高校學生檔案管理的問題和對策
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1.1來自學校方面的需要
高校的學生檔案工作是高校檔案工作的重點內(nèi)容，并且學生檔案材料的積累以及檔案管理的發(fā)展，都有利于對學校的發(fā)展方向提供借鑒作用，其指導意義對學校的長遠發(fā)展有著深遠的影響。因此，對于學校而言，加強高校學生檔案管理工作的發(fā)展，明確高校學生檔案管理工作的重要意義，并對高校學生檔案工作過程中出現(xiàn)的問題進行足夠的重視，并采取相應的對策，從而將這些問題進行解決，能更好的推動高校的教學發(fā)展，從而加強教學實踐改革的進程。高校教學質(zhì)量的提升離不開對學生檔案管理工作的重視，只有對高校學生的檔案進行相應的整理、分析，才能對高校在曾經(jīng)教學實踐中的錯誤具備深刻的認知，并對下一步的教學目標起到借鑒作用，并對專業(yè)的設置、課程內(nèi)容的優(yōu)化起到指導作用。因此，在高等教育由“精英化”向“大眾化”進行過渡的進程中，高校逐步對招生規(guī)模進行擴大，學生檔案管理工作的完善，能夠有效的提高高校對學生的管理水平，將學生日常生活中的表現(xiàn)記錄在檔案之中，能夠培養(yǎng)學生的自律意識，并且成功的約束了學生的不合理行為，還能增強高校教學實踐活動開展中的執(zhí)行力，并且對高校的學生檔案管理工作進行相應重視，能夠有效的保障學生管理工作以及后勤保障工作的質(zhì)量，加強了高校的內(nèi)部管理水平，增強了高校的管理質(zhì)量，優(yōu)化了校園環(huán)境，并且提高了人才培養(yǎng)能力。
1.2來自學生方面的需要
高校的學生檔案管理是對學生專業(yè)知識、成績水平、道德修養(yǎng)、身體素質(zhì)等全方面的記錄，能夠有效地提供學生在校期間德、智、體發(fā)展的真實數(shù)據(jù)。因此，高校的學生檔案管理能夠有效的對大學生在校期間的學習生活進行完整的反映，從而在就業(yè)和人才選拔等方面起到重要作用。高校的學生檔案管理工作通過將學生的學習生活、日常生活進行真實的記錄，從而增強學生在校期間的自覺性，并對學生在校期間所接收的培養(yǎng)以及自身知識水平的提升，有著客觀的反映。而且在社會實踐活動開展的過程中，通過高效的學生檔案管理工作的開展，能夠更好的增強學生的主動積極性，并且對學生的競爭意識進行有效培養(yǎng)，促進學生對社會實踐活動參與度的增加，并且學生也可以通過對自身的檔案記錄進行觀看，了解自身學習生活和日常生活的表現(xiàn)，通過查漏補缺，從而更好完善自身綜合素質(zhì)，并且增強揚長避短的能力，讓學生能更加具體的對自身有充分的認知，從而實現(xiàn)學生的全面發(fā)展。
1.3來自用人單位的需要
高校對學生培養(yǎng)是面向社會需要的，而大學生作為高校培養(yǎng)出的人才，其綜合素質(zhì)的評價標準，是不能單純的以學歷來衡量的。因此，用人單位更加的需要學生檔案管理工作的完善，通過對學生在校期間學習生活和日常生活的表現(xiàn)進行觀察分析，從而明確是否符合企業(yè)所需要的人才標準。因此，高校的學生檔案管理工作的開展，也是在為用人單位提高優(yōu)質(zhì)服務，并且能增強高校的知名度，優(yōu)化高校的社會形象。而隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，用人單位也正處于優(yōu)化轉(zhuǎn)型的階段。因此，對人才的內(nèi)在素質(zhì)更加的重視，其評判標準也不僅僅要求專業(yè)知識水平，更是根據(jù)職工的綜合素質(zhì)能否符合企業(yè)的經(jīng)營理念。在人才市場之中，用人單位對人才的選拔標準，除了面試過程中的言談舉止以及專業(yè)知識水平，更是要對其內(nèi)在素質(zhì)進行評判，而用人單位對大學生內(nèi)在素質(zhì)的考察則主要是來自于高校的學生檔案管理工作。因此，高校的學生檔案管理工作越完善，也就更能全面的體現(xiàn)學生的綜合素質(zhì)，從而提高學生的就業(yè)機會。隨著市場經(jīng)濟的不斷完善，人才的素質(zhì)培養(yǎng)將更加重要。因此，加強高校學生檔案管理工作的開展，能夠符合社會對高校畢業(yè)生的要求。
