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【摘要】隨著住房公積金的不斷發(fā)展，其產(chǎn)生的會計檔案數(shù)量逐漸增加，內(nèi)容也更加豐富，住房公積金會計檔案管理越來越受到重視。為保障住房公積金會計工作的合規(guī)、有序開展，更好地維護繳存職工的合法權(quán)益，需要進一步完善住房公積金會計檔案管理工作。

1會計檔案的定義

會計檔案是單位檔案的重要組成部分，是記錄和反映單位發(fā)生的經(jīng)濟活動的重要依據(jù)，主要包括各種會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計核算與管理資料。

2住房公積金會計檔案的內(nèi)容及特殊性

住房公積金會計檔案是指中心在住房公積金匯繳、提取、轉(zhuǎn)移、貸款、核算等業(yè)務(wù)過程中形成或者接收的，記錄與反映住房公積金財務(wù)事項的會計資料，以文字、圖表等各種形式存在，具有一定的保存價值。住房公積金會計檔案主要包括公積金匯繳、提取、轉(zhuǎn)移、貸款等業(yè)務(wù)過程中形成的會計憑證及所附原始單據(jù)，總賬、明細賬、日記賬及其他輔助性賬簿，月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告和統(tǒng)計報表以及其他會計資料。公積金會計檔案管理存在自己的特殊性。首先，住房公積金會計檔案實體收集量較大。隨著住房公積金的不斷發(fā)展，公積金資金歸集與使用的數(shù)量也日益增加，公積金會計檔案數(shù)量遠多于其他一般會計檔案。其次，住房公積金業(yè)務(wù)繁多，包括開戶、銷戶、賬戶轉(zhuǎn)移、繳存、提取、個人貸款等多項業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)種類的繁多也提高了公積金會計檔案收集、整理、歸檔和管理的復(fù)雜性。最后，住房公積金中心管理的資金量相對較大，這也為會計檔案管理增加了一定的難度和風險。

3住房公積金會計檔案管理的意義

住房公積金制度作為一項國家福利性制度，其財務(wù)管理情況關(guān)系到眾多繳存職工的切身利益。通過公積金會計檔案，可以使外部監(jiān)管機構(gòu)清楚了解公積金各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動，維護公積金管理秩序與繳存職工權(quán)益，保障國家政策的有效實施和社會的和諧穩(wěn)定。同時，會計檔案也可以為公積金政策制定機構(gòu)完善公積金政策提供一些依據(jù)。隨著住房公積金歸集量的不斷增多，公積金管理面臨著更多的資金風險。會計檔案是揭露經(jīng)濟責任、打擊經(jīng)濟犯罪、分析事故原因等的重要證據(jù)。完善的會計檔案管理還可以在一定程度上遏制非法挪用、非法投資、違規(guī)提取和貸款等公積金經(jīng)濟違法違規(guī)行為，幫助防范管理人員廉政風險，維護公積金資金完整安全。

4做好住房公積金會計檔案管理工作的幾點建議

4.1規(guī)范歸檔程序，強化責任落實。公積金管理中心需結(jié)合《住房公積金管理條例》《會計檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，制定適應(yīng)本單位情況的會計檔案管理實施細則，用制度來規(guī)范會計檔案的管理。完善會計檔案管理的保密制度、管理員崗位責任制、出入庫登記制等制度，做到有規(guī)可依，保證會計檔案的準確、完整、安全。嚴格履行歸檔程序。歸檔前，會計部門需要對會計資料進行再次審核，確認公積金會計檔案資料的完整性。會計部門檔案員根據(jù)業(yè)務(wù)類型和發(fā)生的時間對會計資料按順序編號，即時立卷及裝訂成冊后，編制《會計檔案保管清冊》。當年的會計檔案在裝訂成冊或立卷完畢后，可以由會計部門檔案員暫時保管，期滿之后移交本單位檔案部門管理。移交到檔案部門管理的會計檔案，應(yīng)保持卷冊原本封裝，特殊情況必須拆封進行重新整理的，應(yīng)當會同財務(wù)會計部門共同拆封整理，以明晰責任。各部門都應(yīng)設(shè)立獨立的檔案管理崗，在會計檔案的流轉(zhuǎn)過程中分段管理、各負其責，提高會計檔案管理工作的規(guī)范性。各部門檔案管理人員應(yīng)密切配合，使會計檔案得到科學(xué)的管理、有效的利用和完整的保存。同時，建立考核機制與獎懲激勵機制，調(diào)動檔案管理人員工作的積極性，促進會計檔案管理工作順利進展。

