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一、精細(xì)化管理思想及其內(nèi)涵

現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，科學(xué)化管理包含三個(gè)層次：第一個(gè)層次是規(guī)范化管理，第二個(gè)層次是精細(xì)化管理，第三個(gè)層次是個(gè)性化管理。精細(xì)化管理是社會(huì)分工精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求，是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入基本思想和管理模式，是一種以最大限度減少管理所占用資源和降低管理成本為目標(biāo)的管理方式。精細(xì)化管理的前提是基礎(chǔ)管理,在此基礎(chǔ)上,它是注重過程的細(xì)節(jié)管理,它的核心是規(guī)范管理,專業(yè)管理是精細(xì)化管理的支撐。地鐵工程施工檔案的精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)管理質(zhì)量與效益的同步提高，強(qiáng)調(diào)檔案管理者的責(zé)任心和敬業(yè)精神。施工單位實(shí)施精細(xì)化管理通過精細(xì)化的決策，確立以提高檔案質(zhì)量，建立精細(xì)化的檔案管理模式等多途徑來(lái)實(shí)現(xiàn)。

二、檔案管理工作的內(nèi)涵

中國(guó)最古老的檔案是殷商時(shí)的甲骨檔案。檔案管理工作的內(nèi)涵是健全機(jī)構(gòu)檔案的保管制度，規(guī)范檔案管理工作的流程，積極發(fā)揮檔案的功能。地鐵工程檔案資料管理包含一般文檔資料管理和竣工驗(yàn)收資料管理。一般文檔資料包含發(fā)文、收文、標(biāo)書、會(huì)議紀(jì)要和其他文函;竣工驗(yàn)收資料主要包括文字資料、圖紙資料等。

三、精細(xì)化管理在地鐵施工檔案管理

工作中的應(yīng)用中的實(shí)際意義2014年，我們集團(tuán)公司提出“精確管理、精益管理、精心經(jīng)營(yíng)、精誠(chéng)共贏”管理理念。為認(rèn)真貫徹這一管理理念，我們應(yīng)加強(qiáng)精細(xì)化管理在地鐵檔案管理工作中的應(yīng)用。精細(xì)化管理是地鐵施工單位提高管理水平的有效手段。精細(xì)化管理在地鐵施工單位檔案管理工作中的應(yīng)用,可以使地鐵施工單位的檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦公效率。“精細(xì)化管理”融入地鐵施工單位的檔案管理工作中，地鐵施工單位的檔案管理工作將會(huì)做深做細(xì)，管理受控，做到流程規(guī)范化、管理科學(xué)化，更好地促進(jìn)日常管理工作。因此，精細(xì)化管理在地鐵施工單位的檔案管理工作中的應(yīng)用將會(huì)有深遠(yuǎn)的意義。四、精細(xì)化管理在地鐵施工單位的檔案管理工作中的應(yīng)用地鐵施工單位檔案管理流程可以分為文件形成的準(zhǔn)備階段、文件的形成階段、文件的流通利用階段、文件的移交業(yè)主階段，文件的作廢處理階段。每個(gè)階段都有關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在關(guān)鍵環(huán)節(jié)設(shè)置控制點(diǎn)，細(xì)化管理方法，嚴(yán)格控制要求，才能保證文件管理受到控制，提高文件質(zhì)量。

