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摘要：學(xué)生社團檔案管理是高校學(xué)生檔案管理工作中的重要部分，是學(xué)生社團發(fā)展和高校及時調(diào)整管理模式的重要參考。當(dāng)前，大學(xué)生需要更多的社會工作實踐經(jīng)驗，在這點上學(xué)生社團檔案能起到不可忽略的作用。為此，高校應(yīng)加強學(xué)生社團檔案管理，以服務(wù)于培養(yǎng)人才的工作。

關(guān)鍵詞：學(xué)生社團；檔案管理；重要性；問題；建議

學(xué)生社團是高校中的非正式群體，是大學(xué)生為了滿足自身心理、情感、文化、生活和社會需要而自發(fā)籌備并經(jīng)學(xué)校有關(guān)部門批準(zhǔn)成立的具有一定目標(biāo)和活動規(guī)范的組織，也是高校開展第二課堂教育的重要平臺。隨著我國高等教育的發(fā)展，在非常重視大學(xué)生素質(zhì)教育的時代背景下，大學(xué)生社團將擔(dān)負(fù)起重要的育人功能。而大學(xué)生社團檔案則是大學(xué)生社團成立、建設(shè)、活動、收獲等發(fā)展歷程的真實歷史記載。加強對大學(xué)生社團檔案的管理工作，不僅是完善了高校檔案體系建設(shè)，也是大學(xué)生教育管理工作中重要的組成部分，關(guān)系到新時期高校育人平臺的發(fā)展建設(shè)水平和大學(xué)生綜合素質(zhì)的全面提升。

一、高校學(xué)生社團檔案管理的重要性

1.促進高校社會職能擔(dān)當(dāng)

高校主要通過培養(yǎng)和向社會輸送合格的大學(xué)生以履行其人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、服務(wù)社會和文化傳承創(chuàng)新的社會職能。在提倡素質(zhì)教育的今天，大學(xué)生社團的發(fā)展水平、育人能力、建設(shè)成果等都直接反映了高校在履行這些社會職能過程中的教育引導(dǎo)能力和管理育人總體水平。作為社會發(fā)展的真實記錄，大學(xué)生社團檔案也自然折射了高校的教育管理水平，人才培養(yǎng)能力和教育發(fā)展理念，是高校擔(dān)當(dāng)社會職能的客觀反映，能夠起到向社會宣傳學(xué)校和促進學(xué)校發(fā)展的作用。

2.提升高校的管理能力

全面系統(tǒng)的大學(xué)生社團檔案能夠真實反映學(xué)生社團的發(fā)展建設(shè)、指導(dǎo)理念、實踐成果、育人成績，是高校對大學(xué)生教育引導(dǎo)和對社團管理工作的直接反映，為高校的各項管理工作能力提升提供參考。高校學(xué)生社團檔案管理是一項系統(tǒng)性工作，學(xué)校檔案管理部門、社團管理部門和學(xué)生社團擔(dān)負(fù)起各自的責(zé)任，做好分工，做到檔案建立及時準(zhǔn)確、信息更新完備迅速、檔案管理安全穩(wěn)妥，實現(xiàn)學(xué)生社團檔案管理的系統(tǒng)性和有效性，是提升高校的綜合管理能力的重要保證。

3.社團管理和發(fā)展的基礎(chǔ)

高校對學(xué)生社團的管理決定著大學(xué)生社團育人功能的發(fā)揮，對社團的管理也是高校學(xué)生管理工作中的重要內(nèi)容之一。每年大學(xué)生社團都會本著自身發(fā)展的需求在大學(xué)生中納新，新生力量的加入往往為社團的發(fā)展帶來重要的機遇，也是社團檔案建設(shè)需要重點關(guān)注的階段。社團發(fā)展過程中出現(xiàn)的一些大事記也都需要有詳實的記載，以供日后參考和查閱。雖然對不同性質(zhì)的學(xué)生社團有不同的管理模式，但是“百花齊放”是為了服務(wù)于大學(xué)生的成長。因此，完善社團檔案，就是為社團的管理和發(fā)展夯實基礎(chǔ)。

