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摘要:目的：分析目前公立醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)策略，以期為檔案工作適應(yīng)新時(shí)代醫(yī)療改革的發(fā)展提供有益的參考和借鑒。方法：以執(zhí)法檢查、發(fā)放問(wèn)卷、微信、專(zhuān)人到訪等形式分別對(duì)各級(jí)公立醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行隨機(jī)調(diào)查，廣泛征求加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的意見(jiàn)和建議。結(jié)果：公立醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)存在管理制度不健全、重視度不夠，庫(kù)房使用面積顯著低于國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，沒(méi)有獨(dú)立建制，人員數(shù)量配備不足，信息化程度低，檔案資源體系建設(shè)不夠豐富等問(wèn)題。結(jié)論：公立醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)自身存在的缺陷和不足，制訂加強(qiáng)公立醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)切實(shí)可行的措施，將檔案工作納入醫(yī)院整體規(guī)劃和發(fā)展中，完善檔案工作體制機(jī)制建設(shè)，創(chuàng)新檔案管理模式，推動(dòng)出臺(tái)或修訂與新時(shí)代公立醫(yī)院改革發(fā)展相配套的檔案法律法規(guī)。

關(guān)鍵詞:醫(yī)院；檔案機(jī)構(gòu)；檔案管理調(diào)查

醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健、生物制品、藥品管理、基礎(chǔ)建設(shè)、設(shè)備購(gòu)置、行政管理、黨務(wù)工作以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存利用價(jià)值并經(jīng)過(guò)歸檔處理的各種文字、圖表、音像、數(shù)據(jù)、實(shí)物和其他不同載體、不同形式的歷史記錄。醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)是醫(yī)院檔案收集保存和提供利用的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展提供重要保證。1991年3月9日，為進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)藥衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案工作，促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，中華人民共和國(guó)衛(wèi)生部、國(guó)家檔案局聯(lián)合第10號(hào)令《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》，對(duì)醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理、庫(kù)房設(shè)備、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、文件收集與歸檔、檔案的利用與開(kāi)放等方面做了明確規(guī)定。其中，第七條規(guī)定：各級(jí)醫(yī)藥衛(wèi)生部門(mén)要理順檔案管理體制，建立綜合檔案工作機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)本單位的檔案工作和統(tǒng)一管理本部門(mén)形成的全部檔案。設(shè)檔案科（室）的，應(yīng)配備工作人員3～6名。第二十四條規(guī)定：各級(jí)醫(yī)藥衛(wèi)生部門(mén)必須為保管檔案提供專(zhuān)用庫(kù)房。第二十五條規(guī)定：各級(jí)醫(yī)藥衛(wèi)生部門(mén)要結(jié)合本單位業(yè)務(wù)管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。自《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》頒布以來(lái)，各級(jí)醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)現(xiàn)狀如何，存在什么問(wèn)題和不足，應(yīng)該怎樣改進(jìn)，帶著這些問(wèn)題筆者在2017年—2019年分別對(duì)省、市、縣公立醫(yī)院，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院及社區(qū)衛(wèi)生中心等4種不同級(jí)別的醫(yī)療機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)研。對(duì)公立醫(yī)院檔案機(jī)構(gòu)建制、館藏量、規(guī)范管理、人員設(shè)置、庫(kù)房配備、信息化建設(shè)、開(kāi)發(fā)利用、院史館、滿意度等方面進(jìn)行了調(diào)查分析，以執(zhí)法檢查、發(fā)放問(wèn)卷、微信、專(zhuān)人到訪等形式開(kāi)展調(diào)研，共收回有效信息42份，其中大型省級(jí)公立醫(yī)院12份，地市級(jí)醫(yī)院9份，縣級(jí)醫(yī)院13份，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院及社區(qū)衛(wèi)生中心8份。

