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1儀器設(shè)備檔案的收集、整理、立卷

儀器設(shè)備檔案作為科技檔案的一種，應(yīng)按照《檔案法》的規(guī)定，實(shí)行統(tǒng)一集中管理；同時(shí)根據(jù)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)，制定本單位的“儀器設(shè)備檔案管理辦法”，實(shí)行檔案室和各實(shí)驗(yàn)室共同負(fù)責(zé)。

1.1檔案室對(duì)儀器設(shè)備檔案實(shí)行統(tǒng)一集中管理

凡固定資產(chǎn)原值在一萬元以上的儀器設(shè)備，其檔案原件由檔案室負(fù)責(zé)保管，各實(shí)驗(yàn)室留存復(fù)印件。若復(fù)制確有困難，經(jīng)檔案室立卷、各實(shí)驗(yàn)室辦理檔案借閱手續(xù)后，由各實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)保管。儀器設(shè)備到貨后，檔案室人員到場(chǎng)參加開箱驗(yàn)收，監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)儀器設(shè)備隨機(jī)文件材料的清點(diǎn)、驗(yàn)收工作，并在驗(yàn)收記錄上簽字、蓋章。

1.2將積累的文件組卷成冊(cè)，定期向檔案室移交

1）各實(shí)驗(yàn)室兼職檔案員將收集到的隨機(jī)文件材料整理、立卷成冊(cè)。凡屬建檔的儀器設(shè)備，一律按歸檔范圍及自然形成的先后順序立卷，填寫卷內(nèi)目錄、儀器設(shè)備履歷表、備考表及檔案編號(hào)。凡屬儀器設(shè)備的隨機(jī)資料，應(yīng)將原件存檔，復(fù)印件隨機(jī)使用。歸檔的文件材料，要字跡工整、圖樣清晰。文字不得用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙書寫，以利長(zhǎng)期保存。

2）給儀器設(shè)備粘貼唯一性標(biāo)識(shí)。實(shí)驗(yàn)室的儀器設(shè)備有了唯一性編號(hào)（檔案編號(hào)）后，才可以給儀器設(shè)備粘貼唯一性標(biāo)識(shí)。用于校準(zhǔn)、檢測(cè)對(duì)結(jié)果有影響的每一臺(tái)儀器設(shè)備，應(yīng)該既有檢定、校準(zhǔn)狀態(tài)標(biāo)識(shí)又有唯一性標(biāo)識(shí)（檔案編號(hào)）。

3）各實(shí)驗(yàn)室通過掌握儀器設(shè)備的動(dòng)態(tài)信息，督促儀器設(shè)備使用者做好使用、維護(hù)記錄。每年將使用過程中產(chǎn)生的技術(shù)資料，加入該儀器設(shè)備檔案盒，實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備檔案的動(dòng)態(tài)管理。

4）各實(shí)驗(yàn)室兼職檔案員通過掃描、拍照等方式，將儀器設(shè)備檔案數(shù)字化，并錄入到實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備檔案的網(wǎng)絡(luò)化動(dòng)態(tài)管理。

2儀器設(shè)備檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、動(dòng)態(tài)化

為提高儀器設(shè)備檔案的管理水平，在開發(fā)“實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)”時(shí)，設(shè)計(jì)了設(shè)備管理子系統(tǒng)（圖1）。該系統(tǒng)包括“設(shè)備器具管理、檢定記錄管理、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)管理、設(shè)備查詢、計(jì)量器具臺(tái)帳查詢、計(jì)量器具送檢計(jì)劃查詢、計(jì)量器具送檢超期報(bào)警、檢定記錄查詢、強(qiáng)檢計(jì)量器具查詢、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)查詢”共10個(gè)模塊，涵蓋了《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》對(duì)儀器設(shè)備檔案管理的要求。

1）確保了儀器設(shè)備檔案的安全。原始檔案經(jīng)數(shù)字化后就不需要反復(fù)借出，保證了原始檔案的安全；對(duì)于軟件和驅(qū)動(dòng)程序之類檔案，也因網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供的備份而防止了原始光碟因時(shí)間延長(zhǎng)而造成的數(shù)據(jù)無法讀出，保證了數(shù)據(jù)安全。

2）提高了儀器設(shè)備檔案的管理效率。數(shù)字化檔案統(tǒng)一了多種形式的檔案，較實(shí)物檔案節(jié)約了大量空間；原始檔案經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)換后歸檔，除維修時(shí)基本不被擾動(dòng)，極大地減輕了后期檔案管理的工作量。

3）方便了檔案的借閱利用。數(shù)字化檔案的查詢通過網(wǎng)絡(luò)搜索功能可以瞬間完成，極大地提高了檔案查詢速度；檔案網(wǎng)絡(luò)化管理可以全天候供需要的技術(shù)人員下載，為技術(shù)人員提供了學(xué)習(xí)儀器設(shè)備使用和保養(yǎng)的第一手資料，這一優(yōu)勢(shì)是實(shí)物檔案管理無法實(shí)現(xiàn)的。

3結(jié)論

嚴(yán)格按照《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》對(duì)儀器設(shè)備檔案進(jìn)行管理，開發(fā)實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、動(dòng)態(tài)化，提高了檢測(cè)中心儀器設(shè)備檔案的管理水平，為檢測(cè)中心順利通過國家實(shí)驗(yàn)室認(rèn)證認(rèn)可委員會(huì)的評(píng)審及多次監(jiān)督審核做出了積極貢獻(xiàn)。由于檢測(cè)機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案是按照《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行管理的，因此，需注意與上級(jí)單位的設(shè)備管理制度、檔案管理制度協(xié)調(diào)一致；同時(shí)，在開發(fā)、升級(jí)實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)時(shí)，需做到與上級(jí)單位設(shè)備、檔案等信息管理系統(tǒng)互聯(lián)互通，從而使檢測(cè)機(jī)構(gòu)的儀器設(shè)備檔案發(fā)揮更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

作者：滑麗娟宋炳政單位：中國石化勝利油田分公司技術(shù)檢測(cè)中心