2、高校學生檔案管理工作中出現(xiàn)的問題
2.1學生檔案管理體系不完善
目前高校的學生檔案管理的兩種管理方式，分別是集中管理方式和分散管理方式。集中管理方式就是通過就業(yè)指導中心以及學生管理部門對學生檔案進行統(tǒng)一管理。但多數(shù)高校對學生的檔案管理方式仍采用分散管理方式，將學生的檔案交由學生的所在系以及下屬學院進行管理，這些學生檔案通常沒有經(jīng)過完整的建檔過程，也沒有進行相應的管理，直到畢業(yè)生離校時，才進行集中歸檔。而因為歸檔要求和歸檔范圍的不明確，導致了應歸納卻未歸納的檔案沒有追辦，又不對相關處室、院系進行催交。因此，長期以來，學生的檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)學生檔案資料殘缺。而現(xiàn)今社會隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，用人單位對學生內(nèi)在素質(zhì)的要求有了相應提高，而用人單位也更加重視學生檔案的情況。所以學生的檔案管理工作具備相當?shù)闹匾?，如果學生檔案出現(xiàn)了資料殘缺、日期脫節(jié)等現(xiàn)象，勢必會對高校學生的就業(yè)產(chǎn)生一定影響，從而阻礙高校人才培養(yǎng)模式的進展。
2.2檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的缺乏
現(xiàn)今我國的高校學生檔案管理工作的從事人員，大都是兼職人員，沒有經(jīng)歷過相應的正規(guī)培訓，并且也沒有獲取過相應的檔案管理專業(yè)知識。這些非專業(yè)的檔案管理人員，其淡薄的法律意識、不強烈的檔案意識都對高校的學生檔案管理工作開展起到了阻礙作用，并且高校的檔案管理工作人員因未經(jīng)過專業(yè)培訓，較容易出現(xiàn)兩方面的工作錯誤：其一是不規(guī)范的檔案轉(zhuǎn)遞程序，在轉(zhuǎn)遞檔案的過程中，非專業(yè)的檔案管理人員，常常不按規(guī)定通過機要渠道進行檔案轉(zhuǎn)遞，卻只顧著傳出檔案，忽略了檔案的回執(zhí)，從而導致了學生檔案的丟失；其二，因高校對招生規(guī)模的擴大，大量的高校學生導致了檔案管理工作的負擔加重。因此，高校的非專業(yè)檔案管理人員經(jīng)常會出現(xiàn)檔案漏發(fā)和誤發(fā)的現(xiàn)象，因為檔案轉(zhuǎn)遞的時間要求較短暫，龐大的任務量，要求在短時間內(nèi)將大量的學生檔案發(fā)往各地，而未經(jīng)過相應培訓的檔案管理人員，則會容易造成學生檔案的漏發(fā)和誤發(fā)，從而誤發(fā)滿足高校學生檔案資料流動時間快、遞增量大、投寄單位多、存放時間段等特點。因此，高校檔案管理工作的進一步完善，需要有效的提高高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，從而促進現(xiàn)代化高等教育的快速發(fā)展。
2.3學生入學前檔案信息轉(zhuǎn)遞不規(guī)范
