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【摘要】高校學(xué)生檔案管理工作需要處理眾多的事務(wù)，較為繁瑣，同時(shí)該項(xiàng)工作十分重要，涉及到學(xué)生的各類信息，因此必須引起高校的重視。傳統(tǒng)模式下管理工作耗費(fèi)大量的時(shí)間精力，并且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，數(shù)據(jù)處理有了更好的解決方法，高校學(xué)生檔案管理也應(yīng)做出工作模式的轉(zhuǎn)變，探索更為高效的工作方式，更好的服務(wù)學(xué)生。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；高校；新時(shí)期；變革

高校學(xué)生檔案詳細(xì)記錄了每一位學(xué)生在校期間的各類信息，涉及的范圍廣，數(shù)據(jù)量也大，因此管理工作繁重。大數(shù)據(jù)時(shí)代為傳統(tǒng)的管理模式帶來(lái)了挑戰(zhàn)，為了提升工作效率，加強(qiáng)管理質(zhì)量，各高校應(yīng)做出積極轉(zhuǎn)變，合理運(yùn)用技術(shù)來(lái)準(zhǔn)確記錄學(xué)生信息，并構(gòu)建存儲(chǔ)管理平臺(tái)。

1新時(shí)期高校檔案管理的不足

1.1信息存儲(chǔ)方面

高校學(xué)生均有一個(gè)記錄自己健康狀況、獎(jiǎng)懲狀況、學(xué)習(xí)情況的檔案，這個(gè)檔案通常作為紙質(zhì)材料被裝在檔案袋中，檔案管理老師集中所有學(xué)生的檔案后將其放于檔案室中。這種存儲(chǔ)方式使得尋找某位同學(xué)的檔案成為一件費(fèi)時(shí)費(fèi)力的事情，并且可能出現(xiàn)信息丟失的現(xiàn)象。表面上看這種存儲(chǔ)方式十分安全，不易被篡改，但是紙質(zhì)資料的整理工作繁瑣，容易造成檔案的丟失，同時(shí)這些材料易受潮，繼而出現(xiàn)字跡模糊，影響檔案的正常使用與學(xué)生情況記錄的準(zhǔn)確性。另外，檔案有一定的頁(yè)數(shù)限制，因此其中的信息較為籠統(tǒng)。為了解決上述問(wèn)題，新時(shí)期需要轉(zhuǎn)變檔案存儲(chǔ)方式，增加檔案中的各項(xiàng)內(nèi)容，更為詳細(xì)的記錄學(xué)生的在校生活，為學(xué)生進(jìn)入社會(huì)提供良好的資料參考。

1.2信息采集方面

學(xué)生檔案中涉及的內(nèi)容多，同時(shí)需要涵蓋不同種類的學(xué)生，包括普通的學(xué)生、轉(zhuǎn)學(xué)的學(xué)生、交流的學(xué)生以及部分畢業(yè)生，因此需要將檔案按照類別保存，不可將所有學(xué)生的檔案隨意的歸置。檔案信息的采集除了需要包含學(xué)生的基本情況外，還需要不斷補(bǔ)充他們的科研經(jīng)歷、實(shí)習(xí)項(xiàng)目、社會(huì)實(shí)踐情況以及信用記錄等，采集范圍的擴(kuò)大對(duì)管理模式提出了更高的要求。

1.3管理技術(shù)方面

高校檔案管理部門的負(fù)責(zé)人通常是由其他老師兼任，而不是專門的人才，因此他們需要花費(fèi)更多的時(shí)間來(lái)完成這項(xiàng)工作，并且工作中難免會(huì)有失誤，也就是在管理技術(shù)方面較為欠缺。新時(shí)期改革管理技術(shù)、構(gòu)建數(shù)字化平臺(tái)能夠簡(jiǎn)化工作流程，降低對(duì)工作人員數(shù)量的要求，保障檔案記錄的準(zhǔn)確性。

2新時(shí)期高校檔案管理的變革

2.1制定檔案管理目標(biāo)

傳統(tǒng)的檔案管理模式存在不足，無(wú)法應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)的挑戰(zhàn)，也不符合新時(shí)期的發(fā)展要求。當(dāng)下高校檔案管理工作的側(cè)重點(diǎn)在于保管，記錄的信息中僅僅為學(xué)生的情況，不包含對(duì)他們的個(gè)性、心理等方面的分析，因此專業(yè)性不高，無(wú)法起到引導(dǎo)學(xué)生發(fā)展的作用。為此需要制定合理的檔案管理目標(biāo)，推動(dòng)管理方式的轉(zhuǎn)變，增強(qiáng)檔案管理的工作質(zhì)量。根據(jù)目標(biāo)要求解決管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，提升檔案管理的質(zhì)量與效率。在目標(biāo)的指引下，檔案管理人員將堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，并發(fā)揮自己的創(chuàng)造性來(lái)改進(jìn)管理方式，避免工作失誤的情況出現(xiàn)，保證檔案是高校學(xué)生學(xué)習(xí)與實(shí)踐的準(zhǔn)確記錄，根據(jù)學(xué)生的情況及時(shí)修改相關(guān)內(nèi)容，如相關(guān)處分的撤銷等，避免影響學(xué)生今后的工作生活。

