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一、檔案館現(xiàn)行檔案全宗排放的現(xiàn)狀和所面臨的問題

1每個全宗后所預(yù)留位置的不科學(xué)，造成了管理工作的不穩(wěn)定性和庫房資源的巨大浪費(fèi)。采用傳統(tǒng)做法所預(yù)留的位置，往往是通過經(jīng)驗(yàn)的判斷，“一廂情愿”，估計(jì)而已。一個立檔單位的檔案無論從內(nèi)容、數(shù)量還是特征上都會隨著社會環(huán)境的變化而變化，但我們對其所預(yù)留的位置卻沒有改變，因此造成了管理工作的不穩(wěn)定性和庫房資源的閑置浪費(fèi)。比如，當(dāng)預(yù)留位置不足時，為了避免整個檔案庫房“大搬家”，通常是“見縫插針”或調(diào)整相鄰全宗的檔案，這樣就會使檔案擁擠不堪、取放不便，或者重新調(diào)整全宗位置，造成人力、物力的浪費(fèi)和管理上的不穩(wěn)定性。實(shí)際工作中存在這樣一種情況：全宗之間會由于預(yù)留位置的不準(zhǔn)確，使一些空間成為“嚼之無味，棄之可惜”的“雞肋”。它所造成的浪費(fèi)是驚人的，我們不妨做一個推測就足以證明這一點(diǎn)：如果每個全宗后留有30厘米的長度棄之不用，那么100個全宗之間將會有3000厘米的空間不能存放檔案，這些地方如果充分利用，那么可存放1厘米厚度檔案3000卷。這還沒有考慮其它因素，單單是裝具的浪費(fèi)就是很可觀的。

以上這些問題，造成了管理工作的被動與混亂：檔案的經(jīng)常性搬動，增加了對檔案的磨損，不利于保證檔案的完整與安全，而且也會打亂某些全宗的順序，破壞了原有的系統(tǒng)，這對于還沒有完全實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的檔案館，造成了管理工作的被動，不利于檔案的提供利用。隨著時間的推移與機(jī)構(gòu)改革的實(shí)施，近幾年將是檔案接收進(jìn)館的高潮，許多檔案要分批進(jìn)館，預(yù)留位置一旦不科學(xué)，將會使檔案管理工作整日圍著“預(yù)留位置”轉(zhuǎn)，造成大量的重復(fù)性勞動，使管理工作處于一種“拆東墻補(bǔ)西墻”的被動局面。

2進(jìn)館檔案全宗的無序狀態(tài)，導(dǎo)致全宗排放工作的被動性。在實(shí)際工作中，接收檔案進(jìn)館通常不是按照檔案館的全宗排放順序進(jìn)行的，而是具有很大的隨機(jī)性。進(jìn)館檔案無論從內(nèi)容，還是數(shù)量上都有可能與我們先前的經(jīng)驗(yàn)判斷相距甚遠(yuǎn)，因而預(yù)留位置不很準(zhǔn)確。時常是一個全宗的新進(jìn)館檔案，擠占了相鄰全宗的位置，這樣就不得不忙于部分全宗的重新排放，因而打亂了整個的工作安排，并且造成了大量的重復(fù)無效勞動。

二、如何做好檔案館現(xiàn)行檔案全宗的排放

1要正確理解檔案管理工作中的“全宗理論”問題。我認(rèn)為“保持全宗的完整性、不可分散性”對于收集工作來講是絕對的，這就是要切實(shí)保證“一個機(jī)關(guān)的全部檔案”，“應(yīng)統(tǒng)一向一個檔案館移交”，“進(jìn)館檔案應(yīng)保持全宗的完整性”不能隨意分散。在檔案的管理工作中堅(jiān)持全宗理論原則，往往存在一定的誤區(qū)，即將收集工作中的“全宗不可分散性”與在檔案管理工作中“全宗管理原則”完全等同起來，認(rèn)為一個全宗檔案的排放是不可分割的，必須集中排列到一起。其實(shí)這一觀點(diǎn)從長遠(yuǎn)的角度看是不可能做到的。對于任何事物和理論都要辯證地來看，在檔案工作中貫徹全宗理論時也要避免犯“絕對主義”的錯誤。正確的做法是，以全宗理論為大前提，但可以根據(jù)工作中出現(xiàn)的實(shí)際情況而做相應(yīng)的變動。所以，我認(rèn)為，在檔案管理中全宗檔案的不可分散性只是一個相對的不可分散，也就是說，一個全宗的檔案可以按目錄或時期分別存放，而并不強(qiáng)求必須集中存放在一起。

2對需要向檔案館移交檔案的單位進(jìn)行調(diào)查研究。對立檔單位的調(diào)查研究，是做好全宗科學(xué)排放的重要前提。因此，各級各類檔案館應(yīng)從本館的性質(zhì)綜合性或?qū)ｉT性和職責(zé)范圍出發(fā)，調(diào)查研究本館應(yīng)接收范圍內(nèi)的所有國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人的職能、任務(wù)及其形成檔案的內(nèi)容、種類、價(jià)值，以及現(xiàn)存檔案的數(shù)量、整理、保管等情況，科學(xué)地確定應(yīng)移交檔案的單位并編制出進(jìn)館全宗名冊，以便統(tǒng)籌安排進(jìn)館檔案的范圍、時間和數(shù)量，為全宗的科學(xué)排放奠定基礎(chǔ)。具體地說主要做好以下幾方面的工作：

