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摘要：隨著信息高速公路的建設(shè)與發(fā)展,檔案管理信息化已成為高校擋案實(shí)際工作急需解決的問題。文章分析了信息化高校檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)和意義，提出了實(shí)現(xiàn)高校師生檔案管理信息化的對策和途徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；高校

高校是知識、人才和科技高度密集的教學(xué)和科研基地，是高新技術(shù)的發(fā)源地。高校檔案是高校從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動直接形成的對學(xué)校和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是高校重要的本源性信息源，是高校辦學(xué)歷史的最權(quán)威、最真實(shí)的記錄。高校檔案信息化建設(shè)是高?！皵?shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分，擔(dān)負(fù)著存儲、管理并提供高效利用信息系統(tǒng)的重要職能。因此，當(dāng)前高校檔案工作者的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，積極主動地為高校建設(shè)服務(wù)，要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù)，加強(qiáng)各項(xiàng)事務(wù)管理，促使檔案管理信息化。

一、信息化高校檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)

隨著新世紀(jì)的來臨，科學(xué)技術(shù)日新月異地發(fā)展，一場以科技進(jìn)步為主題的信息化浪潮席卷全世界，電腦的普及迅速地推動著社會和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，高科技正深刻地影響著人們工作和生活的方方面面。隨著辦公自動化的普及，高校檔案管理工作也越來越多的運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行信息化管理。針對傳統(tǒng)檔案管理方式所存在的問題，高校應(yīng)當(dāng)建立起信息化的檔案管理體制一實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、自動化。信息化的高校檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備以下特點(diǎn)：

1、現(xiàn)代高校檔案管理系統(tǒng)具有處理迅速、存儲量大、查閱方便的特點(diǎn)。高校應(yīng)用電腦文字處理軟件，靈活使用表格、圖形對檔案分門別類，并組成學(xué)校檔案管理系統(tǒng)，可以方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復(fù)使用。

2、信息化的高校檔案管理工作需要高素質(zhì)的專職工作人員擔(dān)任。高校檔案工作人員必須熱愛自己所從事的檔案工作，掌握館藏檔案的內(nèi)容，這樣，才能做好高校檔案管理的各項(xiàng)工作。從當(dāng)前情況來看，高校檔案人員隊(duì)伍普遍存在著知識面窄、知識老化、知識結(jié)構(gòu)不盡合理等現(xiàn)象。21世紀(jì)是信息時(shí)代，要跟上社會發(fā)展，解決檔案事業(yè)發(fā)展中的問題，必須重視整個(gè)檔案工作者隊(duì)伍素質(zhì)的提高，不斷調(diào)整更新檔案人員專業(yè)結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)。如何進(jìn)一步提高檔案工作者整體知識水平以適應(yīng)檔案事業(yè)的迅速發(fā)展，已成為高校檔案管理工作迫在眉睫、刻不容緩的問題。

3、信息化檔案管理方式作為現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的一項(xiàng)新生事物，仍有諸多不夠完善和亟待改進(jìn)的地方：(1)隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在各項(xiàng)工作中的使用，產(chǎn)生了大量電子文件，檔案載體大部分變?yōu)榇沤椴牧匣蚱渌d體，信息記錄方式也由原來的筆寫文字或圖形變成了只有機(jī)器才能識別的數(shù)碼，新型檔案載體的產(chǎn)生，提出了新型檔案載體歸檔和保管的新問題。(2)國家目前尚沒有電子文件歸檔與電子檔案管理方面的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，也沒有從法律上予以明確規(guī)定。(3)電子文件易修改性、拷貝性、真實(shí)性和完整性、歸檔管理及檔案信息載體的原始性，要求檔案管理學(xué)理論予以深入研究并做出指導(dǎo)。

二、信息化高校檔案管理系統(tǒng)的意義

現(xiàn)在我國的很多高校中檔案的管理水平還停留在紙介質(zhì)的基礎(chǔ)上，這樣的機(jī)制已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，因?yàn)樗速M(fèi)了許多人力和物力，在信息時(shí)代這種傳統(tǒng)的管理方法必然被計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的信息管理所取代。建立信息化學(xué)校檔案管理系統(tǒng)有著重要的意義。

1、信息化學(xué)校檔案管理系統(tǒng)有著很大的容量，可以存儲歷屆的學(xué)生檔案，并且能夠安全、高效地實(shí)現(xiàn)學(xué)校師生的檔案日常管理。長期以來，檔案工作人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檔案管理實(shí)行信息化后，檔案管理更多的是體現(xiàn)在自動化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。具體表現(xiàn)為：數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次利用。數(shù)據(jù)無論從文書管理錄入、還是從檔案管理錄入，只需錄入一次，即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率，各種報(bào)表可以自動打?。粩?shù)據(jù)錄入后，不論是文書管理還是檔案管理，可以方便的打印出相干的收發(fā)文單據(jù)、匯總表；可以方便的打印出檔案的脊背、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。還可以自動統(tǒng)計(jì)和提取檔案信息，當(dāng)檔案庫中的信息需要統(tǒng)計(jì)并形成報(bào)表時(shí)，這項(xiàng)工作由計(jì)算機(jī)來處理，可以極大地提高工作效率。

