校學(xué)生檔案歸檔案館管理，這是既體理了學(xué)生檔案的本質(zhì)特征又符合檔案工作規(guī)律的。實行高校檔案館管理的體制有諸多優(yōu)勢，但主要有兩個方面，一是人才優(yōu)勢。學(xué)生檔案有其自身的特點，不僅需要專人管理，更需要有具備檔案專業(yè)知識的人去管理。而學(xué)校各院（系）、學(xué)生處的工作人員，一般都是兼職做檔案工作，平時事務(wù)性工作就比較多，很難有專門的時間和精力來管理學(xué)生檔案，突擊整理學(xué)生檔案是家常便飯，由于他們一段都不具備檔案專業(yè)知識，因此常常感到力不從心，從近年來社會用人單位對學(xué)生檔案利用反饋中提出的諸多問題中可以看到這種管理形式帶來的各種負(fù)面后果，從這個角度上來講，只有高校檔案館的專門檔案人員才能真正勝任學(xué)生檔案管理工作。二是保管優(yōu)勢。檔案館以外的部門管理學(xué)生檔案，一般將檔案存放于普通的辦公用房中，檔案丟失、損毀時有發(fā)生，而高校檔案館有專門的庫房和保管設(shè)施，能夠從根本上保證學(xué)生檔案的完整與安全。此外，各部門管理學(xué)生檔案的做法，導(dǎo)致各部門之間責(zé)任互相推諉，造成學(xué)生檔案質(zhì)量差、可信度低，降低了學(xué)生檔案的利用質(zhì)量，不利于學(xué)生本人和社會各方面的查閱和利用。

3.有利于實現(xiàn)高校檔案館藏資源的集中統(tǒng)一管理。集中統(tǒng)一地管理黨和國家的全部檔案是我國檔案工作最重要、最根本的基本原則。高校檔案是國家檔案，而高校學(xué)生檔案是高校檔案的重要組成部分，因此，也是國家檔案，必須由檔案部門實行集中統(tǒng)一管理。近年來，隨著我國高等教育的發(fā)展辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，學(xué)生數(shù)量急劇增加，各高校逐步建立了檔案館或檔案信息中心，其目的就是實現(xiàn)對高校全部檔案信息資源的集中統(tǒng)一管理，維護高校檔案的完整與完全?！掇k法》在文件材料的歸檔范圍中，對學(xué)生類檔案的范圍做出了明確規(guī)定。主要包括高等教育學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育，學(xué)生的高中檔案入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。這些材料既包括了學(xué)生個人檔案中的大部分內(nèi)容，也包括了教學(xué)檔案歸檔范圍中的部分內(nèi)容、即學(xué)生的“入學(xué)登記表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄”等是比較完整的學(xué)生檔案材料。校檔案館或檔案信息中心以此為標(biāo)準(zhǔn)，可對學(xué)生檔案形成院、系、班級進行指導(dǎo)，及時歸檔，保證學(xué)生檔案信息的完整，并與學(xué)校其他檔案信息共同構(gòu)筑館藏檔案信息資源體系，實現(xiàn)高校檔案館藏資源的集中統(tǒng)一。

二、高校學(xué)生檔案管理規(guī)范化的途徑

高校學(xué)生檔案要真正做到“檔如其人”，真實準(zhǔn)確地反映出大學(xué)生本人在校期間的成長歷程，其根本途徑就是實現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理規(guī)范化。

