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摘要：目前事業(yè)單位的發(fā)展建設(shè)逐漸被社會(huì)各界人士重視起來(lái)，成為我國(guó)的核心建設(shè)工作。隨著當(dāng)下經(jīng)濟(jì)改革的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案工作在面臨著機(jī)遇的同時(shí)，也具有嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。關(guān)于事業(yè)單位的檔案管理，需充分提升員工的工作意識(shí)，從而保障事業(yè)單位管理的工作質(zhì)量。新形勢(shì)下，在事業(yè)單位改革的大環(huán)境下，全系統(tǒng)的檔案工作也在不斷發(fā)展，檔案管理的要求和標(biāo)準(zhǔn)也在逐步提高。在事業(yè)單位建設(shè)中，檔案工作越來(lái)越受到重視。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；事業(yè)單位；檔案管理

事業(yè)單位的檔案管理，可以幫助機(jī)構(gòu)做好日常的日常維護(hù)、保養(yǎng)工作。通過(guò)檔案管理的方式，來(lái)合理的展現(xiàn)事業(yè)單位中各項(xiàng)工作的是否在正常運(yùn)行。在新的形勢(shì)下，企業(yè)的整體建設(shè)也在不斷發(fā)展，檔案管理的要求和標(biāo)準(zhǔn)也在逐步提高。它對(duì)于企業(yè)的發(fā)展也變得越來(lái)越重要。

一、事業(yè)單位檔案管理的主要特點(diǎn)

重點(diǎn)從真實(shí)性和系統(tǒng)性兩方面論述事業(yè)單位檔案工作的主要特色。

（一）具有完整性以及客觀的真實(shí)性。檔案收集是否完整、真實(shí)，在事業(yè)單位的實(shí)際運(yùn)作中，將直接影響組織的最終素質(zhì)。能否建立科學(xué)、合理的管理機(jī)制，關(guān)系到事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀，關(guān)系到相關(guān)部門工作人員的工作能力，關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量與效率。運(yùn)用檔案管理來(lái)分析決策工作，能較好地反映機(jī)關(guān)人員的實(shí)際情況。所以，機(jī)構(gòu)收集的最終數(shù)據(jù)是否真實(shí)、完整，將直接影響決策過(guò)程中數(shù)據(jù)導(dǎo)向的準(zhǔn)確性，對(duì)相關(guān)部門的決策起著關(guān)鍵性的積極作用。機(jī)構(gòu)檔案管理工作要以真實(shí)、完整的資料為基礎(chǔ)，能夠清晰地反映機(jī)構(gòu)的實(shí)際運(yùn)行情況，具有很強(qiáng)的參考價(jià)值。

（二）事業(yè)單位檔案管理的系統(tǒng)性。事業(yè)單位中的檔案管理也相關(guān)復(fù)雜?，F(xiàn)在，對(duì)于事業(yè)單位的檔案資料儲(chǔ)存主要是一至兩年，然后就會(huì)統(tǒng)一歸集到專門的檔案事業(yè)單位統(tǒng)一保管。為了確保單位工程資料的完整歸檔，應(yīng)科學(xué)地劃分總體內(nèi)容和具體移交時(shí)間。對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理，形成一定的制度，有利于事業(yè)單位檔案工作的順利開(kāi)展。

二、存在的主要問(wèn)題

（一）缺乏完善的檔案管理體系。在事業(yè)單位的檔案管理過(guò)程中，存在的最為突出的問(wèn)題就是管理制度的不完善。這主要是由于企業(yè)管理層對(duì)于檔案管理不重視，對(duì)于檔案管理的制度建設(shè)沒(méi)有投入過(guò)多的精力。盡管在部分事業(yè)單位中存在檔案管理制度，但大多浮于表面，沒(méi)有真正落到實(shí)處。檔案管理人員經(jīng)常將檔案資源隨意堆放，造成文件丟失。對(duì)于單位的檔案外借，沒(méi)有形成規(guī)范的外借手續(xù)。在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，檔案資料是其對(duì)日常工作的重要分析依據(jù)。雖然檔案資料有時(shí)無(wú)法直接轉(zhuǎn)換成單位的金錢財(cái)富，但是通過(guò)檔案資料所提供的信息，可以促進(jìn)單位提高自我的認(rèn)識(shí)。事業(yè)單位經(jīng)常無(wú)法對(duì)企業(yè)所收藏的資料進(jìn)行一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有充分利用好所儲(chǔ)存的檔案信息，整體利用率較低。