1公立醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)現(xiàn)狀

1．1獨(dú)立建制情況

根據(jù)《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》第七條規(guī)定，規(guī)模較大、內(nèi)部機(jī)構(gòu)和下屬單位較多、負(fù)有監(jiān)督及指導(dǎo)和檢查任務(wù)的單位，應(yīng)根據(jù)本部門(mén)實(shí)際情況，設(shè)立檔案館或綜合檔案室；對(duì)下屬機(jī)構(gòu)沒(méi)有指導(dǎo)任務(wù)、但本部門(mén)檔案工作任務(wù)較重的，應(yīng)設(shè)綜合檔案室；規(guī)模較小的單位可視檔案工作的實(shí)際情況配備專(zhuān)職檔案工作人員。此次調(diào)查結(jié)果顯示，在被調(diào)查的12家省級(jí)公立醫(yī)院中，全部設(shè)立有檔案室，其中獨(dú)立建制的有6家，其余6家中有4家隸屬院長(zhǎng)辦公室、1家隸屬人事科、1家隸屬科教科；9家地市級(jí)醫(yī)院和13家縣級(jí)醫(yī)院全部設(shè)立有檔案室，但都隸屬院長(zhǎng)辦公室，沒(méi)有獨(dú)立建制；8家鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院及社區(qū)衛(wèi)生中心均沒(méi)有設(shè)立檔案室。

1．2庫(kù)房情況

根據(jù)《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》第二十四條規(guī)定，此次調(diào)查的省級(jí)公立醫(yī)院庫(kù)房達(dá)標(biāo)率為83％；地市級(jí)醫(yī)院達(dá)標(biāo)率為67％（庫(kù)房面積20～200m2）?？h級(jí)醫(yī)院、鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院及社區(qū)衛(wèi)生中心大部分沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)用庫(kù)房。

1．3館藏情況

在被調(diào)查的省級(jí)公立醫(yī)院中，館藏量大于3萬(wàn)卷（件）的6家，占50％，1萬(wàn)～2萬(wàn)卷（件）的有6家，占50％，其余各級(jí)醫(yī)院館藏量均小于1萬(wàn)卷。館藏檔案基本為黨群、行政、醫(yī)療、教學(xué)、科研、會(huì)計(jì)、設(shè)備、基建、聲像、榮譽(yù)、出生醫(yī)學(xué)證明等十幾類(lèi)。

1．4規(guī)范化管理情況

調(diào)查顯示，省級(jí)公立醫(yī)院在規(guī)范化、制度化建設(shè)方面明顯好于其他級(jí)別的醫(yī)院。在全部被調(diào)查的42家醫(yī)院中納入年度考核的有8家，安全設(shè)施配備不齊現(xiàn)象比較普遍；現(xiàn)階段滿意度調(diào)查顯示，滿意度不高；意見(jiàn)和建議調(diào)查顯示，提到最多的一條是領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠；獎(jiǎng)勵(lì)和表彰調(diào)查顯示，全部沒(méi)有。

1．5信息化建設(shè)情況

調(diào)查顯示，所有被調(diào)查的42所醫(yī)院均未開(kāi)展存量數(shù)字化、增量電子化工作。省級(jí)公立醫(yī)院安裝有檔案管理軟件的約92％，只對(duì)增量檔案（單指文件）數(shù)字化的約83％；地市級(jí)醫(yī)院、縣級(jí)醫(yī)院、鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院及社區(qū)衛(wèi)生中心，幾乎沒(méi)有安裝檔案管理軟件，信息化程度較低。

1．6人員隊(duì)伍情況

調(diào)查顯示，檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員在年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷層次、專(zhuān)業(yè)化程度方面有了很大提升，優(yōu)勢(shì)明顯。各級(jí)醫(yī)院檔案管理人員中35～49歲的人員占85％以上；大專(zhuān)及以上學(xué)歷人員占95％；接受過(guò)省、市、縣檔案局組織培訓(xùn)者占35％以上。由此可以看出，檔案專(zhuān)業(yè)人員隊(duì)伍呈現(xiàn)專(zhuān)業(yè)化、年輕化、高學(xué)歷趨勢(shì)，檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)在不斷提高。

2公立醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)存在的問(wèn)題

本次調(diào)查結(jié)果發(fā)現(xiàn)，公立醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)存在管理制度不健全，重視度不夠，庫(kù)房使用面積顯著低于國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，沒(méi)有獨(dú)立建制，人員數(shù)量配備不足，信息化程度低，檔案資源體系建設(shè)不夠豐富等方面的問(wèn)題，需要進(jìn)一步加強(qiáng)。

2．1制度不健全和領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

在公立醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)調(diào)研中，省級(jí)和地市級(jí)醫(yī)院在制度化、規(guī)范化建設(shè)方面明顯好于其他各級(jí)醫(yī)院，重視程度也較高，基本都有主要領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，制度相對(duì)健全，而縣級(jí)醫(yī)院、鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院及社區(qū)衛(wèi)生中心重視度不夠，大部分醫(yī)院由副職分管檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作模糊不清，對(duì)檔案管理規(guī)范管理制度不知情，一定程度上反映了對(duì)檔案管理工作的重視度不夠。