4.2培養(yǎng)高水平的會計檔案管理人員。作為管理公積金會計檔案的主體，住房公積金會計檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的高低會直接影響會計檔案管理的水平，因此，需要培養(yǎng)高水平的會計檔案管理人員，提高他們的整體素質(zhì)。一是重視會計檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平。招錄檔案員時盡量選擇檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生，提高會計檔案管理的專業(yè)化水平。同時，加強住房公積金會計檔案管理人員的日常培訓(xùn)工作，努力提高他們的檔案管理專業(yè)知識水平和技能，使其加強對檔案管理法律法規(guī)及檔案管理新理論、新方法的學(xué)習，與時俱進做好公積金會計檔案的管理工作。二是重視對高素質(zhì)、復(fù)合型人才的培養(yǎng)。會計檔案管理人員不只需要懂得檔案管理知識，還應(yīng)積極學(xué)習住房公積金各項政策規(guī)定、業(yè)務(wù)辦理流程，了解公積金會計檔案的特殊性。同時，隨著會計檔案電子信息化建設(shè)的推進，會計檔案管理人員還應(yīng)該具備一些計算機知識和技能，從而提高會計檔案管理的效率。三是重視培養(yǎng)會計檔案管理人員的保密意識與安全意識。會計檔案管理工作具有保密性與嚴謹性的特點，會計檔案管理人員在會計檔案管理的過程中都要遵循嚴格的制度和規(guī)定，對經(jīng)手的各項會計資料一律不得外傳、泄密，保證會計檔案資料的安全性。

4.3發(fā)展會計電子檔案，促進檔案管理信息化。電子化會計檔案不需要占用過多的檔案存儲空間，且能夠便捷地查找檔案，提升檔案管理水平，同時，還可以避免檔案的毀損與丟失，方便檔案的復(fù)制與傳遞。新的《會計檔案管理辦法》中明確規(guī)定了電子化會計檔案屬于會計檔案的一部分，為電子會計檔案的發(fā)展提供了法律支持與規(guī)范。加快住房公積金會計檔案電子化發(fā)展，可以實現(xiàn)住房公積金會計檔案的紙制與電子雙重管理模式，利用兩種形式對會計檔案進行存檔，有助于提高檔案信息的安全性，使公積金會計檔案工作能夠更好地服務(wù)于住房公積金管理。首先，需要增加資金投入，配備必要的硬件設(shè)施，同時，加快與住房公積金會計檔案管理相配套軟件的開發(fā)，利用各種先進的掃描系統(tǒng)、登記系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)及監(jiān)測系統(tǒng)提高住房公積金會計檔案的管理水平；其次，要規(guī)范電子化會計檔案的備份制度，及時對電子會計檔案進行備份，并做好存儲磁盤的防火、防水、防盜、防塵工作。

4.4加強會計檔案歸檔后的管理。強化公積金會計檔案使用規(guī)范，在保管期間沒有經(jīng)過批準，任何人不得隨意查閱。特殊情況下必須經(jīng)由單位負責人批準，在會計人員和檔案管理人員同時在場的前提下進行查閱，但不得拆散原卷冊。同時，要做到借出、移交、送還等過程都有詳細的記錄，以明確各方責任，保障會計檔案的安全、完整。司法機關(guān)等外部機構(gòu)因工作需要查閱公積金會計檔案的，查閱人必須出示本人工作證及執(zhí)行公務(wù)證，或單位介紹信及本人身份證明，并經(jīng)管理中心負責人批準后方可查閱，而且需要在《會計檔案查閱登記表》上進行登記。明晰并落實會計檔案使用過程中的責任認定。檔案資料由于檔案管理員人為原因造成遺失、毀損的，由檔案管理員負責；在檔案資料借閱過程中，由于借閱人人為原因造成遺失、毀損的，由借閱人負責。公積金會計檔案管理人員需要定期對檔案進行整理，及時發(fā)現(xiàn)到期檔案，對其進行銷毀，保證會計檔案的動態(tài)管理。對于會計檔案的銷毀要嚴格按照程序，依法依規(guī)進行。會計檔案銷毀應(yīng)在檔案管理負責人與會計科負責人的監(jiān)督下進行，必要時可以派稽核審計部門人員一同監(jiān)銷。未經(jīng)批準任何人不得在保管期限屆滿前銷毀任何形式的公積金會計檔案資料。

5結(jié)語

住房公積金直接關(guān)系到廣大繳存職工的切身利益，完善住房公積金會計檔案管理有利于更好得發(fā)揮會計檔案的使用價值，有效防范公積金經(jīng)濟違法違規(guī)行為，保障資金安全，維護繳存職工的合法權(quán)益，促進住房公積金事業(yè)的不斷發(fā)展。

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作者:劉倩 單位:河北省省直住房資金管理中心