1.建立并不斷完善高校學(xué)生檔案規(guī)范化的制度體系。《辦法》對“學(xué)生類”檔案的一些主要和基本的內(nèi)容做了規(guī)定，這是十分必要的，有指導(dǎo)意義，但是，通過什么樣的方式和途徑去收集和保管，各高校的做法不盡相同。因此，非常有必要在制度層面上做文章，國家有關(guān)部門應(yīng)制定具有較強針對性和較強操作性的高校學(xué)生檔案管理辦法、實施細(xì)則和體系，提出明確的任務(wù)目標(biāo)和全面的歸檔范圍，對產(chǎn)生學(xué)生檔案的各個環(huán)節(jié)的工作進行細(xì)化和提出基本規(guī)范要求，從而確保學(xué)生檔案的連續(xù)性、完整性和安全性。雖然我國高校的規(guī)模、所有制千差萬別，但各高校應(yīng)根據(jù)本校實際，明確由檔案部門牽頭，與各院系協(xié)同單位協(xié)作建立相應(yīng)的檔案工作制度去明確各自的職責(zé)。建立一個相對集中統(tǒng)一管理學(xué)生檔案的不同模式。并建立考核評價制度，定期開展系統(tǒng)考核，強化過程管理和監(jiān)督。

2.充實檔案內(nèi)容，提高檔案質(zhì)量?！掇k法》頒布以來，許多高校在學(xué)生檔案的內(nèi)容上，除保證基本的《辦法》所列舉的內(nèi)容外，結(jié)合自身的教育教學(xué)和人才培養(yǎng)的實際情況，沿著學(xué)生自身成長的軌跡，根據(jù)社會對人才的需求，進行豐富檔案內(nèi)容的各種有益嘗試，體現(xiàn)高校素質(zhì)教育的成果和學(xué)生自我發(fā)展的過程，從而實現(xiàn)“檔如其人”的目標(biāo)，這樣形成的學(xué)生檔案能夠涵蓋其全貌，為用人單位全面了解畢業(yè)生提供了準(zhǔn)確真實全面的信息，同時也為學(xué)生本人在日后的成長發(fā)展提供了鑒借依據(jù)。各高?，F(xiàn)階段對學(xué)生檔案的不斷充實基本集中在以下幾個方面：一是行為表現(xiàn)情況，反映學(xué)生思想道德素質(zhì)；二是身體健康情況，反映學(xué)生是否有一個健康的體魄。三是學(xué)生的心理素質(zhì)，反映學(xué)生的心理狀態(tài)，個性傾向和職業(yè)傾向。四是技能水平記錄情況，記錄學(xué)生參加各種技能水平的鑒定，能力水平考試等。五是社會實踐活動情況及效果，記錄學(xué)生在校任職情況及評價，參加大型活動，科技活動效果等，反映學(xué)生社會活動及社交情況。六是信用情況，個人信用是人們關(guān)注的重要品德，是現(xiàn)代社會關(guān)心的基本要素。經(jīng)過不斷充實，使學(xué)生檔案更具個性特征，避免了“程式化”、“公式化”千人一面的檔案現(xiàn)狀。為了保證充實工作，高校應(yīng)建立學(xué)生檔案信息動態(tài)跟蹤機制，及時收錄學(xué)生各種全面信息數(shù)據(jù)，動態(tài)地記錄大學(xué)生的成長歷程，豐富學(xué)生檔案信息資源。

3.運用現(xiàn)代科技推進學(xué)生檔案管理信息化。當(dāng)前，我國已進入信息化時代，高校招生、就業(yè)都已基本實現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)管理，學(xué)生檔案在載體上已形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存。高校應(yīng)充分利用電子技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，整合各方面信息資源，開發(fā)運用學(xué)生檔案管理系統(tǒng)和電子檔案庫，依托互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)學(xué)生檔案管理與服務(wù)網(wǎng)站，為學(xué)生和社會提供各種學(xué)生檔案咨詢、查詢等服務(wù)，從而大大提高工作效率和優(yōu)勢。

三、總結(jié)

高校學(xué)生檔案管理水平的提高是一項系統(tǒng)工程，需要國家、社會、高校、學(xué)生的廣泛關(guān)注，只有以科學(xué)發(fā)展觀為統(tǒng)領(lǐng)，堅持“以人為本”，才能使高校學(xué)生檔案健康地向前發(fā)展。

作者：李雨張慧單位：遼寧醫(yī)學(xué)院