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第一篇：高校教學(xué)檔案管理問題

一.高校教學(xué)檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理意識不強

一些高校的教學(xué)和教輔人員，對教學(xué)檔案工作缺乏充分認(rèn)識，甚至于對教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度。有些人認(rèn)為，教學(xué)科研成果是他們自己心血的結(jié)晶，自我保存得相當(dāng)好，沒必要歸檔;有的教師認(rèn)為，材料放在自己手中，用起來方便等。有些院(系)在期中教學(xué)質(zhì)量檢查中，不按照教務(wù)處要求整理材料，造成了教學(xué)檔案收集不夠齊全完整，歸檔材料質(zhì)量不高，嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案的建設(shè)和利用效率，從而也影響教育教學(xué)工作的順利開展。

（二）檔案管理制度不健全

高校教學(xué)檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照其基本原則，進(jìn)行科學(xué)分類集中統(tǒng)一管理。近年來，隨著國家《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規(guī)的出臺，各高校的檔案法規(guī)制度建設(shè)也取得了長足的進(jìn)步。但就目前各高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀來看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層教學(xué)檔案的管理，缺乏有效的制約機制，存在著諸多問題。如:有些高校沒有建立規(guī)范的部門立卷制度;有些高校各基層部門沒有指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集歸檔工作;有些高校頻繁更換教學(xué)檔案管理人員等。

（三）檔案工作隊伍不穩(wěn)定

要做好檔案管理工作，需要有一支比較穩(wěn)定且業(yè)務(wù)能力較強的專、兼職檔案工作隊伍。教學(xué)檔案產(chǎn)生于教學(xué)及教學(xué)管理部門，需要有既懂檔案業(yè)務(wù)、又有責(zé)任心的人員來管理。但目前許多高校都沒有給這些部門配備專職的檔案管理人員，其教學(xué)檔案的管理基本是由各部門的教務(wù)、教學(xué)管理人員兼任，而且這些人員更換非常頻繁。

二.改進(jìn)高校教學(xué)檔案管理工作的措施

（一）提高對教學(xué)檔案管理工作的認(rèn)識

教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理的重要組成部分，學(xué)校必須把它納入教學(xué)計劃、規(guī)劃、教學(xué)管理制度及其各級人員的管理責(zé)任制中，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。首先，學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該經(jīng)常過問教學(xué)檔案工作，把教學(xué)檔案管理列入學(xué)校的工作計劃，在經(jīng)費、人員、用房、辦公等方面提供便利條件，定期檢查和研究教學(xué)檔案管理中存在的問題。其次，學(xué)校檔案部門必須督促、指導(dǎo)和檢查全校教學(xué)檔案工作，驗收各部門移交的教學(xué)檔案，按照《教學(xué)類檔案工作規(guī)范》要求，做好教學(xué)檔案的整理、分類、保管。

（二）健全教學(xué)檔案管理制度

由于認(rèn)識不到位，致使檔案管理部門缺少相對完善的、系統(tǒng)的管理制度。例如一些教學(xué)檔案資料的收集，保管，借閱等都沒有明文規(guī)定。因此，要健全教學(xué)檔案管理制度，以適應(yīng)高等教育發(fā)展的新形勢?？煽紤]從以下幾方面著手:明確登記制度(目的是及時掌握收集工作情況，避免應(yīng)歸檔材料的遺失、散落)，執(zhí)行時限制度(強調(diào)及時收集，目的是確保歸檔文件材料齊全完整)，履行查對制度、移交制度、索要制度和督察制度等。

