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1檔案管理信息化內(nèi)涵、特點及必要性

1．1檔案管理信息化內(nèi)涵

檔案管理信息化的內(nèi)涵就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。信息化充分體現(xiàn)在檔案管理工作中利用現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等對檔案資源進(jìn)行處理、管理、開發(fā)等，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，達(dá)到為社會發(fā)展提供服務(wù)的功能目的。

1．2檔案管理信息化的特點

檔案管理信息化具有如下的幾個特點：①具有檔案信息存儲、查取等自動化功能。②檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)共享。③檔案信息化管理具有智能化特點。④檔案信息化管理實現(xiàn)社會化服務(wù)。

1．3檔案管理信息化必要性

隨著社會不斷的發(fā)展，當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入了信息時代，知識爆炸式發(fā)展，高新技術(shù)的突飛猛進(jìn)等對檔案管理也提出了越來越高的要求，傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是以手工為主，分類編目、檢索等工作都依靠手工完成，效率很低，當(dāng)前檔案信息量的急劇增加，種類繁多，紙質(zhì)的經(jīng)過查閱容易變爛、需要保存完善，需要大量的材料來裝載信息，不符合當(dāng)前低碳經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，因此傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的要求。隨著計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等不斷發(fā)展，檔案管理出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、電子化、動態(tài)化、數(shù)字化等信息化模式是必然發(fā)展趨勢?，F(xiàn)代的信息技術(shù)，比如大容量的硬盤能夠存儲大量的數(shù)據(jù)信息，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)傳輸。

2當(dāng)前檔案信息化管理存在的問題

2．1檔案管理人員素質(zhì)有待提高

從當(dāng)前狀況來看，各單位的檔案管理人員整體素質(zhì)不高，由于傳統(tǒng)的檔案管理方式、方法適應(yīng)不了現(xiàn)代的要求，先前的檔案管理人員采用現(xiàn)代檔案管理模式，但是其信息化管理專業(yè)性、學(xué)歷層次、理論水平等參差不齊。新聘請的檔案管理人員大部分由于缺乏信息化管理經(jīng)驗，管理觀念意識不強(qiáng)。各單位比較普遍的狀況是既懂檔案管理專業(yè)業(yè)務(wù)知識又懂計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息技術(shù)的復(fù)合型人才甚少，能夠?qū)n案管理軟件進(jìn)行維護(hù)，開發(fā)檔案管理軟件的人才奇缺，基本上處于操作層面，對檔案管理信息化發(fā)展形成人力資源障礙。

2．2檔案管理數(shù)據(jù)安全問題

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)帶來方便的同時，也給信息泄入帶來隱患。檔案管理信息化不可避免的要受到安全方面的威脅，如何來維護(hù)檔案管理信息化的網(wǎng)絡(luò)安全將是一項長期的任務(wù)，也是檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展的一道障礙。

2．3檔案管理信息化模式不夠規(guī)范

當(dāng)前，存在各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，檔案分類，編號等方面沒有統(tǒng)一有效的標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個專業(yè)系統(tǒng)，難以全面展開實施。由于檔案管理在標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范方面存在不統(tǒng)一，某種程度上導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)格式及系統(tǒng)的異構(gòu)。再者，我國檔案管理信息化軟件方面的通用性等存在嚴(yán)重不足，信息技術(shù)的設(shè)備比如掃描儀型號不～，檔次參差不齊，硬件環(huán)境也缺乏統(tǒng)一規(guī)范，這些都影響到檔案管理信息化的進(jìn)一步發(fā)展。

2．4檔案信息化管理的數(shù)據(jù)質(zhì)量問題

由于檔案信息化管理將紙質(zhì)的文件電子數(shù)據(jù)化后，電子文件具有信息的非紙質(zhì)性、信息與載體的可分離性、信息載的脆弱和不穩(wěn)定性、信息存儲的高密度性、信息的易更改和易丟失性等特征，從而出現(xiàn)了數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，而且當(dāng)前維護(hù)電子文件的真實性的途徑及方法還不能夠達(dá)到確保電子數(shù)據(jù)文件真實性的目的。

3改善當(dāng)前檔案管理存在問題的措施

3．1培養(yǎng)及引進(jìn)檔案信息化管理高素質(zhì)人員

針對當(dāng)前檔案信息化管理人員素質(zhì)不高的現(xiàn)況，需要加強(qiáng)人員的檔案管理信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，適當(dāng)引進(jìn)高素質(zhì)人才，打造一支適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理要求的專家型隊伍，向既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)又懂得計算機(jī)檔案管理技術(shù)的復(fù)合型人才的目標(biāo)邁進(jìn)。

3．2加強(qiáng)檔案信息化管理人員的安全意識

檔案信息的重要性不言而喻，為了預(yù)防信息泄入，檔案管理人員必須要加強(qiáng)安全意識。認(rèn)真務(wù)實的對檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴(yán)格管理。適時的對計算機(jī)進(jìn)行殺毒，安裝防火墻，升級殺毒軟件，升級相關(guān)硬件設(shè)施，嚴(yán)格按照《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》的要求，采用身份證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，要嚴(yán)格執(zhí)行“三網(wǎng)”隔離，采取可靠的防范技術(shù)和措施，確保檔案部門網(wǎng)絡(luò)的信息安全，對面向公眾的上網(wǎng)信息進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保都是可以公開的信息。

3．3統(tǒng)一及制定檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)

統(tǒng)一檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)，必須要依托國家行政的力量，打破各個單位各自為政的局面，統(tǒng)一國家政策法規(guī)和各種業(yè)務(wù)規(guī)范。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和必要條件，它貫穿于檔案信息化建設(shè)過程的始終。檔案管理要符合檔案的各項標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、分類、編號設(shè)置以及案卷目錄，各個項目都要求標(biāo)準(zhǔn)化，符合各標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。

3．4加強(qiáng)電子檔案歸檔管理

加強(qiáng)電子檔案的歸檔管理目的就是為了確保檔案信息化電子文件的真實性，檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求，加強(qiáng)對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證各單位產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，制定電子檔案管理辦法。