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 【摘要】人事檔案是單位選人用人的重要依據(jù)，是單位防止“帶病提拔”“帶病任用”的重要武器，人事檔案管理看似簡(jiǎn)單平常，缺乏技術(shù)含量，但它的細(xì)微和瑣碎的管理特征，讓人事檔案管理工作想要變得有條不紊，科學(xué)有效，還需要檔案管理人員花費(fèi)較大的精力才能勝任。本文就現(xiàn)代人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，進(jìn)而提出了相應(yīng)的解決措施，以期為相關(guān)單位的人事檔案管理工作提供一定的指導(dǎo)性建議。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理；問(wèn)題；措施

一、現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理工作得不到重視。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，無(wú)論是企業(yè)還是機(jī)關(guān)事業(yè)單位，在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，均出現(xiàn)于重生產(chǎn)研究，輕檔案管理的現(xiàn)象。而在人才選拔方面，企業(yè)或機(jī)關(guān)事業(yè)單位也更多地注重人才的實(shí)際能力，而非檔案記載。因此，很多人才在應(yīng)聘工作，或考評(píng)職稱或辦理社會(huì)保險(xiǎn)等事項(xiàng)時(shí)，由于對(duì)應(yīng)單位并不需要對(duì)其檔案進(jìn)行審核，進(jìn)而使得檔案主人并不重視自身的檔案管理與建設(shè)。同時(shí)，用人單位在對(duì)人才進(jìn)行層層考評(píng)后，在對(duì)其能力及個(gè)人素養(yǎng)等方面較為認(rèn)可的情況下，也比較忽視其檔案的記載，加之很多企業(yè)并不承擔(dān)管理員工檔案的工作，因此，也較為忽視對(duì)員工檔案的審核。而在機(jī)關(guān)事業(yè)單位，關(guān)于員工或干部的調(diào)任時(shí)，檔案會(huì)跟隨相應(yīng)人員進(jìn)行遷徙，這種情況也極易讓檔案失真或遺失，久而久之，檔案管理人員也會(huì)檔案管理工作較為忽視。

（二）檔案管理缺乏規(guī)范化。當(dāng)前仍存在部分企事業(yè)單位的檔案管理主要以紙質(zhì)化檔案為主，而紙質(zhì)化檔案的弊端則在于信息容易失真和遺失，部分人在填寫(xiě)個(gè)人檔案時(shí)，存在字跡潦草難以辨認(rèn)，信息填寫(xiě)不全，內(nèi)容描述不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，加之很多人的紙質(zhì)化檔案在存檔時(shí)存在證書(shū)遺失，證書(shū)失效等情況，進(jìn)而使得人事檔案有效性較低。而檔案管理人員對(duì)信息填寫(xiě)不全，證書(shū)補(bǔ)遺不到位的人事檔案缺乏監(jiān)管，沒(méi)有及時(shí)督促檔案本人將資料補(bǔ)齊，而對(duì)于部分人深造后所獲得的新學(xué)歷、新證書(shū)，檔案管理人員也不能及時(shí)收齊并存檔，進(jìn)而使得人事檔案管理缺乏規(guī)范化。

（三）人事檔案管理人員缺乏專業(yè)性。人事檔案包括普通員工人事檔案和干部及骨干員工人事檔案。人事檔案是單位選人、用人的重要憑據(jù)，人事檔案的失真和遺失會(huì)讓單位在選人、用人方面存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。人事檔案管理工作看似輕松缺乏技術(shù)含量，但要對(duì)人事檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，讓檔案替人說(shuō)真話，則需要檔案管理人員具備專業(yè)化知識(shí)，對(duì)重要檔案進(jìn)行去偽存真，去檔案信息所在地進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，辨別信息真?zhèn)?，讓檔案起到有效的參照作用。而當(dāng)前大部分單位的人事檔案管理人員主要具備檔案的整理與保存的能力，缺乏去偽存真的鑒別能力，缺乏一定的專業(yè)性。

二、完善現(xiàn)代人事檔案管理的措施

（一）加快人事檔案數(shù)字化建設(shè)。紙質(zhì)化檔案存在諸多弊端，尤其是在單位人才存在調(diào)動(dòng)的情況下，紙質(zhì)化檔案極易出現(xiàn)失真或遺失的現(xiàn)象。加快人事檔案數(shù)字化建設(shè)，對(duì)人事檔案的重要信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，采用信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)，將人事檔案信息輸入進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備中，并用U盤(pán)或光盤(pán)等存儲(chǔ)將檔案信息備份與紙質(zhì)化檔案一同保管，在單位人員進(jìn)行調(diào)動(dòng)或?qū)n案進(jìn)行調(diào)閱時(shí)，根據(jù)單位制度，采用數(shù)字化檔案?jìng)鬟f，則能較好地解決檔案遺失或失真的現(xiàn)象。對(duì)于部分人員檔案信息不全，新增加檔案信息不及時(shí)上報(bào)等情況，檔案管理人員可以完善檔案管理制度，并將檔案管理與員工個(gè)人的升遷、加薪等關(guān)鍵性事件掛鉤，督促檔案主人自覺(jué)地完善自身檔案信息。

（二）組織一支專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍。對(duì)所有的人事檔案進(jìn)行去偽存真較不現(xiàn)實(shí)，因此，單位可以組織一支受過(guò)專業(yè)化培訓(xùn)的檔案管理隊(duì)伍，對(duì)重要性系數(shù)較高的干部人事檔案進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，去偽存真，保障檔案的可靠性和有效性。專業(yè)化隊(duì)伍的選擇可以從外部選聘受過(guò)專業(yè)化訓(xùn)練的高素質(zhì)人才，也可以通過(guò)對(duì)內(nèi)部能力較強(qiáng)的員工進(jìn)行專業(yè)化集訓(xùn)，進(jìn)而提高他們檔案管理水平。

（三）將檔案信息與個(gè)人發(fā)展相聯(lián)系。企業(yè)單位的檔案信息得不到重視主要與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相關(guān)，且部分企業(yè)單位在不保管員工檔案的情況下，并不需要審核員工檔案。但事業(yè)單位、國(guó)家公職機(jī)關(guān)及國(guó)企等單位，檔案信息則是干部選聘的重要依據(jù)，檔案信息要得到個(gè)人、單位及檔案管理人員三方的重視，最主要的措施則是將檔案信息與個(gè)人發(fā)展直接掛鉤，對(duì)所有干部的聘用、調(diào)任等，都必須先審后用，凡用必審，在這種情況下，檔案管理三方都會(huì)因涉及自身利益而必須重視檔案管理工作。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作看似輕松簡(jiǎn)單，但要將其管理好，發(fā)揮檔案鑒別人才的重要作用，則必須要檔案管理人員具備專業(yè)化知識(shí)，對(duì)每一份檔案都認(rèn)真管理，因?yàn)槊恳环輽n案后期都有可能成為單位干部任用的憑據(jù)，成為單位健康管理的重要參考信息，是單位杜絕“帶病提拔”“帶病任用”的重要法寶。

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作者:劉濤 單位:運(yùn)城幼兒師范高等?？茖W(xué)校