（三）打造高素質(zhì)的教學(xué)檔案管理隊伍

要建設(shè)優(yōu)質(zhì)高效的教學(xué)檔案管理隊伍，首先要有正確的人才觀，要大力做好檔案人才引進(jìn)、培養(yǎng)工作，以人才資源推動檔案工作前進(jìn)的步伐。比如，選拔優(yōu)秀的高校檔案管理專業(yè)畢業(yè)生，給教學(xué)檔案管理隊伍補充新鮮血液，優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)；加大在職檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過召開交流會議、教育培訓(xùn)、學(xué)歷教育等多種形式，提高檔案人員的政治理論修養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平以及現(xiàn)代管理能力，改善檔案管理隊伍的整體素質(zhì)，為高校教學(xué)檔案工作發(fā)展提供高優(yōu)質(zhì)人才保障和智力支持。（四）實現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理信息化實現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理信息化，是提高高校教學(xué)檔案管理效率的必由之路。檔案信息化是利用信息處理的自動化，達(dá)到檔案文件的一體化管理，實現(xiàn)檔案信息的高速檢索，對文字、圖像、音頻、視頻等不同載體檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲，以實現(xiàn)檔案信息遠(yuǎn)距離、無障礙的傳遞和交流，達(dá)到檔案資源的互通與共享。

作者：宋美霞單位：河南省周口師范學(xué)院外國語學(xué)院

第二篇：高校新生檔案管理存在的問題與對策

一、目前新生檔案建立存在的一些問題

1.新生檔案內(nèi)容要求不統(tǒng)一，新生檔案材料出現(xiàn)不齊全現(xiàn)象。新生檔案的主要來源為中學(xué)提供的檔案資料，主要反映學(xué)生在中學(xué)的基本情況和高考信息。隨著高校招生生源的不斷擴大，各種層次和方式的招錄手段增加，學(xué)生逐步實行網(wǎng)上招生錄取，使高校直接獲得原始、基本的紙質(zhì)檔案材料較為困難。如新生在高中的畢業(yè)生登記表、成績表、入黨團志愿書、中學(xué)期間獎懲記錄；在高考期間的高考志愿表、高考成績、政審表、高校招生體檢表等一系列檔案資料不全，有的甚至連原始檔案都沒有，使高校無法建立起真正有效完善的新生檔案。

2.新生檔案轉(zhuǎn)遞方式不統(tǒng)一，新生檔案材料出現(xiàn)遺失現(xiàn)象。目前轉(zhuǎn)遞檔案主要存在有當(dāng)?shù)卣修k直接轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案、中學(xué)直接轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案，有的甚至違反相關(guān)的檔案管理規(guī)定，由學(xué)生自行帶檔案入學(xué)的方式。檔案轉(zhuǎn)遞方式的多樣性和隨意性，造成了檔案保密性、完整性和真實性難以得到保證，嚴(yán)重的還造成檔案的丟失，使高校無法掌握新生的真實資料，使高校學(xué)生檔案的連續(xù)性嚴(yán)重脫節(jié)，使用人單位只能看到學(xué)生在大學(xué)期間的檔案，而不能了解到學(xué)生在高中時候的情況，造成由零開始重新建立個人檔案，無法保障高校學(xué)生檔案的嚴(yán)肅性和真實性，嚴(yán)重影響學(xué)生檔案管理工作的正常開展。

3.新生檔案管理部門交叉重疊，新生檔案管理不夠規(guī)范。高校學(xué)生檔案管理由于長期無明文規(guī)定，歸檔材料缺乏統(tǒng)一管理，歸檔部門未明確固定，造成各高校對學(xué)生檔案管理工作的模式較多，重視程度也不一樣。有些高校學(xué)生處、招生處、檔案室、二級學(xué)院等在新生入學(xué)時都在接收檔案，新生檔案資料的收集和建立沒有得到統(tǒng)一，使檔案的內(nèi)容參差不齊，無法真正反映學(xué)生的全面情況，造成學(xué)生檔案在起步階段就造成缺失。加之各部門之間對學(xué)生檔案的頻繁變更、交接，造成了高校學(xué)生檔案無法正常進(jìn)行管理，檔案質(zhì)量難以得到保障。

