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檔案館的社會(huì)功能就是指檔案館面向社會(huì)面向公眾所具有的檔案服務(wù)功能。發(fā)揮檔案館社會(huì)功能創(chuàng)造社會(huì)效益是檔案館的生命力之所在。從目前檔案館工作的現(xiàn)狀來(lái)看其社會(huì)功能的發(fā)揮是不能令人滿(mǎn)意的。主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面

一、利用率低、利用范圍狹窄

據(jù)筆者所知目前大多數(shù)檔案館的年利用人次、卷次是不盡如人意的與國(guó)外檔案館的利用率無(wú)法相提并論從檔案的利用范圍來(lái)看更多的是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)為社會(huì)公眾提供檔案服務(wù)的比例很小。

二、社會(huì)對(duì)檔案館的認(rèn)知程度差

人們對(duì)檔案館的性質(zhì)、地位及其工作職能幾乎一無(wú)所知。那么究竟是什么原因影響了人們對(duì)檔案館的認(rèn)知程度阻礙了檔案館社會(huì)功能的實(shí)現(xiàn)呢筆者認(rèn)為有以下幾點(diǎn)

一、檔案館宣傳工作沒(méi)有到位

近幾年檔案部門(mén)在社會(huì)上開(kāi)展了多層次的宣傳活動(dòng)。但這些宣傳活動(dòng)一般是針對(duì)檔案法規(guī)及檔案工作自身而展開(kāi)的對(duì)檔案館的宣傳卻未能做到同步進(jìn)行。另外我國(guó)的檔案工作者歷來(lái)崇尚“默默無(wú)聞”檔案館工作人員更是如此只滿(mǎn)足于踏踏實(shí)實(shí)地做好本職工作頭腦中缺乏對(duì)自己所從事的工作及取得的勞動(dòng)成果加以宣傳的意識(shí)從而影響到社會(huì)對(duì)檔案館的認(rèn)知程度。

二、館藏匱乏

面向公眾為社會(huì)提供檔案服務(wù)必須有豐富的館藏作為后盾。從目前來(lái)看檔案館尤其是區(qū)縣級(jí)檔案館館藏匱乏是影響其社會(huì)功能發(fā)揮的重要因素。從館藏結(jié)構(gòu)上看雖稱(chēng)得上“門(mén)類(lèi)齊全”但通常只被領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)利用的文書(shū)檔案占大多數(shù)科技檔案、聲像檔案等卻很少。從檔案內(nèi)容上看真正具有查考價(jià)值的檔案實(shí)在不多可為社會(huì)公眾所用的檔案就更少了。

三、服務(wù)水平不高

檔案館功能的實(shí)現(xiàn)主要體現(xiàn)在檔案服務(wù)上。服務(wù)質(zhì)量的高低必然會(huì)影響到檔案館社會(huì)功能的發(fā)揮。目前大多數(shù)檔案館的服務(wù)水平尚有待提高。主要表現(xiàn)在

一利用方式單一

對(duì)于許多檔案館來(lái)說(shuō)坐等利用者上門(mén)采取被動(dòng)服務(wù)是主要的服務(wù)方式。而結(jié)合本區(qū)域內(nèi)的中心工作提供主動(dòng)服務(wù)針對(duì)館藏檔案內(nèi)容開(kāi)展方便、快捷的檔案咨詢(xún)等行之有效的利用方式仍然是“寫(xiě)在紙上掛在嘴上”沒(méi)有真正付諸實(shí)施。

二利用效率不高

這里所說(shuō)的利用效率不是針對(duì)檔案館工作人員而言的查全率、查準(zhǔn)率而是指利用者進(jìn)出檔案館大門(mén)的麻煩、手工檢索的繁瑣、服務(wù)設(shè)施的不完善、閱覽環(huán)境雜亂等一系列問(wèn)題導(dǎo)致了檔案利用效率的降低令有些利用者望而卻步。

三編研工作缺乏成效

檔案館編研工作起步較晚。截止目前雖有一定數(shù)量的編研產(chǎn)品但大部分為應(yīng)付升級(jí)達(dá)標(biāo)匆匆而就質(zhì)量不高實(shí)用性不強(qiáng)利用范圍狹窄利用效果不顯著。因此編研工作沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

上述問(wèn)題都在不同程度上妨礙了檔案館社會(huì)功能的實(shí)現(xiàn)。要改變現(xiàn)有狀況充分發(fā)揮檔案館社會(huì)功能筆者認(rèn)為應(yīng)在以下幾方面下功夫

一、采取靈活多樣的方式開(kāi)展檔案館宣傳工作

一組織宣傳活動(dòng)

近幾年檔案工作開(kāi)展得有聲有色面向公眾而進(jìn)行的形式不一的宣傳活動(dòng)此起彼伏。各級(jí)檔案館應(yīng)抓住每一個(gè)機(jī)會(huì)向社會(huì)展示自己?？赏ㄟ^(guò)懸掛條幅、印發(fā)圖片、回答公眾咨詢(xún)、贈(zèng)送紀(jì)念品以至舉辦宣傳周、宣傳月等方式強(qiáng)化公眾對(duì)檔案館的認(rèn)識(shí)。二借助新聞媒體的力量進(jìn)行宣傳