2.2實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理

高校檔案規(guī)模大、數(shù)據(jù)多、內(nèi)容廣，并且通常交由不同部門分類管理，而不是由一個(gè)專門的部門負(fù)責(zé)。因此學(xué)生在查閱檔案時(shí)需要去多個(gè)部門辦理多個(gè)手續(xù)，較為麻煩。為了給學(xué)生提供便利的條件，需要進(jìn)行統(tǒng)一化管理，通過(guò)這樣的方式能夠減少學(xué)校的資金花費(fèi)，便于進(jìn)行數(shù)據(jù)修改與記錄。在信息采集時(shí)可以規(guī)定在某個(gè)時(shí)間段內(nèi)統(tǒng)一進(jìn)行、進(jìn)行身體檢查的同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，對(duì)所有學(xué)生的檔案統(tǒng)一進(jìn)行修改，進(jìn)而提高效率，便于學(xué)生提前準(zhǔn)備好各項(xiàng)事務(wù)。統(tǒng)一化管理還可以規(guī)范管理流程，使管理工作有序開展。運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行統(tǒng)一化管理能夠擴(kuò)充信息采集的范圍，細(xì)化檔案中的信息。

2.3開發(fā)檔案管理的相關(guān)系統(tǒng)

新時(shí)期，為了實(shí)現(xiàn)學(xué)生的全面發(fā)展，高校學(xué)生檔案涉及的內(nèi)容更為廣泛，包括學(xué)習(xí)方面、體育方面、誠(chéng)信方面、實(shí)踐方面等，準(zhǔn)確記錄了每一位學(xué)生的成長(zhǎng)軌跡。并且檔案中的數(shù)據(jù)要及時(shí)進(jìn)行更新，要隨著學(xué)生情況的變動(dòng)而變動(dòng)。而傳統(tǒng)的檔案管理僅僅存儲(chǔ)了這些數(shù)據(jù)，并沒(méi)有對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，沒(méi)有合理的利用這些數(shù)據(jù)分析學(xué)生的狀況。開發(fā)檔案管理的相關(guān)系統(tǒng)不僅能夠?yàn)樾畔⒌匿浫搿⑿薷?、查詢提供便利條件，解決管理人員工作繁重的問(wèn)題，而且能夠利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)這些信息進(jìn)行有效的處理，發(fā)揮數(shù)據(jù)的價(jià)值。學(xué)生的就業(yè)是高校重點(diǎn)要解決的問(wèn)題，而檔案管理的相關(guān)系統(tǒng)能夠綜合分析學(xué)生的情況，基于學(xué)生的信息了解他們的能力、愛好、特長(zhǎng)，并有針對(duì)性的推薦相關(guān)企業(yè)，為就業(yè)提供幫助。高校學(xué)生可以通過(guò)該系統(tǒng)更為深入的了解自己，明確就業(yè)目標(biāo)，合理選擇工作單位，發(fā)揮自己的在某一方面的優(yōu)勢(shì)，為社會(huì)做出一定的貢獻(xiàn)。另外，相關(guān)系統(tǒng)能夠利用技術(shù)加強(qiáng)檔案的安全性，通過(guò)權(quán)限設(shè)置等一系列安全措施避免非法分子獲取學(xué)生信息，進(jìn)而保障學(xué)生的合法權(quán)益。

3結(jié)語(yǔ)

總而言之，大數(shù)據(jù)時(shí)代下數(shù)據(jù)處理工作進(jìn)一步加強(qiáng)，高校應(yīng)積極應(yīng)對(duì)時(shí)代帶來(lái)的挑戰(zhàn)。高校學(xué)生檔案管理工作關(guān)系到學(xué)生今后的發(fā)展，必須要得到足夠的重視。新時(shí)期高校應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，轉(zhuǎn)變檔案管理工作方式，準(zhǔn)確記錄學(xué)生各方面的信息，通過(guò)統(tǒng)一化與專業(yè)化的管理引導(dǎo)他們加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)他們的綜合素質(zhì)，為他們走入社會(huì)提供必要的幫助。傳統(tǒng)檔案管理模式存在不足，已經(jīng)不適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求，因此需要開展工作變革，制定有效的管理目標(biāo)與全面的管理方案，利用新平臺(tái)提高工作效率，保證檔案中記錄的信息符合學(xué)生的實(shí)際情況，并做到安全的存儲(chǔ)。

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作者:榮響逸 單位:保定職業(yè)技術(shù)學(xué)院