2．2庫(kù)房面積不達(dá)標(biāo)

在被調(diào)查的42家公立醫(yī)院中，省級(jí)醫(yī)院明顯優(yōu)于其他醫(yī)院，但仍然存在庫(kù)房面積或存放條件不達(dá)標(biāo)問(wèn)題。有的庫(kù)房設(shè)在地下室，通風(fēng)差，面積小，安全隱患較大；有的與其他物品一同存放在辦公室等人流量密集的場(chǎng)所，不利于查找，同樣存在較大安全隱患。

2．3獨(dú)立建制不容樂(lè)觀

公立醫(yī)院檔案室大部分成立于20世紀(jì)80年代，在檔案工作運(yùn)行30多年的實(shí)踐中，為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展做出了重要貢獻(xiàn)，但時(shí)至今日符合建制的單位仍未獨(dú)立建制，這給醫(yī)院檔案事業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展造成了一定的影響。非獨(dú)立建制的檔案室因掛靠或設(shè)立于其他部門(mén)，使檔案工作在人才、經(jīng)費(fèi)和設(shè)施設(shè)備方面受到種種制約，檔案工作的主動(dòng)性受到牽制，不利于醫(yī)院檔案工作的開(kāi)展和檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2．4信息化建設(shè)亟待加強(qiáng)

檔案信息化建設(shè)是公立醫(yī)院改革發(fā)展的必然趨勢(shì)，它不僅可以助推檔案信息在遠(yuǎn)程醫(yī)療方面的應(yīng)用，而且可以大大提高工作效率。從此次調(diào)查結(jié)果看，檔案信息化建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于數(shù)字醫(yī)院、智慧醫(yī)院建設(shè)，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)亟待加強(qiáng)。

2．5檔案人才隊(duì)伍建設(shè)需要加強(qiáng)

除省級(jí)公立醫(yī)院檔案專(zhuān)職人員隊(duì)伍比較固定外，其余各級(jí)醫(yī)院沒(méi)有專(zhuān)職檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，兼職的多、專(zhuān)職的少，存在人員變動(dòng)頻繁、工作銜接性差、管理水平不高、工作中失位現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生等問(wèn)題，這在很大程度上影響了檔案工作的開(kāi)展。

3對(duì)進(jìn)一步加強(qiáng)公立醫(yī)院檔案機(jī)構(gòu)管理的意見(jiàn)和建議

根據(jù)此次調(diào)查結(jié)合公立醫(yī)院改革發(fā)展方向，借鑒省內(nèi)外檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為，我省公立醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)自身存在的缺陷和不足，制訂加強(qiáng)公立醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)切實(shí)可行的措施，進(jìn)一步提高檔案管理工作質(zhì)量和水平。

3．1將檔案工作納入醫(yī)院整體規(guī)劃和發(fā)展中

檔案工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，為醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)起著重要的基礎(chǔ)性、支撐性作用，但檔案工作與醫(yī)院其他工作相比遠(yuǎn)遠(yuǎn)處于落后狀態(tài)，跟現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展不匹配、不適應(yīng)，這就需要醫(yī)院各部門(mén)積極支持檔案工作，將檔案工作納入醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃中，使其與醫(yī)院同步發(fā)展，檔案事業(yè)才有可靠保障。與此同時(shí)，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)借助醫(yī)院發(fā)展的大好時(shí)機(jī)，積極進(jìn)取，搶抓機(jī)遇，在醫(yī)院的各項(xiàng)建設(shè)如院慶、新院區(qū)建設(shè)、省級(jí)執(zhí)法大檢查中，借東風(fēng)，鼓干勁，不斷推進(jìn)公立醫(yī)院檔案管理工作向前發(fā)展。

3．2完善檔案工作體制機(jī)制建設(shè)