1.文件形成的準(zhǔn)備階段。第一，要制定工作流程。根據(jù)圖紙和現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況編制工作流程，編制時(shí)要考慮有哪些資料，這些資料由哪些人編寫，怎樣傳遞，時(shí)間要求等，根據(jù)這些要求編制出具體工作流程，發(fā)放到相關(guān)個(gè)人以作指導(dǎo)，并督促其按此流程工作。如果缺少這一環(huán)節(jié)，技術(shù)員和資料員間不能很好配合，并影響到工作效率。第二，制定規(guī)章制定，促進(jìn)施工檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。為了確保地鐵工程檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，施工單位項(xiàng)目初期就要備齊各類規(guī)范和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)國(guó)家《檔案法》、《保密法》及各類規(guī)范和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等制定《檔案管理制度》、《檔案員崗位責(zé)任制》等規(guī)章制度，對(duì)檔案資料的收集、立檔、管理、利用及安全保密等方面作了嚴(yán)格規(guī)定。信息化時(shí)代，給地鐵施工檔案工作帶來(lái)了新的課題，地鐵施工檔案管理應(yīng)推行計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，適應(yīng)現(xiàn)代管理模式，探索地鐵施工檔案信息資源體系，根據(jù)地鐵工程和單位信息化管理實(shí)際情況，實(shí)現(xiàn)地鐵工程檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管，逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、保管、利用工作規(guī)范、有序，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高地鐵施工檔案管理效率。第三，責(zé)任落實(shí)到人，制定獎(jiǎng)罰制度，加強(qiáng)制度執(zhí)行力和考核力。根據(jù)工作流程，分解工作職責(zé)，使技術(shù)員和資料員明確各自責(zé)任。如發(fā)生問題，不會(huì)發(fā)生推卸責(zé)任的現(xiàn)象。并制定獎(jiǎng)罰制度。如果檔案有問題，要責(zé)任到人，并對(duì)其進(jìn)行處罰；如果檔案做得非常好，并在各項(xiàng)檢查中，取得良好的成績(jī)，或項(xiàng)目竣工后，獲得魯班獎(jiǎng)，就要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，形成激勵(lì)政策。這樣才能形成趕幫超的局面，達(dá)到精細(xì)化管理的目的。第四，定期對(duì)資料員與技術(shù)員進(jìn)行培訓(xùn)。人才資源是地鐵施工單位資料管理精細(xì)化管理的關(guān)鍵因素。目前資料員和技術(shù)員的業(yè)務(wù)能力良莠不齊，有必要對(duì)資料員和技術(shù)員進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和拓展，提升資料員和技術(shù)員的工作能力，確保資料搜集的真實(shí)有效，使其明確精細(xì)化管理的必要性，并定期組織考試，使相關(guān)人員有緊迫感。我們項(xiàng)目部努力為檔案人才提供良好的發(fā)展平臺(tái)，多渠道多途徑培養(yǎng)一支規(guī)模適度、素質(zhì)優(yōu)良的專家型、技能型的精細(xì)化人才隊(duì)伍，充分挖掘地鐵施工單位人員的主動(dòng)性、創(chuàng)造性和發(fā)展?jié)摿?，?shí)現(xiàn)天津地鐵項(xiàng)目部檔案的大發(fā)展。第五，建立三級(jí)檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)是確保檔案工作有序開展的關(guān)鍵。應(yīng)建立三級(jí)檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，即總工程師領(lǐng)導(dǎo)一級(jí)、施技部部長(zhǎng)一級(jí)、資料主管部長(zhǎng)一級(jí)，建立三級(jí)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制網(wǎng)絡(luò)確保檔案工作由上到下，全面覆蓋，帶動(dòng)全員。

2.文件形成階段控制。雖然項(xiàng)目部總工程師對(duì)檔案的技術(shù)內(nèi)容和質(zhì)量負(fù)責(zé)，但資料員審查環(huán)節(jié)和文件輸出環(huán)節(jié)在文件質(zhì)量把關(guān)上也發(fā)揮著十分重要的作用。目前地鐵施工單位的技術(shù)文件的編制流程是首先通過技術(shù)員在現(xiàn)場(chǎng)記錄，然后把現(xiàn)場(chǎng)記錄交給資料員，資料員檢查現(xiàn)場(chǎng)記錄，輸出文件。文件流轉(zhuǎn)中疏忽的問題會(huì)暴露在交接環(huán)節(jié)，審查環(huán)節(jié)和輸出環(huán)節(jié),所以技術(shù)人員和資料員要按照項(xiàng)目部檔案管理制度的要求交接，審查和輸出文件，將這些環(huán)節(jié)中的問題分類匯總，表格化管理，對(duì)共性問題制定措施，從而促進(jìn)檔案規(guī)范化管理，按流程流轉(zhuǎn)，提高形成文件的質(zhì)量。為了提高檔案質(zhì)量,采取了以下幾項(xiàng)措施:(1)每周對(duì)資料進(jìn)行一次抽查,使檔案工作與地鐵工程建設(shè)同步。根據(jù)地鐵施工現(xiàn)場(chǎng)的進(jìn)展情況，有針對(duì)性地進(jìn)行跟蹤,有效地避免了資料的丟失和滯后,保證資料與工程建設(shè)同步。(2)每月一次的工程資料例會(huì)制度,加強(qiáng)資料的協(xié)調(diào)管理。為了及時(shí)溝通資料檔案中存在的普遍問題，每月召集項(xiàng)目部資料員、總工程師、施技部部長(zhǎng)、主管資料部長(zhǎng)召開資料例會(huì)，總結(jié)一個(gè)月以來(lái)的資料工作情況，對(duì)資料歸檔工作做得好的資料員提出表?yè)P(yáng)，提出存在和需要解決的問題，資料例會(huì)最終形成的會(huì)議紀(jì)要要下發(fā)到各相關(guān)部室，這樣既有利于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解檔案工作情況，又有利于工作的監(jiān)督和落實(shí)。（3）嚴(yán)格文件工作流程。地鐵工程項(xiàng)目文件的來(lái)源廣泛，檔案人員要嚴(yán)格把關(guān)，從文件的格式、簽字手續(xù)、蓋章情況等等嚴(yán)格把關(guān)，禁止形成不合規(guī)范的文件，以及嚴(yán)禁文件材料的不及時(shí)歸檔，從而有效提高文件資料的歸檔質(zhì)量。

