檔案集成管理
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【論文摘要】檔案的集成化管理是數(shù)據(jù)的集合、信息的集合、技術的集合、多學科的集合，它適應了時代的發(fā)展要求。文章在分析檔案集成管理的內容和特點的基礎上提出了檔案集成管理的對策。
檔案工作就是管理檔案和開發(fā)檔案信息資源為社會各項社會活動服務的工作。國家管理機器的正常運轉、民族文明的傳承以及經(jīng)濟與社會的進步都依賴于檔案管理工作的正常開展。隨著信息化社會的到來，計算機網(wǎng)絡技術、多媒體技術與現(xiàn)代通訊技術不斷介入，檔案集成管理應運而生。檔案集成管理，就是對傳統(tǒng)檔案信息中的各要素進行優(yōu)化重組，形成相互之間的競爭性互補關系，通過競爭沖突，來實現(xiàn)彼此互補匹配的功能。
1檔案集成管理的特點
1.1非線性相干性
非線性相干性是集成管理的本質特征，管理的投入和產出不再是一一對應的簡單的相加關系而是呈非線性關系，非線性相干性主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，對檔案進行管理各環(huán)節(jié)間的相互作用不再是簡單的數(shù)量相加，而是相互制約。第二，檔案集成要素的非對稱性。即檔案管理的各個環(huán)節(jié)不是呈對稱狀態(tài)排列的，而是在同一集成體中處于不同側重的狀態(tài)。
1.2動態(tài)開放性
動態(tài)性要求我們在集成管理過程中必須時刻關注系統(tǒng)內外環(huán)境要素的變化，并且及時調整相關的內容，以保證管理系統(tǒng)的適應外界的變化要求。開放性是指集成管理的運行是全方位開放狀的，管理系統(tǒng)可以隨時和外界發(fā)生能量、物質、信息、知識等各方面的交換。隨著外部環(huán)境的變化，系統(tǒng)參數(shù)進行調整，從而適應環(huán)境并隨之進化，從而使管理系統(tǒng)能夠有效地運轉。
1.3是一種柔性化管理
在檔案管理的運作過程中表現(xiàn)出很強的彈性，是一種人本核心的管理運作方式。管理實施主要是依賴非強制性的軟性手段和方式推動。因為在檔案的集成中，人的智力和創(chuàng)造性思維是不可缺少的，不管技術和設備是多么的先進，都要靠人去實行和操作，人始終在管理中占據(jù)著突出的地位。如果沒有檔案人員對檔案各業(yè)務環(huán)節(jié)的操作，對信息技術的支持，對檔案工作的創(chuàng)新性思考，檔案集成管理系統(tǒng)將難以運作，檔案事業(yè)也難以發(fā)展。
1.4是基于知識平臺的集成管理
檔案集成管理，是基于知識平臺的集成管理。是在知識平臺基礎上的信息和數(shù)據(jù)的集成，將分散的專業(yè)知識進行分類、匯總變成具體的、系統(tǒng)性的知識，它是在信息、科技、智慧為代表的知識體系基礎上，將人力資源的不同方面、信息管理、信息利用與開發(fā)服務等內容有機地協(xié)調統(tǒng)一起來，更好的完善檔案事業(yè)的管理和創(chuàng)新，實現(xiàn)資源的使用和配置最優(yōu)化和便捷。
2檔案集成管理的主要內容
檔案集成管理是信息的集成、任何組織的集成、技術的集成和多學科的集成。
2.1信息集成
檔案系統(tǒng)信息集成是整個檔案集成管理的基礎，是在知識平臺的基礎上，將檔案文件與管理中文字、圖像、聲音、空間、時間等各種信息的集成，同時將信息進行整理、分類、匯總，輸入的是分散的信息，輸出的是系統(tǒng)的信息。只有在信息集成構建的信息通道基礎上，各不同功能的部門、環(huán)節(jié)才能克服時間、空間以及不同環(huán)境的障礙，實現(xiàn)信息的自由流通，各部門才能得以良好的溝通和協(xié)調，才能提高檔案管理運作整體水平與效益。
2.2人和組織的集成