2、信息化學(xué)校檔案管理系統(tǒng)只需少量檔案管理員就可以實(shí)現(xiàn)檔案的日常管理，可以大大節(jié)省人力，從而減少檔案管理的成本。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從繁瑣的目錄中，找出所需的檔案來，然后，根據(jù)上面的記錄到庫房中查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檔案管理信息化后，檔案的檢索與查詢只要通過網(wǎng)絡(luò)就可以實(shí)現(xiàn)及時(shí)的查詢，無論在時(shí)間還是在空間上都顯得更為方便快捷。此外，還提供了更加靈活多樣的查詢手段。管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。隨著網(wǎng)絡(luò)的普及和發(fā)展，使得檔案的網(wǎng)上查詢成為了可能。檔案用戶或者工作人員可以根據(jù)檔案管理使用的權(quán)限從網(wǎng)上自行查詢檔案信息，方便快捷，且極大減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。

3、信息化學(xué)校檔案管理系統(tǒng)可以隨時(shí)迅速地查到所需信息，大大提高了工作效率和專業(yè)水平。實(shí)施檔案管理的信息化以后，部門管理員工可以從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，極大提高職能部門的工作效率和專業(yè)水平。同時(shí)，更有效地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，更好地為教學(xué)科研和決策服務(wù)。檔案的收集需要管理人員付出辛苦的勞動，檔案的分類、整編同樣需要付出辛苦的勞動，如果沒有一個(gè)好的管理平臺和管理工具，檔案的收集和整編只能是不完整的，服務(wù)也是低效的。檔案管理的信息化，將檔案在網(wǎng)絡(luò)上共享，教學(xué)科技人員按照一定權(quán)限可以在自己的計(jì)算機(jī)上查詢檔案資料，極大提高了工作效率；同時(shí)檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發(fā)，提高了高校整體的工作效率和競爭力。

三、實(shí)現(xiàn)高校師生檔案管理信息化的對策和途徑

為適應(yīng)當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，高校應(yīng)盡快建立起信息化的檔案管理系統(tǒng)，抓住知識經(jīng)濟(jì)給檔案工作帶來的契機(jī)，迎接知識經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)，適時(shí)進(jìn)行改革，走檔案管理信息化之路。筆者認(rèn)為，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化應(yīng)從以下途徑進(jìn)行：

1檔案管理思想的信息化

信息化的管理思想是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的前提條件。檔案管理信息化是新時(shí)期、新世紀(jì)發(fā)展的需要，也是在新的時(shí)期里加速發(fā)展檔案事業(yè)的需要，多年來，檔案部門受傳統(tǒng)觀念的影響，往往觀念比較陳舊，思想上保守且封閉，對待檔案工作側(cè)重于管，并且多半是誰上門為誰服務(wù)，對實(shí)施檔案管理的信息化缺乏足夠的認(rèn)識，這些均已不能適應(yīng)時(shí)代的要求。作為高校從事檔案工作的同志必須要進(jìn)行一次思想觀念的更新，要從不適應(yīng)新形勢的舊傳統(tǒng)、舊觀念、舊框框中解放出來；從神秘、封閉、滯后中解脫出來；克服墨守成規(guī)的觀念，增強(qiáng)改革開放、積極創(chuàng)新的觀念，積極發(fā)展檔案信息化事業(yè)。

面對信息時(shí)代對檔案管理工作者提出的挑戰(zhàn)，當(dāng)務(wù)之急是更新傳統(tǒng)的管理觀念，樹立檔案信息化的管理意識，把電子檔案作為檔案中不可缺少的組成部分，進(jìn)行科學(xué)的管理。同時(shí)，面對現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對檔案工作者的滲透與沖擊，提高職業(yè)素質(zhì)，調(diào)整專業(yè)知識結(jié)構(gòu)也是檔案工作者需要正視的一個(gè)重要課題。

2檔案管理機(jī)構(gòu)信息化

高校檔案管理機(jī)構(gòu)信息化是為了提高工作效率，有利于檔案信息的形成，收集，存儲，加工，傳遞，利用，更好地為學(xué)校教學(xué)，科研，管理，后勤等工作服務(wù)，為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。目前，各高校要充分利用本校的有利條件，建立起不同形式的，由學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)主持，校、系、室檔案管理人員共同參與的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

