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一城市建設(shè)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

1檔案數(shù)量的增加對檔案管理人員提出了更高的要求

（1）檔案管理人員數(shù)量遠遠落后于檔案數(shù)量的增加速度，導(dǎo)致城建檔案部門的整理、利用工作滿足不了現(xiàn)實的需要；

（2）檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不能滿足檔案信息化管理方式的需要；具有檔案專業(yè)和一定計算機水平的人才相對匱乏；

（3）檔案人才流動性較大，很難培養(yǎng)和留住檔案人才。這一點與檔案管理工作自身的特點息息相關(guān)：一是工作強度大；二是工作比較枯燥、繁瑣；三是工資待遇不高。

（4）對于人員的服務(wù)水平提出了更高的要求。比如，在政府簡化審批流程、縮短審批期限的大背景下，我市工程檔案部門受理檔案驗收的承諾期限由7天縮短為3天，而且增加了檔案預(yù)驗收環(huán)節(jié)，工作量和工作壓力的驟然加大，對檔案人員的耐性提出了更大的考驗。

2檔案數(shù)量的增加對檔案管理方式提出了更高的要求

（1）服務(wù)技術(shù)和服務(wù)方法比較落后。資料搜集和整理依然僅靠人工處理的方法，信息化發(fā)展緩慢導(dǎo)致工作效率和服務(wù)效率普遍較低；

（2）即使有些城建檔案管理部門已經(jīng)對檔案實施了信息化管理，但檔案實體的整理和檔案信息化掃描的工作進度無法保證即時完成，從而影響了檔案提供利用工作水平；

（3）相比于一些發(fā)達國家，我們的管理理念、管理技術(shù)、管理設(shè)備嚴重落后。而且各個城市之間城建檔案管理水平發(fā)展不平衡。這是由兩個方面原因造成的：一是對城建檔案重要性認識不足導(dǎo)致重視程度不夠；二是經(jīng)濟發(fā)展水平落后導(dǎo)致資金投入力度不足。

3檔案數(shù)量的增加對檔案利用模式提出了更高的要求

檔案數(shù)量的增加直接導(dǎo)致檔案利用量的增加，加之人員不足、管理水平相對落后，導(dǎo)致檔案利用需求很難在第一時間得到滿足，由此導(dǎo)致檔案部門在政府、企事業(yè)單位及民眾心目中的公信力下降，從而也影響到部門自身的發(fā)展。提供及時、準(zhǔn)確、全面的檔案信息，是對我們城市建設(shè)檔案部門提出的最基本要求，但是當(dāng)前形勢下，我們有些城建檔案管理部門在這一點上難以做到。

二提高城市建設(shè)檔案管理工作水平的對策

1加強城市建設(shè)檔案人才隊伍建設(shè)

（1）通過“感情留人、事業(yè)留人以及適當(dāng)?shù)拇隽羧恕?，廣泛吸納人才，打造一支專業(yè)的檔案管理人才隊伍。適當(dāng)提高城建檔案管理人員的待遇。

（2）要定期不定期對管理人員進行有針對性的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)素質(zhì)。對于優(yōu)秀的管理或技術(shù)人才，要給予重點培養(yǎng)。

（3）通過績效考核機制的建立，對工作優(yōu)異者給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)和精神獎勵。以此鼓勵先進、激勵后進。

2提高城市建設(shè)檔案管理工作的規(guī)范化水平

（1）對檔案進行全面的核查，在對竣工檔案資料進行移交時，包括前期準(zhǔn)備文件、施工文件、竣工文件等資料都要保證其完整、準(zhǔn)確、規(guī)范和系統(tǒng)。

（2）檔案信息化工作的基礎(chǔ)是檔案的著錄。由于每個城市建設(shè)檔案管理單位的條件不同，應(yīng)該研究制定統(tǒng)一的《城建檔案著錄細則》，以實現(xiàn)檔案著錄的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

（3）合理組卷，在整理過程中如若發(fā)現(xiàn)案卷內(nèi)容混亂，無頁碼等現(xiàn)象出現(xiàn)時需要重新進行加工，并將有聯(lián)系的文件組合在一起。組卷合理化和規(guī)范化不僅有助于科學(xué)管理、優(yōu)化館藏，還能提高計算機管理的利用效率。

（4）檔案分類號以及檔案題名的準(zhǔn)確無誤有助于提高檢索查準(zhǔn)率。對一些含義不清或模糊的題名要進行及時的處理，避免出現(xiàn)計算機無法識別的情況。

3提高城市建設(shè)檔案管理工作的信息化水平

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，促進了先進信息技術(shù)與檔案管理工作的融合，城市建設(shè)檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)一體化：借助相應(yīng)的軟、硬件平臺，通過掃描、錄入等方式，實現(xiàn)檔案的“三態(tài)”同步，從而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檢索和在線閱覽，大大提高了城建檔案的利用效率。我們的社會已經(jīng)處于一個信息爆炸的時期，信息技術(shù)的在各行各業(yè)獲得了巨大的發(fā)展。城建的檔案管理也必須跟上時展的步伐，將一些已經(jīng)不符合或者陳舊的管理模式加以改進和創(chuàng)新，以此更好的為城市建設(shè)提供服務(wù)。將先進的信息技術(shù)引入到城建檔案管理上來，從根本上提高城建檔案管理工作的信息化水平。

4通過服務(wù)外包的形式提高城市建設(shè)檔案管理工作水平

由于檔案管理單位的人員和編制有限，通過政府購買服務(wù)的方式，采取服務(wù)外包的形式，來完成城建檔案的實體整理、圖片掃描和數(shù)據(jù)錄入工作，也不失為解決當(dāng)前矛盾行之有效的方法，并且該方法已經(jīng)在相當(dāng)大的范圍內(nèi)取得了較好的效果，在城建檔案整理、檔案數(shù)字化和提供利用工作中發(fā)揮了不可估量的作用。

5提高社會的“檔案意識”和檔案的“社會意識”

為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)、為城市建設(shè)服務(wù)是城市建設(shè)檔案工作的根本目的，也是我們一切工作的出發(fā)點和落腳點，是我們自身的價值所在。我們必須緊緊圍繞這個中心，為社會提供全面、及時、準(zhǔn)確的檔案信息，充分發(fā)揮自身的價值。我們要注重服務(wù)理念、方式方法的不斷創(chuàng)新，實現(xiàn)由傳統(tǒng)服務(wù)向現(xiàn)代服務(wù)的轉(zhuǎn)變：一是要改變“重藏輕用”的舊觀念，樹立“以用為主”的新觀念，如指引群眾通過“依申請公開”的方式申請利用。二是開展城建檔案編研工作，將信息整理加工成冊，提供給社會利用。三是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將信息主動給社會。城建檔案部門一定要充分提高“社會意識”，由此提高自身價值。另外，城建檔案部門還要加強自身的宣傳，通過提供良好的服務(wù)來提升整個社會的“城建檔案意識”。

三結(jié)語

綜上所述，城市建設(shè)檔案管理工作在城鎮(zhèn)化背景下，面臨諸多問題，作為城建檔案管理部門應(yīng)立足自身、圍繞中心、服務(wù)大局，通過不斷的改革創(chuàng)新，解決發(fā)展中遇到的問題；通過不斷的提供利用，提升自己的社會價值；通過提升價值，爭取更多的資金支持。通過資金和技術(shù)支持來促進自身發(fā)展，進一步提高管理和利用工作水平。

作者：宋大慶單位：廣州開發(fā)區(qū)城市建設(shè)及房地產(chǎn)檔案館