完善檔案工作體制機(jī)制建設(shè)，一是要積極爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視以及加強(qiáng)與各部門(mén)的溝通配合，在發(fā)揚(yáng)默默無(wú)聞、無(wú)私奉獻(xiàn)精神的同時(shí)，也要展示檔案工作所取得的成就，大力宣傳檔案工作的優(yōu)勢(shì)和基礎(chǔ)作用。二是把檔案管理工作納入醫(yī)院年度目標(biāo)考核中，增加檔案工作在醫(yī)院年度目標(biāo)考核的分值，從歸檔率、日常管理等方面進(jìn)行考核，明確檔案崗位責(zé)任制，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)化、規(guī)范化管理。實(shí)踐證明，列入年度考核的醫(yī)院，檔案管理工作明顯優(yōu)于未列入年度考核的醫(yī)院。例如，將檔案管理工作列入單位年度考核的太原市急救中心和山西醫(yī)科大學(xué)第二醫(yī)院等8家醫(yī)院歸檔率明顯提高。三是保證前期檔案收集工作的完整齊全。檔案工作要結(jié)合醫(yī)院實(shí)際工作，緊跟醫(yī)院發(fā)展趨勢(shì)，采取靈活多樣的工作方法，掌握醫(yī)院檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，針對(duì)性地開(kāi)展工作。例如山西醫(yī)科大學(xué)第二醫(yī)院2018年以來(lái)，為深入貫徹落實(shí)《山西省委關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)工作建設(shè)的實(shí)施方案》，以檔案工作為抓手，擴(kuò)大兼職檔案員的數(shù)量和范圍，建立了全院范圍的兼職檔案員管理隊(duì)伍，使檔案工作步入一級(jí)抓一級(jí)，層層抓落實(shí)的良性循環(huán)，確保了檔案的完整與齊全，使檔案資源體系建設(shè)達(dá)到全覆蓋。四是針對(duì)醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的龐大、復(fù)雜性，各級(jí)公立醫(yī)院應(yīng)先行開(kāi)展醫(yī)院特色檔案建設(shè)，比如，推進(jìn)病歷檔案、出生醫(yī)學(xué)證明檔案、居民健康檔案的電子化單套制，實(shí)現(xiàn)這些民生檔案早日進(jìn)省、市檔案館。五是加大人才、資金投入，保障醫(yī)院檔案事業(yè)快速發(fā)展。醫(yī)院各職能部門(mén)要齊抓共管，合力解決檔案管理中存在的經(jīng)費(fèi)、人員、庫(kù)房、設(shè)施安全等問(wèn)題，完善檔案體制機(jī)制建設(shè)。此外，對(duì)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)建立有效的獎(jiǎng)懲制度，以激發(fā)醫(yī)院檔案工作者干事創(chuàng)業(yè)的熱情。

3．3創(chuàng)新檔案工作服務(wù)模式

創(chuàng)新服務(wù)模式是檔案管理的最終目的，如何提高檔案利用率，如何創(chuàng)新檔案服務(wù)模式是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作者應(yīng)該思考的問(wèn)題。筆者認(rèn)為，創(chuàng)新檔案服務(wù)模式需要從以下幾方面著手，一是加強(qiáng)部門(mén)之間的合作，推進(jìn)檔案工作與醫(yī)院各項(xiàng)工作深度融合，擴(kuò)大檔案工作在醫(yī)院的影響力，使檔案工作充分服務(wù)于醫(yī)院中心工作，讓大家充分感受到醫(yī)院檔案的重要作用。二是采用現(xiàn)代化管理方式和手段創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，檔案服務(wù)要跟上數(shù)字醫(yī)院、智慧醫(yī)院發(fā)展的步伐，利用互聯(lián)網(wǎng)的高效便捷性特點(diǎn)，以新技術(shù)推動(dòng)檔案服務(wù)創(chuàng)新。三是要注重檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，設(shè)立培訓(xùn)專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，改善人員待遇，從職稱(chēng)評(píng)審、繼續(xù)教育、專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)等方面給予關(guān)心和支持，提高其歸屬感和榮譽(yù)感。

3．4呼吁盡快修訂出臺(tái)新的《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》

《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》運(yùn)行28年來(lái)，醫(yī)療內(nèi)外環(huán)境都發(fā)生了巨大變化，對(duì)檔案依法管理提出新的管理要求。呼吁盡快修訂或出臺(tái)新的《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》，以此改善檔案機(jī)構(gòu)建制不合理、庫(kù)房不達(dá)標(biāo)、信息化建設(shè)落后等問(wèn)題。

作者:趙艷蘭 單位:山西醫(yī)科大學(xué)第二醫(yī)院