首先，要形成校、系、室層層把關(guān)的新型管理機(jī)構(gòu)。設(shè)立由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案部門和各職能部門負(fù)責(zé)人組成的學(xué)校檔案管理委員會，作為學(xué)校檔案工作的管理決策機(jī)構(gòu)，決策檔案工作的重大事宜，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)、檢查、考核全校的檔案工作。

其次，要建立一支人員數(shù)量與工作量相適應(yīng)的相對穩(wěn)定的專職檔案隊(duì)伍，這是檔案事業(yè)的活力所在。各立卷歸檔部門要根據(jù)檔案工作需要建立一支兼職檔案隊(duì)伍，負(fù)責(zé)管理本部門的檔案工作，這是做好檔案工作的前提。檔案館既要貫徹執(zhí)行校檔案管理委員會的決議，又要負(fù)責(zé)對學(xué)校各立卷部門檔案及檔案工作的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)、搞好檔案的集中管理及開發(fā)利用，做到全校的每項(xiàng)檔案工作、每個(gè)檔案流程都符合檔案工作規(guī)程，件件有人管，事事有人做，項(xiàng)項(xiàng)高質(zhì)量，年年有進(jìn)步。

3推進(jìn)高校檔案管理的信息化

目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一認(rèn)識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

（1）學(xué)校的檔案工作者必備良好的素質(zhì)。一個(gè)檔案工作人員必備的素質(zhì)結(jié)構(gòu)，應(yīng)是其具有的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和智力、能力素質(zhì)的最佳綜合表現(xiàn)。檔案工作者應(yīng)是知識面的“廣”與“博”的多面手。有較好的基礎(chǔ)知識、較高的專業(yè)知識及廣泛的相關(guān)學(xué)科知識素養(yǎng)。學(xué)習(xí)檔案先進(jìn)單位的檔案管理工作、知識及發(fā)展情況，以便開闊視野、增長知識，從而做到厚積而薄發(fā)，努力提高自己檔案業(yè)務(wù)水平。

（2）加快計(jì)算機(jī)技術(shù)在高校檔案管理工作中應(yīng)用的步伐。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)等日常管理工作，實(shí)行文檔一體化管理。通過文檔一體化管理，可達(dá)到一次輸入、反復(fù)利用的目的，提高了文件立卷的效率和檔案的質(zhì)量。同時(shí)，為方便利用傳輸和聯(lián)網(wǎng)，可以將館藏一些紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文件，以機(jī)讀目錄、卡片。通過建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的密集存貯和快速檢索功能，這是檔案管理信息化的基礎(chǔ)工作。

（3）大力開發(fā)檔案信息資源。只有通過大力開發(fā)檔案信息資源為用戶所用，才能實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案工作的目的，溝通檔案工作系統(tǒng)與外部環(huán)境的聯(lián)系。因此，應(yīng)大力加強(qiáng)高校檔案信息資源的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)高校工作的應(yīng)有價(jià)值，推進(jìn)高校的檔案管理工作和學(xué)術(shù)水平向信息化邁進(jìn)。

（4）要拓展服務(wù)方式，實(shí)行多種服務(wù)，提高服務(wù)主動性。高校檔案部門除了向用戶提供日常的門市借閱外，還應(yīng)積極拓展服務(wù)方式，實(shí)行多樣化服務(wù)，如開展咨詢服務(wù)、跟蹤服務(wù)、專題服務(wù)、定向服務(wù)等，從而提高高校檔案部門的服務(wù)水平和服務(wù)效果。雖然知識“備、查”在高校檔案部門的知識服務(wù)中仍是必要的，但積極主動的知識服務(wù)更需要由“備”變?yōu)椤芭洹保儭安椤睘椤八汀?，為學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供便利條件。

四、結(jié)語

綜上所述，信息技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用，是指在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。換言之，是檔案管理模式從以面向紙質(zhì)檔案實(shí)體保管為主向以信息化為主的轉(zhuǎn)變。對于信息化時(shí)代的檔案管理來說，高校辦公自動化中逐步實(shí)現(xiàn)的計(jì)算機(jī)的管理，儲存了大量的檔案信息，為我們開展高科技條件下檔案管理的研究創(chuàng)造了條件。為了適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代對檔案工作提出的挑戰(zhàn)，高校檔案部門應(yīng)從加強(qiáng)思想意識的轉(zhuǎn)變、樹立新的觀念，以提高人員素質(zhì)為根本，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、科學(xué)化，大力開發(fā)檔案信息資源，找到高校檔案管理與知識經(jīng)濟(jì)的結(jié)合點(diǎn)，盡快將高校檔案中的豐富的科學(xué)文化知識和高新技術(shù)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，促進(jìn)社會生產(chǎn)力向前發(fā)展，從而促進(jìn)高校檔案管理在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代地位的提高和作用的發(fā)揮。

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