不論是多么先進的技術裝備都是由人來操作和完成的，因此人是系統(tǒng)中最為重要和活躍的因素。首先是對各類人員的協(xié)調工作，檔案管理工作人員只有同心協(xié)力，相互配合才能保證總體工作目標的實現(xiàn)；其次是實現(xiàn)人與計算機的協(xié)調，即保證計算機能更好的為人所用，這就要建立合理的培訓和激勵機制，增強工作人員的專業(yè)知識和進去意識；最后，培養(yǎng)具有協(xié)調性、創(chuàng)造性的企業(yè)文化，使我們的活動都遵照一定的文化價值標準，增強工作人員的凝聚力和對組織的融合力。
2.3技術集成
隨著科學技術的發(fā)展，多種技術聯(lián)合應用成為現(xiàn)實，檔案集成管理同樣也需要現(xiàn)代化的技術手段的支持，要依靠數(shù)據(jù)庫技術、計算機網(wǎng)絡技術以及硬件條件的支持等等。簡單的說檔案集成管理就是現(xiàn)代科學技術在檔案管理中的綜合運用。
2.4多學科集成
檔案集成管理是多學科的集成，是圖書、情報、檔案的一體化管理。我們通過對文獻信息進行科學的分類和處理，保證文獻信息獲取、加工、貯存、傳遞等渠道的暢通，提高文獻信息之間的傳遞效率和利用率；通過網(wǎng)絡共建、資源共享等手段，實現(xiàn)信息、信息人員、信息技術、信息設備等各種要素之間的匹配與磨合，為用戶提供集成的一站式服務。
3檔案集成管理的應用
3.1檔案人力資源集成管理
檔案人力資源集成管理是指在檔案工作中要重視人才的培養(yǎng)，建立一整套吸引人才、培養(yǎng)人才的制度，使人員集成在整個檔案集成系統(tǒng)中發(fā)揮應有的作用。他體現(xiàn)的是以人為本的思想，不管現(xiàn)代的科學技術多么的發(fā)達，人始終是操作和實行的核心。檔案人力資源集成管理不但要協(xié)調各類人員的工作，還要實現(xiàn)人與技術的集成，人與計算機的集成，以及培養(yǎng)具有協(xié)調性、創(chuàng)造性的企業(yè)文化。檔案人力資源集成管理主要從以下幾方面入手：第一，合理配置人力資源，將最優(yōu)秀的人安排到最合適的崗位，在體現(xiàn)員工價值的同時，可以激發(fā)員工的工作積極性。第二，建立完善的培訓機制，培訓是企業(yè)送給員工的福利，也可以增強員工的專業(yè)知識和對企業(yè)的向心力，只有專業(yè)知識豐富的人才能駕馭高科技航向，只有專業(yè)知識豐富的人才能在信息社會立于不敗之地。第三，建立競爭激勵機制，有競爭才會有動力和進步，要適當?shù)膶T工進行激勵，鼓勵其增強自身的專業(yè)知識和操作技能。
3.2檔案信息服務集成管理
檔案信息服務集成管理是是一種基于網(wǎng)絡的復雜服務功能集成，是指將分散的資源和服務按照一定的規(guī)則鏈接成一個整體，從而靈活配置所需的信息系統(tǒng)或信息服務流程，它要求建立一個能夠集成各種類型的數(shù)字資源的統(tǒng)一的檢索平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。要實現(xiàn)檔案信息服務集成管理，第一，要更新觀念，用系統(tǒng)的思考方式對待新的檔案工作流程。第二，充分利用現(xiàn)代科學技術。檔案信息服務集成是以網(wǎng)絡技術、集成數(shù)據(jù)環(huán)境的實現(xiàn)為前提的。只有當我們掌控了數(shù)據(jù)、文本、圖像和聲音的多媒體數(shù)據(jù)庫技術，建立了多功能界面的環(huán)境下，信息集成服務才會成為可能。第三，就是要提高檔案人員的綜合素質。人是一切的主導，再先進的技術都要人來操作和實行，因此要重視人才的培養(yǎng)。
4結論
檔案集成管理是信息時代對檔案管理提出的新要求，它真正實現(xiàn)了信息、技術和人的集合和統(tǒng)一，檔案集成管理不僅要求對檔案文件進行控制，而且還要求在這個管理系統(tǒng)中的要素能夠競爭互補，發(fā)揮更大的作用與功效；它也是實現(xiàn)檔案信息資源完全數(shù)字化的技術基礎。只有實現(xiàn)了檔案管理集成化，檔案工作才能實現(xiàn)真正的進步。
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