3.文件流通利用階段控制。文件流通利用階段包括文件查閱環(huán)節(jié)之前的準(zhǔn)備工作，文件查閱環(huán)節(jié)，文件發(fā)放環(huán)節(jié)，文件歸還環(huán)節(jié)。在文件查閱環(huán)節(jié)之前的準(zhǔn)備工作如下：首先應(yīng)建立檔案卷內(nèi)目錄，圖紙卷內(nèi)目錄，使文件有據(jù)可查；其次要建立文件和圖紙卷內(nèi)目錄電子匯總表,能快速高效找到文件；再次，要掃描重要文件，以防文件丟失。在文件流通階段，我們首先建立檔案、圖紙查閱登記簿和檔案、圖紙收發(fā)文登記簿，做到來(lái)源和去向清晰，有據(jù)可查。其次要建立檔案、圖紙電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)并根據(jù)工程進(jìn)度完善相關(guān)信息，定期催促借閱人歸還，跟蹤文件流向，更要定期要組織文件檢查工作，以便及時(shí)了解文件實(shí)際情況，保證文件、圖紙與目錄相符。但在歸還環(huán)節(jié)容易發(fā)生矛盾，應(yīng)建立歸還確認(rèn)制，使借閱管理更加精細(xì)化，無(wú)紕漏。對(duì)于外發(fā)的文件，發(fā)放記錄應(yīng)與分發(fā)申請(qǐng)單的要求一致，分發(fā)回執(zhí)由接收部門或單位簽字蓋章后歸還給地鐵施工單位，發(fā)放單與回執(zhí)單應(yīng)成套管理，一一對(duì)應(yīng)，確保外放文件閉環(huán)管理。

4.檔案的移交業(yè)主階段。精細(xì)化管理在檔案移交業(yè)主階段，應(yīng)做到“三同步”：即布置施工任務(wù)與布置竣工文件編制、工程施工進(jìn)展與竣工文件形成積累、工程竣工驗(yàn)收交接與竣工文件交接同步進(jìn)行。地鐵項(xiàng)目部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)竣工文件的編制、移交和檔案信息化工作，特別是重點(diǎn)工程項(xiàng)目的竣工檔案管理工作，集團(tuán)公司、工程公司負(fù)責(zé)科研技術(shù)和檔案管理的部門，應(yīng)積極協(xié)助項(xiàng)目部做好竣工文件的編制與指導(dǎo)，必要時(shí)應(yīng)配合項(xiàng)目部一起主動(dòng)邀請(qǐng)工程竣工檔案接收單位檔案部門對(duì)編制工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)，為竣工檔案順利移交、工程質(zhì)量保證金及時(shí)回款打下基礎(chǔ)。工程結(jié)束，要根據(jù)業(yè)主要求編制竣工資料，并把竣工資料移交給業(yè)主，并對(duì)作廢文件進(jìn)行處置。在這一階段，文件歸檔環(huán)節(jié)與作廢環(huán)節(jié)是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

5.檔案的作廢處理階段。檔案的作廢處置階段是指檔案發(fā)生修改后，對(duì)作廢的檔案和圖紙進(jìn)行管理。如何做好檔案的作廢處置管理呢？首先，我們要建立作廢檔案登記簿，確保賬物相符。登記簿上應(yīng)注明作廢檔案的詳細(xì)信息和作廢依據(jù)，便于追溯查找。作廢文件集中放置于資料室，積累到一定程度后，要按照項(xiàng)目部資料管理規(guī)章制度和保密要求，按銷毀程序進(jìn)行處置。精細(xì)化管理在地鐵施工單位檔案管理工作中的應(yīng)用只是精細(xì)化管理在工程建設(shè)中的一個(gè)小方面，精細(xì)化管理應(yīng)該應(yīng)用到工程建設(shè)的方方面面，這樣才會(huì)使工程建設(shè)事業(yè)蓬勃發(fā)展。

作者：王穎葛倩米紅香單位：中鐵十六局二公司天津地鐵項(xiàng)目部