4.激發(fā)學(xué)生的榮譽感和責(zé)任感

當(dāng)代大學(xué)生是一代特征明顯的群體，他們有很強烈的表現(xiàn)欲望和自我展示能力，多才多藝，有朝氣，他們選擇自己喜歡的平臺來實現(xiàn)自己的層次需求，以得到同學(xué)和老師們的肯定和贊賞。大學(xué)生社團就是這樣的平臺，學(xué)生在社團中的表現(xiàn)能夠被社團檔案所記載，這些原始、真實、珍貴的材料都是激發(fā)學(xué)生榮譽感和引導(dǎo)學(xué)生建立責(zé)任感的重要途徑。大學(xué)生社團檔案的建設(shè)，能夠使一個社團成員從參與者轉(zhuǎn)變?yōu)橹魅宋?，為大學(xué)生思想政治教育和學(xué)生管理及學(xué)生綜合素質(zhì)的提升拓展空間，科學(xué)地做好大學(xué)生社團檔案管理工作，更全面地發(fā)揮檔案的教育價值，就能實現(xiàn)將學(xué)生的榮譽感和責(zé)任感引導(dǎo)到他們的學(xué)習(xí)和生活中。

二、高校學(xué)生社團檔案管理存在的問題

1.學(xué)生社團檔案管理意識和制度缺失

目前，盡管很多高校都非常重視檔案管理工作，檔案管理意識很強，但是大多集中在與教學(xué)和學(xué)校發(fā)展相關(guān)的檔案管理工作中，對學(xué)生檔案的管理，除了學(xué)籍管理要求和校友會建設(shè)需要外，很少得到重視。而作為學(xué)生檔案一部分的學(xué)生社團檔案，更是存在管理意識不強、制度不完善的問題，往往采取一種粗放式的管理形式，很少在校級層面得到重視。管理意識缺乏導(dǎo)致社團檔案材料收集、整理、分類、存檔等環(huán)節(jié)脫鉤、滯后，工作面臨很多困難。同時，管理意識缺失也導(dǎo)致了管理制度建設(shè)滯后，很多高校沒有關(guān)于大學(xué)生社團檔案管理的相關(guān)制度，也缺少檔案建設(shè)管理工作標(biāo)準(zhǔn)，甚至是社團檔案只是由學(xué)生管理的局面，導(dǎo)致管理混亂。

2.學(xué)生社團檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有待提高

檔案管理需要有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范，但就目前情況看，高校學(xué)生社團檔案管理標(biāo)準(zhǔn)還只是停留在很低的水平，在沒有或是較低標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)下，很難完成檔案管理工作，經(jīng)常出現(xiàn)記錄簽章缺失、檔案基本信息不全、存檔材料材質(zhì)尺寸不統(tǒng)一和不規(guī)范等問題。

3.學(xué)生社團檔案整理方法簡單陳舊

雖然教育部和國家檔案局早就頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，以促進高校檔案管理工作水平提升，但是大多數(shù)高校對大學(xué)生社團檔案沒有加以足夠的重視，沒有專業(yè)人員負(fù)責(zé)或是指導(dǎo)工作，未建立相應(yīng)的管理部門，甚至社團檔案的收集整理方法還處于傳統(tǒng)的模式。在當(dāng)前檔案建設(shè)和管理電子化、信息化的趨勢下，在大學(xué)生對網(wǎng)絡(luò)和計算機運用嫻熟的情況下，大學(xué)生社團檔案建設(shè)和管理仍然以紙質(zhì)載體開展，嚴(yán)重束縛了大學(xué)生社團檔案管理工作水平的提升和社團檔案對高校育人功能的促進作用。

4.學(xué)生社團檔案信息量少，形式單一

學(xué)生社團是高校培育合格大學(xué)生的重要平臺，社團檔案的育人功能不言而喻。所以，越是充實的檔案內(nèi)容、越是全面的記錄，對社團育人功能的發(fā)揮越有指導(dǎo)價值。而現(xiàn)在，由于很多高校學(xué)生社團檔案管理意識不強、標(biāo)準(zhǔn)不高，導(dǎo)致檔案管理不到位，其所記載的材料內(nèi)容過分單一和片面，對教育實踐活動的開展指導(dǎo)意義不大，其所記載的內(nèi)容類似倉庫物品賬目，無法為高校人才培養(yǎng)計劃的不斷修訂提供參考，更無法反映高校的社會職能擔(dān)當(dāng)。

