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【摘要】學生的學籍檔案記載著學生的基本信息、學生在學校的基本動態(tài)、學生在學校的表現等信息，對學生的發(fā)展有著重要作用。隨著招生規(guī)模的擴大綜合性大學在教學方面也做出了很大的改革，學籍管理也面臨著很大的挑戰(zhàn)。新形勢下，綜合性大學檔案管理應該以學籍檔案法規(guī)為基本依據，做到規(guī)范管理的基礎上，還應該做到技術創(chuàng)新，確保學籍檔案的完整性、系統(tǒng)性和真實性。

【關鍵詞】綜合性大學；學籍檔案管理；規(guī)范管理；技術創(chuàng)新

1前言

高校學籍檔案建立于學生入學時，結束于學生畢業(yè)走向社會或其他高校。學籍檔案記載著學生入學來源、在校學習成績以及考核情況、學籍變動信息、及學生在校期間獲得的獎懲信息以及學位授予信息等學生在校期間最基本信息。學生檔案通常由各種基本入學資料、學籍變更材料以及學生獎懲材料等多種資料冊組成，包含著學生在校期間的大量信息，全面記錄并反映著學生在校期間的培養(yǎng)過程以及表現情況。學生學籍檔案能夠為學生就業(yè)、學位學歷驗證、學生深造提供依據。新形勢下，各綜合性大學都擴大了招生規(guī)模，并實施了適應形勢發(fā)展的教育改革，先前的學籍檔案管理方法已經不能滿足教育改革的需求。加強并完善學籍管理是新形勢下綜合性大學的學籍檔案管理人員所面臨的一個重要任務。

2綜合性大學學籍檔案特點

綜合性大學學科科目多，學生來自全國乃至世界各地，教育方法復雜，經常實行與其他高校實行學生交換培養(yǎng)、與高校以及研究機構聯合培養(yǎng)等培養(yǎng)方式。這就決定了綜合性大學的學籍檔案具有龐大性、復雜性、動態(tài)性以及時效性四個基本特征。綜合性大學在校學生人數多達數萬人，學生來自全國不同地區(qū)，也有海外留學生，每個學生入學初期都帶來了最基本來源信息，學校根據學生最基本信息建立學籍檔案，學籍檔案隨著學生在校時間的遞增信息量逐漸增加，通常每名學生學籍信息多達上千字，最后形成了一個規(guī)模龐大的信息庫。面對如此大量的學籍信息，學籍工作人員需要大量的統(tǒng)計和記載工作，面臨著巨大的壓力。綜合性大學由于開設學科較多，學科錯綜復雜，不同學科的學生學籍信息也有一定的差別，例如考核信息、學習動態(tài)信息等都有區(qū)別。另外由于綜合性大學實行聯合培養(yǎng)、交換培養(yǎng)等多種培養(yǎng)方式，導致學生學籍變動頻繁，而且普通在校生學籍也有休學、復學、轉專業(yè)等基本變動，因此學籍檔案復雜而且變動頻繁，學籍管理人員在學籍發(fā)生變動時應立即做出相應處理。學籍檔案的時效性體現在學籍檔案的建立、信息的采集以及學籍的調動都必須在限定的時間內完成，否則將會對學生的正常學習生活帶來一定的影響。通常學生入學兩周內即應完成信息采集并建立學籍檔案，把學生的信息錄入檔案庫。每個階段都會產生新的學籍檔案信息，都需要在規(guī)定的時間內錄入系統(tǒng);當學籍發(fā)生調動時，學籍檔案管理人員應該立即做出相應的轉入或轉出處理。