二、規(guī)范建立新生檔案的措施

1.規(guī)范和完善學(xué)生檔案管理制度。建立起規(guī)范、完整的學(xué)生檔案，就必須依靠健全的規(guī)章制度。高校必須建立起一套包括由原始收集、整理、歸檔、充實、登記、移交等一系列環(huán)節(jié)組成的高校學(xué)生檔案管理制度，保證學(xué)生檔案材料產(chǎn)生過程的連續(xù)性，從學(xué)生檔案的建立開始就按制度規(guī)范運作，一開始就建立起新生的完整檔案，使學(xué)生檔案立刻進(jìn)入正常流程，使工作事半功倍。如長江師范學(xué)院就專門制定了學(xué)生檔案管理辦法，明確了學(xué)生檔案工作崗位責(zé)任制，制定了學(xué)生檔案的收集、整理、轉(zhuǎn)遞、查詢等一系列的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使學(xué)生檔案管理工作逐步實現(xiàn)制度化和規(guī)范化。

2.統(tǒng)一指定檔案歸口部門。由于過去檔案傳遞方式的多樣性和接收部門的不統(tǒng)一，使高校無法建立完善的新生入學(xué)檔案。為規(guī)范檔案傳遞的歸口，應(yīng)該指定一個部門來接收學(xué)生入學(xué)后轉(zhuǎn)遞的檔案。如長江師范學(xué)院做出規(guī)定，將各省市招辦或者中學(xué)郵寄的檔案全部歸口在招生處，由招生就業(yè)處統(tǒng)一接收各地轉(zhuǎn)來的檔案，改變以前多個部門同時接收的現(xiàn)狀。招生就業(yè)處在發(fā)放入學(xué)通知書同時向新生提醒不準(zhǔn)個人私自攜帶檔案入學(xué)，如有新生自帶檔案入學(xué)的一律交予輔導(dǎo)員后統(tǒng)一再交到招生就業(yè)處整理歸檔。

3.明確新生檔案收集內(nèi)容。為使高校學(xué)生檔案形成連貫性，使高校全面了解新生的個性品質(zhì)、興趣愛好、個人特長等，有的放矢地組織因材施教，就必須在檔案建立之初就形成較為完善的內(nèi)容。除要求有高考填報志愿表、體檢表、高中學(xué)籍登記表、高中畢業(yè)生登記表、入黨團材料等基本紙質(zhì)資料外，還應(yīng)把學(xué)生在中學(xué)時代體現(xiàn)出的綜合素質(zhì)，如專業(yè)特長的獎勵、中學(xué)對學(xué)生的個人評價等納入學(xué)生檔案里作為高校學(xué)生檔案建立的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。檔案管理人員在收到轉(zhuǎn)遞的學(xué)生檔案后，應(yīng)認(rèn)真核實檔案袋的資料內(nèi)容，按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的方式對紙質(zhì)內(nèi)容進(jìn)行逐一清理，規(guī)范建立起新生檔案，并以此為基礎(chǔ)，逐步收集和完善大學(xué)時期的各種材料，充實在基礎(chǔ)檔案中，形成完善的高校學(xué)生檔案。

4.加強檔案意識培訓(xùn)。有些高校檔案管理員和學(xué)生沒有意識到檔案的重要性，造成新生從入學(xué)起，就忽視了自身檔案的建立和完善，學(xué)生往往是在畢業(yè)之后，找到工作需要用檔案時，才會關(guān)注自身檔案，因而使大量有利于自身就業(yè)和發(fā)展的檔案資料或中學(xué)檔案因為沒有及時收集歸檔而白白喪失了大量的就業(yè)機會。因此要加大教育和宣傳力度，全面提高檔案意識，加強對學(xué)生檔案管理人員的培訓(xùn)，逐步提高全體師生對檔案形成的正確認(rèn)識，消除思想上的模糊性。還要通過與學(xué)生交流，讓學(xué)生清楚新生入學(xué)檔案的重要性，讓學(xué)生積極配合學(xué)校做好自身檔案的完善，形成學(xué)生與校方良性互動的檔案完善機制。