（二）管理手段老舊。隨著社會(huì)信息化的不斷發(fā)展，社會(huì)對(duì)于檔案管理有了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。然而，許多事業(yè)單位的檔案管理模式依舊一成不變，單一的采用人工管理的辦法。其檔案管理的水平和效率明顯低下，無(wú)法滿足單位的發(fā)展要求。隨著信息化的不斷發(fā)展，事業(yè)單位所需存儲(chǔ)的信息量不斷增大，只有不斷創(chuàng)新單位的檔案管理手段，才能促進(jìn)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（三）人才培養(yǎng)模式落后。專業(yè)檔案管理人員的數(shù)量在不斷增加，事業(yè)單位的人才培養(yǎng)機(jī)制在不斷創(chuàng)新完善。但是它的文化模式并不成熟。企業(yè)仍采用傳統(tǒng)的培訓(xùn)模式，達(dá)不到企業(yè)培養(yǎng)人才的要求。管理人員綜合素質(zhì)的提高效果不佳，嚴(yán)重影響了專業(yè)隊(duì)伍的建設(shè)與發(fā)展。我國(guó)事業(yè)單位因其特殊的國(guó)情和繁重的任務(wù)，其發(fā)展具有許多特點(diǎn)。如果管理制度不科學(xué)，人才評(píng)價(jià)制度不完善，將不利于事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。公司在對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，忽略了員工的主觀能動(dòng)性。評(píng)估員工的時(shí)候，缺乏理性，與時(shí)代的發(fā)展有沖突。

三、主要的發(fā)展對(duì)策

（一）加強(qiáng)流程的規(guī)范性與信息化建設(shè)。相關(guān)的檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)充分考慮相關(guān)制度和規(guī)定，并做到全面落實(shí)。在新形勢(shì)下，應(yīng)該充分借助智能化的科技手段?？萍嫉陌l(fā)展帶動(dòng)信息的迅速增長(zhǎng)，信息對(duì)于每個(gè)行業(yè)都極其重要。要獲取真正有用的知識(shí)，雇員必須仔細(xì)閱讀大量的信息。要推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理技術(shù)的持續(xù)、快速發(fā)展，就必須充分利用各種豐富的信息資源，積極學(xué)習(xí)實(shí)用知識(shí)和技能，提高自身的綜合素質(zhì)和生存價(jià)值。因?yàn)閱T工每天要處理的信息很多，因此，如何有效地處理工作信息就成為員工的關(guān)鍵能力?，F(xiàn)代社會(huì)，人們將有效地處理內(nèi)外信息關(guān)系。文件管理員經(jīng)常需要處理一些事務(wù)，這些事務(wù)的協(xié)調(diào)和溝通直接決定了整個(gè)工作的效率。在處理事與事的關(guān)系時(shí)，要理清做事的態(tài)度，把握正確的方向以大局觀幫助單位做好各方面的處理協(xié)調(diào)。

（二）加強(qiáng)檔案建設(shè)的目標(biāo)化管理。目標(biāo)化的檔案管理模式，以結(jié)果為導(dǎo)向的管理模式，以目標(biāo)為導(dǎo)向的管理模式。MBO主要有兩種外部形式。第一，采用混合管理方法，設(shè)定初期目標(biāo)，確定最終目標(biāo)，判斷工作成效。這就需要管理者注重“目標(biāo)導(dǎo)向”，通過(guò)設(shè)定最終目標(biāo)來(lái)實(shí)現(xiàn)有效管理，突出目標(biāo)的作用和價(jià)值。第二是事業(yè)單位檔案模式具有本質(zhì)的激勵(lì)作用。目的管理作為一種現(xiàn)代管理手段，在事業(yè)單位檔案管理中具有普遍的適用性。這就是第二種管理模式，強(qiáng)調(diào)激勵(lì)對(duì)完成任務(wù)的作用。建立檔案管理激勵(lì)機(jī)制的特點(diǎn)是：變被動(dòng)為主動(dòng)、變目標(biāo)為負(fù)責(zé)任的態(tài)度。以目標(biāo)為中心，不斷向目標(biāo)邁進(jìn)，也成為機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展的動(dòng)力。目的管理是確定目標(biāo)、注重效果、結(jié)合人的實(shí)際情況，目標(biāo)管理評(píng)價(jià)方法也更具科學(xué)性和合理性。目的管理的核心是管理期望的結(jié)果。現(xiàn)實(shí)管理中，管理者對(duì)期望結(jié)果要逐一把握，不能放松警惕。目的管理具有層次性、可接受性、可評(píng)估性。當(dāng)前社會(huì)快速變化的新形勢(shì)下，部門員工對(duì)培訓(xùn)提出了特殊的新要求。強(qiáng)化檔案管理策劃是精細(xì)檔案管理工作的核心。規(guī)劃時(shí)，盡量把每天和每周的工作安排得盡可能詳細(xì)。為確保企業(yè)內(nèi)部檔案信息能有效地發(fā)揮作用，必須對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案工作進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理。檔案或檔案人員要精確記載每一筆檔案或檔案信息的來(lái)源和開(kāi)支，配合企業(yè)監(jiān)管，企業(yè)在監(jiān)督過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的檔案風(fēng)險(xiǎn)和檔案造假問(wèn)題也需要有效解決。