三、加強高校學(xué)生社團檔案管理的建議

1.統(tǒng)一思想認(rèn)識，強化檔案意識

要強化學(xué)生社團檔案管理的重要價值和教學(xué)應(yīng)用意義，在學(xué)校層面統(tǒng)一思想認(rèn)識，重視社團檔案管理工作，使檔案管理為人才培養(yǎng)服務(wù)。做好學(xué)生社團檔案管理的宣傳工作，擴大工作的影響力，使高校師生對學(xué)生社團檔案管理有一個新的認(rèn)識高度。除了統(tǒng)一認(rèn)識、加強學(xué)校教職工檔案意識建設(shè)之外，還要重視學(xué)生社團成員的檔案意識培養(yǎng)，學(xué)生社團檔案是否充實，與社團成員檔案意識的強弱直接相關(guān)。加強學(xué)生檔案意識培養(yǎng)的方法是多種多樣的，在新生報到、社團納新等不同時間都可以開展培養(yǎng)教育工作，在教學(xué)中也可以通過相關(guān)課程，采用多種手段加強學(xué)生的社團檔案管理意識。

2.完善管理體系，強化科學(xué)管理

全面、系統(tǒng)、科學(xué)的管理體系是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。在學(xué)生社團檔案管理工作中，要結(jié)合高校的實際情況和不同類型社團的性質(zhì)，建立特色鮮明、科學(xué)完善的社團檔案管理體系。

（1）建立指導(dǎo)機構(gòu)。

針對學(xué)生社團檔案的特殊性，高校應(yīng)在考慮其發(fā)展需求前提下，組織學(xué)生工作處、團委、二級學(xué)院學(xué)生工作辦公室、大學(xué)生素質(zhì)教育相關(guān)機構(gòu)共同組織建立學(xué)生社團檔案建設(shè)指導(dǎo)機構(gòu)，保障檔案管理工作順利進行，并做好監(jiān)督檢查。相關(guān)部門要做好配合工作，保障學(xué)生社團檔案的真實性、準(zhǔn)確性、及時性。

（2）管理隊伍建設(shè)。

大力加強學(xué)生社團檔案管理隊伍建設(shè)，打造一支專業(yè)能力強、綜合素質(zhì)高的管理隊伍，并提高工作人員的工作熱情。隊伍中既要有專業(yè)檔案管理人員，也要有了解學(xué)生社團運行和學(xué)生管理工作的人員，并且將兩者緊密結(jié)合在一起，才能建立特色鮮明的社團檔案。可從這幾方面入手：第一，制定詳細(xì)的工作職責(zé)和學(xué)習(xí)考核制度，定期加以培訓(xùn)。第二，做好管理隊伍內(nèi)部定期組織相互交流學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使每一名成員都是檔案管理和社團建設(shè)的專家。第三，多與其他高?；驒n案管理機構(gòu)聯(lián)系，進行學(xué)習(xí)交流，借鑒科學(xué)的管理觀念，提升管理能力。

（3）完善規(guī)則制度。

在充分考慮社團檔案育人功能和學(xué)生成長特點基礎(chǔ)上，結(jié)合檔案管理相關(guān)規(guī)定，制定完善的、科學(xué)操作性強的工作規(guī)章制度，使社團檔案管理工作迅速規(guī)范化。用規(guī)則制度促進工作人員的管理意識提升，用規(guī)章制度規(guī)范存檔材料的管理工作。

3.立足標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，豐富管理內(nèi)涵

加強學(xué)生社團檔案管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)是做好管理工作的重要基礎(chǔ)，在實際工作中要根據(jù)檔案管理專業(yè)要求和學(xué)生社團實際特點探索出合理的標(biāo)準(zhǔn)要求，以快速準(zhǔn)確高質(zhì)量完成檔案管理工作。大學(xué)生社團的活動是豐富多彩的，每一項活動的背后都是學(xué)生成長成熟、能力提升的體現(xiàn)。在檔案管理中要從管理標(biāo)準(zhǔn)出發(fā)，充分發(fā)揮主動性，積極向相關(guān)部門收集檔案材料。同時因為在校學(xué)習(xí)時間的限制，學(xué)生社團的成員流動性很大，這為社團檔案管理帶來了難度，在進行材料收集時，要在海量初選材料中，做到篩選全面而不遺漏，記錄準(zhǔn)確而不馬虎。在制定社團檔案管理計劃時，要建立材料收集網(wǎng)絡(luò)，做好宣傳工作，及時歸納整理，按時上交檔案保管部門。在檔案的存儲環(huán)節(jié)，要提倡使用光盤、U盤等大容量存儲工具，既方便保存，又有助于提升社團檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