自從網(wǎng)上招生實施之后，與傳統(tǒng)的錄取方式相比較，電子檔案的建立以及對學生的紙質(zhì)檔案管理工作都存在許多問題，在實行網(wǎng)上招生之后，因各地沒有對檔案信息的轉(zhuǎn)遞有明確的規(guī)范，所以造成了各地沒有進行統(tǒng)一管理，有的檔案信息是由學生所在中學進行轉(zhuǎn)遞，而有的則是直接讓學生自己攜帶過來。這些不規(guī)范的轉(zhuǎn)遞程序，使得高校所受到的學生檔案內(nèi)容不完整、不真實，甚至有的學生檔案因不按照書寫要求，導致不符合檔案存檔要求。有的學生檔案甚至不經(jīng)過裝袋的程序，為高校的學生檔案整理工作帶來了很大困難。因此，應該對學生入學前檔案信息的轉(zhuǎn)遞程序進行統(tǒng)一要求，增強學生檔案的完整性和真實性，并為學生檔案管理工作的開展提供便利。
3、提高學生檔案管理水平的相應措施
3.1完善高校學生檔案管理體系
高校的檔案管理體系往往由許多部門共同參與，其龐大的工作量，使得檔案管理工作在建檔、歸檔、轉(zhuǎn)遞等過程中，較容易出現(xiàn)問題。因此，高校應該對學生檔案管理體系進行相應完善，健全學生檔案建檔、歸檔、轉(zhuǎn)遞制度，讓各個部門能夠在較完善的體系之中，進行很好的檔案工作銜接，使得學生的檔案管理工作具備周期性和連續(xù)性。并且在完善檔案管理制度的同時，也應保持學生檔案其自身的系統(tǒng)性和完整性。讓檔案管理工作通過制度的完善得到進一步的提高，在保證學生檔案完整、真實的同時，讓學生檔案管理的管理模式走向規(guī)范化和制度化。在這個過程中，學校應結合新時期對人才的需求，加強檔案管理對學生內(nèi)在素質(zhì)的記錄，并提高廣大師生的檔案歸檔意識，并在學生的學習生活和日常生活之中，提取具有價值的信息。高校的學生檔案管理工作應該避免之前陳舊管理模式，應該提高相關人員的責任意識，做到學生檔案能夠得到及時的收集和管理。讓檔案管理的相關工作人員對學生檔案的重要性具有重要的認識，避免出現(xiàn)學生畢業(yè)時才進行檔案歸檔整理的管理模式，應對學生的檔案信息進行及時的整理和記錄，并根據(jù)學生的專業(yè)不同、班級不同、寢室不同等特點，對學生的歸檔范圍進行相應的規(guī)范。并且高校也應該對學生入學前的檔案信息轉(zhuǎn)遞程序進行相應完善，通過建立紙質(zhì)檔案與信息檔案相結合的檔案管理模式，并重視學生入學前檔案的真實性和完整性，對學生入學前的檔案信息進行相應要求，讓學生檔案確切的反映出高中生活和高考情況的信息。以此來提高高校的學生檔案管理的工作效率，在對電子信息檔案的充分運用的同時，學生檔案管理工作人員也應對紙質(zhì)檔案進行有效的保存，并加強紙質(zhì)檔案與電子信息檔案相結合的檔案管理模式，對學生檔案的建檔、歸檔、轉(zhuǎn)遞的要求進行明確，并對學生檔案管理體系的建設加以完善。
3.2重視高校學生檔案管理人員的專業(yè)能力
高校檔案管理工作的效率提高，受到學生檔案管理人員的專業(yè)能力的影響。因此，高校應重視學生檔案管理人員其專業(yè)能力的提高，通過設置專業(yè)人員對學生檔案進行管理，保持管理人員較為穩(wěn)定，并加強對高校學生檔案管理人員的專業(yè)能力培訓，高校應該積極的組織檔案管理人員的校外交流活動，通過不斷的學習與交流，做到檔案管理工作專業(yè)能力的提高。并且高校也應該建立相應的檔案管理人員評價機制和獎懲制度，讓高校的綜合檔案室對學生檔案管理人員的業(yè)務建設加以指導和監(jiān)督，以此促進高校學生檔案管理人員的素質(zhì)提高。并應讓高校學生檔案管理人員符合檔案數(shù)字化的管理趨勢，通過對管理人員的計算機能力的培養(yǎng)，讓檔案管理人員能在高校擴大招生規(guī)模，檔案管理工作量日益龐大的前提下，通過對檔案數(shù)字化的先進管理模式進行學習，并發(fā)揮自身學術優(yōu)勢，通過對專業(yè)技術人員進行組織，建立符合高校實際情況的學生檔案管理系統(tǒng)，從而提高高校檔案管理的工作水平，完善高校的檔案管理模式。
作者：蘇桃單位：廣州體育學院