1對立檔單位中符合進(jìn)館年限準(zhǔn)備移交進(jìn)館的檔案進(jìn)行調(diào)查研究。對這部分檔案情況進(jìn)行摸底調(diào)查，是我們首先要做的工作，因?yàn)槲覀冋莆樟诉@部分檔案的基本情況，就可以迅速結(jié)合館藏現(xiàn)狀制定出接收方案，做好準(zhǔn)備工作，增強(qiáng)工作的主動性。

2對未到進(jìn)館年限的檔案進(jìn)行調(diào)查研究。主要是調(diào)查這部分檔案整理的原基礎(chǔ)、鑒定的方法和質(zhì)量、檔案的數(shù)量與成分、需要進(jìn)館的檔案有多少，做到心中有數(shù)，以便為這部分檔案順利移交進(jìn)館創(chuàng)造良好條件。

3在前兩項(xiàng)調(diào)查研究工作的基礎(chǔ)上，對立檔單位未來形成檔案的狀況進(jìn)行調(diào)研、分析、預(yù)測，并做好規(guī)劃。要對立檔單位的業(yè)務(wù)狀況進(jìn)行分析，從而預(yù)測其未來檔案形成的數(shù)量以及分類標(biāo)準(zhǔn)等情況，為科學(xué)決策提供依據(jù)。

3立足本館，對館藏現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查研究。做好全宗排放工作，首先我們要掌握現(xiàn)有館藏檔案的保管狀況，我認(rèn)為主要做好以下三方面工作：

1調(diào)查分析檔案全宗的來源。這項(xiàng)工作旨在確定哪些是撤銷單位的全宗，哪些是現(xiàn)行單位的全宗，通過以上兩個確定，就可以明確哪些全宗是“活”的，哪些全宗是“死”的，從而為以后的全宗調(diào)整及預(yù)留位置的確定奠定基礎(chǔ)。比如，我們?yōu)榱舜_保某一全宗在排列上的完整性及連續(xù)性，在必要的情況下可以將某些數(shù)量較少的“死”全宗抽出去，單獨(dú)排列存放。

2調(diào)查“活”全宗內(nèi)檔案的分類。通過這項(xiàng)工作可以確定全宗內(nèi)目錄的數(shù)量及狀況，以便在收集指導(dǎo)時給出檔號，在必要時可減少重復(fù)性勞動。比如，當(dāng)預(yù)留位置不足時，可以考慮將新進(jìn)館檔案順接原有目錄號順序給新的目錄號，然后將這部分檔案排列于其它存放地點(diǎn)。

3調(diào)查檔案全宗的保管狀況。這項(xiàng)工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件包括庫房裝具數(shù)量、長度，庫房面積及其它保管條件等以及將來的發(fā)展趨勢比如設(shè)備的增添，面積的擴(kuò)建等，為全宗科學(xué)排放做好“硬件”規(guī)劃。

4根據(jù)調(diào)查研究取得的數(shù)據(jù)，結(jié)合實(shí)際情況，進(jìn)行科學(xué)的分析、判斷，為待進(jìn)館檔案合理預(yù)留位置，并根據(jù)實(shí)際需要隨時調(diào)整所做的規(guī)劃，但同時也要考慮其經(jīng)濟(jì)效益。

筆者結(jié)合實(shí)際工作中遇到的一些問題，就如何做好檔案館全宗科學(xué)合理的排放提出了一些初步設(shè)想：以便于管理為出發(fā)點(diǎn)，在確定進(jìn)館檔案范圍、數(shù)量的情況下，結(jié)合庫房、裝具容量，把所有全宗的檔案分時期存放，使整個館藏檔案形成一個個相對穩(wěn)定的、集中的以所有全宗為組成單位的不同時期檔案構(gòu)成的管理體系，也就是說，把所有全宗中相同時期的檔案仍以全宗為單位集中存放。比如，可以將全部現(xiàn)行檔案以某一年為一個時間界限，對這以前的檔案，進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，為這一時期待進(jìn)館檔案預(yù)留出位置，并且這一時期全宗的排放盡可能在預(yù)留的范圍內(nèi)變動，這樣做的好處就是使全宗排放在現(xiàn)階段是相對穩(wěn)定的，而且在這一年以前的待進(jìn)館檔案全部接收完畢后，這一時期的檔案則形成了一個穩(wěn)定的管理個體。對這一年以后至某一個年限的檔案，則可以按原來的全宗順序號重新進(jìn)行集中存放，對待進(jìn)館檔案重新做好規(guī)劃，形成一個良性循環(huán)的工作系統(tǒng)。此外，在實(shí)際工作中，所有全宗的排放可不必強(qiáng)求按由小到大的全宗號順序排列，因?yàn)殡S著計(jì)算機(jī)技術(shù)在管理工作中的應(yīng)用，可使排列無序狀態(tài)而不利于管理的問題迎刃而解。

此外，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與收集兩個工作環(huán)節(jié)的聯(lián)系，對于做好全宗科學(xué)排放也是至關(guān)重要的。收集與指導(dǎo)部門應(yīng)共同制定相應(yīng)的規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，在統(tǒng)一的原則下，對立檔單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)，借以提高組卷與初步鑒定的質(zhì)量，做好歸檔與進(jìn)館的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。同時，把現(xiàn)行單位的檔案形成數(shù)量、內(nèi)容等情況，提供給檔案館的保管部門，為做好全宗排放提供科學(xué)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，從而提高工作效率，實(shí)現(xiàn)社會效益、經(jīng)濟(jì)效益。

總之，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會生活的各個方面都在發(fā)生著深刻的變化，檔案工作領(lǐng)域也面臨許多新的問題，對此我們檔案工作者應(yīng)積極探索，為檔案工作及理論的發(fā)展開辟一片新天地。