新生檔案的建立是高校學(xué)生檔案管理工作的第一步，也是最關(guān)鍵的階段，形成一套完善的新生檔案傳遞、審查、收集、完善、形成的管理制度，將徹底改變目前高校學(xué)生檔案管理工作較為滯后的局面，并能充分發(fā)揮高校學(xué)生檔案的重要服務(wù)和促進(jìn)作用，推動高校教育管理水平的提升。

作者：王琨單位：長江師范學(xué)院

第三篇：高校檔案管理工作現(xiàn)狀與發(fā)展

1、當(dāng)前高校檔案管理工作普遍存在的問題

雖然高校檔案管理對高校建設(shè)和發(fā)展具有十分重大的意義，但目前高校檔案管理中依舊存在一些比較突出的問題。

1．1管理意識薄弱，管理手段相對落后

我國高校的檔案管理工作尚未形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，部分高校對新形勢下檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識。首先領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，從機構(gòu)設(shè)置到經(jīng)濟投入上都難以滿足高校檔案工作發(fā)展的條件;其次教職工參與意識淡薄，導(dǎo)致一些文件資料不能及時歸檔，各科室檔案存放分散化，造成檔案積壓甚至丟失，這些都一定程度上影響了整個高校檔案的完整性;再次，高校檔案管理工作存在著管理手段陳舊的問題，部分高校仍采用手工作業(yè)方式，勞動量大，耗時多。這些都在一定程度上制約了高校檔案管理工作的發(fā)展。

1．2管理人員素質(zhì)參差不齊，信息技術(shù)應(yīng)用能力相對較差

目前我國高校檔案工作人員數(shù)量基本充足，能夠滿足日常工作需要。學(xué)歷層次較之以前也有所提高，基本達(dá)到本科或以上學(xué)歷。但是檔案專業(yè)出身、精通檔案業(yè)務(wù)、熟練運用現(xiàn)代信息技術(shù)的人員較少，能對檔案信息內(nèi)容進(jìn)行深層次開發(fā)利用的高素質(zhì)人才更是匱乏。隨著科技發(fā)展，高校檔案室大部分配備了現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備和管理軟件，但由于缺乏相關(guān)使用經(jīng)驗，導(dǎo)致新技術(shù)、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，不能實現(xiàn)檔案卷級和文件的細(xì)化，沒能充分發(fā)揮信息化技術(shù)對檔案管理帶來的便利。

1．3數(shù)字化建設(shè)發(fā)展滯后

高校檔案多以紙質(zhì)文件為主，檔案形式較為單一，照片、光盤、錄音、縮微膠片等數(shù)字化檔案形式相對較少。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、聲像技術(shù)的飛速發(fā)展，高校檔案數(shù)字化成為適應(yīng)高校檔案發(fā)展的大趨勢。但是由于檔案數(shù)字化是需要多專業(yè)配合、各部門協(xié)作的系統(tǒng)工程，由于領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識不夠、經(jīng)費不足、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不配套等原因，我國高校數(shù)字化檔案的開發(fā)還停留在初期，在很多方面顯得比較被動，制約著高校檔案工作的正常發(fā)展。

1．4高校傳統(tǒng)檔案安全管理模式亟待改善

檔案安全管理作為檔案管理工作中重要的一環(huán)越來越受到重視，相關(guān)部門制定了一系列制度與監(jiān)督檢查方案。高校檔案室配備了自動報警、防火、去濕、消毒等必要的檔案安全保護(hù)設(shè)備和器材。對重要檔案文件實行異地備份管理，防止檔案資料的丟失。但是隨著近幾年檔案信息化發(fā)展，原本的安全管理模式很難適應(yīng)新發(fā)展的要求，數(shù)字化檔案管理中存在的安全問題越發(fā)凸顯。如:電子檔案傳輸中的安全性，音像檔案的有效性和合法性，計算機病毒，各種人為因素對檔案信息的危害問題，這些都對高校檔案安全管理工作形成較大的沖擊。