3加強籍檔案管理的措施

隨著高校教育改革的進行，高校學籍檔案管理存在的問題也逐漸浮現出來，建立完整而有效的學籍管理制度越來越受到重視。檔案管理人員應該根據綜合性大學學籍檔案的基本特點，在規(guī)范管理的基礎上采取一定的創(chuàng)新手段，建立一套符合學校實際情況以及學校發(fā)展動態(tài)的學籍檔案管理方法，具體措施如下。3．1提高檔案管理人員素質隨著計算機應用的普及，目前高校檔案管理采用電子信息庫與基本材料庫統(tǒng)一的方式。由于學籍檔案信息量龐大，而且信息頻繁更新，檔案管理對管理員的素質要求越來越高。學籍檔案管理應該按照檔案管理法規(guī)進行，因此學校應該并在聘用專業(yè)技術較強的檔案管理人員基礎上，加強檔案管理人員的培訓，建立一套適合學校情況的管理方法。另外，應該合理利用檔案管理人員資源，對于專業(yè)技術較強，計算機軟件使用熟練的員工，應該作為管理帶頭人員;對于使用計算機有困難的、有經驗的老員工可以管理基本資料。3．2加強師生對檔案管理重視多數高校，師生往往忽略了對學籍檔案工作，使檔案管理人員在采集信息時困難重重。由于綜合性大學學生來自世界各地，在采集檔案信息時學生及時匯報信息、語言交流等方面都需要師生的配合。因此，學校應該加強師生對學籍檔案的重視。每年入學初期學校應該組織全部新生接受學籍檔案建立的宣講，并印發(fā)學籍檔案建立流程的基本資料發(fā)到每一個學生手中。另外，由于綜合性大學學科復雜，學校應該配合學籍管理人員合理安排信息采集及上報時間，確保按時完成學籍信息建立工作。在學校的網站以及報刊欄等位置應該做出檔案建立的宣傳，讓每一位師生都了解并重視學籍檔案管理的重要性。3．3加強學籍檔案管理的交流各高校都會建立一套符合自身情況的學籍檔案管理制度，學籍檔案管理關系到每一位學生。在新形勢下，各高校都會進行一定的教育改革，改革進度也大不相同。隨著改革的進行，原有的管理制度就會表現出一定的落后性。由于各高校的檔案管理方法都具有自身的優(yōu)點和不足，加強學校檔案管理的經驗交流，不同學校管理人員相互學習、相互討論，可以快速查找自身管理方法的不足，并借鑒其他學校管理方法的優(yōu)點，從而逐漸完善自身的管理方法。3．4加強檔案管理方法的創(chuàng)新隨著高校的發(fā)展，原有的檔案管理方法雖然可以基本滿足學校需求，但需要學校投入大量的人力。在科技技術不斷發(fā)展的今天，檔案管理人員應該不斷摸索新技術，結合原有的規(guī)范管理方法，建立一套快速有效、更新速度快的檔案管理方法。隨著云技術的開發(fā)，檔案管理已經不再需要大量的存儲設備，而且進行云備份后檔案不會出現數據丟失后重建的失誤。另外，可以利用專業(yè)技術開發(fā)一套適合學?；厩闆r的搜素方法，使檔案管理人員能夠快速查找每一個基本信息并對其進行更新。因此，采用新技術新方法不僅可以減少檔案管理工作中出現的錯誤，還可以提高檔案管理的效率。

4結語

學生學籍檔案管理關系到每一個學生的切身利益，也是高校教育成果的基本體現。新形勢下，綜合性大學的學籍檔案管理已經成為一項業(yè)務繁瑣而且方法復雜的工作，原有的檔案管理方法也需要隨著教育的改革而革新。檔案管理人員應該有專業(yè)的理論知識，掌握《檔案法》的基本條款，并能夠結合新技術實施創(chuàng)新，的管理方法。另外學校還應該加大對檔案管理的重視，加強培訓，加大投入，并積極與兄弟院校的管理方法交流，這樣才能建立一套符合形式發(fā)展的學籍檔案管理方法。

參考文獻:

［1］樂蘭珍．學籍檔案管理問題的思考［J］．蘭臺世界，2007(5)．

［2］殷濤．如何提高高校學籍管理工作水平［J］．重慶文理學院學報，2010(3)．

作者:白江欣 單位:河南中醫(yī)藥大學