4.拓展歸檔范圍，重視服務(wù)功能

在全面加強大學(xué)生素質(zhì)教育的背景下，社團檔案管理工作也要詳實準(zhǔn)確記錄下社團在提升成員綜合素質(zhì)方面的工作和成長歷程，通過學(xué)生社團活動、事件策劃、日常管理等特點，補充、擴大、完善社團檔案歸檔范圍設(shè)計，使得學(xué)生社團檔案能夠真實反映出社團的發(fā)展歷程、不同社團的特色、社團成員的變化收獲，以更好地服務(wù)于高校教育教學(xué)活動，服務(wù)于學(xué)生社團的發(fā)展和社團成員的成長。在這一過程中，要重點突出幾個方面的拓展歸檔材料。

（1）社團誠信檔案。

社團的成員是高校學(xué)生，由于在校學(xué)習(xí)時間有限，社團成員也在不斷變化。盡管不同時間成員不同，但是總體看，不同的社團在發(fā)展過程中都會形成各自的風(fēng)格。因此，作為大學(xué)生重要思想品質(zhì)———誠信，理所應(yīng)當(dāng)被設(shè)置為社團檔案的一部分，社團誠信檔案由社團成員個人誠信檔案綜合而成，反映學(xué)生社團的品行和信用，也是社團育人能力的重要標(biāo)志。

（2）社團創(chuàng)新檔案。

在提倡創(chuàng)新的時代主題下，培養(yǎng)大學(xué)生的創(chuàng)新能力是高校人才培養(yǎng)的重要內(nèi)容。社團是鍛煉大學(xué)生能力的舞臺，更是培養(yǎng)大學(xué)生創(chuàng)新能力的重要平臺，在拓展學(xué)生社團檔案歸檔范圍時，要通過設(shè)置大學(xué)生社團創(chuàng)新檔案，記錄社團發(fā)展過程中所有的創(chuàng)新做法和新思維、新模式。

（3）社團人際關(guān)系檔案。

當(dāng)代大學(xué)生絕大多數(shù)是獨生子女，從小的生活環(huán)境和教育背景影響和決定著社團成員之間的交流溝通，是決定社團發(fā)展的重要因素之一。設(shè)立社團人際關(guān)系檔案，就是為了在真實記錄社團發(fā)展過程中一些事件的同時，記錄學(xué)生的群體特點，為社團內(nèi)各種事務(wù)的順利解決提供參考，為高校研究開展不同年齡段大學(xué)生的教育提供支持。

5.利用社團活動，探索綜合管理方向

大學(xué)生社團的育人功能是通過社團活動來實現(xiàn)的，社團檔案所記載的內(nèi)容也都與社團活動密切相關(guān)，在社團檔案管理中要充分立足社團的本質(zhì)特征，積極探索檔案管理的發(fā)展方向。學(xué)生社團是由擁有共同興趣愛好的學(xué)生自發(fā)組織的，社團的活動或是多個社團的聯(lián)合展演就是這些興趣愛好展示出來的時候，因此，對社團活動的記載也就是對社團不同成員的記錄，以活動作為存檔單元，能夠看清社團內(nèi)人際關(guān)系、成員個人能力等特質(zhì)。各個學(xué)生社團也需要正確的教育和引導(dǎo)，并采用評比、考核的形式優(yōu)勝劣汰，促進社團健康發(fā)展。在各種評比中，考核內(nèi)容往往能夠真實地了解到社團的理念、團隊凝聚力等。

參考文獻(xiàn)：

劉崗.高校學(xué)生社團建設(shè)研究[J].揚州大學(xué)學(xué)報（高教研究版），2000（3）：41－44.

作者：高飛 單位：遼寧錦州