2、提升高校檔案管理工作發(fā)展策略

2．1增強管理意識，實現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化

建立高校的檔案管理工作統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，充分認(rèn)識到高校檔案管理工作的重要性。加強管理模式的創(chuàng)新就應(yīng)該健全目標(biāo)管理機制，制定檔案管理目標(biāo)，定期進(jìn)行檢查，并引進(jìn)激勵機制，將其與人事聘用和干部任免相聯(lián)系，激活檔案管理工作，開創(chuàng)新局面。轉(zhuǎn)變管理手段，就要轉(zhuǎn)變觀念，加強管理手段的創(chuàng)新，就應(yīng)該采用現(xiàn)代化的科學(xué)的管理手段，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)作為工作平臺，建立數(shù)字檔案和電子文件系統(tǒng)，并實現(xiàn)資源共享。

2．2提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和信息技術(shù)應(yīng)用能力

高校要將熟悉檔案基本業(yè)務(wù)、適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化需要的復(fù)合型人才選配到檔案管理工作崗位上來，為檔案事業(yè)發(fā)展注入新的活力。同時為檔案管理人員盡可能多地創(chuàng)造交流機會，定期組織參加專業(yè)技能培訓(xùn)和繼續(xù)教育培訓(xùn)，使檔案工作人員在掌握檔案工作的法律、法規(guī)及檔案管理專業(yè)基礎(chǔ)知識，熟練運用檔案管理工作基本方法和技能的基礎(chǔ)上，積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)，能夠熟練運用現(xiàn)代信息技術(shù)開展檔案管理工作，運用信息技術(shù)，挖掘信息資源，對各類檔案信息資源進(jìn)行深層次整合，建立各種檔案數(shù)據(jù)庫，以提高工作效率，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量。

2．3加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐

要實現(xiàn)高校檔案數(shù)字化建設(shè)這一目標(biāo)，首先高校領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到高校檔案數(shù)字化的重要性，開拓思想，更新觀念，在檔案數(shù)字化建設(shè)方面，繼續(xù)完善檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大資金投入，采購先進(jìn)的計算機軟、硬件系統(tǒng)，建立電子檔案接收體系、傳統(tǒng)檔案數(shù)字化體系以及數(shù)字檔案編目、存儲、服務(wù)體系;完善檔案網(wǎng)站平臺的開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的有效整合;同時還可利用已建成的數(shù)據(jù)庫資源和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施為社會服務(wù)，從而獲得一定的收益，彌補經(jīng)費不足的問題，加快檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。

2．4完善安全管理保障體系

加強宣傳教育，堅持科學(xué)檔案信息安全觀，樹立正確保障檔案安全的思想。高校應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家頒布的有關(guān)信息安全的法律法規(guī)，制定相應(yīng)的電子檔案安全管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。堅持利用和保密并重的原則，加大檔案網(wǎng)絡(luò)化的開放和利用力度，增強檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識。特別針對數(shù)字載體檔案的特點，應(yīng)專門建立新型載體檔案的借閱利用制度并嚴(yán)格審批手續(xù)。有效地應(yīng)用身份識別認(rèn)證、重要文件加密、病毒庫更新防護(hù)、文件異地備份等安全技術(shù)，以確保檔案信息的安全。

3、結(jié)語

總之，高校檔案管理工作需要經(jīng)歷不斷探索、不斷革新、不斷發(fā)展的過程，必須把滿足高校的需求作為檔案管理工作的價值取向，設(shè)立科學(xué)的目標(biāo)，采取正確的方法，才能開辟檔案管理工作發(fā)展的新途徑，才能充分發(fā)揮高校檔案管理為高校教學(xué)、科研和管理等工作的服務(wù)作用。

作者：馮秀清劉洋單位：黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學(xué)院