電臺(tái)、電視臺(tái)、報(bào)紙等新聞媒體是宣傳檔案館的最佳場(chǎng)所是溝通檔案館與社會(huì)公眾的一座橋梁。檔案館與新聞工作者團(tuán)結(jié)協(xié)作采取“廣而告之”的方式向公眾宣傳檔案館及檔案館工作成果介紹館藏檔案內(nèi)容勢(shì)必會(huì)收到良好的效果。

三創(chuàng)辦刊物加強(qiáng)宣傳

檔案館可創(chuàng)辦刊物在自己的宣傳媒介上設(shè)立園地公布館藏檔案目錄及館藏檔案史料登載檔案內(nèi)容簡(jiǎn)介、介紹檔案館知識(shí)并在一定范圍內(nèi)發(fā)行以達(dá)

會(huì)功能的實(shí)現(xiàn)中發(fā)揮了應(yīng)有的作用。提高編研產(chǎn)品的質(zhì)量要求編研人員必須堅(jiān)持實(shí)用性的原則。這一原則應(yīng)貫穿編研工作的整個(gè)過(guò)程。

四運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)參與檔案館的管理與利用工作

電子計(jì)算機(jī)的高效、準(zhǔn)確有助于實(shí)現(xiàn)檔案館的社會(huì)功能。從目前來(lái)看應(yīng)努力做到以下兩點(diǎn)

1實(shí)現(xiàn)電子計(jì)算機(jī)檢索提高工作效率

現(xiàn)在一部分檔案館雖然配備了電子計(jì)算機(jī)錄入了不少檔案信息并編制了各種專(zhuān)題目錄但并沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)電子計(jì)算機(jī)檢索。一方面是由于適用的管理軟件尚未出臺(tái)另一方面有些檔案館把電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用看作是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的“花架子”尚未認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索的迫切性。因而檔案館工作效率不高影響了其社會(huì)功能的實(shí)現(xiàn)。檔案館工作人員要提高認(rèn)識(shí)并與科研部門(mén)積極合作盡快實(shí)現(xiàn)電子計(jì)算機(jī)檢索。

2建立信息聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

檔案作為一種信息若要充分發(fā)揮其作用必須進(jìn)入信息高速公路進(jìn)入社會(huì)的大信息網(wǎng)絡(luò)這是實(shí)現(xiàn)檔案館社會(huì)功能的最佳手段。筆者認(rèn)為目前應(yīng)做到兩點(diǎn)第一檔案系統(tǒng)內(nèi)盡快實(shí)現(xiàn)三級(jí)聯(lián)網(wǎng)。即市館、區(qū)縣館、檔案室三級(jí)聯(lián)網(wǎng)使檔案信息在較為廣泛的范圍內(nèi)得以交流為檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造條件。第二盡快加入公共信息網(wǎng)使檔案信息的利用具有更加廣泛的社會(huì)性最大限度地發(fā)揮檔案館的社會(huì)功能。

五舉辦展覽建立青少年愛(ài)國(guó)主義教育基地

近幾年檔案館社會(huì)教育功能越來(lái)越受到重視舉辦展覽建立愛(ài)國(guó)主義教育基地是發(fā)揮這一功能的主要方式。筆者認(rèn)為舉辦展覽應(yīng)抓住時(shí)機(jī)配合國(guó)家大事或本區(qū)域的中心工作而開(kāi)展同時(shí)應(yīng)因地制宜不必拘泥于形式那種非要辦出規(guī)模的想法是不切實(shí)際的。

三、進(jìn)一步提高檔案館工作人員的素質(zhì)

檔案館工作人員是否具備較高的素質(zhì)在發(fā)揮檔案館社會(huì)功能中起著決定性的作用。提高素質(zhì)應(yīng)做到以下兩點(diǎn)

一鉆研業(yè)務(wù)提高工作水平

檔案館工作人員作為國(guó)家財(cái)富的保存者、守護(hù)者、檔案館的主人應(yīng)本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)開(kāi)展深層次的研究工作發(fā)揮檔案的價(jià)值為實(shí)現(xiàn)檔案館的社會(huì)功能盡到自己的責(zé)任。

二塑造新時(shí)期檔案館工作者的新形象

現(xiàn)在的檔案館工作人員已不是過(guò)去的“看攤者”、“守門(mén)人”了。新的時(shí)代要求檔案館工作者必須投身于社會(huì)把自己的知識(shí)、才學(xué)奉獻(xiàn)給社會(huì)同時(shí)將新的形象展示給社會(huì)。筆者認(rèn)為檔案館工作者的新形象應(yīng)是知識(shí)領(lǐng)域工作者所具有的較高的修養(yǎng)、情操以及檔案服務(wù)部門(mén)所特有的良好的風(fēng)范與氣質(zhì)。理想形象的塑造不是一朝一夕的事情檔案館工作者應(yīng)不斷增加自身的學(xué)識(shí)提高自身的修養(yǎng)陶冶自身的情操以自己的博學(xué)以及良好的職業(yè)道德贏得社會(huì)公眾的敬重從而提高檔案館的社會(huì)地位更好地實(shí)現(xiàn)檔案館的社會(huì)功能。