（三）加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)與考核。檔案學(xué)人才培養(yǎng)與發(fā)展存在著諸多困難與問(wèn)題，檔案人才持續(xù)專業(yè)化發(fā)展已成為大勢(shì)所趨。要把檔案人才的培養(yǎng)納入各類教育的內(nèi)容，注重對(duì)員工綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。指導(dǎo)員工自主培訓(xùn)，激發(fā)員工參與人才檔案培養(yǎng)活動(dòng)。唯有如此，才能有效提高整體教學(xué)效率，提升秘書(shū)人員的綜合素質(zhì)。以形象化、專業(yè)化、生活化為特征的創(chuàng)新高效檔案人才培養(yǎng)模式。當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展需要越來(lái)越多的專業(yè)綜合人才。毫無(wú)疑問(wèn)，檔案人才培養(yǎng)的內(nèi)容是體現(xiàn)檔案人才綜合素質(zhì)的重要方面。有效地發(fā)揮職工主體作用，不僅可以提高教育質(zhì)量，而且可以激發(fā)職工的參與意識(shí)，增強(qiáng)職工的獨(dú)立思考能力，使職工在學(xué)習(xí)中獲得樂(lè)趣。當(dāng)前，許多企業(yè)在人才培養(yǎng)方面都非常重視深化自身改革。文件人力資源的配置應(yīng)立足于自身不斷加強(qiáng)。這些創(chuàng)新的培養(yǎng)模式，從傳統(tǒng)的單一教育模式，到合理的檔案人才培養(yǎng)體系，已得到各部門和員工的認(rèn)可。在過(guò)去的十年里，我國(guó)培訓(xùn)資源高度整合和強(qiáng)化，改革成效顯著。協(xié)同人才培養(yǎng)模式有利于建設(shè)我國(guó)大型綜合性檔案人才隊(duì)伍。各部門之間的檔案人才資源信息交流和共享具有特殊意義。一套有效的評(píng)估系統(tǒng)不僅能使員工及時(shí)了解自己的工作能力，而且能使他們?cè)谳p松的工作環(huán)境中，反思自己的不足，進(jìn)一步解決問(wèn)題。通過(guò)反省，員工不斷地被專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)衡量和評(píng)價(jià)，專業(yè)水平不斷地提高。并通過(guò)一套比較完善的考核制度，使員工的各項(xiàng)工作更加規(guī)范、專業(yè)化。促進(jìn)了職工隊(duì)伍建設(shè)和整體綜合素質(zhì)的提高。一次評(píng)估將使評(píng)估工作在人員組成和人的因素方面更加不公。評(píng)估人員的評(píng)估方法和內(nèi)容要多樣化，自我評(píng)估、相關(guān)人員評(píng)估和管理層領(lǐng)導(dǎo)評(píng)估相結(jié)合，體現(xiàn)評(píng)估系統(tǒng)的公平性。當(dāng)前評(píng)價(jià)教師的內(nèi)容比較單一，主觀因素較多，主觀因素太多。這將使工作人員考核評(píng)價(jià)的構(gòu)成，在人為因素的影響下更加不公平。評(píng)價(jià)員工的方式和評(píng)價(jià)內(nèi)容要多樣化，采取自我評(píng)價(jià)、相關(guān)員工評(píng)價(jià)、管理層領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)等多種方式相結(jié)合，體現(xiàn)評(píng)價(jià)制度的公平性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理方式不可能一成不變，需充分結(jié)合時(shí)代的發(fā)展變化。所以對(duì)于事業(yè)單位而言，需要積極轉(zhuǎn)變態(tài)度，進(jìn)而能夠在根本上將以往粗放式的檔案管理方式，為事業(yè)單位未來(lái)的發(fā)展奠定更好的發(fā)展基礎(chǔ)。

作者:張璇 單位:博山公路事業(yè)服務(wù)中心