探求文書檔案管理工作
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基于傳統(tǒng)手工模式之下，很難將改“卷”為“件”作用發(fā)揮出來。從當(dāng)前檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀來看，雖然一體化的檔案管理已成為大勢所趨，科學(xué)化、現(xiàn)代化的管理也在不斷被深化，但就實(shí)際情況來看，我國當(dāng)前的現(xiàn)代化管理水平仍存在很多不足。比如，在傳統(tǒng)的“立案”整理方式當(dāng)中，如果出現(xiàn)文件查找困難的情況，就可根據(jù)相關(guān)的目錄索引來找尋相關(guān)信息。而當(dāng)前以件的形式的檔案管理，直接導(dǎo)致了檔案檢索工作的單一性，一般而言，僅僅只存在歸檔目錄，同時，歸檔目錄與卷盒之間也沒有必然聯(lián)系，也就是說，文件是否早已記錄入賬，管理者都是一無所知的。而在最初歸檔文件之時，多采用收文簿與發(fā)文簿的登記模式，這顯然會影響到查閱文檔的效率性，大多情況之下不予推薦。此外，如果發(fā)文文號與日期出現(xiàn)某些問題，而其檢索的方式又只能通過目錄來找查，在這樣的情況之下，就只能夠從頁首翻到頁尾，可以說即費(fèi)時也費(fèi)力。計(jì)算機(jī)在改“卷”為“件”的過程中并不具有十分健全的功能。將文書檔案的管理進(jìn)行改革，不但是計(jì)算機(jī)時代的要求而且也滿足了時代更替的特性。就文書檔案的歸檔來看，引入計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，不僅可以讓原文件的錄入與復(fù)制功能得以實(shí)現(xiàn)，而且也不會影響到檢索的便利性。但在這里必須指出的是，不是所有文書檔案都適合于單份文件式的文件保管模式。由于保管單份文件自身所具備的特殊獨(dú)立性。因此也確保了在計(jì)算機(jī)管理體系之下，可以查詢文件信息檢索與實(shí)體文件安放位置，最大程度將現(xiàn)代化的文件管理同傳統(tǒng)檔案管理相結(jié)合。在進(jìn)行檔案管理之時，引入計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助管理，可以有效降低各種人為因素引起的管理混亂。但與此同時，對于不同門類的文書檔案，計(jì)算機(jī)并不能通用，可以說，在這個過程里，計(jì)算機(jī)實(shí)行的并不是一體式服務(wù)，功能并未健全。
二、新時期優(yōu)化文書檔案管理的具體措施
隨著黨的十八大的召開，對我國各方面都提出了新的任務(wù)與工作部署計(jì)劃，在這樣一個新的時期，筆者認(rèn)為要想不斷優(yōu)化文書檔案管理，必須從以下幾個方面開展工作。首先，不斷提升文書檔案工作者自身的責(zé)任意識。從一定程度上講，文書檔案管理是一項(xiàng)極為復(fù)雜且專業(yè)性極強(qiáng)的工作。勇于奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神、良好的工作責(zé)任感與職業(yè)道德等都是對其管理者的具體要求，但又不局限于此，扎實(shí)的科技知識與專業(yè)理論知識，特別是對現(xiàn)代化的先進(jìn)管理手段與運(yùn)用科技水平也是文檔管理者所必須具備的基本能力。因此，只有綜合化極強(qiáng)的管理者才能勝任此位。要不斷通過各種手段宣傳《文書學(xué)》《檔案法》等與國家相關(guān)的文書工作規(guī)定，確保每一位文檔管理者都可以意識到文檔管理的重要性，并且將其做好是自己份內(nèi)責(zé)任。與此同時，還要將文件資料的積累、整理、鑒定與統(tǒng)計(jì)劃入檔案工作者自身職責(zé)范圍之內(nèi)，加強(qiáng)對文書文檔工作的考核與領(lǐng)導(dǎo)力度，不斷提升文書文檔管理水平。其次，提高對文書檔案管理工作方法與程序的規(guī)范力度。要做到這點(diǎn)，要從以下兩個方面開展工作：
1.全面普查所有案卷。將一些無用文件予以剔除，只有如此，才能有效避免在今后的計(jì)算機(jī)管理當(dāng)中出現(xiàn)低效率與重復(fù)的現(xiàn)象。從一定程度上來講，這也是實(shí)現(xiàn)文書檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的第一步。
2.重新組合文書案卷，將案卷實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。盡可能將那些內(nèi)容混雜、組卷過厚的案卷再一次組卷。將那些在某種程度上具有一定相互內(nèi)在聯(lián)系的組卷有機(jī)結(jié)合在一起。在這個過程當(dāng)中，對于那些標(biāo)題不清、無案卷標(biāo)題與目錄及頁碼的案卷再進(jìn)行加工填寫，進(jìn)一步加強(qiáng)案卷的規(guī)范性。再次，提高文書檔案管理工作的科學(xué)信息化水平。在新時期的情況之下，做好文書檔案工作的保障與基礎(chǔ)即是掌握現(xiàn)代化的管理方式與技能。計(jì)算機(jī)技術(shù)于文檔管理而言，可以使文件的整體環(huán)節(jié)同辦公自動化相銜接，從而系統(tǒng)將文件的起草、刪減、登記等程序予以完成。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，這種具有現(xiàn)代化的新型管理技術(shù)從一定程度上來講迫切需要相關(guān)文檔管理者在結(jié)合本崗的基礎(chǔ)之上去進(jìn)行運(yùn)用與掌握，因此，在提高管理者業(yè)務(wù)水平的同時，也要加強(qiáng)對信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)知識的學(xué)習(xí)，不斷將信息技術(shù)與文書檔案管理相結(jié)合。傳統(tǒng)紙質(zhì)管理檔案的模式其勞動強(qiáng)度非常大且工作尤其繁瑣，而信息技術(shù)的引入則可以很好地解決這一問題達(dá)到事半功倍之效。特別是在進(jìn)行人工立卷之時，相關(guān)的立卷人雖都遵循的是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，但由于個人理解有所不同，因而對同樣的文件可能存在不同分類，由此不可避免出現(xiàn)分類不科學(xué)的現(xiàn)象，從而嚴(yán)重影響了案卷分類質(zhì)量，對今后的各項(xiàng)查詢工作會帶來極大不便。而將計(jì)算機(jī)引入至文件檢索領(lǐng)域，既從一定程度上降低了某些由于人為因素所帶來的不良影響，而且還可充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)技術(shù)的管理優(yōu)勢，方便快捷，可以極大將工作效率進(jìn)行提高，從而真正達(dá)到深化檢索、簡化整理的文書檔案管理目的。綜上所述，在新的歷史時期之下，必須提高文書檔案的管理水平，確保檔案管理達(dá)到系統(tǒng)、完整與準(zhǔn)確的要求，更好地服務(wù)于各單位。因此，不斷優(yōu)化當(dāng)前文書檔案管理工作也是新時期我國各行各業(yè)發(fā)展的必然選擇與需求。
作者：王麗巖單位：河北省唐山市疾病預(yù)防控制中心
